Information and documentation — Guidelines for the content, organization and presentation of indexes

Gives guidelines for the content, arrangement and presentation of indexes to books, periodicals, reports, patent documents and other written documents, also to non-print materials, such as electronic documents, films, sound and video recordings.

Information et documentation — Principes directeurs pour l'élaboration, la structure et la présentation des index

La présente Norme internationale présente les principes directeurs pour l'élaboration, la structure et la présentation des index. La présente Norme internationale s'applique aux index de livres (y compris d'oeuvres de fiction), de périodiques, de rapports, de brevets et de tout autre document écrit ou imprimé, ainsi qu'aux index de «non-livres» tels que les documents électroniques, les films, les enregistrements sonores, les enregistrements vidéo, les documents iconographiques, les cartes et les objets à trois dimensions. La présente Norme internationale présente les principes et les pratiques généraux de la création d'index, et non pas les techniques précises qui varient selon le sujet du document et selon les utilisateurs auxquels l'index est destiné. C'est pourquoi les exemples donnés, ponctuation comprise, le sont à titre indicatif et non pas normatif. La présente Norme internationale traite du choix, de la forme et de l'organisation des points d'accès de différents niveaux utilisés dans les entrées d'index une fois que les concepts représentant le contenu du document à indexer ont été déterminés. (Pour l'analyse des documents et le choix des termes d'indexation, voir ISO 5963. Pour l'élaboration d'un thésaurus monolingue pouvant aider au choix des termes d'indexation, voir ISO 2788.) Bien que la présente Norme internationale ne donne aucune recommandation sur l'indexation auto 737matique en tant que telle, elle s'applique à la préparation de tous les types d'index, qu'ils soient produits manuellement ou par ordinateur, et qu'ils soient élaborés par un indexeur ou par une équipe d'indexeurs. Elle ne traite ni de l'extraction automatique de mots du texte pour générer des index, par exemple les index KWIC (Keyword in Context), ni des systèmes particuliers d'indexation tels que PRECIS, l'indexation en arbre, la réalisation d'index de citations ou les techniques d'indexation post-coordonnée, bien que les recommandations qu'elle donne puissent s'appl

Informatika in dokumentacija – Smernice za vsebino, urejanje in predstavljanje indeksov

General Information

Status
Published
Publication Date
13-Nov-1996
Current Stage
9093 - International Standard confirmed
Start Date
03-Oct-2008
Completion Date
30-Sep-2020

RELATIONS

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ISO 999:1996 - Information and documentation -- Guidelines for the content, organization and presentation of indexes
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Standards Content (sample)

INTERNATIONAL ISO
STANDARD 999
Second edition
1996-1 l-l 5
Information and documentation -
Guidelines for the content, Organkation
and presentation of indexes
Information et documentation - Principes directeurs pour Maboration, Ia
structure et Ia prhentation des index
Reference number
ISO 999:1996(E)
---------------------- Page: 1 ----------------------
ISO 999:1996(E)
Page
Contents

1 Scope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2 Normative references

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3 Definitions

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

4 Function of an index

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5 Types of index

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

5.1 Subject indexes

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

5.2 Author indexes

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

5.3 Name indexes

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

5.4 Geographit indexes

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

5.5 Title indexes

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

5.6 Number and code indexes

6 Quality control .............................................................................

6.1 Quality of indexes .....................................................................

6.2 Length and detail of indexes ....................................................

Consistency in indexing ............................................................

6.3
....... 6
Relations between the indexer and author/pubIisher/user
6.4

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7 Content and general organization

General content and construction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.1
Concepts: representation in headings and subheadings..........
7.2
Proper names and titles of documents: choice and form of
7.3

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

headings

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

7.4 Locators
. . .. “................................................................. 21
7.5 Cross-references
0 ISO 1996

All rights reserved. Unless otherwise specified, no part of this publication may be

reproduced or utilized in any form or by any means, electronie or mechanical, including

photocopying and microfilm, without Permission in writing from the publisher.
International Organization for Standardization
Case Postale 56 l CH-l 211 Geneve 20 l Switzerland
Printed in Switzerland
---------------------- Page: 2 ----------------------
ISO 999:1996(E)
@ ISO

Arrangement of entries in indexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

................................................. 25
Basic Order of filing characters
81 .
............. 26
Word-by-word versus letter-by-letter alphabetization..
8.2
......................................................
8.3 Alphanumeric arrangement
................................................................
8.4 Filing index headings
........................ 27 ^
8.5 Index headings beginning with the same term
....................................................................
8.6 Filing subheadings
.......................... 28
8.7 Filing entries which include Cross-references
...................................................
9 Presentation of printed indexes
.........................
91 . Preparation of index copy for final processing
......................................................................
9.2 Introductory note
...............................................
9.3 Presentation of published index

9.4 Search aids . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.5 Set-out (indented) style versus run-on (Paragraph) style for

layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Annex

A Bibliography . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . .
Ill
---------------------- Page: 3 ----------------------
ISO 999: 1996(E) 0 ISO
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide
federation of national Standards bodies (ISO member bodies). The work of
preparing International Standards is normally carried out through ISO
technical committees. Esch member body interested in a subject for
which a technical committee has been established has the right to be
represented on that committee. International organizations, governmental
and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO
collaborates closely with the International Electrotechnical Commission
(IEC) on all matters of electrotechnical standardization.
Draft International Standards adopted by the technical committees are
circulated to the member bodies for voting. Publication as an International
Standard requires approval by at least 75 % of the member bodies casting
a vote.
International Standard ISO 999 was prepared by Technical Committee
ISOnC 46, Information and documentation, Subcommittee SC 9,
Presen ta tion, iden tifica tion and descrip tion of documen ts.
This second edition cancels and replaces the first edition (ISO 999:1975). lt
updates, clarifies and exemplifies the basic indexing methods
recommended in the 1975 edition entitled Index of a publication. This
edition expands the seven sections of the first edition to eight, provides
more detailed guidance on the organization of indexes and includes
examples. New sections are included on quality control, arrangement of
entries in indexes and presentation of indexes.
Annex A of this International Standard is for information only.
---------------------- Page: 4 ----------------------
INTERNATIONAL STANDARD @ ISO ISO 999:1996(E)
-- Guidelines for the content, organization and
Information and documentation
presentation of indexes
1 Scope

This International Standard offers guidelines for the content, organization and presentation of

indexes.

This International Standard applies to indexes to books (including works of fiction), periodicals,

reports, patent documents, and other written or printed documents, and also to non-print

materials, such as electronie documents, films, Sound recordings, Video recordings, graphic

materials, maps, and three-dimensional obj ects.

This International Standard is concemed with basic indexing principles and practice rather than

with the detailed procedures of indexing that vary according to type of matter indexed and the

users for whom the index is intended. Therefore the examples given, including punctuation, are

illustrative and not prescriptive.

This International Standard covers the choice, form and arrangement of headings and

subheadings used in index entries once the subjects to be indexed have been determined. (For the

examination of documents and the selection of subjects for indexing, see ISO 5963. For the

compilation of a monolingual thesaurus that may assist in the selection of index terms, see ISO

2788.)

Although this International Standard does not give any guidance on computerized index

generation as such, it is relevant to the preparation of all types of index, regardless of whether

they are produced manually or by computer-assisted methods, and whether compiled by one

indexer or by a team of indexers. It does not cover the mechanized extraction of text words to

generate indexes, e.g. KWIC (Keyword in Context), nor does it cover special Systems of indexing

such as PRECIS, chain indexing, citation indexing or the techniques of post-coordinate indexing,

although its recommendations may be relevant to any of these Systems.

It does not make recommendations for the compilation of catalogues for libraries or museums.

2 Normative references

The following Standards contain provisions which, through reference in this text, constitute

provisions of this International Standard. At the time of publication, the editions indicated were

valid. All Standards are subject to revision, and Parties to agreements based on this International

Standard are encouraged to investigate the possibility of applying the most recent editions of the

Standards indicated below. Members of IEC and ISO maintain registers of currently valid

International Standards.

ISO 2788: 1986, Documentation -- Guidelines for the establishment and development of

monolingual thesauri.

ISO 5 127-1: 1983, Documentation and information -- Vocabulary -- Part 1: Basic concepts.

---------------------- Page: 5 ----------------------
@ ISO
ISO 999: 1996(E)
-- Part 6: Documentary
5 127-6: 1983, Documentation and information -- Vocabulary
ISO
languages.
-- Part 3a): Acquisition,
ISO 5 127-3A: 198 1, Information and documentation -- Vocabulary
identijication, and analysis of documents and data.
-- Methods for examining documents, determining their subjects,
ISO 5963: 1985, Documentation
and selecting indexing terms.
ISO 7154: 1983, Documentation -- Bibliographicjilingprinciples.
3 Definitions

For the purposes of this International Standard, the definitions given in ISO 5 127-1, ISO 5 127.

3A and ISO 5 127-6 apply together with the following.

31 . authority file: List or file of headings to be used in an index, e.g. forms of proper names,

subj ect headings.

NOTE 1 - Such pre-established lists are used in particular to coordinate the indexing of collections.

. collection: Group of documents to the contents of which reference is made or expected

to be made in an index, e.g. those documents scanned by an indexing Service; a database

of abstracts.
NOTE 2 - Both collection and index may be intended to expand indefmitely.
Cross-reference: Direction from one heading or subheading to another.
33 .
Any item that presents information, including machine-readable records,
34 . document:
print and non-print media.
microforms,
Alphabetically or otherwise ordered arrangement of entries, different from the
35 . index:
enabl e users to locate
Order of the document or collection indexed, designed to
information in a document or specifk documents in a collection.
Single record in an index; it consists of a heading; a quallfier or scope note
36 . index entry:

if required; subheading(s) if required; and either locator(s) or Cross-reference(s) or both.

37 . index heading: Term Chosen to represent in the index an item or concept in a document.

NOTE 3 - The index heading is used alone, or related or modifling terms may be subsumed under it.

38 0 index subheading: Heading that is subsumed under a heading to indicate a subordinate

or modifying relationship.
NOTE 4 - A subheading may have one or more sub-subheadings.
---------------------- Page: 6 ----------------------
@ ISO ISO 999:1996(E)

39 . locator: Indication, following a heading or subheading, of that part of a document, or

that item in a collection, to which the heading or subheading refers.

