IEC 82045-1:2001

Document management — Part 1: Principles and methods

This part of International Standard 82045 specifies principles and methods to define metadata for the management of documents associated with objects throughout their life cycle; This cycle generally covers a range from the conceptual idea of a document to its deletion. The established principles and methods are basic for all document management systems. This part is intended as a general basic standard in all application fields and provides the framework applicable for part 2. International Standard 82045 is primarily intended as a resource for the use in computerised systems such as Electronic Document Management Systems (EDMS) or Product Data Management Systems (PDMS) for the management, retrieval, storage and selection and archiving of documents, and as a basis for the exchange of documents. NOTE – Part 2 of International Standard 82045 provides the collection of data element types associated with an information reference model, which may be used in conjunction with the presentation of metadata on documents.

Gestion de documents — Partie 1: Principes et méthodes

La présente partie de la Norme internationale 82045 spécifie des principes et des méthodes pour définir des métadonnées de gestion des documents techniques et commerciaux associés sur l’ensemble de leur cycle de vie. Ce cycle qui couvre généralement une plage s’étendant de l’idée conceptuelle d’un document jusqu’à sa destruction. Les principes et les méthodes mis en oeuvre sont ceux de base pour tous les systèmes de gestion des documents. Cette partie est prévue pour être une norme générale de base dans tous les domaines d’application et sert de cadre applicable à la partie 2. La Norme internationale 82045 est essentiellement prévue pour constituer une ressource dans l’emploi des systèmes informatisés tels que les systèmes electroniques de gestion des documents (EDMS) ou les systèmes de gestion des données de produits (PDMS) pour la gestion, le repérage, le stockage et la sélection et l’archivage des documents et également comme une base pour l’échange des documents. NOTE La partie 2 de la Norme internationale 82045 fournit la collection de types d’éléments de données associés à un modèle d’information de référence, qui peut être utilisé en conjonction avec la présentation de métadonnées sur des documents.

General Information

• Status: Published
• Publication Date: 24-Oct-2001
• ICS: 01.110 - Technical product documentation
• Technical Committee: ISO/TC 10 - Technical product documentation
• Drafting Committee: ISO/TC 10 - Technical product documentation
• Parallel Committee: IEC/IEC/SC 3B - Documentation
• Current Stage: 9093 - International Standard confirmed
• Completion Date: 27-Jul-2021

Standards Content (Sample)

NORME CEI
INTERNATIONALE IEC
82045-1
INTERNATIONAL
Première édition
STANDARD
First edition
2001-09
Gestion de documents –
Partie 1:
Principes et méthodes
Document management –
Part 1:
Principles and methods
Numéro de référence
Reference number
CEI/IEC 82045-1:2001

