ISO 20121:2024

Event sustainability management systems - Requirements with guidance for use

This document specifies requirements for an event sustainability management system for any type of event or event-related activity, and provides guidance on conforming to those requirements. This document is applicable to any organization that wishes to: a) establish, implement, maintain and improve an event sustainability management system; b) ensure that it is in conformity with its stated sustainable development policy; c) achieve the intended result(s) of its event sustainability management system; d) demonstrate voluntary conformity with this document by: - first party (self-determination and self-declaration); - second party (confirmation of conformance by parties having an interest in the organization, such as clients, or by other persons on their behalf); - an independent third party (e.g. a certification body).

Systèmes de management responsable appliqués à l'activité événementielle — Exigences et recommandations de mise en oeuvre

Le présent document spécifie les exigences applicables à un système de management responsable appliqué à l’activité événementielle pour tous les types d’événements ou activités événementielles, et fournit des recommandations relatives à la mise en conformité à ces exigences. Le présent document est applicable à tout organisme qui souhaite: a) établir, mettre en œuvre, maintenir et améliorer un système de management responsable appliqué à l’activité événementielle; b) s’assurer de sa conformité à sa politique de développement durable établie; c) atteindre le ou les résultats attendus de son système de management responsable appliqué à l’activité événementielle; d) démontrer une conformité volontaire au présent document par: — première partie (auto-évaluation et auto-déclaration); — seconde partie (confirmation de la conformité par des parties ayant un intérêt à l’égard de l’organisme, comme les clients, ou par d’autres personnes agissant en leur nom); — tierce partie indépendante (par exemple un organisme de certification).

General Information

• Status: Published
• Publication Date: 02-Apr-2024
• ICS: 03.100.70 - Management systems
• ICS: 13.020.20 - Environmental economics. Sustainability
• Technical Committee: ISO/PC 250 - ISO/PC 250
• Drafting Committee: ISO/PC 250 - ISO/PC 250
• Current Stage: 6060 - International Standard published
• Start Date: 03-Apr-2024
• Due Date: 17-Jul-2024
• Completion Date: 03-Apr-2024

Relations

• Revises: ISO 20121:2012 - Event sustainability management systems - Requirements with guidance for use
• Effective Date: 28-Jan-2023

ISO 20121:2024 – Event sustainability management systems (Overview)

ISO 20121:2024 specifies requirements and provides guidance for an event sustainability management system (ESMS) applicable to any type of event or event-related activity. The second edition updates the first (2012) and aligns the structure with ISO’s harmonized management-system framework, placing stronger emphasis on environmental, social and governance (ESG) impacts. The standard is designed to help organizations establish, implement, maintain and continually improve sustainable event practices and to demonstrate voluntary conformity (first-, second- or third-party).

Key topics and requirements

• Context, scope and interested parties: Understand organizational context, stakeholder needs and define the scope of the ESMS (Clauses 4.1–4.4).
• Leadership and policy: Leadership commitment, a sustainable development mission and clear roles and responsibilities are required (Clause 5).
• Risk and planning: Identify issues, legal/other requirements, risks and opportunities; set measurable sustainability objectives and plan changes (Clause 6).
• Support and competence: Allocate resources, ensure competence, awareness and effective communication; control documented information (Clause 7).
• Operational control: Plan and control event operations, manage changes and address supply chain impacts (Clauses 8.1–8.3). Annex B offers in-depth supply chain guidance.
• Performance evaluation: Monitor, measure, analyse and evaluate results; run internal audits and management reviews; assess performance against sustainable development principles (Clause 9).
• Improvement: Implement continual improvement and corrective actions for nonconformities (Clause 10).
• Informative annexes: Practical guidance (Annex A), supply chain management (Annex B), evaluation (Annex C) and human/child rights (Annex D).

Practical applications and users

Who benefits:

• Event organizers, venues and promoters
• Sustainability and event managers
• Suppliers, contractors and catering partners
• Cities and public authorities hosting events
• Certification bodies and clients seeking demonstrated conformity

Practical uses:

• Integrate sustainability into the full event lifecycle (planning, delivery, decommissioning)
• Reduce environmental footprint (waste, energy, transport), manage social impacts and enhance stakeholder trust
• Align procurement and supply-chain practices to sustainability goals
• Demonstrate commitment through self-declaration, client verification or independent certification

Related standards

ISO 20121 is intended to be integrated with existing management systems and complements other ISO management standards used by organizations (e.g., environmental, quality, social responsibility frameworks). It is aligned with ISO’s harmonized management-system structure to simplify integration.

Keywords: ISO 20121, event sustainability, event sustainability management systems, sustainable events, ESG, event certification, supply chain management, continual improvement.

Standards Content (Sample)

International
Standard
ISO 20121
Second edition
Event sustainability management
2024-04
systems — Requirements with
guidance for use
Systèmes de management responsable appliqués à l'activité
événementielle — Exigences et recommandations de mise en oeuvre
Reference number
© ISO 2024
All rights reserved. Unless otherwise specified, or required in the context of its implementation, no part of this publication may
be reproduced or utilized otherwise in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, or posting on
the internet or an intranet, without prior written permission. Permission can be requested from either ISO at the address below
or ISO’s member body in the country of the requester.
ISO copyright office
CP 401 • Ch. de Blandonnet 8
CH-1214 Vernier, Geneva
Phone: [phone]
Email: [e-mail]
Website: www.iso.org
Published in Switzerland
ii
Contents Page
Foreword .v
Introduction .vi
1 Scope . 1
2 Normative references . 1
3 Terms and definitions . 1
4 Context of the organization . 7
4.1 Understanding the organization and its context .7
4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties .8
4.3 Determining the scope of the event sustainability management system .8
4.4 Event sustainability management system .9
4.5 Sustainable development principles and mission statement .9
5 Leadership . 9
5.1 Leadership and commitment .9
5.2 Policy .10
5.3 Roles, responsibilities and authorities .10
6 Planning . 10
6.1 Actions to address risks and opportunities .10
6.1.1 General .10
6.1.2 Issue identification and evaluation .11
6.1.3 Legal and other requirements . 12
6.2 Event sustainability objectives and planning to achieve them . 12
6.3 Planning of changes . 12
7 Support .12
7.1 Resources . 12
7.2 Competence . 13
7.3 Awareness . 13
7.4 Communication . 13
7.5 Documented information .14
7.5.1 General .14
7.5.2 Creating and updating documented information .14
7.5.3 Control of documented information .14
8 Operation .15
8.1 Operational planning and control . 15
8.2 Managing changes . 15
8.3 Supply chain management . 15
9 Performance evaluation .16
9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation . .16
9.2 Internal audit .16
9.2.1 General .16
9.2.2 Internal audit programme .16
9.3 Management review .17
9.3.1 General .17
9.3.2 Management review inputs .17
9.3.3 Management review results .17
9.3.4 Performance against governing principles of sustainable development .18
10 Improvement .18
10.1 Continual improvement .18
10.2 Nonconformity and corrective action .18
Annex A (informative) Guidance on planning and implementing this document. 19
Annex B (informative) Supply chain management .37

iii
Annex C (informative) Evaluation . 41
Annex D (informative) Human and child rights .46
Bibliography .51

iv
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards
bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out through
ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical committee
has been established has the right to be represented on that committee. International organizations,
governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO collaborates closely
with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of electrotechnical standardization.
The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are described
in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular, the different approval criteria needed for the different types
of ISO document should be noted. This document was drafted in accordance with the editorial rules of the
ISO/IEC Directives, Part 2 (see www.iso.org/directives).
ISO draws attention to the possibility that the implementation of this document may involve the use of (a)
patent(s). ISO takes no position concerning the evidence, validity or applicability of any claimed patent
rights in respect thereof. As of the date of publication of this document, ISO had not received notice of (a)
patent(s) which may be required to implement this document. However, implementers are cautioned that
this may not represent the latest information, which may be obtained from the patent database available at
www.iso.org/patents. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights.
Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not
constitute an endorsement.
For an explanation of the voluntary nature of standards, the meaning of ISO specific terms and expressions
related to conformity assessment, as well as information about ISO's adherence to the World Trade
Organization (WTO) principles in the Technical Barriers to Trade (TBT), see www.iso.org/iso/foreword.html.
This document was prepared by Project Committee ISO/PC 250, Sustainability in event management.
This second edition cancels and replaces the first edition (ISO 20121:2012), which has been technically
revised.
The main changes are as follows:
— the text, clause sequence and relevant definitions have been aligned with the harmonized structure for
management system standards in the ISO/IEC Directives, Part 1, 2022, Annex SL, Appendix 2;
— the text has been reviewed and improved to take into consideration: enhancement of environmental,
social and governance (ESG) requirements; a reduction of negative impacts and maximization of positive
ESG impacts; making the standard more user friendly and accessible.
Any feedback or questions on this document should be directed to the user’s national standards body. A
complete listing of these bodies can be found at www.iso.org/members.html.

