ISO 6422:1985
(Main)Layout key for trade documents
Layout key for trade documents
A common description for documents relating to administrative, commercial, productive and distributive activities constituting trade irrespective whether these documents are completed in handwriting, by mechanical or automatic equipment or by reproduction. Intended particularly for the designing of alligned series of forms employing a reproducible master in a one-run method of document preparation.
Formule-cadre pour les documents commerciaux
General Information
Relations
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Standards Content (Sample)
International Standard
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION.MEXfiYHAPOCIHAfl OPI-AHM3AUMR fl0 CTAH~APTM3A~MM~ORGANISATION INTERNATIONALE DE NORMALISATION
Layout key for trade documents
Formule-cadre pour les documents commerciaux
First edition - 1985-10-15
ui UDC 651.5 : 658.6 Ref. No. ISO 64224985 (E)
-
Descriptors : foreign trade, commercial documents, layout, design, data layout.
0
cn
Price based on 4 pages
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Fsreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation sf
national Standards bodies (ISO member bedies). The work of preparing International
Standards is normally carried out through ISO technical committees. Esch member
body interested in a subject Bor which a technical committee has been established has
the right to be represented on that committee. lnternational organizations, govern-
mental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the werk.
Draft 8/ntemationaI Standards adopted by the technical committees are circulated to
the member bodies for approval before their acceptance as International Standards by
the SSC3 CounciL They are approved in accordance with ISO procedures requiring at
least 75 96 approval by the member bodies voting.
International Standard ISO 6422 was prepared by Technical Committee KV-BC 154,
data eßements in administration, commerce and industry.
Users should note that all lntemationai Standards undergo revision from time to time
and that any reference made herein to any other International Standard implies its
latest edition, unless othewise stated.
0 International Organkation for Standardkation, 1985
Printed in Switzerland
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INTERNATIONAL STANDARD ISO 6422-1985 (EI
Layout key for trade documents
0 Introduction Progress in the field of automatic data processing (ADP) and
data transmission has been rapid and concern has been ex-
International agreement on the layout of documents used in in- pressed that the development of documentation procedures to
ternational trade was reached in the United Nations Economic
match new techniques could result in incompatibility between
Commission for Europe (ECE) in 1963 with the adoption of the highly and less sophisticated Systems applied in various areas in
ECE Layout Key. Since then, forms for maritime, rail, road and the world, and also that the United Nations Layout Key for
postal transport have been aligned on the ECE Layout Key by Trade Documents might not be suitable for ADP applications. ’
recommendations or provisions in relevant conventions, as well
On the basis of experience in several countries and organiza-
as forms under various international Customs conventions,
tions, it has been confirmed, however, that the United Nations
preferential arrangements and commodity agreements. Layout Key System is suitable for these applications as well as
for traditional methods, and it is felt that it is justified and ap-
In 1969 the Economic and Social Council of the United Nations propriate to recommend it as a common basis for the presenta-
took note of an ECE Recommendation to use the layout key
tion of documents for international trade, whether these
whenever documents are designed for international trade tran- documents be processed by automated or traditional, non-
sactions. This paved the way for international acceptance of
automated methods.
the layout key by international organizations and regional
bodies, such as the United Nations regional economic commis-
NOTE - Trade documents based on the United Nations layout key, if
sions for Africa (ECA) and Asia and Pacific (ESCAP). sent in a window envelope, may not always comply with all the criteria
of standardized postal items as defined by the Universal Pastal Union.
As a result, articles of this type, when sent through the Post, may not
In 1975 it was noted that documents aligned on the ECE Layout
be able to benefit from the preferential rates and handling granted by
Key had already been introduced in many countries outside the
the postal administration of certain countries of posting.
ECE region, including countries with broad interest in world
trade such as Australia, Japan, and New Zealand, and that the
introduction of urgently needed common national Systems had
1 Scope and field of application
been facilitated by the availability of an International Standard.