---------------------- Page: 1 ----------------------
Numérotation des publications Publication numbering
Depuis le 1er janvier 1997, les publications de la CEI As from 1 January 1997 all IEC publications are
sont numérotées à partir de 60000. Ainsi, la CEI 34-1 issued with a designation in the 60000 series. For
devient la CEI 60034-1. example, IEC 34-1 is now referred to as IEC 60034-1.
Editions consolidées Consolidated editions
Les versions consolidées de certaines publications de la The IEC is now publishing consolidated versions of its
CEI incorporant les amendements sont disponibles. Par publications. For example, edition numbers 1.0, 1.1
exemple, les numéros d’édition 1.0, 1.1 et 1.2 indiquent and 1.2 refer, respectively, to the base publication,
respectivement la publication de base, la publication de the base publication incorporating amendment 1 and
base incorporant l’amendement 1, et la publication de the base publication incorporating amendments 1
base incorporant les amendements 1 et 2. and 2.
Informations supplémentaires Further information on IEC publications
sur les publications de la CEI
Le contenu technique des publications de la CEI est The technical content of IEC publications is kept
constamment revu par la CEI afin qu'il reflète l'état under constant review by the IEC, thus ensuring that
actuel de la technique. Des renseignements relatifs à the content reflects current technology. Information
cette publication, y compris sa validité, sont dispo- relating to this publication, including its validity, is
nibles dans le Catalogue des publications de la CEI available in the IEC Catalogue of publications
(voir ci-dessous) en plus des nouvelles éditions, (see below) in addition to new editions, amendments
amendements et corrigenda. Des informations sur les and corrigenda. Information on the subjects under
sujets à l’étude et l’avancement des travaux entrepris consideration and work in progress undertaken by the
par le comité d’études qui a élaboré cette publication, technical committee which has prepared this
ainsi que la liste des publications parues, sont publication, as well as the list of publications issued,
également disponibles par l’intermédiaire de: is also available from the following:
• Site web de la CEI (www.iec.ch) • IEC Web Site (www.iec.ch)
• Catalogue des publications de la CEI • Catalogue of IEC publications
Le catalogue en ligne sur le site web de la CEI The on-line catalogue on the IEC web site
(www.iec.ch/catlg-f.htm) vous permet de faire des (www.iec.ch/catlg-e.htm) enables you to search
recherches en utilisant de nombreux critères, by a variety of criteria including text searches,
comprenant des recherches textuelles, par comité technical committees and date of publication. On-
d’études ou date de publication. Des informations line information is also available on recently
en ligne sont également disponibles sur les issued publications, withdrawn and replaced
nouvelles publications, les publications rempla- publications, as well as corrigenda.
cées ou retirées, ainsi que sur les corrigenda.
• IEC Just Published
• IEC Just Published
Ce résumé des dernières publications parues
This summary of recently issued publications
(www.iec.ch/JP.htm) est aussi disponible par
(www.iec.ch/JP.htm) is also available by email.
courrier électronique. Veuillez prendre contact
Please contact the Customer Service Centre (see
avec le Service client (voir ci-dessous) pour plus
below) for further information.
d’informations.
• Service clients
• Customer Service Centre
Si vous avez des questions au sujet de cette
If you have any questions regarding this
publication ou avez besoin de renseignements
publication or need further assistance, please
supplémentaires, prenez contact avec le Service
contact the Customer Service Centre:
clients:
Email: [e-mail]
Email: [e-mail]
Tél: [phone]
Tel: [phone]
Fax: [phone]
Fax: [phone]
.

---------------------- Page: 2 ----------------------
NORME CEI
INTERNATIONALE IEC
82045-1
INTERNATIONAL
Première édition
STANDARD
First edition
2001-09
Gestion de documents –
Partie 1:
Principes et méthodes
Document management –
Part 1:
Principles and methods
 IEC 2001 Droits de reproduction réservés  Copyright - all rights reserved
Aucune partie de cette publication ne peut être reproduite ni No part of this publication may be reproduced or utilized in
utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, any form or by any means, electronic or mechanical,
électronique ou mécanique, y compris la photocopie et les including photocopying and microfilm, without permission in
microfilms, sans l'accord écrit de l'éditeur. writing from the publisher.
International Electrotechnical Commission 3, rue de Varembé Geneva, Switzerland
Telefax: [phone] e-mail: [e-mail] IEC web site http://www.iec.ch
CODE PRIX
V
PRICE CODE
Pour prix, voir catalogue en vigueur
For price, see current catalogue