3.10 qualifier: Term, added to a heading, but separated from it by punctuation (preferably

parentheses), in Order to distinguish the heading from homographs in the same index.

NOTE 5 - The qualifier forms part of the heading.

scope note: Explanation added to a heading to clarify the range of the subject matter

3.11
encompassed or the usage of the heading within the index.
NOTE 6 - The scope note does not form part of the heading.

“sec also” Cross-reference: Directionfiom a heading or subheading that is followed by

3.12

one or more locators, to one or more other headings or subheadings under which related

information will be found.
Cross-reference: Direction J;om a heading or subheading not followed by
3.13 “sec”
other headings or subheadings under which information will be
locators, to one or more
found.
3.14 term: Word, Phrase or Symbol used to denote a concept.
4 Function of an index

The function of an index is to provide the user with an efficient means of tracing information.

The indexer should therefore:
a) identify and locate relevant information within the material being indexed;

b) discriminate between information on a subject and passing mention of a subject;

c) exclude passing mention of subjects that offer nothing significant to the potential User;

d) analyse concepts treated in the document so as to produce a series of headings;

e) ensure that the terms used in the index are appropriate to the users of the index, so that they

will:

1) quickly establish the presence or absence of information on a specific subject in an

unfamiliar work;

2) quickly retrieve information on a remembered item in a known or partially known work;

3) quickly identifl appropriate documents in a collection.
f) indicate relationships between concepts;

g) group together information on subjects scattered by the arrangement of the document or

collection;

h) synthesize headings and subheadings into entries; this Synthesis may already be established in

an authority file;
---------------------- Page: 7 ----------------------
0 ISO
ISO 999: 1996(E)

i) direct users seeking information under terms not Chosen for index headings to terms that have

been Chosen as index headings, by means of “See” Cross-references;
j) arrange entries into a systematic and helpful Order.
5 Types of index
Indexes may be produced with the indexed documents, or separately.

Indexes may include entries for a variety of categories including names (personal, corporate,

geographic), technical terms, subjects, titles of works, first lines of Poems, quotations,

abbreviations, acronyms, numbers, dates, etc.

General indexes combine entries in all or any of the above categories in a Single sequence.

When appropriate for the document or collection to be indexed, separate sequences may be used

for entries of different types. The most common of these are differentiated in 5.1 to 5.6 (see also

7.1.4).
51 . Subject indexes

Subject indexes provide access to the contents of documents by subject matter. The subject

headings are arranged in alphabetical or other systematic Order.
52 . Author indexes
Author indexes may
provide access to information on documents cited by the author ’s name in the
indexed document; or
list documents distinguished by author ’s name in the indexed collection.
Author indexes may include personal or corporate authors.
53 . Name indexes
Name indexes provide access to names contained in documents, whether of persons,

organizations or other animate or inanimate objects which are identified by a proper name, e.g.,

Red Rum (racehorse), Macrex (Computer program). Such names may be combined in a Single

index.
54 . Geographit indexes

Geographit indexes provide access to information or documents through the names of

geographic locations. These locations may be very broad, such as continents or countries, or very

specific, such as cities and towns, or specific buildings within a town.
55 . Title indexes

Title indexes provide access to documents or document citations by displaying in one sequence

the titles of the documents.
---------------------- Page: 8 ----------------------
0 ISO ISO 999: 1996(E)
56 . Number and Code indexes

Number and code indexes provide access to information or documents by numerical designation,

e.g. by patent number, ISBN, date of creation or publication (or both).
Quality control
61 . Quality of indexes

An effective index meets the needs of those seeking information contained in the documents

indexed (see 7.1).

Entries should allow for the different approaches likely to be made by the user (e.g. a novel or a

play discussed in the document should be entered under both author and title).

The indexer should be impartial and objective both in selecting subject matter and in choosing

terminology (see ISO 2788 and ISO 5963).

The indexer ’s knowledge of the principles of indexing, gained through study and experience,

determines the quality of the index. Other important facto& include the indexer ’s knowledge of

the language and subject matter of the document and the quality of indexing tools used, e.g.

controlled indexing languages (see ISO 2788).
62 . Length and detail of indexes

The index should be sufficiently detailed to meet the expected needs of the User, given the

amount of detail in, and the number of subjects covered by, the indexed documents. Factors

affecting the length of an index include:
the Character and purpose of the documents indexed, for example, technical or
academic material is likely to require more detailed treatment than popular
material;

the purpose of the indexing, for example, a specific audience may be interested in

only one aspect of complex documents. Where there is a particular slant to the

indexing, this should be clearly indicated in an introductory note, in the title or

elsewhere.

If the indexer ’s professional judgment of the detail of indexing required leads to the creation of a

longer index than the publisher considers economic, changes in presentation or typography are

preferable to reducing the number of entries in the index.

It will be helpful if the indexer tan estimate the number and extent of entries at an early Stage, so

that presentation tan be discussed in good time (see 6.4).
63 . Consistency in indexing
The detail, style and layout of an index should be consistent.

The index should be constructed according to a logical, balanced, consistent and easily

recognizable Pattern. Consistency is relevant to amount of detail given, use of terminology,

subdivision, inversion, Cross-references, locators and general style and layout.
Consistency is more likely to be achieved if
indexing policies and authority files are established and followed;
---------------------- Page: 9 ----------------------
ISO 999:1996(E) @ ISO

reliable indexing resources are used, e.g. dictionaries, controlled vocabularies,

consultations with experts;
indexing decisions are systematically recorded;
work on the same index done by two or more indexers is carefully coordinated.

Careful checking, editing and proof-reading of the index is essential to ensure consistent use of

accuracy in Cross-references,
headings and subheadings, locators, alphabetical or other

arrangement, proper use of punctuation and spacing, and (where appropriate) replacement of

Cross-references by additional entries (see 7.5).
64 . Relations between the indexer and author/publisher/user

The quality and consistency of an index will be enhanced if the indexer tan discuss the document

with the author, knows the publisher ’s requirements, and fully understands the likely

requirements of the potential users of the index. This information will help indexers to make

correct decisions on the choice of entries, inclusions in or exclusions from the index, and the

need for special indexes (see also 6.1 and 7.1.4).

If there are conflicts between the interests of, for example, authors, publishers, database

managers and indexers on such matters as tost, time scale, layout, length, etc., the expected need

of the user for an effective guide to information in the document should be the deciding factor

(see also 6.2).
6.4.1 Briefing indexers

Publishers should inform indexers in advance of any special conventions or requirements, for

example, whether there shall be a comma between headings and locators (but see 7.4.5), whether

there is a preferred number of pages for the index, whether there are any particular restrictions in

the typesetting System being used. Indexers should not be burdened with unnecessary constraints,

but they should be given sufficient information and guidance to complete the work satisfactorily.

6.4.2 Documents for indexing
Indexers should have access to
complete documents, for example, the entire text including captions and non-tex
materials such as illustrations, maps, tables and Charts;
documents in their final form, for example, marked page proofs incorporating al
changes to the text and pagination.

The indexer should notify the publisher of possible errors or inconsistencies in documents.

6.4.3 Final checking (proof-reading)

The publisher should give the indexer an opportunity to check the proofs of a printed index

before publication.
6.4.4 Naming of indexers
Publishers should offer indexers the opportunity to be named in the document.
---------------------- Page: 10 ----------------------
7 Content and general organization
71 . General content and construction
7.1.1 Coverage

Indexes should normally cover all matter in the documents. Significant exclusions should be

brought to the user ’s attention in an introductory note (see 9.2).
matter normally indexed includes introductions, notes,
In the case of printed documents,
addenda, illustrations and appendixes.

Title pages, dedications, tables of contents, synopses or abstracts at the beginning of articles or

chapters, advertising, and similar items, are not normally indexed, though they should be

examined for material to be included in the index.
7.1.2 Implicit and additional information indexed

Indexes may supply information implicit (but not given) in documents, for example, full names,

identifying dates, names of chemicals, since this information tan be especially helpful to the

User.
7.1.3 Introductory note

Where necessary, an introductory note explaining its design and construction should be supplied

at the beginning of the index, or series of indexes (see 9.2).
7.1.4 Single and multiple indexes

A Single index to the contents of a Single document is preferable to a series of indexes. Indexes to

collections may be general (Single) or specific, such as those listed in clause 5.

The following circumstances may influence the decision as to whether to provide more than one

index:

a particular interest in specific Parts of documents, e.g. advertisements or reviews;

a particular interest in specific items in the material indexed, e.g. authors or cited

legal cases;
difficulty in assimilating non-verbal headings, e.g. patent numbers or Chemical
formulae, into a primarily verbal list.

The title of each index should clearly indicate its contents and function(s) (see also 9.3.3).

Concepts: representation in headings and subheadings
72 .
7.2.1 Choice of headings
7.2.1.1 Choice of concepts

The choice of concepts to be included in indexes depends on the expected needs of the user and

the nature of the documents indexed [see 4c) to 4f) and 6.21. Headings should be as specific as

necessary to assist the User.
---------------------- Page: 11 ----------------------
0 ISO
ISO 999:1996(E)
The purpose of the document will influence the expression of the heading.

For example, in an index to a work on human resources management, a discussion of economic

theories of labour might be indexed as such: the heading would begin “economic theories . ..”

because that is the specific subject of that part of the document. “Labour: economic theories”

would not be useful, as labour is the subject of the whole work. Conversely, in a work on

economics, “labour” would correctly introduce the entry (see also 7.2.3.4).
7.2.1.2 Terminology

Headings should be Chosen from the terminology employed in the document, especially in the

case of Single document indexing; or, in the case of collection indexing, from an authority file.

7.2.1.3 Synonyms, linked terms and homographs
7.2.1.3.1 Synonyms

One term should be used consistently to represent the same concept. If there are Synonyms for the

term Chosen as the heading, “See” Cross-references should be made from the alternative terms.

When indexing collections or documents of multiple authorship, particular care is needed to

collect under one heading all references to a concept for which different authors have used

different terms, for example, either philately or stamp-collecting.

Variant spellings and abbreviations should be treated in the same way as Synonyms.