v
Introduction
Events are sometimes, by their nature, high profile and transient, with both positive and negative social,
economic and environmental impacts. This document has been drafted to help organizations and individuals
to improve the sustainability of their event-related activities.
At the same time it requires organizations to recognize their relationship with and their impact on society
and society's expectations of events.
This document challenges an organization to improve its process and thinking to lead to continual
performance improvement and allows the organization the flexibility to be more creative about the delivery
of event-related activities without detracting from the aim of the event. This document is not a checklist or a
reporting framework or a method of evaluating event sustainability performance. This document is intended
to be applied flexibly and allows organizations that have not formally addressed sustainable development to
start to implement an event sustainability management system. Organizations with existing management
systems can integrate the requirements of this document into their existing systems. All organizations can
benefit from the process of continual improvement over time (see Figure 1).
This document has been designed to address the management of improved sustainability throughout the
entire event management cycle.
Additional guidance and information is provided in Annexes A to C to support its implementation.
The complexity of the system and the extent of documentation and the resources devoted to it are
proportional to its defined scope, the size of the organization and the nature of the organization's activities,
products and services. This is particularly the case for small and medium sized enterprises.
The success of the system depends on commitment from all levels and functions, especially from top
management. In addition, in order for such a management system to be successful, it should be flexible and
integrated within the event management process and not just regarded as a component to be added on. For
maximum effectiveness, its influence should extend throughout the supply chain, as well as the identified
interested parties.
This document can be used to prove compliance, as detailed in the Scope.

vi
Figure 1 — Event sustainability management system model for this document

vii
International Standard ISO 20121:2024(en)
Event sustainability management systems — Requirements
with guidance for use
1 Scope
This document specifies requirements for an event sustainability management system for any type of event
or event-related activity, and provides guidance on conforming to those requirements.
This document is applicable to any organization that wishes to:
a) establish, implement, maintain and improve an event sustainability management system;
b) ensure that it is in conformity with its stated sustainable development policy;
c) achieve the intended result(s) of its event sustainability management system;
d) demonstrate voluntary conformity with this document by:
— first party (self-determination and self-declaration);
— second party (confirmation of conformance by parties having an interest in the organization, such
as clients, or by other persons on their behalf);
— an independent third party (e.g. a certification body).
2 Normative references
There are no normative references in this document.
3 Terms and definitions
For the purposes of this document, the following terms and definitions apply.
ISO and IEC maintain terminology databases for use in standardization at the following addresses:
— ISO Online browsing platform: available at https:// www .iso .org/ obp
— IEC Electropedia: available at https:// www .electropedia .org
3.1
organization
person or group of people that has its own functions with responsibilities, authorities and relationships to
achieve its objectives (3.6)
Note 1 to entry: The concept of organization includes, but is not limited to, sole-trader, company, corporation,
enterprise, authority, partnership, charity, institution, associations, non-governmental organizations or part or
combination thereof, whether incorporated or not, public or private.
Note 2 to entry: If the organization is part of a larger entity, the term “organization” refers only to the part of the larger
entity that is within the scope of the event (3.7) sustainability (3.2) management system (3.22). For organizations with
more than one operating unit, a single operating unit may be defined as an organization.

3.2
sustainability
degree of sustainable development (3.3) in the context (3.39) of the organization (3.1) or event (3.7)
Note 1 to entry: For guidance on sustainability, refer to, for example, the United Nation’s Sustainable Development
Goals (SDGs), applicable international standards on environmental and social issues, including the UN Guiding
[57] [65]
Principles on Business and Human Rights and the Paris Agreement . See Annex A.
3.3
sustainable development
development that meets the needs of the present without compromising the ability of future generations to
meet their own needs
Note 1 to entry: The process (3.25) provides an enduring, balanced approach to economic activity, environmental
responsibility and social impacts.
Note 2 to entry: Depending on the activity considered, the organization (3.1) can take into account the most relevant
SDGs when defining its sustainable development policy (3.5).
[SOURCE: ISO 26000:2010, 2.23, modified — The original Note 1 to entry has been replaced by two new
notes to entry.]
3.4
risk
effect of uncertainty
Note 1 to entry: An effect is a deviation from the expected — positive or negative.
Note 2 to entry: Uncertainty is the state, even partial, of deficiency of information related to, understanding or
knowledge of, an event, its consequence, or likelihood.
Note 3 to entry: Risk is often characterized by reference to potential events (as defined in ISO Guide 73) and
consequences (as defined in ISO Guide 73), or a combination of these.
Note 4 to entry: Risk is often expressed in terms of a combination of the consequences of an event (including changes
in circumstances) and the associated likelihood (as defined in ISO Guide 73) of occurrence.
Note 5 to entry: In Notes 2, 3 and 4 to entry, the term “event” does not refer to the term “event” as defined in 3.7.
3.5
policy
intentions and direction of an organization (3.1) as formally expressed by its top management (3.23)
3.6
objective
result to be achieved
Note 1 to entry: An objective can be strategic, tactical, or operational.
Note 2 to entry: Objectives can relate to different disciplines (such as financial, health and safety, and environmental)
and can apply at different levels [such as strategic, organization-wide, project, product and process (3.25)].
Note 3 to entry: An objective can be expressed in other ways, e.g. as an intended outcome, as a purpose, as an
operational criterion, as an event (3.7) sustainability (3.2) objective or by the use of other words with similar meaning
(e.g. aim, goal, or target).
Note 4 to entry: In the context of event sustainability management systems (3.22), event sustainability objectives are
set by the organization (3.1), consistent with the event sustainability policy (3.5), to achieve specific results.
3.7
event
planned physical, digital or hybrid gathering with respect to time and a place where an experience is created
and/or a message is communicated

3.8
event management cycle
stages and activities of an event (3.7) (including products and services involved), from research, conception
and planning through to implementation, review and post-event activities
3.9
event organizer
person or entity that produces and/or manages all or some aspects of an event (3.7)
Note 1 to entry: An event organizer can be an organization (3.1) or a body.
Note 2 to entry: The event organizer is not necessarily the event owner (3.10).
3.10
event owner
entity that commissions the event (3.7)
Note 1 to entry: For the purposes of this document, the event owner can be the event organizer (3.9).
3.11
attendee
organization (3.1) and/or individual that takes part in an event (3.7) for the primary purpose of receiving
services or content
3.12
participant
organization (3.1) and/or individual that takes an active part in the contents of an event (3.7)
3.13
accessibility
usability and display of a product, service, information, environment or facility to enable the participation of
people with the widest range of capabilities
Note 1 to entry: This definition is related to the fundamental principle of universal accessibility in the United
Nations Convention on the Rights of Persons with Disabilities, which outlines the requirements (3.24) to be fulfilled
by environments, processes (3.25), goods, products and services, objects, instruments, tools and devices in order to
be understandable, usable and viable for all people in safe and comfortable conditions, and as independently and
naturally as possible.
Note 2 to entry: This definition also refers to ISO 26800, which states the extent to which products, systems, services,
environments, and facilities can be used by people from a population with the widest range of characteristics and
capabilities to achieve a specified objective in a specified context of use.
3.14
interested party
person or organization (3.1) that can affect, be affected by, or perceive itself to be affected by a decision or
activity
Note 1 to entry: This can be an individual or group that has an interest in any decision or activity of an organization.
3.15
inclusion
practice of fair treatment and meaningful involvement of all interested parties (3.14)
Note 1 to entry: Inclusion refers to all interested parties, regardless of characteristics outlined in the Universal
Declaration of Human Rights, including: race, age, gender, colour, religion, sexual orientation, culture, national origin,
income, disability (mental, intellectual, sensorial and physical) or any other form of discrimination.
Note 2 to entry: For further information, see ISO 53800.
3.16
integrity
adherence to ethical principles