This International Standard specifies a key for the layout of
In 1978 the ECE Committee on the Development of Trade noted
documents relating to administrative, commercial, productive
“with satisfaction that the layout key for trade documents
and distributive activities constituting trade, irrespective
agreed by ECE experts in 1963, and formally recommended by
whether these documents are completed in handwriting, by
the Working Party on Facilitation of International Trade Pro-
mechanical or automatic equipment or by reproduction. It is in-
cedures in 1973, had reached a level of world-wide acceptance
tended particularly for the designing of aligned series of forms
that made it feasible to refer to it as the United Nations Layout
employing a reproducible master in a one-run method of docu-
Key for Trade Documents”.
ment preparation. Documents prepared in this way are regard-
ed as Originals and copies in the same manner as documents
This International Standard is based on the aforementioned
prepared by other methods.
layout key, amended according to the new Version, published
by the United Nations in 1982.
National Standards organizations and national trade facilitation
2 References
Organs, in both developed and developing countries, have
issued Standards or recommended national layout keys aligned
ISO 216, Writing Paper and certain classes of printed matter -
with the ECE Recommendation and also series of aligned
Trimmed sizes - A and B series.
documents for the use of their nationals in foreign trade trans-
actions. Some regional groupings such as the Council for
ISO 3535, Forms design sheet and layout Chart.
Mutual Economic Assistance (CMEA) and the Commission of
the European Communities (CCE) have aligned many forms for
UN/ECE/FAL Recommendation No. 15, Simpler Shipping
basic documents needed in interregional trade.
Marks. 1)
1) Available from : United Nations, Sales Section, Palais des Nations, CH-121 1 GENEVA 10, or United Nations, Sales Section, NEW YORK
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ISO 64224985 (El
3 Layout key
The type of document, for example WJVOICE, shall appear,
usually preprinted, on the right-hand side of the top margin and
The layout key as shown in the example lays down the basic
in the Position where LAVQUT KEY FQW TMQE
principles for the design of the image area on documents for
DOCUMENTS is printed in the example.
use in international trade. Generally, the design of the layout
key is based on the “‘box design” principle. Recipient addresses
.1
are in an area acceptable to postal authorities for use with win-
dow envelopes. The location of the other items appearing in
This field is intended to show the name and address of the
the layout key takes into account technical, legal, commercial,
sender of goods or the originator of the document, as the case
administrative and practical views put forward by the various
may be.
interested Parties consulted. An area for “free disposal” at the
Iower part of the form is intended to cater for more particuliar
needs in individual applications.
The fieid for the name and address of the consignee has been
located in conformity vwith international postal specifications so
4 Paper sime and image area
as to allow the use sf window enveiopes.
The Paper size of the layout key is the A4 sime
(210 mm
...
Norme internationale
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION.MEX~YHAPO~HAR OPI-AHM3AL&lR Il0 CTAH~APTM3ALWl.ORGANISATION INTERNATIONALE DE NORMALISATION
Formule-cadre pour les documents commerciaux
Layout key for trade documents
Première édition - 1985-10-15
CDU 651.5 : 658.6 Réf. no : ISO 64224985 (F)
Descripteurs : commerce extérieur, document commercial, disposition, conception, disposition des données.
Prix basé sur 4 pages
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Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale
d’organismes nationaux de normalisation (comités membres de I’ISO). L’élaboration
des Normes internationales est confiée aux comités techniques de I’ISO. Chaque
comité membre intéressé par une étude a le droit de faire partie du comité technique
créé à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non gouverne-
mentales, en liaison avec I’ISO participent également aux travaux.
Les projets de Normes internationales adoptés par les comités techniques sont soumis
aux comités membres pour approbation, avant leur acceptation comme Normes inter-
nationales par le Conseil de I’ISO. Les Normes internationales sont approuvées confor-
mément aux procédures de I’ISO qui requièrent l’approbation de 75 % au moins des
comités membres votants.