EXAMPLES
aesthetics or esthetics
1 use either:
use either: DNA or deoxyribonucleic acid
fantasme or phantasme
3 use either:

If non-current or idiosyncratic terminology from the document is used in the index, it should be

qualified by the addition of the term in current use, with a “See” Cross-reference from that term

(see 7.5).
EXAMPLES
1 consumption (tuberculosis of the lungs)
tuberculosis of the lungs see consumption (tuberculosis of the lungs)
2 globule blanc voir leucocyte (globule blanc)
leucocyte (globule blanc)
7.2.1.3.2 Linked terms

Linked terms such as antonyms that cannot be treated without reference to each other should be

entered as a Single heading containing both terms. A Cross-reference should be made from the

second of the linked terms to the whole Phrase.
EXAMPLES
1 evil see good and evil
good and evil
---------------------- Page: 12 ----------------------
awards see honours and awards
honours and awards
decadence voir grandeur et decadence
grandeur et decadence
7.2.1.3.3 Homographs
Homographs should be distinguished by the addition of a qualifier.
EXAMPLES
1 Geschichte (historische Entwicklung)
Geschichte (Literatur)
2 grue (machine de levage)
grue (oiseau)
races (ethnology)
races (Sport)
7.2.2 Form of headings and subheadings
7.2.2.1 Headings

Headings should represent concepts found in the document. Their presentation in the index

should conform to common usage in the language and terminology of the document, or of users

for whom the index is intended. In general, headings should consist of nouns, modified, if

required, by adjectives or by other nouns or Verbs used attributively.
EXAMPLES
arc a souder
artificial flowers
cutting tools
droit international prive
education
roman policier
7.2.2.2 Singular and Plural forms

If a term Chosen as a heading appears in the document in both the Singular and Plural form, one

form only should be used in the index, except when the two forms have different meanings.

The choice of the Singular or Plural form of a word as a heading depends on the language of the

index.

For example, in French and German the Singular form is generally preferred, while in English the

Plural form should generally be used for terms denoting discrete objects (countables) and the

Singular form should be used for non-countables, i.e. the Plural should be used when the question

as to quantity asks “How many?”
and the Singular when the question as to quantity asks “How
much? “.
---------------------- Page: 13 ----------------------
ISO 999:1996(E)
EXAMPLES
FRENCH GERMAN
ENGLISH
non-countables
liberte Freiheit
1 freedom
air Luft
2 air
countables
animal Tier
3 animals
Uhr
4 watches montre

If the Singular and Plural forms have different meanings, both forms may be used in the index.

EXAMPLES
1 building (process)
buildings
2 echec
echecs (jeu)
Geschichte (historische Entwicklung)
Geschichten
7.2.2.3 Orthography

The spelling conventions of the text or authority file should be carefully observed in the index,

or “color” (but see 7.2.1.3 for documents of multiple
for example, the use of “colour”
authorship).

Unless the orthography of the language of the document, for example German, requires

otherwise, headings other than proper names should begin with a lower-case letter since the user

tan lose both information and time if all headings begin with an upper-case letter.

7.2.2.4 Terms consisting of more than one word

Terms consisting of more than one word that exist in common usage should be used as headings

without inverting or subsurning.

When necessary, Cross-references from, or additional entries for, the word or words following the

first one should be made.
EXAMPLE
balance sheet
balance, trade see trade balance
trade balance
rather than
---------------------- Page: 14 ----------------------
balance
sheet
trade
It may, howev
...

SLOVENSKI STANDARD
SIST ISO 999:2003
01-november-2003
Informatika in dokumentacija – Smernice za vsebino, urejanje in predstavljanje
indeksov
Information and documentation -- Guidelines for the content, organization and
presentation of indexes

Information et documentation -- Principes directeurs pour l'élaboration, la structure et la

présentation des index
Ta slovenski standard je istoveten z: ISO 999:1996
ICS:
01.140.40 Založništvo Publishing
SIST ISO 999:2003 en

2003-01.Slovenski inštitut za standardizacijo. Razmnoževanje celote ali delov tega standarda ni dovoljeno.

---------------------- Page: 1 ----------------------
SIST ISO 999:2003
---------------------- Page: 2 ----------------------
SIST ISO 999:2003
INTERNATIONAL ISO
STANDARD 999
Second edition
1996-1 l-l 5
Information and documentation -
Guidelines for the content, Organkation
and presentation of indexes
Information et documentation - Principes directeurs pour Maboration, Ia
structure et Ia prhentation des index
Reference number
ISO 999:1996(E)
---------------------- Page: 3 ----------------------
SIST ISO 999:2003
ISO 999:1996(E)
Page
Contents

1 Scope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2 Normative references

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3 Definitions

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

4 Function of an index

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5 Types of index

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

5.1 Subject indexes

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

5.2 Author indexes

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

5.3 Name indexes

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

5.4 Geographit indexes

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

5.5 Title indexes

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

5.6 Number and code indexes

6 Quality control .............................................................................

6.1 Quality of indexes .....................................................................

6.2 Length and detail of indexes ....................................................

Consistency in indexing ............................................................

6.3
....... 6
Relations between the indexer and author/pubIisher/user
6.4

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7 Content and general organization

General content and construction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.1
Concepts: representation in headings and subheadings..........
7.2
Proper names and titles of documents: choice and form of
7.3

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

headings

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

7.4 Locators
. . .. “................................................................. 21
7.5 Cross-references
0 ISO 1996

All rights reserved. Unless otherwise specified, no part of this publication may be

reproduced or utilized in any form or by any means, electronie or mechanical, including

photocopying and microfilm, without Permission in writing from the publisher.
International Organization for Standardization
Case Postale 56 l CH-l 211 Geneve 20 l Switzerland
Printed in Switzerland
---------------------- Page: 4 ----------------------
SIST ISO 999:2003
ISO 999:1996(E)
@ ISO

Arrangement of entries in indexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

................................................. 25
Basic Order of filing characters
81 .
............. 26
Word-by-word versus letter-by-letter alphabetization..
8.2
......................................................
8.3 Alphanumeric arrangement
................................................................
8.4 Filing index headings
........................ 27 ^
8.5 Index headings beginning with the same term
....................................................................
8.6 Filing subheadings
.......................... 28
8.7 Filing entries which include Cross-references
...................................................
9 Presentation of printed indexes
.........................
91 . Preparation of index copy for final processing
......................................................................
9.2 Introductory note
...............................................
9.3 Presentation of published index

9.4 Search aids . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.5 Set-out (indented) style versus run-on (Paragraph) style for

layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Annex

A Bibliography . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . .
Ill
---------------------- Page: 5 ----------------------
SIST ISO 999:2003
ISO 999: 1996(E) 0 ISO
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide
federation of national Standards bodies (ISO member bodies). The work of
preparing International Standards is normally carried out through ISO
technical committees. Esch member body interested in a subject for
which a technical committee has been established has the right to be
represented on that committee. International organizations, governmental
and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO
collaborates closely with the International Electrotechnical Commission
(IEC) on all matters of electrotechnical standardization.
Draft International Standards adopted by the technical committees are
circulated to the member bodies for voting. Publication as an International
Standard requires approval by at least 75 % of the member bodies casting
a vote.
International Standard ISO 999 was prepared by Technical Committee
ISOnC 46, Information and documentation, Subcommittee SC 9,
Presen ta tion, iden tifica tion and descrip tion of documen ts.
This second edition cancels and replaces the first edition (ISO 999:1975). lt
updates, clarifies and exemplifies the basic indexing methods
recommended in the 1975 edition entitled Index of a publication. This
edition expands the seven sections of the first edition to eight, provides
more detailed guidance on the organization of indexes and includes
examples. New sections are included on quality control, arrangement of
entries in indexes and presentation of indexes.
Annex A of this International Standard is for information only.
---------------------- Page: 6 ----------------------
SIST ISO 999:2003
INTERNATIONAL STANDARD @ ISO ISO 999:1996(E)
-- Guidelines for the content, organization and
Information and documentation
presentation of indexes
1 Scope

This International Standard offers guidelines for the content, organization and presentation of

indexes.

This International Standard applies to indexes to books (including works of fiction), periodicals,

reports, patent documents, and other written or printed documents, and also to non-print

materials, such as electronie documents, films, Sound recordings, Video recordings, graphic

materials, maps, and three-dimensional obj ects.

This International Standard is concemed with basic indexing principles and practice rather than

with the detailed procedures of indexing that vary according to type of matter indexed and the

users for whom the index is intended. Therefore the examples given, including punctuation, are

illustrative and not prescriptive.

This International Standard covers the choice, form and arrangement of headings and

subheadings used in index entries once the subjects to be indexed have been determined. (For the

examination of documents and the selection of subjects for indexing, see ISO 5963. For the

compilation of a monolingual thesaurus that may assist in the selection of index terms, see ISO

2788.)

Although this International Standard does not give any guidance on computerized index

generation as such, it is relevant to the preparation of all types of index, regardless of whether

they are produced manually or by computer-assisted methods, and whether compiled by one

indexer or by a team of indexers. It does not cover the mechanized extraction of text words to

generate indexes, e.g. KWIC (Keyword in Context), nor does it cover special Systems of indexing

such as PRECIS, chain indexing, citation indexing or the techniques of post-coordinate indexing,

although its recommendations may be relevant to any of these Systems.

It does not make recommendations for the compilation of catalogues for libraries or museums.

2 Normative references

The following Standards contain provisions which, through reference in this text, constitute

provisions of this International Standard. At the time of publication, the editions indicated were

valid. All Standards are subject to revision, and Parties to agreements based on this International

Standard are encouraged to investigate the possibility of applying the most recent editions of the

Standards indicated below. Members of IEC and ISO maintain registers of currently valid

International Standards.

ISO 2788: 1986, Documentation -- Guidelines for the establishment and development of

monolingual thesauri.

ISO 5 127-1: 1983, Documentation and information -- Vocabulary -- Part 1: Basic concepts.

---------------------- Page: 7 ----------------------
SIST ISO 999:2003
@ ISO
ISO 999: 1996(E)
-- Part 6: Documentary
5 127-6: 1983, Documentation and information -- Vocabulary
ISO
languages.
-- Part 3a): Acquisition,
ISO 5 127-3A: 198 1, Information and documentation -- Vocabulary
identijication, and analysis of documents and data.
-- Methods for examining documents, determining their subjects,
ISO 5963: 1985, Documentation
and selecting indexing terms.
ISO 7154: 1983, Documentation -- Bibliographicjilingprinciples.
3 Definitions

For the purposes of this International Standard, the definitions given in ISO 5 127-1, ISO 5 127.