3.17
legacy
tangible and intangible enduring result(s) and impact (3.41) of an event (3.7)
Note 1 to entry: Hard legacy is tangible and includes the enduring physical, economic, social and environmental
impacts of an event or events.
Note 2 to entry: Soft legacy includes non-material elements, such as new capacities acquired as a consequence of
events, e.g. new knowledge, training, standards, best practices (3.27), skills, organizations (3.1), systems, relationships,
partnerships and innovations.
Note 3 to entry: Legacy includes planned and unplanned results of hosting an event on interested parties (3.14). Legacy
can be of greater relevance to larger events and should be considered in the issue identification and evaluation (see A.8
and A.12).
3.18
stewardship
responsibility, management and care for sustainable development (3.3) shared by all those whose actions
affect environmental performance (3.30), economic activity, and social impact, reflected as both a value and
a practice by individuals, organizations (3.1), communities, and competent authorities
3.19
transparency
openness about decisions and activities that affect society, the economy and the environment, and
willingness to communicate these in a clear, accurate, timely, honest and complete manner
Note 1 to entry: Transparency also includes openness about the outcomes of decisions and activities.
[SOURCE: ISO 26000:2010, 2.24, modified — Note 1 to entry has been added.]
3.20
supplier
organization (3.1) providing products, services or facilities
3.21
supply chain
sequence of activities or parties that provides products or services to the organization (3.1)
[SOURCE: ISO 26000:2010, 2.22, modified — Note 1 to entry has been deleted.]
3.22
management system
set of interrelated or interacting elements of an organization (3.1) to establish policies (3.5) and objectives
(3.6), as well as processes (3.25) to achieve those objectives
Note 1 to entry: A management system can address a single discipline or several disciplines.
Note 2 to entry: The management system elements include the organization's structure, roles and responsibilities,
planning and operation, etc.
Note 3 to entry: The scope of a management system can include the whole of the organization, specific and identified
functions of the organization, specific and identified sections of the organization, or one or more functions across a
group of organizations.
3.23
top management
person or group of people who directs and controls an organization (3.1) at the highest level
Note 1 to entry: Top management has the power to delegate authority and provide resources within the organization.
Note 2 to entry: If the scope of the management system (3.22) covers only part of an organization, then top management
refers to those who direct and control that part of the organization.

3.24
requirement
need or expectation that is stated, generally implied or obligatory
Note 1 to entry: “Generally implied” means that it is custom or common practice for the organization (3.1) and
interested parties (3.14) that the need or expectation under consideration is implied.
Note 2 to entry: A specified requirement is one that is stated, e.g. in documented information (3.29).
3.25
process
set of interrelated or interacting activities that uses or transforms inputs to deliver a result
Note 1 to entry: Whether the result of a process is called an output, a product or a service depends on the context of
the reference.
3.26
procedure
specified way to carry out an activity or a process (3.25)
Note 1 to entry: A procedure may not always be formally documented.
[SOURCE: ISO 9000:2015, 3.4.5, modified — Note 1 to entry has been modified.]
3.27
best practice
documented process (3.25) or product shown by research and/or experience, and accepted or prescribed
by the user community, which produces optimal results and is established or proposed as suitable for
widespread adoption
Note 1 to entry: Best practices can apply to a process, procedure, policy, approach, standard, guidelines, product or
service, with reference, if applicable, to national and/or international conventions, laws, strategies and similar. A best
practice specifies what ought to be done without regard to what is being done already.
3.28
competence
ability to apply knowledge and skills to achieve intended results
3.29
documented information
information required to be controlled and maintained by an organization (3.1) and the medium on which it
is contained
Note 1 to entry: Documented information can be in any format and media and from any source.
Note 2 to entry: Documented information can refer to
a) the management system (3.22), including related processes (3.25);
b) information created in order for the organization to operate (documentation);
c) evidence of results achieved (records).
3.30
performance
measurable result
Note 1 to entry: Performance can relate either to quantitative or qualitative findings.
Note 2 to entry: Performance can relate to the management of activities, processes (3.25), products, services, systems
or organizations (3.1).
3.31
monitoring
determining the status of a system, a process (3.25) or an activity
Note 1 to entry: To determine the status, there can be a need to check, supervise or critically observe.
3.32
measurement
process (3.25) to determine a value
Note 1 to entry: For the purposes of this document, “value” can mean numerical or ethical values.
3.33
audit
systematic and independent process (3.25) for obtaining evidence and evaluating it objectively to determine
the extent to which the audit criteria are fulfilled
Note 1 to entry: An audit can be an internal audit (first party) or an external audit (second party or third party),
and it can be a combined audit (combining two or more disciplines). First-, second- and third-party audits require,
impartiality (particularly for second- and third-party), specific competencies, responsibility, openness, confidentiality
and responsiveness to complaints.
Note 2 to entry: Specific competencies for the audit and certification of management systems are defined in
ISO/IEC TS 17021-4.
Note 3 to entry: An internal audit (first party) is conducted by the organization (3.1) itself, or by an external party on
its behalf. External audits are conducted according to a contractually enforceable agreement between the organization
and the external party that issues a statement of conformity (validation/verification statement). Third-party audits
are conducted by a conformity assessment body and may be in alignment with an agreed accreditation programme
prescribed by the national standards body.
Note 4 to entry: “Audit evidence” and “audit criteria” are defined in ISO 19011.
3.34
effectiveness
extent to which planned activities are realized and planned results are achieved
3.35
conformity
fulfilment of a requirement (3.24)
3.36
nonconformity
non-fulfilment of a requirement (3.24)
3.37
corrective action
action to eliminate the cause(s) of a nonconformity (3.36) and to prevent recurrence
Note 1 to entry: In the case of other undesirable outcomes, action is necessary to minimize or eliminate the causes and
to reduce the impact (3.41) or prevent recurrence. Such actions fall outside the concept of “corrective action” in the
sense of this definition.
3.38
continual improvement
recurring activity to enhance performance (3.30)
3.39
context
environment in which the organization (3.1) seeks to achieve its objectives (3.6)
Note 1 to entry: Context can be external or internal. See Clause A.3 and ISO Guide 73:2009, 3.3.1.1 and 3.3.1.2.