---------------------- Page: 3 ----------------------
– 2 – 82045-1  CEI:2001
SOMMAIRE
AVANT-PROPOS . 4
INTRODUCTION .8
1 Domaine d’application. 12
2 Références normatives . 12
3 Définitions. 14
3.1 Généralités . 14
3.2 Termes relatifs aux documents . 16
3.3 Termes relatifs aux produits. 18
3.4 Termes relatifs au flux de travail . 18
4 Principes de gestion des documents . 20
4.1 Généralités . 20
4.2 Processus supportés par les métadonnées . 20
4.3 Concepts de documents. 20
4.4 Documents liés. . 26
4.5 Création de version de documents . 26
5 Métadonnées pour documents en relation avec leur environnement. 32
5.1 Généralités . 32
5.2 Métadonnées associées avec les objets considérés. 34
6 Métadonnées associées aux activités au cours du cycle de vie du document. 34
6.1 Généralités . 34
6.2 Phase d'initialisation . 38
6.3 Phase de préparation. 42
6.4 Phase de création. 42
6.5 Phase d'utilisation. 46
6.6 Phase de révision . 48
6.7 Phase d'archivage . 50
6.8 Phase de destruction . 52
7 Exigences de conformité. 54
Annexe A (informative) Environnement d’un système de gestion d'un document . 56
Annexe B (informative) Liste des abréviations utilisées . 64
Bibliographie . 34
Figure 1 – Document avec des métadonnées associées. 22
Figure 2 – Concept de document composé. 24
Figure 3 – Concept d’agrégation de document…………………………………………13
Figure 4 – Concept de l’assortiment de documents. 26
Figure 5 – Versions séquentiellement en vigueur contre versions simultanément en
vigueur d'un document . 30
Figure A.1 – Environnement de systèmes de gestion de documents. 56

---------------------- Page: 4 ----------------------
82045-1  IEC:2001 – 3 –
CONTENTS
FOREWORD . 5
INTRODUCTION .9
1 Scope . 13
2 Normative references. 13
3 Definitions. 15
3.1 General. 15
3.2 Document related issues. 17
3.3 Product related issues . 19
3.4 Workflow related issues . 19
4 Principles of document management. 21
4.1 General. 21
4.2 Processes supported by metadata . 21
4.3 Document concepts . 21
4.4 Linked documents. 27
4.5 Document versions . 27
5 Metadata for documents with relation to their environment. 33
5.1 General. 33
5.2 Metadata associated with the considered object(s) . 35
6 Metadata associated with activities within the life cycle of a document. 35
6.1 General. 35
6.2 Initiation phase . 39
6.3 Preparation phase . 43
6.4 Establishment phase. 43
6.5 Using phase. 47
6.6 Revision phase . 49
6.7 Archiving phase . 51
6.8 Deletion phase. 53
7 Conformance requirements . 55
Annex A (informative) Environment of a document management system . 57
Annex B (informative) List of used abbreviations . 65
Bibliography . 67
Figure 1 – Document with associated metadata. 23
Figure 2 – Concept of the compound document. 25
Figure 3 – Concept of the document aggregation . 25
Figure 4 – Concept of the document set . 27
Figure 5 – Sequentially effective versus concurrently effective document versions . 31
Figure 6 – Maturity concept . 33
Figure 7 – Activities along the life cycle of a document. 37
Figure A.1 – Environment of document management systems . 57