3A and ISO 5 127-6 apply together with the following.

31 . authority file: List or file of headings to be used in an index, e.g. forms of proper names,

subj ect headings.

NOTE 1 - Such pre-established lists are used in particular to coordinate the indexing of collections.

. collection: Group of documents to the contents of which reference is made or expected

to be made in an index, e.g. those documents scanned by an indexing Service; a database

of abstracts.
NOTE 2 - Both collection and index may be intended to expand indefmitely.
Cross-reference: Direction from one heading or subheading to another.
33 .
Any item that presents information, including machine-readable records,
34 . document:
print and non-print media.
microforms,
Alphabetically or otherwise ordered arrangement of entries, different from the
35 . index:
enabl e users to locate
Order of the document or collection indexed, designed to
information in a document or specifk documents in a collection.
Single record in an index; it consists of a heading; a quallfier or scope note
36 . index entry:

if required; subheading(s) if required; and either locator(s) or Cross-reference(s) or both.

37 . index heading: Term Chosen to represent in the index an item or concept in a document.

NOTE 3 - The index heading is used alone, or related or modifling terms may be subsumed under it.

38 0 index subheading: Heading that is subsumed under a heading to indicate a subordinate

or modifying relationship.
NOTE 4 - A subheading may have one or more sub-subheadings.
---------------------- Page: 8 ----------------------
SIST ISO 999:2003
@ ISO ISO 999:1996(E)

39 . locator: Indication, following a heading or subheading, of that part of a document, or

that item in a collection, to which the heading or subheading refers.

3.10 qualifier: Term, added to a heading, but separated from it by punctuation (preferably

parentheses), in Order to distinguish the heading from homographs in the same index.

NOTE 5 - The qualifier forms part of the heading.

scope note: Explanation added to a heading to clarify the range of the subject matter

3.11
encompassed or the usage of the heading within the index.
NOTE 6 - The scope note does not form part of the heading.

“sec also” Cross-reference: Directionfiom a heading or subheading that is followed by

3.12

one or more locators, to one or more other headings or subheadings under which related

information will be found.
Cross-reference: Direction J;om a heading or subheading not followed by
3.13 “sec”
other headings or subheadings under which information will be
locators, to one or more
found.
3.14 term: Word, Phrase or Symbol used to denote a concept.
4 Function of an index

The function of an index is to provide the user with an efficient means of tracing information.

The indexer should therefore:
a) identify and locate relevant information within the material being indexed;

b) discriminate between information on a subject and passing mention of a subject;

c) exclude passing mention of subjects that offer nothing significant to the potential User;

d) analyse concepts treated in the document so as to produce a series of headings;

e) ensure that the terms used in the index are appropriate to the users of the index, so that they

will:

1) quickly establish the presence or absence of information on a specific subject in an

unfamiliar work;

2) quickly retrieve information on a remembered item in a known or partially known work;

3) quickly identifl appropriate documents in a collection.
f) indicate relationships between concepts;

g) group together information on subjects scattered by the arrangement of the document or

collection;

h) synthesize headings and subheadings into entries; this Synthesis may already be established in

an authority file;
---------------------- Page: 9 ----------------------
SIST ISO 999:2003
0 ISO
ISO 999: 1996(E)

i) direct users seeking information under terms not Chosen for index headings to terms that have

been Chosen as index headings, by means of “See” Cross-references;
j) arrange entries into a systematic and helpful Order.
5 Types of index
Indexes may be produced with the indexed documents, or separately.

Indexes may include entries for a variety of categories including names (personal, corporate,

geographic), technical terms, subjects, titles of works, first lines of Poems, quotations,

abbreviations, acronyms, numbers, dates, etc.

General indexes combine entries in all or any of the above categories in a Single sequence.

When appropriate for the document or collection to be indexed, separate sequences may be used

for entries of different types. The most common of these are differentiated in 5.1 to 5.6 (see also

7.1.4).
51 . Subject indexes

Subject indexes provide access to the contents of documents by subject matter. The subject

headings are arranged in alphabetical or other systematic Order.
52 . Author indexes
Author indexes may
provide access to information on documents cited by the author ’s name in the
indexed document; or
list documents distinguished by author ’s name in the indexed collection.
Author indexes may include personal or corporate authors.
53 . Name indexes
Name indexes provide access to names contained in documents, whether of persons,

organizations or other animate or inanimate objects which are identified by a proper name, e.g.,

Red Rum (racehorse), Macrex (Computer program). Such names may be combined in a Single

index.
54 . Geographit indexes

Geographit indexes provide access to information or documents through the names of

geographic locations. These locations may be very broad, such as continents or countries, or very

specific, such as cities and towns, or specific buildings within a town.
55 . Title indexes

Title indexes provide access to documents or document citations by displaying in one sequence

the titles of the documents.
---------------------- Page: 10 ----------------------
SIST ISO 999:2003
0 ISO ISO 999: 1996(E)
56 . Number and Code indexes

Number and code indexes provide access to information or documents by numerical designation,

e.g. by patent number, ISBN, date of creation or publication (or both).
Quality control
61 . Quality of indexes

An effective index meets the needs of those seeking information contained in the documents

indexed (see 7.1).

Entries should allow for the different approaches likely to be made by the user (e.g. a novel or a

play discussed in the document should be entered under both author and title).

The indexer should be impartial and objective both in selecting subject matter and in choosing

terminology (see ISO 2788 and ISO 5963).

The indexer ’s knowledge of the principles of indexing, gained through study and experience,

determines the quality of the index. Other important facto& include the indexer ’s knowledge of

the language and subject matter of the document and the quality of indexing tools used, e.g.

controlled indexing languages (see ISO 2788).
62 . Length and detail of indexes

The index should be sufficiently detailed to meet the expected needs of the User, given the

amount of detail in, and the number of subjects covered by, the indexed documents. Factors

affecting the length of an index include:
the Character and purpose of the documents indexed, for example, technical or
academic material is likely to require more detailed treatment than popular
material;

the purpose of the indexing, for example, a specific audience may be interested in

only one aspect of complex documents. Where there is a particular slant to the

indexing, this should be clearly indicated in an introductory note, in the title or

elsewhere.

If the indexer ’s professional judgment of the detail of indexing required leads to the creation of a

longer index than the publisher considers economic, changes in presentation or typography are

preferable to reducing the number of entries in the index.

It will be helpful if the indexer tan estimate the number and extent of entries at an early Stage, so

that presentation tan be discussed in good time (see 6.4).
63 . Consistency in indexing
The detail, style and layout of an index should be consistent.

The index should be constructed according to a logical, balanced, consistent and easily

recognizable Pattern. Consistency is relevant to amount of detail given, use of terminology,

subdivision, inversion, Cross-references, locators and general style and layout.
Consistency is more likely to be achieved if
indexing policies and authority files are established and followed;
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SIST ISO 999:2003
ISO 999:1996(E) @ ISO

reliable indexing resources are used, e.g. dictionaries, controlled vocabularies,

consultations with experts;
indexing decisions are systematically recorded;
work on the same index done by two or more indexers is carefully coordinated.

Careful checking, editing and proof-reading of the index is essential to ensure consistent use of

accuracy in Cross-references,
headings and subheadings, locators, alphabetical or other

arrangement, proper use of punctuation and spacing, and (where appropriate) replacement of

Cross-references by additional entries (see 7.5).
64 . Relations between the indexer and author/publisher/user

The quality and consistency of an index will be enhanced if the indexer tan discuss the document

with the author, knows the publisher ’s requirements, and fully understands the likely

requirements of the potential users of the index. This information will help indexers to make

correct decisions on the choice of entries, inclusions in or exclusions from the index, and the

need for special indexes (see also 6.1 and 7.1.4).

If there are conflicts between the interests of, for example, authors, publishers, database

managers and indexers on such matters as tost, time scale, layout, length, etc., the expected need

of the user for an effective guide to information in the document should be the deciding factor

(see also 6.2).
6.4.1 Briefing indexers

Publishers should inform indexers in advance of any special conventions or requirements, for

example, whether there shall be a comma between headings and locators (but see 7.4.5), whether

there is a preferred number of pages for the index, whether there are any particular restrictions in

the typesetting System being used. Indexers should not be burdened with unnecessary constraints,

but they should be given sufficient information and guidance to complete the work satisfactorily.

6.4.2 Documents for indexing
Indexers should have access to
complete documents, for example, the entire text including captions and non-tex
materials such as illustrations, maps, tables and Charts;
documents in their final form, for example, marked page proofs incorporating al
changes to the text and pagination.

The indexer should notify the publisher of possible errors or inconsistencies in documents.

6.4.3 Final checking (proof-reading)

The publisher should give the indexer an opportunity to check the proofs of a printed index

before publication.
6.4.4 Naming of indexers
Publishers should offer indexers the opportunity to be named in the document.
---------------------- Page: 12 ----------------------
SIST ISO 999:2003
7 Content and general organization
71 . General content and construction
7.1.1 Coverage

Indexes should normally cover all matter in the documents. Significant exclusions should be

brought to the user ’s attention in an introductory note (see 9.2).
matter normally indexed includes introductions, notes,
In the case of printed documents,
addenda, illustrations and appendixes.

Title pages, dedications, tables of contents, synopses or abstracts at the beginning of articles or

chapters, advertising, and similar items, are not normally indexed, though they should be

examined for material to be included in the index.
7.1.2 Implicit and additional information indexed

Indexes may supply information implicit (but not given) in documents, for example, full names,

identifying dates, names of chemicals, since this information tan be especially helpful to the

User.
7.1.3 Introductory note

Where necessary, an introductory note explaining its design and construction should be supplied

at the beginning of the index, or series of indexes (see 9.2).
7.1.4 Single and multiple indexes

A Single index to the contents of a Single document is preferable to a series of indexes. Indexes to

collections may be general (Single) or specific, such as those listed in clause 5.

The following circumstances may influence the decision as to whether to provide more than one

index:

a particular interest in specific Parts of documents, e.g. advertisements or reviews;

a particular interest in specific items in the material indexed, e.g. authors or cited

legal cases;
difficulty in assimilating non-verbal headings, e.g. patent numbers or Chemical
formulae, into a primarily verbal list.

The title of each index should clearly indicate its contents and function(s) (see also 9.3.3).