3.40
preventive action
action to eliminate the cause of a potential nonconformity (3.36)
3.41
impact
positive or negative change to the society, economy or the environment, wholly or partially, resulting from
an organization’s (3.1) past and present decisions and activities
Note 1 to entry: The impacts can be negative or positive, short-term or long-term, intended or unintended, and
reversible or irreversible.
Note 2 to entry: Society includes the host community and refers to the local population or those directly involved with
the event (3.7).
Note 3 to entry: See Annex C, which provides guidance on reporting.
3.42
mission statement
brief description of the overarching intention and goals and values of the organization (3.1)
3.43
SWOT
strategic planning tool used to assess the strengths, weaknesses, opportunities and threats of an
organization (3.1) or a project
3.44
PESTLE
analysis which studies the key external factors (political, economic, sociological, technological, legal and
environmental) that influence an organization
3.45
materiality assessment
process (3.25) to define the topics that have the most significant impact on the environment, the economy
and on people including human rights (impact materiality) and influences or can influence the future cash
flows and the value of the organization (financial materiality)
3.46
double materiality assessment
process (3.25) in which a company reporting on sustainability assesses the relevance of a sustainability
matter from two perspectives:
— the organization's impact on people and the environment, e.g. damage to nature or violations of human
rights (the inside-out view);
— (new) risks and opportunities for the organization created by sustainability-related developments and
events (the outside-in view)
4 Context of the organization
4.1 Understanding the organization and its context
The organization shall determine external and internal issues that are relevant to its purpose and that affect
its ability to achieve the intended result(s) of its event sustainability management system. This shall include
consideration of its social, economic, and environmental impacts.
The organization shall determine whether climate change is a relevant issue.
NOTE 1 Consideration of the SDGs and other relevant frameworks can assist in determining the issues to be
addressed (see Clause A.11).
NOTE 2 Tools that are commonly used to determine external and internal issues include but are not limited to
SWOT and PESTEL analysis.
4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties
The organization shall determine:
— the interested parties that are relevant to the event sustainability management system;
— the relevant requirements of these interested parties (i.e. their needs and expectations whether stated,
implied or obligatory).
— which of these requirements will be addressed through the event sustainability management system.
NOTE 1 Relevant interested parties can have requirements related to climate change.
The organization shall establish, implement and maintain a process for the identification of and engagement
with interested parties on the identified and emerging sustainable development issues relating to its role
in the value chain of events. Where appropriate, the organization shall document the outputs from its
engagement with interested parties (see 7.3, 7.4 and 8.3).
The identification of interested parties shall, where applicable, encompass the following:
a) event owners, e.g. commissioners, funders and/or investors;
b) event organizers, e.g. event managers;
c) partners and/or sponsors;
d) workforce, e.g. employees, labour unions, staff, advisors and volunteers;
e) suppliers, e.g. venue, product and service suppliers (including sponsors); this category can also include
emergency services, fire, ambulance, etc.;
f) participants, e.g. speakers, performers, athletes, exhibitors, contestants;
g) attendees, e.g. customers, audience, fans, spectators, visitors, delegates;
h) regulatory bodies, e.g. local authorities/municipalities and licensing authorities, police; this category
can include central government and statutory consultees;
i) community and organizations e.g. local community and neighbourhood, indigenous people and
minorities, non-governmental organizations (NGOs), institutions, industry bodies, destination and
tourism entities, trade and professional associations, networks, consumers, media and protestors.
NOTE 2 Certain interested parties can fall into different categories, e.g. fire and police can be placed in supply chain
and/or in regulatory body.
NOTE 3 Engagement with interested parties can take different forms, such as verbal conversation, written
correspondence, meetings, working groups, certification labels and awards, progress plans.
NOTE 4 Refer to Table A.1 for the full list of interested parties.
NOTE 5 See Annex D on human rights.
4.3 Determining the scope of the event sustainability management system
The organization shall determine the boundaries and applicability of the event sustainability management
system to establish its scope.
When determining this scope, the organization shall consider:
— the external and internal issues referred to in 4.1;

— the requirements referred to in 4.2.
The scope shall be available as documented information (see Annex A).
NOTE The documented information on the scope is meant to be a factual and representative statement of
the organization’s business processes and operations included within the boundaries of the event sustainability
management system; it is not meant to mislead interested parties.
4.4 Event sustainability management system
The organization shall establish, implement, maintain and continually improve an event sustainability
management system, including the processes needed and their interactions, in accordance with the
requirements of this document.
Each organization may choose the most suitable way to establish, maintain, communicate and continually
improve its event sustainability management system.
NOTE Formalizing all the processes for the event management system can be done, but is not compulsory.
4.5 Sustainable development principles and mission statement
The organization shall integrate the principles of sustainable development (stewardship, inclusion,
integrity and transparency) into an overall mission statement. The organization shall define and document
its purpose, mission, its social, environmental and economic benefits, risks and values with respect to its
activities, products and services that relate specifically to events.
The principles, mission statement and values of the organization shall provide a framework for setting its
policies (see 5.2), objectives and targets, and operational plans (see Clause 8) as defined within the scope of
its event sustainability management system.
5 Leadership
5.1 Leadership and commitment
Top management and/or governing body (when applicable) shall demonstrate leadership and commitment
with respect to the event sustainability management system by:
a) ensuring that policies and objectives are established for the event sustainability management system
and are compatible with the strategic direction of the organization;
b) ensuring the integration of the event sustainability management system requirements into the
organization’s business processes;
c) ensuring that the resources needed for the event sustainability management system are available;
d) communicating the importance of effective event sustainability management and of conforming to the
event sustainability management system requirements;
e) ensuring that the event sustainability management system achieves its intended result(s);
f) directing and supporting persons to contribute to the effectiveness of the event sustainability
management system;
g) promoting continual improvement;
h) supporting other relevant roles to demonstrate their leadership as it applies to their areas of
responsibility.
NOTE Reference to “business” in this document can be interpreted broadly to mean those activities that are core
to the purposes of the organization’s existence.

5.2 Policy
Top management and/or governing body (when applicable) shall establish a sustainable development policy that:
a) is appropriate to the purpose of the organization;
b) if applicable provides a framework for setting short-, medium- and long-term sustainable development
objectives of the organization or the event;
c) includes a commitment to meet applicable requirements;
d) includes a commitment to continual improvement of the event sustainability management system;
e) include a commitment to assess and report on achievements and lessons learned and, where appropriate,
wider outcomes (event impact and legacy);
f) includes a commitment to take into consideration the needs of interested parties.
The sustainable development policy shall:
— be available as documented information;
— if applicable, include a 3 to 10 year vision based on the long-term sustainable development objectives of
the organization or the event;
— include details of the main objectives of the organization or the event;
— be communicated within the organization;
— be available to interested parties, as appropriate;
— reference its mission statement;
— include the organization’s commitment to its governing sustainable development principles within its
defined scope;
— be dated and signed by the management.
5.3 Roles, responsibilities and authorities
Top management and/or governing body (when applicable) shall ensure that the responsibilities and
authorities for relevant roles are assigned and communicated within the organization.
Top management and/or governing body (when applicable) shall assign the responsibility and authority for:
a) ensuring that the event sustainability management system conforms to the requirements of this
document;
b) reporting on the performance of the event sustainability management system to top management.
6 Planning
6.1 Actions to address risks and opportunities
6.1.1 General
When planning for the event sustainability management system, the organization shall consider the issues
referred to in 4.1 and the requirements referred to in 4.2 and determine the risks and opportunities that
need to be addressed to:
— give assurance that the event sustainability management system can achieve its intended result(s);

— prevent, or reduce, undesired effects;
— achieve continual improvement.
The organization shall plan:
a) actions to address these risks and opportunities;
b) how to:
— integrate and implement the actions into its event sustainability management system processes
(see 8.1);
— evaluate the effectiveness of these actions (see 9.2).
When carrying out planning activities, the organization shall ensure operational adherence to, and the
enhancement
...