La Norme internationale ISO 6422 a été élaborée par le comité technique ISO/TC 154,
Documents et éléments d7n forma tion dans /‘administration, le commerce et l’indus-
trie.
L’attention des utilisateurs est attirée sur le fait que toutes les Normes internationales
sont de temps en temps soumises à révision et que toute référence faite à une autre
Norme internationale dans le présent document implique qu’il s’agit, sauf indication
contraire, de la dernière édition.
0 Organisation internationale de normalisation, 1985
Imprimé en Suisse
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NORME INTERNATIONALE ISO 64224985 (F)
Formule-cadre pour les documents commerciaux
0 Introduction des normes ou des formules-cadres nationales recommandées
alignées sur la Recommandation de la CEE ainsi que des séries
En adoptant en 1963 la ((Formule-cadre de la CEE», la Commis- de documents alignés destinés à être utilisés sur le plan national
sion économique pour l’Europe des Nations Unies (CEE) parve-
pour les opérations de commerce extérieur. Des groupements
nait à un accord international sur la présentation des docu-
régionaux comme le Conseil d’assistance économique mutuelle
ments du commerce international. Depuis cette date, des docu- (CAEM) et la Commission des Communautés Européennes
ments de transport maritime, ferroviaire, routier et postal ont
(CEE) ont aligné de nombreux formulaires correspondant aux
été alignés sur la formule-cadre de la CEE par voie de recom- documents de base requis pour le commerce inter-régional.
mandations ou inclusion de dispositions dans les Conventions.
II en a été de même pour les formulaires prescrits par divers ins- Les progrès rapides accomplis dans le domaine du traitement
truments internationaux tels que des Conventions douanières,
automatique de l’information (TAI) et de la transmission de
des accords préférentiels ou concernant certains produits de l’information ont pu faire craindre que, les procédures docu-
base. mentaires évoluant pour s’adapter aux techniques nouvelles,
les différents systèmes utilisés dans les diverses parties du
En 1969, le Conseil économique et social des Nations Unies prit monde ne deviennent incompatibles entre eux et également
note d’une Recommandation de la CEE concernant l’utilisation que la formule-cadre des Nations Unies pour les documents
de la formule-cadre chaque fois que l’on crée des documents commerciaux ne puisse convenir pour l’utilisation du TAI. A la
utilisés pour le commerce international. Ceci ouvrit la voie à une
lumière de l’expérience de plusieurs pays et de plusieurs organi-
adoption internationale de la formule-cadre par des organisa- sations, il s’est avéré au contraire que le système de la formule-
tions internationales et des organismes régionaux comme les
cadre des Nations Unies convenait parfaitement tant pour cette
Commissions économiques régionales des Nations Unies pour utilisation que pour les méthodes traditionnelles et qu’il était
l’Afrique (CEA) et pour l’Asie et le Pacifique (CESAP). justifié et approprié de recommander son adoption comme
base commune pour la présentation des documents du com-
En 1975, une réunion spéciale a noté que des documents ali-
merce international, que ces documents soient destinés à être
gnés sur la formule-cadre de la CEE avaient déjà été introduits produits suivant des méthodes automatisées ou des méthodes
dans de nombreux pays extérieurs à la région de la CEE, y com- traditionnelles non automatisées.
pris des pays ayant d’importants intérêts dans le commerce
mondial, tels que l’Australie, le Japon et la Nouvelle-Zélande, et NOTE - Les documents commerciaux basés sur la formule-cadre des
que l’adoption de systèmes nationaux communs, dont la Nations Unies, expédiés sous enveloppe à fenêtre, peuvent ne pas tou-
jours répondre à la totalité des critères des envois normalisés, tels que
nécessité se faisant sentir de facon urgente, avait été facilitée
définis par l’Union postale universelle. De ce fait, les objets de l’espèce,
du fait qu’une Norme internationale était disponible.
lors de leur transmission par la poste, risquent de ne pouvoir bénéficier
des tarifs et du traitement préférentiels accordés par l’administration
En 1978, le Comité pour le développement du commerce a noté
postale de certains pays de dépôt.