Concepts: representation in headings and subheadings
72 .
7.2.1 Choice of headings
7.2.1.1 Choice of concepts

The choice of concepts to be included in indexes depends on the expected needs of the user and

the nature of the documents indexed [see 4c) to 4f) and 6.21. Headings should be as specific as

necessary to assist the User.
---------------------- Page: 13 ----------------------
SIST ISO 999:2003
0 ISO
ISO 999:1996(E)
The purpose of the document will influence the expression of the heading.

For example, in an index to a work on human resources management, a discussion of economic

theories of labour might be indexed as such: the heading would begin “economic theories . ..”

because that is the specific subject of that part of the document. “Labour: economic theories”

would not be useful, as labour is the subject of the whole work. Conversely, in a work on

economics, “labour” would correctly introduce the entry (see also 7.2.3.4).
7.2.1.2 Terminology

Headings should be Chosen from the terminology employed in the document, especially in the

case of Single document indexing; or, in the case of collection indexing, from an authority file.

7.2.1.3 Synonyms, linked terms and homographs
7.2.1.3.1 Synonyms

One term should be used consistently to represent the same concept. If there are Synonyms for the

term Chosen as the heading, “See” Cross-references should be made from the alternative terms.

When indexing collections or documents of multiple authorship, particular care is needed to

collect under one heading all references to a concept for which different authors have used

different terms, for example, either philately or stamp-collecting.

Variant spellings and abbreviations should be treated in the same way as Synonyms.

EXAMPLES
aesthetics or esthetics
1 use either:
use either: DNA or deoxyribonucleic acid
fantasme or phantasme
3 use either:

If non-current or idiosyncratic terminology from the document is used in the index, it should be

qualified by the addition of the term in current use, with a “See” Cross-reference from that term

(see 7.5).
EXAMPLES
1 consumption (tuberculosis of the lungs)
tuberculosis of the lungs see consumption (tuberculosis of the lungs)
2 globule blanc voir leucocyte (globule blanc)
leucocyte (globule blanc)
7.2.1.3.2 Linked terms

Linked terms such as antonyms that cannot be treated without reference to each other should be

entered as a Single heading containing both terms. A Cross-reference should be made from the

second of the linked terms to the whole Phrase.
EXAMPLES
1 evil see good and evil
good and evil
---------------------- Page: 14 ----------------------
SIST ISO 999:2003
awards see honours and awards
honours and awards
decadence voir grandeur et decadence
grandeur et decadence
7.2.1.3.3 Homographs
Homographs should be distinguished by the addition of a qualifier.
EXAMPLES
1 Geschichte (historische Entwicklung)
Geschichte (Literatur)
2 grue (machine de levage)
grue (oiseau)
races (ethnology)
races (Sport)
7.2.2 Form of headings and subheadings
7.2.2.1 Headings

Headings should represent concepts found in the document. Their presentation in the index

should conform to common usage in the language and terminology of the document, or of users

for whom the index is intended. In general, headings should consist of nouns, modified, if

required, by adjectives or by other nouns or Verbs used attributively.
EXAMPLES
arc a souder
artificial flowers
cutting tools
droit international prive
education
roman policier
7.2.2.2 Singular and Plural forms

If a term Chosen as a heading appears in the document in both the Singular and Plural form, one

form only should be used in the index, except when the two forms have different meanings.

The choice of the Singular or Plural form of a word as a heading depends on the language of the

index.

For example, in French and German the Singular form is generally preferred, while in English the

Plural form should generally be used for terms denoting discrete objects (countables) and the

Singular form should be used for non-countables, i.e. the Plural should be used when the question

as to quantity asks “How many?”
and the Singular when the question as to quantity asks “How
much? “.
---------------------- Page: 15 ----------------------
SIST ISO 999:2003
ISO 999:1996(E)
EXAMPLES
FRENCH GERMAN
ENGLISH
non-countables
liberte Freiheit
1 freedom
air Luft
2 air
countables
animal Tier
3 animals
Uhr
4 watches montre

If the Singular and Plural forms have different meanings, both forms may be used in the index.

EXAMPLES
1 building (process)
buildings
2 echec
echecs (jeu)
Geschichte (historische Entwic
...

NORME
ISO
INTERNATIONALE
999
Deuxième édition
1996-I l-l 5
Information et documentation - Principes
directeurs pour l’élaboration, la structure et
la présentation des index
Informa tien and documentation
- Guidelines for the content, organization
and presentation of indexes
Numéro de référence
ISO 999:1996(F)
---------------------- Page: 1 ----------------------
ISO 999: 1996(F)
Sommaire Page

1 Domaine d’application ................................................................. 1

2 Références normatives ............................................................... 1

3 Définitions ................................................................................... 2

4 Fonction d’un index ..................................................................... 4

..............................................................................
5 Types d’index 5

5.1 Index des sujets .......................................................................

5.2 Index des auteurs ..................................................................... 5

Index des noms
5.3 ........................................................................ 6
Index des noms géographiques
5.4 ............................................... 6

5.5 Index des titres ......................................................................... 6

5.6 Index de numéros et de codes ................................................. 6

6 Contrôle de qualité ...................................................................... 6

6.1 Qualité d’un index ..................................................................... 6

6.2 Longueur et précision d’un index ............................................. 7

6.3 Cohérence de l’indexation ........................................................ 7

6.4 Relations entre indexeur et auteur/éditeur/utilisateur .............. 8

7 Élaboration et structure globale ................................................... 9

7.1 Généralités et construction ...................................................... 9

7.2 Représentation des concepts dans les points d’accès de

différents niveaux ..................................................................... 9

7.3 Noms propres et titres de documents: choix et forme des

points d’accès .......................................................................... 16

7.4 Indicateurs de localisation ........................................................ 21

7.5 Renvois ..................................................................................... 24

0 ISO 1996

Droits de reproduction réservés. Sauf prescription différente, aucune partie de cette publi-

cation ne peut être reproduite ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun pro-

cédé, électronique ou mécanique, y compris la photocopie et les microfilms, sans l’accord

écrit de l’éditeur.
Organisation internationale de normalisation
Case postale 56 l CH-l 211 Genève 20 l Suisse
Imprimé en Suisse
---------------------- Page: 2 ----------------------
@ ISO 60 999: 1996(F)
8 Classement des entrées à l’intérieur de l’index .......................... 29
Ordre élémentaire des caractères de classement ................... 29
8.1
8.2 Comparaison entre classement alphabétique mot par mot et
................................. 30
classement alphabétique lettre par lettre
.................................................... 30
8.3 Classement alphanumérique
31 -

8.4 Classement des points d’accès ................................................

8.5 Points d’accès commençant par le même terme ....................
........................ 32
8.6 Classement des points d’accès subordonnés..
8.7 Classement des entrées comprenant des renvois.. .................

9 Présentation des index imprimés ................................................ 33

Préparation de la copie d’un index avant traitement final ......... 33
91 .

Note d’introduction ................................................................... 34

9.2

9.3 Présentation d’un index publié ................................................. 34

............................. .................................... 35
9.4 Aides à la recherche
9.5 Comparaison entre la présentation en retrait (avec indentations)
.......................... 36
et la présentation en continu (en paragraphes)
Annexe

A Bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . .
III
---------------------- Page: 3 ----------------------
ISO 999:1996(F) @ ISO
Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération
mondiale d’organismes nationaux de normalisation (comités membres de
I’ISO). L’élaboration des Normes internationales est en général confiée aux
comités techniques de I’ISO. Chaque comité membre intéressé par une
étude a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les
organisations internationales, gouvernementales et non gouvernemen-
tales, en liaison avec I’ISO participent également aux travaux. L’ISO colla-
bore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (CEI)
en ce qui concerne la normalisation électrotechnique.
Les projets de Normes internationales adoptés par les comités techniques
sont soumis aux comités membres pour vote. Leur publication comme
Normes internationales requiert l’approbation de 75 % au moins des co-
mités membres votants.
La Norme internationale ISO 999 a été élaborée par le comité technique
lSO/TC 46, Information et documentation, sous-comité SC 9, Présentation,
iden tifica tien et descrip tien des documents.
Cette deuxième édition annule et remplace la première édition
(ISO 999:1975). Elle met à jour,
explicite et illustre les méthodes
élémentaires de création d’index recommandées dans la précédente
version de 1975 intitulée Index d’une publication. Cette édition comporte
huit sections, au lieu de sept dans la première version, donne des
indications plus précises sur l’organisation des index et inclut de nombreux
exemples. De nouvelles sections sur le contrôle de qualité, le classement
des entrées dans les index et la présentation des index ont été ajoutées.
L’annexe A de la présente Norme internationale est donnée uniquement à
titre d’information.
---------------------- Page: 4 ----------------------
ISO 999: 1996(F)
NORME INTERNATIONALE @ ISO

Information et documentation - Principes directeurs pour l’élaboration, la structure

et la présentation des index
1 Domaine d’application

La présente Norme internationale présente les principes directeurs pour l’élaboration, la

structure et la présentation des index.

La présente Norme internationale s’applique aux index de livres (y compris d’oeuvres de

fiction), de périodiques, de rapports, de brevets et de tout autre document écrit ou

imprimé, ainsi qu’aux index de «non-livres» tels que les documents électroniques, les

films, les enregistrements sonores, les enregistrements vidéo, les documents
iconographiques, les cartes et les objets à trois dimensions.

La présente Norme internationale présente les principes et les pratiques généraux de la

création d’index, et non pas les techniques précises qui varient selon le sujet du document

et selon les utilisateurs auxquels l’index est destiné. C’est pourquoi les exemples donnés,

ponctuation comprise, le sont à titre indicatif et non pas normatif.

La présente Norme internationale traite du choix, de la forme et de l’organisation des

points d’accès de différents niveaux utilisés dans les entrées d’index une fois que les

concepts représentant le contenu du document à indexer ont été déterminés. (Pour
l’analyse des documents et le choix des termes d’indexation, voir ISO 5963. Pour

l’élaboration d’un thésaurus monolingue pouvant aider au choix des termes d’indexation,

voir ISO 2788.)
Bien que la présente Norme internationale ne donne aucune recommandation sur

l’indexation automatique en tant que telle, elle s’applique à la préparation de tous les types

d’index, qu’ils soient produits manuellement ou par ordinateur, et qu’ils soient élaborés par

un indexeur ou par une équipe d’indexeurs. Elle ne traite ni de l’extraction automatique de

mots du texte pour générer des index, par exemple les index KWIC (Keyword in

Context), ni des systèmes particuliers d’indexation tels que PRECIS, l’indexation en arbre,

la réalisation d’index de citations ou les techniques d’indexation post-coordonnée, bien

que les recommandations qu’elle donne puissent s’appliquer à l’ensemble de ces systèmes.