Norme
internationale
ISO 20121
Deuxième édition
Systèmes de management
2024-04
responsable appliqués à l'activité
événementielle — Exigences et
recommandations de mise en oeuvre
Event sustainability management systems — Requirements with
guidance for use
Numéro de référence
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Case postale 401 • Ch. de Blandonnet 8
CH-1214 Vernier, Genève
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E-mail: [e-mail]
Web: www.iso.org
Publié en Suisse
ii
Sommaire Page
Avant-propos .v
Introduction .vi
1 Domaine d’application . 1
2 Références normatives . 1
3 Termes et définitions . 1
4 Contexte de l’organisme . 8
4.1 Comprendre l’organisme et son contexte .8
4.2 Comprendre les besoins et des attentes des parties intéressées .8
4.3 Déterminer le champ d’application du système de management responsable appliqué à
l’activité événementielle .9
4.4 Système de management responsable appliqué à l’activité événementielle .9
4.5 Principes de développement durable et déclaration de mission .9
5 Leadership . 10
5.1 Leadership et engagement .10
5.2 Politique .10
5.3 Rôles, responsabilités et autorités au sein de l’organisme .11
6 Planification.11
6.1 Actions pour traiter les risques et les opportunités .11
6.1.1 Généralités .11
6.1.2 Identification et évaluation des enjeux . 12
6.1.3 Exigences légales et autres exigences . 12
6.2 Objectifs de développement durable et planification pour les atteindre . 13
6.3 Planification des changements . 13
7 Support .13
7.1 Ressources . 13
7.2 Compétences . . .14
7.3 Sensibilisation .14
7.4 Communication .14
7.5 Informations documentées . 15
7.5.1 Généralités . 15
7.5.2 Création et mise à jour des informations documentées . 15
7.5.3 Maîtrise des informations documentées . 15
8 Réalisation . 16
8.1 Planification et maîtrise . .16
8.2 Gestion des changements . .16
8.3 Management de la chaîne d’approvisionnement .16
9 Évaluation des performances . 17
9.1 Surveillance, mesure, analyse et évaluation .17
9.2 Audit interne . .18
9.2.1 Généralités .18
9.2.2 Programme d’audit interne .18
9.3 Revue de direction .18
9.3.1 Généralités .18
9.3.2 Éléments d’entrée de la revue de direction .18
9.3.3 Résultats de la revue de direction .19
9.3.4 Évaluation des performances au regard des principes de développement
durable régissant les activités de l’organisme .19
10 Amélioration . 19
10.1 Amélioration continue .19
10.2 Non-conformité et action corrective . 20

iii
Annexe A (informative) Recommandations relatives à la planification et à la mise en œuvre
du présent document . .21
Annexe B (informative) Management de la chaîne d’approvisionnement . 41
Annexe C (informative) Évaluation .45
Annexe D (informative) Droits humains et droits de l’enfant .50
Bibliographie .55

iv
Avant-propos
L'ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d'organismes nationaux
de normalisation (comités membres de l'ISO). L'élaboration des Normes internationales est en général
confiée aux comités techniques de l'ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude a le droit de faire
partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non
gouvernementales, en liaison avec l'ISO participent également aux travaux. L'ISO collabore étroitement avec
la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui concerne la normalisation électrotechnique.
Les procédures utilisées pour élaborer le présent document et celles destinées à sa mise à jour sont
décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient, en particulier, de prendre note des différents
critères d'approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document
a été rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2
(voir www.iso.org/directives).
L’ISO attire l’attention sur le fait que la mise en application du présent document peut entraîner l’utilisation
d’un ou de plusieurs brevets. L’ISO ne prend pas position quant à la preuve, à la validité et à l’applicabilité de
tout droit de propriété revendiqué à cet égard. À la date de publication du présent document, l’ISO n'avait pas
reçu notification qu’un ou plusieurs brevets pouvaient être nécessaires à sa mise en application. Toutefois,
il y a lieu d’avertir les responsables de la mise en application du présent document que des informations
plus récentes sont susceptibles de figurer dans la base de données de brevets, disponible à l'adresse
www.iso.org/brevets. L’ISO ne saurait être tenue pour responsable de ne pas avoir identifié tout ou partie de
tels droits de propriété.
Les appellations commerciales éventuellement mentionnées dans le présent document sont données pour
information, par souci de commodité, à l’intention des utilisateurs et ne sauraient constituer un engagement.
Pour une explication de la nature volontaire des normes, la signification des termes et expressions
spécifiques de l'ISO liés à l'évaluation de la conformité, ou pour toute information au sujet de l'adhésion de
l'ISO aux principes de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) concernant les obstacles techniques au
commerce (OTC), voir www.iso.org/avant-propos.
Le présent document a été élaboré par le comité de projet ISO/PC 250, Développement durable dans
l’organisation d’événements.
Cette deuxième édition annule et remplace la première édition (ISO 20121:2012) qui a fait l’objet d’une
révision technique.
Les principales modifications sont les suivantes:
— le texte, la séquence des articles et les définitions pertinentes ont été alignés sur la structure harmonisée
pour les normes de système de management dans les Directives ISO/IEC, Partie 1, 2022, Annexe SL,
Appendice 2;
— le texte a été révisé et amélioré afin de prendre en considération: un renforcement des exigences
environnementales, sociales et de gouvernance (ESG); une réduction des impacts négatifs et une
maximisation des impacts ESG positifs; et rendre la norme plus compréhensible et accessible pour
l’utilisateur.
Il convient que l’utilisateur adresse tout retour d’information ou toute question concernant le présent
document à l’organisme national de normalisation de son pays. Une liste exhaustive desdits organismes se
trouve à l’adresse www.iso.org/fr/members.html.

v
Introduction
De par leur nature, les événements sont parfois très médiatisés, éphémères, avec des impacts sociaux,
économiques et environnementaux aussi bien positifs que négatifs. Le présent document a été élaboré
pour aider les organismes et les individus à davantage intégrer les principes de développement durable aux
activités événementielles qu’ils exercent.
Dans le même temps, il nécessite des organismes concernés qu’ils aient conscience des relations qu’ils
entretiennent avec la société, de l’impact qu’ils ont sur celle-ci et des attentes relatives aux événements.
Appliquer le présent document consiste, pour un organisme, à se donner pour défi d’optimiser son processus
de fonctionnement et sa réflexion afin d’améliorer continuellement ses performances, tout en ayant la
flexibilité pour être plus créatif dans l’exercice de ses activités événementielles sans pour autant se détourner
des objectifs des événements. Le présent document n’est ni une checklist, ni un cadre de reporting, ni une
méthode d’évaluation de la performance de durabilité de l’activité événementielle. Le présent document est
destiné à être appliqué de manière souple et il permet aux organismes qui ne disposent pas de protocoles
formels d’intégration des principes de développement durable de se lancer dans la mise en œuvre d’un
système de management responsable appliqué à l’activité événementielle. Les organismes qui disposent
déjà de systèmes de management peuvent, quant à eux, intégrer les exigences du présent document à leurs
systèmes existants. À terme, tous les organismes peuvent bénéficier du processus d’amélioration continue
(voir la Figure 1).
Le présent document aborde le management de l’intégration et du renforcement des principes
de développement durable tout au long du cycle de management de l’événement.
Des recommandations et des informations supplémentaires à l’appui de sa mise en œuvre sont fournies aux
Annexes A à C.
La complexité du système, l’ampleur de la documentation ainsi que les ressources qui lui sont allouées sont à
la mesure du champ d’application défini, de la taille de l’organisme et de la nature de ses activités, produits
et services, en particulier dans le cas des petites et moyennes entreprises.
Le succès du système dépend de l’engagement de tous, à tous les niveaux et de toutes les fonctions
de l’organisme, à commencer par la direction. En outre, pour qu’un tel système de management réussisse,
il convient qu’il soit flexible et intégré au processus même de management des événements, et en aucun cas
considéré comme une simple extension. Pour une efficacité maximale, il convient que son influence s’étende
à l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement, ainsi qu’à toutes les parties intéressées identifiées.
Le présent document peut être utilisé pour prouver la conformité d’un système, comme précisé dans
le domaine d’application.
vi
Figure 1 — Système de management responsable appliqué à l’activité événementielle
dans le cadre du présent document