---------------------- Page: 5 ----------------------
– 4 – 82045-1  CEI:2001
COMMISSION ÉLECTROTECHNIQUE INTERNATIONALE
___________
GESTION DE DOCUMENTS –
Partie 1: Principes et méthodes
AVANT-PROPOS
1) La CEI (Commission Électrotechnique Internationale) est une organisation mondiale de normalisation
composée de l'ensemble des comités électrotechniques nationaux (Comités nationaux de la CEI). La CEI a
pour objet de favoriser la coopération internationale pour toutes les questions de normalisation dans les
domaines de l'électricité et de l'électronique. A cet effet, la CEI, entre autres activités, publie des Normes
internationales. Leur élaboration est confiée à des comités d'études, aux travaux desquels tout Comité national
intéressé par le sujet traité peut participer. Les organisations internationales, gouvernementales et non
gouvernementales, en liaison avec la CEI, participent également aux travaux. La CEI collabore étroitement
avec l'Organisation Internationale de Normalisation (ISO), selon des conditions fixées par accord entre les
deux organisations.
2) Les décisions ou accords officiels de la CEI concernant les questions techniques représentent, dans la mesure
du possible, un accord international sur les sujets étudiés, étant donné que les Comités nationaux intéressés
sont représentés dans chaque comité d’études.
3) Les documents produits se présentent sous la forme de recommandations internationales. Ils sont publiés
comme normes, spécifications techniques, rapports techniques ou guides et agréés comme tels par les
Comités nationaux.
4) Dans le but d'encourager l'unification internationale, les Comités nationaux de la CEI s'engagent à appliquer de
façon transparente, dans toute la mesure possible, les Normes internationales de la CEI dans leurs normes
nationales et régionales. Toute divergence entre la norme de la CEI et la norme nationale ou régionale
correspondante doit être indiquée en termes clairs dans cette dernière.
5) La CEI n’a fixé aucune procédure concernant le marquage comme indication d’approbation et sa responsabilité
n’est pas engagée quand un matériel est déclaré conforme à l’une de ses normes.
6) L’attention est attirée sur le fait que certains des éléments de la présente Norme internationale peuvent faire
l’objet de droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. La CEI ne saurait être tenue pour
responsable de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et de ne pas avoir signalé leur existence
La Norme internationale CEI 82045-1 a été préparée par le sous-comité 3B: Documentation,
du comité d'études 3 de la CEI: Structures d'information, documentation et symboles
graphiques, en coopération avec le sous-comité de l'ISO SC 1: Conventions de base, et SC 8:
Documentation de construction, du comité technique 10 de l’ISO: Documentation technique
de produits.
Le texte de cette norme est issu des documents suivants:
FDIS Rapport de vote
3B/327/FDIS 3B/343/RVD
Le rapport de vote indiqué dans le tableau ci-dessus donne toute information sur le vote ayant
abouti à l'approbation de cette norme.
Les annexes A et B sont données uniquement à titre d’information.
Afin de regrouper toutes les exigences relatives aux métadonnées dans des documents inclus
dans une même série numérique, le comité technique 10 de l’ISO, et le sous-comité 3B du
comité d’études 3 de la CEI se sont entendus pour que l’ensemble des parties de cette Norme
internationale soient publiées au sein de la série 82045.

---------------------- Page: 6 ----------------------
82045-1  IEC:2001 – 5 –
INTERNATIONAL ELECTROTECHNICAL COMMISSION
___________
DOCUMENT MANAGEMENT –
Part 1: Principles and methods
FOREWORD
1) The IEC (International Electrotechnical Commission) is a worldwide organization for standardization comprising
all national electrotechnical committees (IEC National Committees). The object of the IEC is to promote
international co-operation on all questions concerning standardization in the electrical and electronic fields. To
this end and in addition to other activities, the IEC publishes International Standards. Their preparation is
entrusted to technical committees; any IEC National Committee interested in the subject dealt with may
participate in this preparatory work. International, governmental and non-governmental organizations liaising
with the IEC also participate in this preparation. The IEC collaborates closely with the International
Organization for Standardization (ISO) in accordance with conditions determined by agreement between the
two organizations.
2) The formal decisions or agreements of the IEC on technical matters express, as nearly as possible, an
international consensus of opinion on the relevant subjects since each technical committee has representation
from all interested National Committees.
3) The documents produced have the form of recommendations for international use and are published in the form
of standards, technical specifications, technical reports or guides and they are accepted by the National
Committees in that sense.
4) In order to promote international unification, IEC National Committees undertake to apply IEC International
Standards transparently to the maximum extent possible in their national and regional standards. Any
divergence between the IEC Standard and the corresponding national or regional standard shall be clearly
indicated in the latter.
5) The IEC provides no marking procedure to indicate its approval and cannot be rendered responsible for any
equipment declared to be in conformity with one of its standards.
6) Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this International Standard may be the subject
of patent rights. The IEC shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights.
International Standard IEC 82045-1 has been prepared by subcommittee 3B: Documentation,
of IEC technical committee 3: Information structures, documentation and graphical symbols, in
co-operation with ISO subcommittees SC 1: Basic conventions, SC 8: Construction
documentation, of ISO technical committee 10: Technical product documentation.
The text of this standard is based on the following documents:
FDIS Report on voting
3B/327/FDIS 3B/343/RVD
Full information on the voting for the approval of this part of this standard can be found in the
reports on voting indicated in the above table.
Annexes A and B are for information only.
In order to collect all requirements concerning the metadata on documents within one
numerical series, ISO technical committee 10 and subcommittee 3B of IEC technical
committee 3 agreed to publish all parts of this International Standard within the 82045 series.