Elle ne donne pas de recommandations pour l’élaboration de catalogues de bibliothèques

ou de musées.
2 Références normatives

Les normes suivantes contiennent des dispositions qui, par suite de la référence qui en est

faite, constituent des dispositions valables pour la présente Norme internationale. Au

moment de la publication, l’édition indiquée était en vigueur. Toute norme est sujette à

révision et les parties prenantes des accords fondés sur la présente Norme internationale

sont invitées à rechercher la possibilité d’appliquer l’édition la plus récente des normes

---------------------- Page: 5 ----------------------
@ KO
ISO 999: 1996(F)

indiquées ci-après. Les membres de la CE1 et de 1’ISO possèdent le registre des Normes

internationales en vigueur à un moment donné.
-- Principes directeurs pour l’établissement et le
ISO 2788: 1986, Documentation
développement de thésaurus monolingues.
Documentation et information -- Vocabulaire -- Partie 1: Notions
BO 5 127-1: 1983,
fondamentales.
et information -- Vocabulaire -- Partie 4: Langages
ISO 5 127-6: 1983, Documentation
documentaires.
et documentation -- Vocabulaire -- Chapitre 3a).
ISO 5 127-3A: 198 1, Information
Acquisition, identtjication et analyse des documents et des données.
ISO 5963: 1985, Documentation -- Iliiéthodes pour l’analyse des documents, la
détermination de leur contenu et la sélection des termes d’indexation.
ISO 7 154: 1983, Documentation -- Principes de classement bibliographique.
3 Définitions

Pour les besoins de la présente Norme internationale, les définitions données dans

I’ISO 5 127-1,l’ISO 5 127-3A, I’ISO 5 127-6 et les définitions suivantes s’appliquent.

NOTE 1 - Les termes définis sont classés alphabétiquement dans les textes anglais

et français. Selon le texte, le terme équivalent anglais ou français a été placé entre

parenthèses pour faciliter la consultation simultanée.

31 . collection: Ensemble de documents au contenu desquels l’index fait référence (par

exemple, les documents traités par un service d’indexation, une banque de données

composée de résumés).
NOTE 2 - La collection et l’index peuvent tous deux être amenés à s’étendre
indéfiniment.
(Terme anglais: collection)
32 . document: Toute entité contenant de l’information, quel que soit le support
(électronique, microforme, imprimé et non imprimé).
(Terme anglais: document)
---------------------- Page: 6 ----------------------
@ ISO ISO 999: 1996(F)

33 . entrée d’index: Unité distincte à l’intérieur d’un index. Elle est composée d’un

point d’accès, d’un qualificatif ou d’une note d’application si nécessaire, d’un ou

plusieurs points d’accès subordonnés si nécessaire, et soit d’indicateur(s) de
localisation, soit de renvoi(s), soit d’une combinaison des deux.
(Terme anglais: index entry)

34 0 fichier d’autorité: Liste ou fichier de points d’accès à utiliser dans un index (par

exemple, la forme des noms propres ou des mots-matières).
NOTE 3 - De telles listes préétablies sont notamment utilisées pour coordonner
l’indexation de collections.
(Terme anglais: authority file)

35 . index: Ensemble d’entrées permettant à l’utilisateur de localiser l’information dans

un document ou dans des documents particuliers à l’intérieur d’une collection; les

entrées sont classées alphabétiquement ou selon un autre ordre, mais permettent un

accès différent de celui du document ou de la collection indexé(e).
(Terme anglais: index)

36 . indicateur de localisation: Indication de l’emplacement dans le document ou de

l’élément à l’intérieur de la collection auquel le point d’accès ou le point d’accès

subordonné renvoie; elle est donnée à la suite du point d’accès ou du point d’accès

subordonné.
(Terme anglais: locator)

37 . note d’application: Explication ajoutée à un point d’accès ou à un point d’accès

subordonné afin de préciser le domaine couvert ou l’utilisation du point d’accès à

l’intérieur de l’index.
NOTE 4 - La note d’application ne fait pas partie du point d’accès.
(Terme anglais: scope note)
. point d’accès: Terme choisi pour représenter dans un index un élément ou une
notion contenu(e) dans un document.
NOTE 5 - Le point d’accès est utilisé seul ou peut être complété par des points
d’accès subordonnés.
(Terme anglais: index heading)

39 . point d’accès subordonné: Point d’accès associé à un autre point d’accès pour

indiquer qu’il lui est subordonné ou qu’il le modifie.
NOTE 6 - Un point d’accès subordonné peut avoir un ou plusieurs points d’accès
de niveau inférieur.
(Terme anglais: index subheading)
---------------------- Page: 7 ----------------------
ISO 999: 1996(F) @ ISO
3.10 qualificatif: Terme précisant un point d’accès afin de le distinguer de ses
homographes à l’intérieur d’un même index; il est séparé du point d’accès par un
signe de ponctuation (de préférence des parenthèses).
NOTE 7 - Le qualificatif fait partie du point d’accès.
(Terme anglais: qualifier)
3.11 renvoi: Orientation d’un point d’accès vers un autre point d’accès.
(Terme anglais: cross-reference)
3.12 renvoi de type «voir»: Orientation d’un point d’accès ou d’un point d’accès

subordonné qui n’est pas suivi d’indicateurs de localisation, vers un ou plusieurs

autres points d’accès ou points d’accès subordonnés grâce auxquels on pourra
trouver l’information.
(Terme anglais: “sec” cross-reference)
Orientation d’un point d’accès ou d’un point
3.13 renvoi de type woir aussi»:
subordonné suivi par un ou plusieurs indicateurs de localisation, vers un ou
plusieurs point d’accès ou points d’accès subordonnés permettant de trouver de
l’information connexe.
(Terme anglais: “see also” cross-reference)
3.14 terme: Mot, expression ou symbole utilisé pour désigner un concept.
(Ter-m anglais: term)
4 Fonction d’un index

La fonction d’un index est d’offrir à l’utilisateur un moyen efficace pour rechercher

l’information. Il est donc recommandé à un indexeur

d’identifier et localiser l’information pertinente à l’intérieur des documents indexés;

de distinguer l’information sur un sujet donné d’une simple mention de ce sujet;
de sujets n’apportant aucune information
d’exclure les simples mentions
significative à l’utilisateur potentiel;

d’analyser les notions traitées dans le document, afin de constituer un ensemble de

points d’accès;
de s’assurer que les termes utilisés dans l’index permettent aux utilisateurs de
l’index
de déterminer rapidement la présence ou l’absence d’information sur un
sujet donné dans un document qui leur est inconnu;
de retrouver rapidement l’information sur un élément qu’ils se rapellent
avoir trouvé dans un document qu’ils connaissent, ne serait-ce que
partiellement;
---------------------- Page: 8 ----------------------
0 ISO ISO 999: 1996(F)
d’identifier rapidement les documents appropriés à l’intérieur d’une
collection.
d’indiquer les relations entre les notions;

de rassembler les informations dispersées en raison de la structure du document ou

de la collection;

d’organiser les points d’accès pour constituer des entrées. Cette organisation peut

avoir déjà été réalisée dans un fichier d’autorité;
d’orienter, au moyen de renvois de type «voir)), les utilisateurs recherchant
l’information à partir d’un terme non retenu comme point d’accès vers celui ou
ceux qui ont été sélectionnés;
de classer les entrées dans un ordre logique et pratique.
5 Types d’index
Les index peuvent être édités avec les documents indexés ou séparément.
Les index peuvent comprendre des entrées appartenant à différentes catégories
comprenant des noms (de personnes, de collectivités, noms géographiques), termes

techniques, mots-matières, titres d’oeuvres, premiers vers, citations, abréviations,

acronymes, nombres, dates, etc.

Les index généraux rassemblent des entrées appartenant à plusieurs ou à toutes les

catégories citées ci-dessus, en une seule séquence.

Lorsque le document ou la collection à indexer le réclame, on peut organiser les entrées

de types différents selon des séquences distinctes. Les plus courantes sont présentées en

5.1 à 5.6 (voir aussi 7.1.4).
Index des sujets
51 .

L’index des sujets permet de retrouver le contenu des documents par matière. Les points

d’accès-matière sont classés par ordre alphabétique ou dans un autre ordre logique.

52 l Index des auteurs

L’index des auteurs permet de retrouver, par le nom de leurs auteurs, les contributions

soit dans le document indexé,
soit dans un ou plusieurs documents à l’intérieur de la collection indexée.

L’index des auteurs peut comprendre des auteurs personnes physiques ou des collectivités

auteurs.
---------------------- Page: 9 ----------------------
ISO 999:1996(F) @ ISO
53 . Index des noms

L’index de noms permet de retrouver les noms cités dans des documents, qu’il s’agisse de

noms de personnes, d’organismes ou d’autres objets animés ou inanimés identifiés par un

nom propre, par exemple Red Rum (nom de cheval de course), Macrex (logiciel). De tels

noms peuvent être combinés à l’intérieur d’un seul index.
54 . Index des noms géographiques

L’index des noms géographiques permet la recherche à partir de noms de lieux. Ces lieux

peuvent être très étendus, comme continents ou pays, ou très précis, comme villes,

localités, bâtiments à l’intérieur d’une ville.
55 . Index des titres

L’index des titres permet de retrouver les documents ou citations de documents en

présentant en une seule séquence les titres des documents.
56 .
Index de numéros et de codes

L’index de numéros et de codes permet la recherche à partir des indications numériques,

par exemple à partir de numéro de brevet, d’ISBN, de date de création ou de publication

(ou des deux).
6 Contrôle de qualité
61 . Qualité d’un index

Un index efficace répond aux besoins des personnes recherchant l’information contenue

dans les documents indexés (voir 7.1).

Il convient que les entrées offrent différentes approches à l’utilisateur lors de sa recherche

(par exemple il est recommandé qu’un roman ou une pièce de théâtre analysés dans le

document indexé soient entrés à la fois sous leur titre et sous leur auteur).

Il convient que l’indexeur soit impartial et objectif, à la fois dans la détermination du

contenu du document et dans la sélection de la terminologie (voir ISO 2788 et ISO 5963).