vii
Norme internationale ISO 20121:2024(fr)
Systèmes de management responsable appliqués à l'activité
événementielle — Exigences et recommandations de mise
en oeuvre
1 Domaine d’application
Le présent document spécifie les exigences applicables à un système de management responsable appliqué
à l’activité événementielle pour tous les types d’événements ou activités événementielles, et fournit des
recommandations relatives à la mise en conformité à ces exigences.
Le présent document est applicable à tout organisme qui souhaite:
a) établir, mettre en œuvre, maintenir et améliorer un système de management responsable appliqué
à l’activité événementielle;
b) s’assurer de sa conformité à sa politique de développement durable établie;
c) atteindre le ou les résultats attendus de son système de management responsable appliqué à l’activité
événementielle;
d) démontrer une conformité volontaire au présent document par:
— première partie (auto-évaluation et auto-déclaration);
— seconde partie (confirmation de la conformité par des parties ayant un intérêt à l’égard de l’organisme,
comme les clients, ou par d’autres personnes agissant en leur nom);
— tierce partie indépendante (par exemple un organisme de certification).
2 Références normatives
Le présent document ne contient aucune référence normative.
3 Termes et définitions
Pour les besoins du présent document, les termes et définitions suivants s’appliquent.
L’ISO et l’IEC tiennent à jour des bases de données terminologiques destinées à être utilisées en normalisation,
consultables aux adresses suivantes:
— ISO Online browsing platform: disponible à l’adresse https:// www .iso .org/ obp
— IEC Electropedia: disponible à l’adresse https:// www .electropedia .org/
3.1
organisme
personne ou groupe de personnes ayant ses propres fonctions avec des responsabilités, des autorités et des
relations lui permettant d’atteindre ses objectifs (3.6)
Note 1 à l'article: Le concept d’organisme englobe, sans s’y limiter, les travailleurs indépendants, les compagnies,
les sociétés, les entreprises, les administrations, les partenariats, les organisations caritatives, les institutions,
les associations, les organisations non gouvernementales ou bien une partie ou une combinaison des entités
précédemment mentionnées, qu’il s’agisse d’une personne morale ou non, de droit public ou privé.

Note 2 à l'article: Si l’organisme fait partie d’une plus grande entité, le terme «organisme» fait uniquement référence à
la partie de cette entité qui est comprise dans le champ d’application du système de management (3.22) responsable
appliqué à l’activité événementielle. Toute unité opérationnelle d’un organisme composé de plusieurs unités peut être
définie comme un organisme.
3.2
durabilité
degré de développement durable (3.3) dans le contexte (3.39) de l’organisme (3.1) ou de l’événement (3.7)
Note 1 à l'article: Pour des recommandations relatives à la durabilité, se référer par exemple aux Objectifs
de Développement Durable (ODD) des Nations unies, aux Normes internationales applicables sur les enjeux
environnementaux et sociaux, ainsi qu’aux Principes directeurs des Nations unies relatifs aux entreprises et aux droits
[57] [65]
de l’homme et à l’Accord de Paris . Voir l’Annexe A.
3.3
développement durable
développement qui répond aux besoins du présent sans compromettre la capacité des générations futures à
répondre aux leurs
Note 1 à l'article: Ce processus (3.25) concerne l’activité économique, la responsabilité environnementale et les impacts
sociaux dans une démarche pérenne et équilibrée.
Note 2 à l'article: Selon l’activité considérée et lors de l’élaboration de sa politique (3.5) de développement durable,
l’organisme (3.1) peut prendre en compte le ou les ODD les plus pertinents.
[SOURCE: ISO 26000:2010, 2.23, modifié — La Note 1 à l’article d’origine a été remplacée par deux nouvelles
notes à l’article.]
3.4
risque
effet de l’incertitude
Note 1 à l'article: Un effet est un écart, positif ou négatif, par rapport à une attente.
Note 2 à l'article: L’incertitude est l’état, même partiel, de manque d’information, de compréhension ou de connaissance
relative à un événement, à ses conséquences ou à sa vraisemblance.
Note 3 à l'article: Un risque est souvent caractérisé par référence à des événements potentiels (tels que définis dans
le Guide ISO 73) et à des conséquences potentielles (telles que définies dans le Guide ISO 73) ou par référence à une
combinaison des deux.
Note 4 à l'article: Un risque est souvent exprimé en termes de combinaison des conséquences d’un événement
(y compris une variation des circonstances) et de la vraisemblance (telle que définie dans le Guide ISO 73) de son
occurrence.
Note 5 à l'article: Dans les Notes 2, 3 et 4 à l’article, le terme «événement» n’a pas le sens défini en 3.7.
3.5
politique
intentions et orientation d’un organisme (3.1), telles qu’elles sont officiellement formulées par sa direction (3.23)
3.6
objectif
résultat à atteindre
Note 1 à l'article: Un objectif peut être stratégique, tactique ou opérationnel.
Note 2 à l'article: Les objectifs peuvent se rapporter à plusieurs domaines (tels que la finance, la santé et la sécurité, et
l’environnement) et peuvent s’appliquer à divers niveaux [au niveau stratégique, à un niveau concernant l’organisme
dans son ensemble ou afférant à un projet, un produit ou un processus (3.25), par exemple].
Note 3 à l'article: Il est possible qu’un objectif soit exprimé de différentes manières, par exemple par un résultat
attendu, une finalité, un critère opérationnel, un objectif d’intégration des principes de développement durable (3.2) à
l’événement (3.7) ou par l’utilisation d’autres termes ayant la même signification (par exemple ambition, but ou cible).