avec satisfaction que la formule-cadre pour les documents
commerciaux, approuvée par les experts de la CEE en 1963 et
recommandée officiellement par le groupe de travail sur la facili-
tation des procédures du commerce international en 1973, était 1 Objet et domaine d’application
largement acceptée sur le plan international, de sorte qu’il était
désormais possible et souhaitable de la désigner par I’expres- La présente Norme internationale fixe un cadre pour la présen-
tation des documents relatifs aux activités d’administration, de
sion «La formule-cadre des Nations Unies pour les documents
commerciaux». commerce, de production et de distribution qui constituent le
commerce, que ces documents soient remplis à la main, par
La présente Norme internationale est fondée sur la formule- des moyens mécaniques ou automatiques ou par reproduction.
Elle est particulièrement destinée à la création de séries ali-
cadre mentionnée ci-dessus telle qu’elle a été modifiée dans la
nouvelle version publiée par les Nations Unies en 1982. gnées de formules utilisant une matrice (ou document de base)
reproductible suivant la méthode de frappe unique de prépara-
tion des documents. Les documents préparés de cette facon
Des organisations nationales de normalisation et des organis-
mes nationaux de facilitation du commerce, dans des pays constituent des originaux et des copies au même titre que les
documents préparés suivant d’autres méthodes.
développés comme dans des pays en développement, ont émis
1
---------------------- Page: 3 ----------------------
1s0 64224985 0
Le principe essentiel à respecter lorsque l’on crée un document
2 Références
sur la base de la formule-cadre est que les éléments d’informa-
tion nécessaires pour le document et qui figurent sur la
ISO 216, Papiers d’écriture et certaines catégories d’imprimés
formule-cadre doivent être placés à l’emplacement indiqué sur
- Formats finis - Séries A et B.
cette dernière. Les éléments d’information nécessaires pour le
document mais qui ne figurent pas sur la formule-cadre doivent
I S 0 3535, Feuille-gabarit et grille d’espacements.
être placés dans I’c
UN!ECE/FAL Recommandation no 15, Marques d’expédition
Si de tels renseignements doivent être portés sur le document
normalisées. 1)
après qu’il a été initialement rempli, on peut les situer à des
emplacements correspondant à des zones de la formule-cadre
destinés à recevoir des éléments d’information inutiles pour le
3 Formule-cadre
document à créer.
La formule-cadre illustrée par l’exemple établit les principes
essentiels à suivre pour la création de la surface utile sur les
documents de commerce international. D’une facon générale,
6 Rubriques de la formule-cadre
la formule-cadre a été concue selon le principe de la présenta-
tion sous forme de (
Les rubriques énumérées ci-dessous figurent sur la formule-
placées dans une zone qui convient aux autorités postales pour
cadre. Les explications qui suivent précisent la nature des ren-
l’utilisation des enveloppes à fenêtre. La disposition des autres
seignements qui doivent être portés dans les cases correspon-
rubriques de la formule-cadre tient compte des considérations
dantes.
techniques, juridiques, commerciales, administratives et prati-
ques avancées par les différents intéressés consultés. Un
La nature du document (par exemple FACTURE) doit être indi-
«espace d’utilisation facultative», situé au bas de la formule, est
quée, en général sous forme préimprimée, dans la partie droite
destiné à répondre
...
Norme internationale
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION.MEX~YHAPO~HAR OPI-AHM3AL&lR Il0 CTAH~APTM3ALWl.ORGANISATION INTERNATIONALE DE NORMALISATION
Formule-cadre pour les documents commerciaux
Layout key for trade documents
Première édition - 1985-10-15
CDU 651.5 : 658.6 Réf. no : ISO 64224985 (F)
Descripteurs : commerce extérieur, document commercial, disposition, conception, disposition des données.