La qualité de l’index dépend de la connaissance des principes d’indexation que l’indexeur

aura acquise grâce à sa formation et à son expérience. La connaissance que l’indexeur a de

la langue et du sujet du document à indexer ainsi que la qualité des outils d’indexation

utilisés, par exemple les langages d’indexation contrôlés (voir ISO 2788) sont d’autres

facteurs importants.
---------------------- Page: 10 ----------------------
@ ISO
ISO 999:1996(F)
62 . Longueur et précision d’un index

Il convient que l’index soit suffisamment détaillé pour répondre aux besoins présumés de

l’utilisateur, compte tenu de la précision et du nombre des sujets traités par les documents

indexés. Les facteurs influant sur la longueur d’un index comprennent
la nature et l’objectif des documents indexés: par exemple, il est probable
qu’un document technique ou universitaire soit traité de façon plus
détaillée qu’un ouvrage de vulgarisation;
l’objectif de l’indexation: par exemple, un public particulier peut n’être
intéressé que par l’un des aspects d’un document complexe. Lorsqu’une
orientation particulière est donnée à l’indexation, il est recommandé de
l’indiquer clairement, par exemple dans une note d’introduction ou dans le
titre ou toute autre partie de l’index.

Si, par son expérience, l’indexeur juge nécessaire de fournir une indexation détaillée

l’entraînant à créer un index excédant la longueur limite jugée acceptable par l’éditeur, il

est préférable de changer la présentation ou la typographie de l’index plutôt que de réduire

le nombre de ses entrées.

Il est utile que l’indexeur évalue le nombre et la longueur des entrées au début de son

travail, afin que la présentation puisse être déterminée le plus tôt possible (voir 6.4).

63 . Cohérence de l’indexation

Il convient que le degré de précision, la présentation et la mise en page d’un index soient

cohérents.

Il convient que l’index soit construit selon un modèle logique, équilibré, cohérent et

facilement identifiable. Le besoin de cohérence concerne le degré de précision donné,

l’emploi de la terminologie, des subdivisions, des inversions, des renvois, de la

localisation ainsi que la présentation générale de l’index.
La cohérence a de plus grandes chances d’être obtenue si
des règles d’indexation et des fichiers d’autorité sont établis et respectés;
des aides à l’indexation fiables sont utilisées: par exemple des
dictionnaires, des vocabulaires contrôlés, la consultation d’experts;
les décisions d’indexation sont systématiquement consignées;
le travail effectué sur le même index par plusieurs indexeurs est coordonné
avec soin.

Une rédaction et une vérification d’épreuve attentives de l’index sont indispensables pour

garantir l’utilisation cohérente des points d’accès de différents niveaux, l’exactitude des

renvois, des indicateurs de localisation, du classement alphabétique (ou autre), l’emploi

correct de la ponctuation et des espaces, et (lorsque cela s’applique) le remplacement de

renvois par des entrées supplémentaires (voir 7.5).
---------------------- Page: 11 ----------------------
ISO 999:1996(F) @ ISO
64 . Relations entre indexeur et auteurkditeurhtilisateur

La qualité et la cohérence d’un index sont améliorées si l’indexeur peut discuter du

document avec son auteur, connaît les exigences de l’éditeur et comprend parfaitement les

besoins présumés des utilisateurs potentiels de l’index. Ces informations aident les

indexeurs à prendre les décisions adaptées quant au choix, à l’ajout ou à la suppression

d’entrées ainsi qu’au besoin d’index particuliers (voir aussi 6.1 et 7.1.4).

S’il y a des divergences d’intérêts entre, par exemple, les auteurs, les éditeurs, les

administrateurs de banques de données et les indexeurs sur des sujets tels que le coût, le

calendrier, la mise en page ou la longueur de l’index, il est recommandé que le facteur

déterminant soit le besoin présumé qu’a l’utilisateur d’un guide efficace pour retrouver

l’information dans le document (voir aussi 6.2).
6.4.1 Recommandations nécessaires aux indexeurs

Il convient que les éditeurs informent à l’avance les indexeurs de toute convention ou

exigence particulière, par exemple si le point d’accès doit être séparé des indicateurs de

localisation par une virgule (mais voir 7.4.5), si l’index doit avoir un nombre de pages

recommandé, s’il y a des restrictions particulières concernant le système typographique

utilisé. Il convient que les indexeurs ne soient pas gênés par des contraintes inutiles mais

qu’on leur donne l’information nécessaire et suffisante pour qu’ils puissent effectuer leur

travail de façon satisfaisante.
6.4.2 Documents nécessaires à l’indexation
Il convient que les indexeurs aient accès
aux documents complets, par exemple le texte en son entier, y compris les
légendes et les parties non textuelles telles qu’illustrations, cartes, tableaux
et graphiques;
aux documents sous leur forme finale, par exemple les épreuves en page
corrigées intégrant tous les changements apportés au texte et à la
pagination.

Il est recommandé à l’indexeur de signaler à l’éditeur les erreurs ou incohérences

éventuelles trouvées dans les documents.
6.4.3 Contrôle final (lecture d’épreuve)

Il convient que l’éditeur offre à l’indexeur la possibilité de vérifier les épreuves d’un index

imprimé avant sa publication.
6.4.4 Mention du nom des indexeurs

Il convient que l’éditeur offre la possibilité de citer dans le document le nom des

indexeurs.
---------------------- Page: 12 ----------------------
@ ISO ISO 999: 1996(F)
7 Élaboration et structure globale
71 . Généralités et construction
7.1.1 Domaine couvert

En règle générale, il est recommandé que les index couvrent l’ensemble du contenu des

documents. Il convient de signaler à l’utilisateur les exclusions significatives dans une

note d’introduction (voir 9.2).

Dans le cas de documents imprimés, les parties généralement indexées incluent les

introductions, notes, addenda, illustrations et annexes.

Les pages de titre, dédicaces, tables des matières, synopsis ou résumés donnés en début

d’article ou de chapitre, les publicités et les éléments similaires ne sont en général pas

indexés, bien qu’il soit recommandé de les étudier afin de vérifier s’ils ne comportent pas

d’éléments à inclure dans l’index.
7.1.2
Information implicite et supplémentaire à indexer

Les index peuvent mentionner des informations implicites (mais non données) dans les

dates d’identification, noms de produits
documents, par exemple noms complets,
étant donné que cette information peut être particulièrement utile à
chimiques,
l’utilisateur.
7.1.3 Note d’introduction

Lorsque cela est nécessaire, il est recommandé de donner au début de l’index ou d’une

série d’index une note d’introduction expliquant sa conception et sa structure (voir 9.2).

7.1.4 Index unique et index multiple

Pour couvrir le contenu d’un document unique, il est préférable de faire un index unique

plutôt qu’une série d’index. Les index s’appliquant à des collections peuvent être généraux

(uniques) ou particuliers, tels ceux cités dans l’article 5.

La décision de faire un ou plusieurs index peut dépendre des circonstances suivantes:

un intérêt particulier pour des parties précises de documents, par exemple
les publicités ou les critiques;
un intérêt particulier pour des éléments spécifiques figurant dans les
documents indexés, par exemple des auteurs ou des citations de cas
juridiques;
la difficulté à intégrer des points d’accès non alphabétiques, par exemple
des numéros de brevets ou des formules chimiques, dans une liste
essentiellement alphabétique.

Le titre de chaque index doit clairement en indiquer le contenu et la (ou les) fonction(s)

(voir aussi 9.3.3).
Représentation des concepts dans les points d’accès de différents niveaux
72 0
7.2.1 Choix des points d’accès
---------------------- Page: 13 ----------------------
ISO 999: 1996( F] @ ISO
7.2.1.1 Choix des concepts
Le choix des concepts à inclure dans un index dépend des besoins présumés de

l’utilisateur et de la nature des documents indexés [voir 4 c) à 4 f) et 6.21. Il est

recommandé que les points d’accès soient aussi précis que nécessaire pour aider
l’utilisateur.
L’objectif du document influe sur la formulation du point d’accès.

Ainsi, dans un index s’appliquant à un ouvrage sur la gestion des ressources humaines,

une étude des théories économiques de l’emploi peut être indexée comme suit: le point

d’accès commencerait par ((théories économiques», parce qu’il s’agit du sujet propre à cette

partie du document. ((Emploi: théories économiques» ne serait pas utile, puisque l’emploi

est le sujet de l’ouvrage en son entier. Inversement, dans un ouvrage sur l’économie, le

terme «emploi» serait le bon point d’accès (voir aussi 7.2.3.4).
7.2.1.2 Terminologie

Il convient de choisir les points d’accès à partir de la terminologie employée dans le

document, en particulier lorsque l’on indexe un document unique ou bien, dans le cas de

l’indexation d’une collection, à partir d’un fichier d’autorité.
7.2.1.3 Synonymes, termes associés et homographes
7.2.1.3.1 Synonymes

Il est recommandé d’employer un seul et même terme pour représenter le même concept.

S’il existe des synonymes du terme choisi comme point d’accès, il convient de faire des

renvois de type «voir» à partir des autres termes.

Lorsque l’on indexe des collections ou des documents ayant des auteurs multiples, il est

nécessaire d’être particulièrement attentif à rassembler sous un seul point d’accès toutes

les références à un concept pour lequel différents auteurs ont employé différents termes,

par exemple philatéliste ou collectionneur de timbres.

Il convient de traiter les variantes orthographiques et les abréviations comme des

synonymes.
EXEMPLES
1 utiliser soit aesthetics soit esthetics
2 utiliser soit ADN soit acide désoxyribonucléique
3 utiliser soit fantasme soit phantasme

Si des termes peu courants ou très spécialisés figurant dans le document sont utilisés dans

l’index, il peut être utile de les qualifier par l’addition du terme d’usage courant, en faisant

un renvoi de type woir» à partir de ce terme (voir 7.5).
EXEMPLES
1 consumption (tuberculosis of the lungs)
tuberculosis of the lungs see consumption (tuberculosis of the lungs)
2 globule blanc voir leucocyte (globule blanc)
leucocyte (globule blanc)
---------------------- Page: 14 ----------------------
ISO 999: 1996(F)
@ ISO
7.2.1.3.2 Termes associés

Il convient d’entrer les termes associés, tels que les antonymes, qui ne peuvent être traités

sans faire référence l’un à l’autre sous un seul point d’accès contenant les deux termes. Il

est recommandé de faire un renvoi du second des termes associés vers l’expression

com
...