Note 4 à l'article: Dans le contexte des systèmes de management (3.22) responsable appliqué à l’activité événementielle,
les objectifs sont fixés par l’organisme (3.1) en cohérence avec sa politique (3.5) et en vue d’obtenir des résultats précis.
3.7
événement
rassemblement physique, digital ou hybride dont la date et le lieu ont été préalablement fixés, au cours
duquel une expérience est créée et/ou un message est communiqué
3.8
cycle de management de l’événement
ensemble des étapes et activités liées à un événement (3.7) (y compris les produits et services concernés),
comprenant la recherche, la conception, la planification, la mise en œuvre, la revue et les activités
postérieures à l’événement
3.9
organisateur de l’événement
personne ou entité qui produit et/ou organise tout ou une partie des aspects d’un événement (3.7)
Note 1 à l'article: Un organisateur d’événement peut être un organisme (3.1) ou une instance.
Note 2 à l'article: Un organisateur d’événement n’est pas nécessairement le propriétaire de l’événement (3.10).
3.10
propriétaire de l’événement
entité qui commandite l’événement (3.7)
Note 1 à l'article: Pour les besoins du présent document, le propriétaire de l’événement peut être l’organisateur
de l’événement (3.9).
3.11
participant
organisme (3.1) et/ou individu qui prend part à un événement (3.7) dans le but principal de recevoir des
services ou des contenus
3.12
intervenant
organisme (3.1) et/ou individu qui contribue activement au contenu d’un événement (3.7)
3.13
accessibilité
modalités proposées dans l’utilisation et la présentation d’un produit, d’un service, d’une information, d’un
environnement ou d’une installation permettant la participation du plus grand nombre, quel que soit leurs
capacités physiques ou mentales
Note 1 à l'article: Cette définition est reliée au principe fondamental d’accessibilité universelle dans la Convention
des Nations unies sur les droits des personnes en situation de handicap, qui met en évidence les exigences (3.24)
que les environnements, processus (3.25), biens, produits et services, objets, instruments, outils et dispositifs
doivent satisfaire afin d’être compréhensibles, utilisables et viables pour toutes les personnes en conditions saine et
confortable, et de façon la plus naturelle et indépendante possible.
Note 2 à l'article: Cette définition fait également référence à l’ISO 26800 qui établit l’étendue sur laquelle les produits,
systèmes, services, environnements et installations peuvent être utilisés par des personnes d’une population ayant
la gamme la plus étendue de caractéristiques et capacités à réaliser un objectif spécifié dans un contexte d’utilisation
spécifié.
3.14
partie intéressée
personne ou organisme (3.1) qui peut soit influer sur une décision ou une activité, soit être influencé(e) ou se
sentir influencé(e) par une décision ou une activité
Note 1 à l'article: Il peut s’agir d’un individu ou d’un groupe ayant un intérêt dans une quelconque décision ou activité
d’un organisme.
3.15
inclusion
égalité de traitement et participation significative de toutes les parties intéressées (3.14)
Note 1 à l'article: L’inclusion concerne toutes les parties intéressées, quelles que soient les caractéristiques spécifiées
dans la Déclaration universelle des droits de l’homme, notamment: la race, l’âge, le genre, la couleur, la religion,
l’orientation sexuelle, la culture, l’origine nationale, le revenu, le handicap (mental, intellectuel, sensoriel et physique)
ou toute autre forme de discrimination.
Note 2 à l'article: Pour de plus amples informations, voir l’ISO 53800.
3.16
intégrité
adhésion à des principes éthiques
3.17
héritage
résultats tangibles et intangibles pérennes et impact (3.41) d’un événement (3.7)
Note 1 à l'article: L’héritage matériel est tangible et comprend les impacts physiques, économiques, sociaux et
environnementaux, destinés à durer, d’un ou plusieurs événements.
Note 2 à l'article: L’héritage immatériel comprend des éléments immatériels tels que des nouvelles capacités acquises
du fait de l’événement, par exemple, nouveaux savoirs, les formations, les normes, les bonnes pratiques (3.27), les
compétences, les organismes (3.1), les systèmes, les relations, les partenariats et les innovations.
Note 3 à l'article: L’héritage comprend les résultats prévus et imprévus que la tenue d’un événement apporte aux
parties intéressées (3.14). L’héritage peut être d’une importance considérable notamment en ce qui concerne les
événements de grande envergure et il convient de le prendre en considération dans l’identification et l’évaluation des
enjeux (voir A.8 et A.12).
3.18
devoir de vigilance
responsabilité, management et attentions particulières en matière de développement durable (3.3), partagés
par tous ceux dont les actions ont une incidence sur les performances (3.30) environnementales, l’activité
économique et l’impact social, reflétés à la fois par les valeurs et par les pratiques d’individus, des organismes
(3.1), des communautés et des autorités compétentes
3.19
transparence
accessibilité des informations relatives aux décisions et aux activités ayant une incidence sur la société,
l’économie et l’environnement, et volonté d’en assurer une communication claire, exacte, en temps voulu,
honnête et complète
Note 1 à l'article: La transparence inclut également l’accessibilité des informations relatives aux conclusions des prises
de décisions et aux résultats des activités.
[SOURCE: ISO 26000:2010, 2.24, modifié — La Note 1 à l’article a été ajoutée.]
3.20
fournisseur
organisme (3.1) qui fournit des produits, services ou installations
3.21
chaîne d’approvisionnement
séquence d’activités ou d’acteurs qui fournit des produits ou des services à l’organisme (3.1)
[SOURCE: ISO 26000:2010, 2.22, modifié — La Note 1 à l’article a été supprimée.]

3.22
système de management
ensemble d’éléments corrélés ou en interaction d’un organisme (3.1), utilisés pour établir des politiques (3.5)
et des objectifs (3.6), ainsi que des processus (3.25) de façon à atteindre ces objectifs
Note 1 à l'article: Un système de management peut aborder un seul ou plusieurs domaines.
Note 2 à l'article: Les éléments du système de management comprennent la structure, les rôles et responsabilités, la
planification et le fonctionnement de l’organisme, etc.
Note 3 à l'article: Le champ d’application d’un système de management peut comprendre l’ensemble de l’organisme,
des fonctions ou des sections spécifiques et identifiées de l’organisme, ou une ou plusieurs fonctions dans un groupe
d’organismes.
3.23
direction
personne ou groupe de personnes qui oriente et dirige un organisme (3.1) au plus haut niveau
Note 1 à l'article: La direction a le pouvoir de déléguer son autorité et de fournir des ressources au sein de l’organisme.
Note 2 à l'article: Si le champ d’application du système de management (3.22) ne couvre qu’une partie de l’organisme,
alors «direction» fait référence à ceux qui orientent et dirigent cette partie de l’organisme.
3.24
exigence
besoin ou attente formulé(e), généralement implicite ou obligatoire
Note 1 à l'article: «Généralement implicite» signifie qu’il est habituel ou courant, pour l’organisme (3.1) et les parties
intéressées (3.14), que le besoin ou l’attente en question soit implicite.
Note 2 à l'article: Une exigence spécifiée est une exigence formulée, par exemple dans des informations documentées (3.29).
3.25
processus
ensemble d’activités corrélées ou en interaction qui utilise ou transforme des éléments d’entrée pour
produire un résultat
Note 1 à l'article: La désignation du résultat d’un processus comme «élément de sortie», «produit» ou «service» dépend
du contexte de référence.
3.26
procédure
manière spécifiée d’effectuer une activité ou un processus (3.25)
Note 1 à l'article: Une procédure peut ne pas être documentée de façon officielle.
[SOURCE: ISO 9000:2015, 3.4.5, modifié — La Note 1 à l’article a été modifiée.]
3.27
bonne pratique
processus (3.25) ou produit documenté démontré par des recherches et/ou l’expérience, et accepté ou
prescrit par la communauté des utilisateurs, qui produit des résultats optimaux et est établi ou proposé
comme adapté pour une adoption générale
Note 1 à l'article: Les bonnes pratiques peuvent s’appliquer à un processus, à une procédure, à une politique,
à une démarche, à une norme, à des usages du secteur, à un produit ou à un service, avec référence, le cas échéant, à des
conventions, lois, stratégies nationales et/ou internationales et autres. Une bonne pratique spécifie ce qui devrait être
fait indépendamment de ce qui se fait déjà.
3.28
compétence
aptitude à mettre en pratique des connaissances et des savoir-faire pour obtenir les résultats attendus

3.29
information documentée
information devant être maîtrisée et tenue à jour par un organisme (3.1) ainsi que le support sur lequel elle
est disponible
Note 1 à l'article: Les informations documentées peuvent se présenter sous n’importe quels format et support
et peuvent provenir de n’importe quelle source.
Note 2 à l'article: «Information documentée» peut renvoyer:
a) au système de management (3.22), y compris les processus (3.25) connexes;
b) aux informations créées en vue du fonctionnement de l’organisme (documentation);
c) aux preuves des résultats atteints (enregistrements).
3.30
performance
résultat mesurable
Note 1 à l'article: Les performances peuvent se rapporter à des résultats quantitatifs ou qualitatifs.
Note 2 à l'article: Les performances peuvent concerner le management d’activités, de processus (3.25), de produits, de
services, de systèmes ou d’organismes (3.1).
3.31
surveillance
détermination de l’état d’un système, d’un processus (3.25) ou d’une activité
Note 1 à l'article: Pour déterminer cet état, il peut être nécessaire de vérifier, de superviser ou d’observer d’un point de
vue critique.
3.32
mesure
mesurage
processus (3.25) visant à déterminer une valeur
Note 1 à l'article: Pour les besoins du présent document, le terme «valeur» peut désigner aussi bien une valeur
numérique qu’une valeur éthique.
3.33
audit
processus (3.25) systématique et indépendant visant à obtenir des preuves et à les évaluer de manière
objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit sont satisfaits
Note 1 à l'article: Un audit peut être interne (de première partie) ou externe (de seconde ou tierce partie), et il peut
être un audit combiné (s’il combine au moins deux domaines). Les audits de première, seconde ou tierce partie exigent
impartialité (en particulier pour les seconde et tierce parties), compétences spécifiques, responsabilité, ouverture,
confidentialité et réactivité face aux plaintes.
Note 2 à l'article: Les compétences spécifiques pour l’audit et la certification des systèmes de management sont
définies dans l’ISO/IEC TS 17021-4.
Note 3 à l'article: Un audit interne (de première partie) est conduit par l’organisme (3.1) lui-même ou par une partie
externe pour le compte de celui-ci. Les audits externes peuvent être menés conformément à un accord contractuel
conclu entre l’organisme et la partie externe qui délivre une déclaration de conformité (déclaration de validation/
vérification). Les audits de tierce partie sont réalisés par des organismes d’évaluation de la conformité et peuvent être
alignés sur un programme d’accréditation convenu prescrit par l’organisme national de normalisation.
Note 4 à l'article: Les termes «preuves d’audit» et «critères d’audit» sont définis dans l’ISO 19011.
3.34
efficacité
niveau de réalisation des activités planifiées et des résultats attendus