Prix basé sur 4 pages
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Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale
d’organismes nationaux de normalisation (comités membres de I’ISO). L’élaboration
des Normes internationales est confiée aux comités techniques de I’ISO. Chaque
comité membre intéressé par une étude a le droit de faire partie du comité technique
créé à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non gouverne-
mentales, en liaison avec I’ISO participent également aux travaux.
Les projets de Normes internationales adoptés par les comités techniques sont soumis
aux comités membres pour approbation, avant leur acceptation comme Normes inter-
nationales par le Conseil de I’ISO. Les Normes internationales sont approuvées confor-
mément aux procédures de I’ISO qui requièrent l’approbation de 75 % au moins des
comités membres votants.
La Norme internationale ISO 6422 a été élaborée par le comité technique ISO/TC 154,
Documents et éléments d7n forma tion dans /‘administration, le commerce et l’indus-
trie.
L’attention des utilisateurs est attirée sur le fait que toutes les Normes internationales
sont de temps en temps soumises à révision et que toute référence faite à une autre
Norme internationale dans le présent document implique qu’il s’agit, sauf indication
contraire, de la dernière édition.
0 Organisation internationale de normalisation, 1985
Imprimé en Suisse
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NORME INTERNATIONALE ISO 64224985 (F)
Formule-cadre pour les documents commerciaux
0 Introduction des normes ou des formules-cadres nationales recommandées
alignées sur la Recommandation de la CEE ainsi que des séries
En adoptant en 1963 la ((Formule-cadre de la CEE», la Commis- de documents alignés destinés à être utilisés sur le plan national
sion économique pour l’Europe des Nations Unies (CEE) parve-
pour les opérations de commerce extérieur. Des groupements
nait à un accord international sur la présentation des docu-
régionaux comme le Conseil d’assistance économique mutuelle
ments du commerce international. Depuis cette date, des docu- (CAEM) et la Commission des Communautés Européennes
ments de transport maritime, ferroviaire, routier et postal ont
(CEE) ont aligné de nombreux formulaires correspondant aux
été alignés sur la formule-cadre de la CEE par voie de recom- documents de base requis pour le commerce inter-régional.
mandations ou inclusion de dispositions dans les Conventions.
II en a été de même pour les formulaires prescrits par divers ins- Les progrès rapides accomplis dans le domaine du traitement
truments internationaux tels que des Conventions douanières,
automatique de l’information (TAI) et de la transmission de
des accords préférentiels ou concernant certains produits de l’information ont pu faire craindre que, les procédures docu-
base. mentaires évoluant pour s’adapter aux techniques nouvelles,
les différents systèmes utilisés dans les diverses parties du
En 1969, le Conseil économique et social des Nations Unies prit monde ne deviennent incompatibles entre eux et également
note d’une Recommandation de la CEE concernant l’utilisation que la formule-cadre des Nations Unies pour les documents
de la formule-cadre chaque fois que l’on crée des documents commerciaux ne puisse convenir pour l’utilisation du TAI. A la
utilisés pour le commerce international. Ceci ouvrit la voie à une
lumière de l’expérience de plusieurs pays et de plusieurs organi-
adoption internationale de la formule-cadre par des organisa- sations, il s’est avéré au contraire que le système de la formule-
tions internationales et des organismes régionaux comme les
cadre des Nations Unies convenait parfaitement tant pour cette
Commissions économiques régionales des Nations Unies pour utilisation que pour les méthodes traditionnelles et qu’il était
l’Afrique (CEA) et pour l’Asie et le Pacifique (CESAP). justifié et approprié de recommander son adoption comme
base commune pour la présentation des documents du com-
En 1975, une réunion spéciale a noté que des documents ali-
merce international, que ces documents soient destinés à être
gnés sur la formule-cadre de la CEE avaient déjà été introduits produits suivant des méthodes automatisées ou des méthodes
dans de nombreux pays extérieurs à la région de la CEE, y com- traditionnelles non automatisées.