---------------------- Page: 7 ----------------------
– 6 – 82045-1  CEI:2001
La Norme internationale 82045 comporte les parties suivantes sous le titre général Gestion
de documents:
Partie 1: 2001 Principes et méthodes (publiée par la CEI)
Partie 2 Collection de référence de métadonnées et modèles de référence
1
(publiée par la CEI)
Des parties complémentaires particularisées aux prescriptions des champs d’application
individuels sont à l'étude et pourraient être préparées soit par l'ISO soit par la CEI.
Cette publication a été préparée conformément aux Directives ISO/CEI, Partie 3.
Le comité a décidé que le contenu de cette publication ne sera pas modifié avant 2006.
A cette date, la publication sera
reconduite;
supprimée;
remplacée par une édition révisée, ou
amendée.
———————
1
A publier.

---------------------- Page: 8 ----------------------
82045-1  IEC:2001 – 7 –
International Standard 82045 consists of the following parts under the general title Document
Management:
Part 1: 2001 Principles and methods (published by IEC)
1
Part 2 Reference collection of metadata and reference models (published by IEC)
Further parts specific to individual application field requirements are under consideration and
should be prepared either by ISO or by IEC.
This publication has been drafted in accordance with the ISO/IEC Directives, Part 3.
The committee has decided that the contents of this publication will remain unchanged until
2006. At this date, the publication will be
• reconfirmed;
• withdrawn;
• replaced by a revised edition, or
• amended.
———————
1
 In preparation

---------------------- Page: 9 ----------------------
– 8 – 82045-1  CEI:2001
INTRODUCTION
Au cours des dernières décades, l’industrie a connu une transition profonde dans les
domaines de la création et de l’échange d’informations où l’on est passé de techniques
manuelles aux techniques assistées par ordinateurs. Cependant, les techniques manuelles et
les normes de gestion de la documentation n’ont pas connu d’évolution équivalente. La
situation fait que les méthodes manuelles, et la documentation de qualité qui va avec, pour la
coopération et la coordination dans la conception – un système de traitement de l’assurance
qualité répandu dans l’industrie – sont en train d’être remplacées par des procédures
spécifiques aux projets et aux firmes. Avec comme conséquence que, bien que chaque acteur
individuel fasse tout son possible pour assurer la qualité de ses propres produits et services,
le processus peut ne pas aboutir à une qualité globale du produit et du processus.
L’information, les interfaces et la mise en réseau deviennent des facteurs clés pour l’industrie.
D’un autre côté, les technologies electroniques de gestion des documents sont bien adaptées
à la manipulation d’un grand nombre de documents dans les domaines de l’ingénierie, de la
fabrication, de la mise en œuvre et dans les processus de maintenance, avec les méta-
données associées. Les réductions de coûts et les améliorations de qualité constituent des
stimulants directs.
Les bénéfices potentiels incluent
– une recherche efficace et l'extraction de documents spécifiques;
– une répercussion des changements rapide et directe;
– des procédures automatiques pour les flux de travail;
– la fourniture de collections de documents relatives à l'information associée;
– une charge administrative réduite grâce à l’intégration de la production et de la gestion de
documents;
– une recherche du savoir-faire issu de projets précédents et des ressources communes de
l’industrie;
– un soutien à l’échange et au partage des données;
– un soutien à l’ingénierie concertée.
Puisque la gestion des documents est par nature un instrument d’échange d’informations, le
besoin de normalisation est évident.
Le comité technique 10 de l’ISO et le sous-comité 3B de la CEI ont identifié les métadonnées
pour les documents techniques comme constituant un champ d’action dans lequel toutes les
disciplines industrielles tireront un bénéfice immédiat de la normalisation et où il n’existe pas
de normes consultables.
Le Bureau de la Gestion Technique de l’ISO et le Comité d’Action de la CEI ont décidé qu’une
de ces organisations doit assumer la responsabilité de chaque partie de cette série. Les
comités d’études impliqués ont accepté de ne pas modifier de partie de la Norme
internationale 82045 sans accord mutuel.
Cette norme définit le concept de document qui recouvre non seulement les documents
traditionnels sur support papier mais aussi, plus généralement, l’information stockée sur
ordinateur qui est identifiée, structurée, traitée, contrôlée et échangée/communiquée en tant
qu’unité (conteneur fermé d’information). Elle traite d'ensembles fixes d'informations avec les
métadonnées associées et des présentations multiples de ces ensembles d'informations.