3.35
conformité
satisfaction d’une exigence (3.24)
3.36
non-conformité
non-satisfaction d’une exigence (3.24)
3.37
action corrective
action visant à éliminer la ou les causes d’une non-conformité (3.36) et à prévenir sa réapparition
Note 1 à l'article: En présence d’autres résultats indésirables, une action est nécessaire pour limiter au minimum
ou éliminer les causes et pour réduire l’impact (3.41) ou éviter toute réapparition. Ce type d’action ne relève pas
du concept d’«action corrective» au sens de cette définition.
3.38
amélioration continue
activité récurrente menée pour améliorer les performances (3.30)
3.39
contexte
environnement dans lequel l’organisme (3.1) cherche à atteindre ses objectifs (3.6)
Note 1 à l'article: Le contexte peut être externe ou interne. Voir l’Article A.3 et le Guide ISO 73:2009, 3.3.1.1 et 3.3.1.2.
3.40
action préventive
action visant à éliminer la cause d’une non-conformité (3.36) potentielle
3.41
impact
changement positif ou négatif survenu dans la société, l’économie ou l’environnement, résultant pour tout ou
partie de décisions et activités passées et présentes d’un organisme (3.1)
Note 1 à l'article: Les impacts peuvent être négatifs ou positifs, à court ou long terme, prévus ou imprévus et réversibles
ou irréversibles.
Note 2 à l'article: La société comprend la communauté hôte et se réfère à la population locale ou aux personnes
directement impliquées dans l’événement (3.7).
Note 3 à l'article: Voir l’Annexe C, qui fournit des recommandations relatives au reporting.
3.42
déclaration de mission
brève description de l’intention première et des objectifs et valeurs de l’organisme (3.1)
3.43
SWOT
outil de planification stratégique utilisé pour évaluer les forces, faiblesses, opportunités et menaces
d’un organisme (3.1) ou d’un projet
3.44
PESTEL
analyse qui étudie les facteurs externes clés (politiques, économiques, sociologiques, technologiques, légaux
et environnementaux) qui ont une influence sur un organisme
3.45
matrice de matérialité
processus (3.25) destiné à définir les sujets ayant l’impact le plus important sur l’environnement, l’économie
et les personnes notamment sur le plan des droits humains (matérialité d’impact) et qui a ou peut avoir une
influence sur la trésorerie future et la valeur de l’organisme (matérialité financière)

3.46
matrice de double matérialité
processus (3.25) dans le cadre duquel un organisme établissant un rapport de développement durable évalue
la pertinence d’un sujet de développement durable selon deux angles:
— l’impact de l’organisme sur les personnes et l’environnement, par exemple préjudices causés à la nature
ou violations des droits humains (impact de l’organisme sur l’extérieur);
— les (nouveaux) risques et (nouvelles) opportunités pour l’organisme créés par des évolutions et
événements en lien avec le développement durable (impact de l’extérieur sur l’organisme)
4 Contexte de l’organisme
4.1 Comprendre l’organisme et son contexte
L’organisme doit déterminer les enjeux internes et externes pertinents par rapport à sa finalité, et qui
ont une incidence sur sa capacité à atteindre le ou les résultats attendus de son système de management
responsable appliqué à l’activité événementielle. Cela doit comprendre une appréciation de ses impacts
sociaux, économiques et environnementaux.
L’organisme doit déterminer si de tels enjeux découlent des changements climatiques.
NOTE 1 Prendre en considération les Objectifs de Développement Durable et autres cadres pertinents peut aider à
la détermination des enjeux à examiner (voir l’Article A.11).
NOTE 2 Les outils couramment utilisés pour déterminer les enjeux externes et internes comprennent, sans toutefois
s’y limiter, les analyses SWOT et PESTEL.
4.2 Comprendre les besoins et des attentes des parties intéressées
L’organisme doit déterminer:
— les parties intéressées qui sont concernées par le système de management responsable appliqué
à l’activité événementielle;
— les exigences pertinentes de ces parties intéressées (c’est-à-dire leurs besoins et attentes, qu’ils soient
formulés, implicites ou imposés);
— lesquelles de ces exigences seront traitées dans le système de management responsable appliqué
à l’activité événementielle.
NOTE 1 Les parties intéressées concernées peuvent avoir des exigences relatives aux changements climatiques.
L’organisme doit établir, mettre en œuvre et maintenir un processus pour l’identification et l’engagement
des parties intéressées sur les enjeux de développement durable identifiés et émergents, en rapport avec
le rôle de l’organisme dans la chaîne de valeur de l’activité événementielle. Le cas échéant, l’organisme doit
documenter les aboutissements de son engagement avec les parties intéressées (voir 7.3, 7.4 et 8.3).
L’identification des parties intéressées doit, le cas échéant, couvrir ce qui suit:
a) propriétaires de l’événement, par exemple commanditaires, bailleurs de fonds et/ou investisseurs;
b) organisateurs de l’événement, par exemple gestionnaires;
c) partenaires et/ou sponsors;
d) personnel, par exemple employés, syndicats, personnel de l’événement, conseillers et bénévoles;
e) fournisseurs, par exemple fournisseurs du lieu, des produits et des services (y compris les sponsors);
cette catégorie peut également inclure les services d’urgence, les pompiers, les secours, etc.;
f) intervenants, par exemple orateurs, artistes, athlètes, exposants, concurrents;

g) participants, par exemple clients, public, fans, spectateurs, visiteurs, délégués;
h) autorités réglementaires, par exemple autorités locales/municipales, autorités chargées de délivrer
des autorisations, forces de police; cette catégorie peut inclure les autorités nationales et les conseillers
statutaires;
i) communauté et organisations, par exemple communauté locale et voisinage, populations autochtones
et minorités, organisations non gouvernementales (ONG), institutions, organismes sectoriels, entités de
tourisme et du lieu d’accueil, associations commerciales et professionnelles, réseaux, consommateurs,
médias et manifestants.
NOTE 2 Certaines parties intéressées peuvent appartenir à plusieurs catégories: par exemple les forces de police et
les pompiers peuvent relever de la chaîne d’approvisionnement et/ou des autorités réglementaires.
NOTE 3 L’engagement avec les parties intéressées peut prendre différentes formes telles que conversation verbale,
correspondance écrite, réunion, groupes de travail, label et accréditation de certification, plans de progression.
NOTE 4 Voir le Tableau A.1 pour la liste complète des parties intéressées.
NOTE 5 Voir l’Annexe D sur les droits humains.
4.3 Déterminer le champ d’application du système de management responsable appliqué à
l’activité événementielle
L’organisme doit déterminer les limites et l’applicabilité du système de management responsable appliqué à
l’activité événementielle, afin d’en déterminer le champ d’application.
Ce faisant, l’organisme doit prendre en compte:
— les enjeux internes et externes auxquels il est fait référence en 4.1;
— les exigences auxquelles il est fait référence en 4.2.
Le champ d’application doit être disponible sous la forme d’une information documentée (voir l’Annexe A).
NOTE Les informations documentées sur le champ d’application sont censées être un énoncé factuel et
représentatif des opérations et processus opérationnels de l’organisme inclus dans les limites du système de
management responsable appliqué à l’activité événementielle; elles ne sont pas supposées induire en erreur les parties
intéressées.
4.4 Système de management responsable appliqué à l’activité événementielle
L’organisme doit établir, mettre en œuvre, tenir à jour et améliorer en co
...