pris des pays ayant d’importants intérêts dans le commerce
mondial, tels que l’Australie, le Japon et la Nouvelle-Zélande, et NOTE - Les documents commerciaux basés sur la formule-cadre des
que l’adoption de systèmes nationaux communs, dont la Nations Unies, expédiés sous enveloppe à fenêtre, peuvent ne pas tou-
jours répondre à la totalité des critères des envois normalisés, tels que
nécessité se faisant sentir de facon urgente, avait été facilitée
définis par l’Union postale universelle. De ce fait, les objets de l’espèce,
du fait qu’une Norme internationale était disponible.
lors de leur transmission par la poste, risquent de ne pouvoir bénéficier
des tarifs et du traitement préférentiels accordés par l’administration
En 1978, le Comité pour le développement du commerce a noté
postale de certains pays de dépôt.
avec satisfaction que la formule-cadre pour les documents
commerciaux, approuvée par les experts de la CEE en 1963 et
recommandée officiellement par le groupe de travail sur la facili-
tation des procédures du commerce international en 1973, était 1 Objet et domaine d’application
largement acceptée sur le plan international, de sorte qu’il était
désormais possible et souhaitable de la désigner par I’expres- La présente Norme internationale fixe un cadre pour la présen-
tation des documents relatifs aux activités d’administration, de
sion «La formule-cadre des Nations Unies pour les documents
commerciaux». commerce, de production et de distribution qui constituent le
commerce, que ces documents soient remplis à la main, par
La présente Norme internationale est fondée sur la formule- des moyens mécaniques ou automatiques ou par reproduction.
Elle est particulièrement destinée à la création de séries ali-
cadre mentionnée ci-dessus telle qu’elle a été modifiée dans la
nouvelle version publiée par les Nations Unies en 1982. gnées de formules utilisant une matrice (ou document de base)
reproductible suivant la méthode de frappe unique de prépara-
tion des documents. Les documents préparés de cette facon
Des organisations nationales de normalisation et des organis-
mes nationaux de facilitation du commerce, dans des pays constituent des originaux et des copies au même titre que les
documents préparés suivant d’autres méthodes.
développés comme dans des pays en développement, ont émis
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1s0 64224985 0
Le principe essentiel à respecter lorsque l’on crée un document
2 Références
sur la base de la formule-cadre est que les éléments d’informa-
tion nécessaires pour le document et qui figurent sur la
ISO 216, Papiers d’écriture et certaines catégories d’imprimés
formule-cadre doivent être placés à l’emplacement indiqué sur
- Formats finis - Séries A et B.
cette dernière. Les éléments d’information nécessaires pour le
document mais qui ne figurent pas sur la formule-cadre doivent
I S 0 3535, Feuille-gabarit et grille d’espacements.
être placés dans I’c
UN!ECE/FAL Recommandation no 15, Marques d’expédition
Si de tels renseignements doivent être portés sur le document
normalisées. 1)
après qu’il a été initialement rempli, on peut les situer à des
emplacements correspondant à des zones de la formule-cadre
destinés à recevoir des éléments d’information inutiles pour le
3 Formule-cadre
document à créer.
La formule-cadre illustrée par l’exemple établit les principes
essentiels à suivre pour la création de la surface utile sur les
documents de commerce international. D’une facon générale,
6 Rubriques de la formule-cadre
la formule-cadre a été concue selon le principe de la présenta-
tion sous forme de (
Les rubriques énumérées ci-dessous figurent sur la formule-
placées dans une zone qui convient aux autorités postales pour
cadre. Les explications qui suivent précisent la nature des ren-
l’utilisation des enveloppes à fenêtre. La disposition des autres
seignements qui doivent être portés dans les cases correspon-
rubriques de la formule-cadre tient compte des considérations
dantes.
techniques, juridiques, commerciales, administratives et prati-
ques avancées par les différents intéressés consultés. Un
La nature du document (par exemple FACTURE) doit être indi-
«espace d’utilisation facultative», situé au bas de la formule, est
quée, en général sous forme préimprimée, dans la partie droite
destiné à répondre
...
Questions, Comments and Discussion
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