---------------------- Page: 10 ----------------------
82045-1  IEC:2001 – 9 –
INTRODUCTION
During the last decades, industry has undergone a thorough transition from manual practice
to computer support for the creation and exchange of information. However, the manual
practices and standards for handling documentation have not undergone a corresponding
process. The situation is that the well-documented manual methods for design co-operation
and co-ordination – a system for process quality assurance common to the industry – is being
replaced by procedures specific to projects and companies. The result is that, although every
single actor strives to assure the quality of his own products and services, the process may
fail in achieving overall product and process quality. The information, interfaces and
networking become industry key factors.
On the other hand, electronic document management technologies are well-suited to handle
large amounts of documents occurring in engineering, manufacturing, operation and
maintenance processes, together with the connected metadata. Cost reductions and quality
improvements are immediate incentives.
The potential benefits include
– efficient search and retrieval of specific documents;
– quick and direct propagation of changes;
– automatic workflow procedures;
– providing document collections about related information;
– reduced administration through integration of document production and management;
– retrieval of knowledge from previous projects and common industry sources;
– supporting the exchange and sharing of data;
– supporting collaborative engineering.
As document management by nature is an instrument for the exchange of information, the
need for standardisation is evident.
ISO TC 10 and IEC SC 3B have identified metadata for technical documents as being a field
where all industry disciplines immediately will benefit from standardisation, and where no
standards are available.
The Technical Management Board of ISO and the Committee of Action of IEC have decided
that, for each part of this series, one organization shall be responsible. The technical
committees involved have agreed not to change any part of International Standard 82045
without mutual agreement.
This standard defines the document concept covering not only traditional paper-based
documents, but also, more generally, computer-based information that is identified,
structured, processed, controlled and interchanged/communicated as a unit (a closed
container of information). It deals with fixed sets of information with associated metadata and
with multiple presentations of these sets of information.

---------------------- Page: 11 ----------------------
– 10 – 82045-1  CEI:2001
Elle introduit le concept de maturité dans les systèmes de gestion de documents lequel
concept autorise une approche par objectif vis-à-vis de l’ingénierie concertée. Cette norme
couvre également les systèmes de gestion de documents soutenant l’ingénierie séquentielle.
Les données de gestion sont des données sur le contenu d’un document, nécessaires à leur
gestion au sein d’un système électronique de gestion de documents (en abrégé EDMS) ou
d’un système de gestion des données de produits (en abrégé PDMS) ou de tout autre
système approprié.

---------------------- Page: 12 ----------------------
82045-1  IEC:2001 – 11 –
It introduces the concept of maturity in document management systems, allowing a purpose-
driven approach for concurrent and collaborative engineering. This standard covers also the
document management systems using sequential engineering.
Management data are data about the content of a document, necessary to manage it in an
Electronic Document Management System (EDMS) or Product Data Management System
(PDMS) or any other relevant system.

---------------------- Page: 13 ----------------------
– 12
...