NORME
ISO
INTERNATIONALE
999
Deuxième édition
1996-I l-l 5
Information et documentation - Principes
directeurs pour l’élaboration, la structure et
la présentation des index
Informa tien and documentation
- Guidelines for the content, organization
and presentation of indexes
Numéro de référence
ISO 999:1996(F)
---------------------- Page: 1 ----------------------
ISO 999: 1996(F)
Sommaire Page

1 Domaine d’application ................................................................. 1

2 Références normatives ............................................................... 1

3 Définitions ................................................................................... 2

4 Fonction d’un index ..................................................................... 4

..............................................................................
5 Types d’index 5

5.1 Index des sujets .......................................................................

5.2 Index des auteurs ..................................................................... 5

Index des noms
5.3 ........................................................................ 6
Index des noms géographiques
5.4 ............................................... 6

5.5 Index des titres ......................................................................... 6

5.6 Index de numéros et de codes ................................................. 6

6 Contrôle de qualité ...................................................................... 6

6.1 Qualité d’un index ..................................................................... 6

6.2 Longueur et précision d’un index ............................................. 7

6.3 Cohérence de l’indexation ........................................................ 7

6.4 Relations entre indexeur et auteur/éditeur/utilisateur .............. 8

7 Élaboration et structure globale ................................................... 9

7.1 Généralités et construction ...................................................... 9

7.2 Représentation des concepts dans les points d’accès de

différents niveaux ..................................................................... 9

7.3 Noms propres et titres de documents: choix et forme des

points d’accès .......................................................................... 16

7.4 Indicateurs de localisation ........................................................ 21

7.5 Renvois ..................................................................................... 24

0 ISO 1996

Droits de reproduction réservés. Sauf prescription différente, aucune partie de cette publi-

cation ne peut être reproduite ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun pro-

cédé, électronique ou mécanique, y compris la photocopie et les microfilms, sans l’accord

écrit de l’éditeur.
Organisation internationale de normalisation
Case postale 56 l CH-l 211 Genève 20 l Suisse
Imprimé en Suisse
---------------------- Page: 2 ----------------------
@ ISO 60 999: 1996(F)
8 Classement des entrées à l’intérieur de l’index .......................... 29
Ordre élémentaire des caractères de classement ................... 29
8.1
8.2 Comparaison entre classement alphabétique mot par mot et
................................. 30
classement alphabétique lettre par lettre
.................................................... 30
8.3 Classement alphanumérique
31 -

8.4 Classement des points d’accès ................................................

8.5 Points d’accès commençant par le même terme ....................
........................ 32
8.6 Classement des points d’accès subordonnés..
8.7 Classement des entrées comprenant des renvois.. .................

9 Présentation des index imprimés ................................................ 33

Préparation de la copie d’un index avant traitement final ......... 33
91 .

Note d’introduction ................................................................... 34

9.2

9.3 Présentation d’un index publié ................................................. 34

............................. .................................... 35
9.4 Aides à la recherche
9.5 Comparaison entre la présentation en retrait (avec indentations)
.......................... 36
et la présentation en continu (en paragraphes)
Annexe

A Bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . .
III
---------------------- Page: 3 ----------------------
ISO 999:1996(F) @ ISO
Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération
mondiale d’organismes nationaux de normalisation (comités membres de
I’ISO). L’élaboration des Normes internationales est en général confiée aux
comités techniques de I’ISO. Chaque comité membre intéressé par une
étude a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les
organisations internationales, gouvernementales et non gouvernemen-
tales, en liaison avec I’ISO participent également aux travaux. L’ISO colla-
bore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (CEI)
en ce qui concerne la normalisation électrotechnique.
Les projets de Normes internationales adoptés par les comités techniques
sont soumis aux comités membres pour vote. Leur publication comme
Normes internationales requiert l’approbation de 75 % au moins des co-
mités membres votants.
La Norme internationale ISO 999 a été élaborée par le comité technique
lSO/TC 46, Information et documentation, sous-comité SC 9, Présentation,
iden tifica tien et descrip tien des documents.
Cette deuxième édition annule et remplace la première édition
(ISO 999:1975). Elle met à jour,
explicite et illustre les méthodes
élémentaires de création d’index recommandées dans la précédente
version de 1975 intitulée Index d’une publication. Cette édition comporte
huit sections, au lieu de sept dans la première version, donne des
indications plus précises sur l’organisation des index et inclut de nombreux
exemples. De nouvelles sections sur le contrôle de qualité, le classement
des entrées dans les index et la présentation des index ont été ajoutées.
L’annexe A de la présente Norme internationale est donnée uniquement à
titre d’information.
---------------------- Page: 4 ----------------------
ISO 999: 1996(F)
NORME INTERNATIONALE @ ISO

Information et documentation - Principes directeurs pour l’élaboration, la structure

et la présentation des index
1 Domaine d’application

La présente Norme internationale présente les principes directeurs pour l’élaboration, la

structure et la présentation des index.

La présente Norme internationale s’applique aux index de livres (y compris d’oeuvres de

fiction), de périodiques, de rapports, de brevets et de tout autre document écrit ou

imprimé, ainsi qu’aux index de «non-livres» tels que les documents électroniques, les

films, les enregistrements sonores, les enregistrements vidéo, les documents
iconographiques, les cartes et les objets à trois dimensions.

La présente Norme internationale présente les principes et les pratiques généraux de la

création d’index, et non pas les techniques précises qui varient selon le sujet du document

et selon les utilisateurs auxquels l’index est destiné. C’est pourquoi les exemples donnés,

ponctuation comprise, le sont à titre indicatif et non pas normatif.

La présente Norme internationale traite du choix, de la forme et de l’organisation des

points d’accès de différents niveaux utilisés dans les entrées d’index une fois que les

concepts représentant le contenu du document à indexer ont été déterminés. (Pour
l’analyse des documents et le choix des termes d’indexation, voir ISO 5963. Pour

l’élaboration d’un thésaurus monolingue pouvant aider au choix des termes d’indexation,

voir ISO 2788.)
Bien que la présente Norme internationale ne donne aucune recommandation sur

l’indexation automatique en tant que telle, elle s’applique à la préparation de tous les types

d’index, qu’ils soient produits manuellement ou par ordinateur, et qu’ils soient élaborés par

un indexeur ou par une équipe d’indexeurs. Elle ne traite ni de l’extraction automatique de

mots du texte pour générer des index, par exemple les index KWIC (Keyword in

Context), ni des systèmes particuliers d’indexation tels que PRECIS, l’indexation en arbre,

la réalisation d’index de citations ou les techniques d’indexation post-coordonnée, bien

que les recommandations qu’elle donne puissent s’appliquer à l’ensemble de ces systèmes.

Elle ne donne pas de recommandations pour l’élaboration de catalogues de bibliothèques

ou de musées.
2 Références normatives

Les normes suivantes contiennent des dispositions qui, par suite de la référence qui en est

faite, constituent des dispositions valables pour la présente Norme internationale. Au

moment de la publication, l’édition indiquée était en vigueur. Toute norme est sujette à

révision et les parties prenantes des accords fondés sur la présente Norme internationale

sont invitées à rechercher la possibilité d’appliquer l’édition la plus récente des normes

---------------------- Page: 5 ----------------------
@ KO
ISO 999: 1996(F)

indiquées ci-après. Les membres de la CE1 et de 1’ISO possèdent le registre des Normes

internationales en vigueur à un moment donné.
-- Principes directeurs pour l’établissement et le
ISO 2788: 1986, Documentation
développement de thésaurus monolingues.
Documentation et information -- Vocabulaire -- Partie 1: Notions
BO 5 127-1: 1983,
fondamentales.
et information -- Vocabulaire -- Partie 4: Langages
ISO 5 127-6: 1983, Documentation
documentaires.
et documentation -- Vocabulaire -- Chapitre 3a).
ISO 5 127-3A: 198 1, Information
Acquisition, identtjication et analyse des documents et des données.
ISO 5963: 1985, Documentation -- Iliiéthodes pour l’analyse des documents, la
détermination de leur contenu et la sélection des termes d’indexation.
ISO 7 154: 1983, Documentation -- Principes de classement bibliographique.
3 Définitions

Pour les besoins de la présente Norme internationale, les définitions données dans

I’ISO 5 127-1,l’ISO 5 127-3A, I’ISO 5 127-6 et les définitions suivantes s’appliquent.

NOTE 1 - Les termes définis sont classés alphabétiquement dans les textes anglais

et français. Selon le texte, le terme équivalent anglais ou français a été placé entre

parenthèses pour faciliter la consultation simultanée.

31 . collection: Ensemble de documents au contenu desquels l’index fait référence (par

exemple, les documents traités par un service d’indexation, une banque de données

composée de résumés).
NOTE 2 - La collection et l’index peuvent tous deux être amenés à s’étendre
indéfiniment.
(Terme anglais: collection)
32 . document: Toute entité contenant de l’information, quel que soit le support
(électronique, microforme, imprimé et non imprimé).
(Terme anglais: document)
---------------------- Page: 6 ----------------------
@ ISO ISO 999: 1996(F)

33 . entrée d’index: Unité distincte à l’intérieur d’un index. Elle est composée d’un

point d’accès, d’un qualificatif ou d’une note d’application si nécessaire, d’un ou

plusieurs points d’accès subordonnés si nécessaire, et soit d’indicateur(s) de
localisation, soit de renvoi(s), soit d’une combinaison des deux.
(Terme anglais: index entry)

34 0 fichier d’autorité: Liste ou fichier de points d’accès à utiliser dans un index (par

exemple, la forme des noms propres ou des mots-matières).
NOTE 3 - De telles listes préétablies sont notamment utilisées pour coordonner
l’indexation de collections.
(Terme anglais: authority file)

35 . index: Ensemble d’entrées permettant à l’utilisateur de localiser l’information dans

un document ou dans des documents particuliers à l’intérieur d’une collection; les

entrées sont classées alphabétiquement ou selon un autre ordre, mais permettent un

accès différent de celui du document ou de la collection indexé(e).
(Terme anglais: index)

36 . indicateur de localisation: Indication de l’emplacement dans le document ou de

l’élément à l’intérieur de la collection auquel le point d’accès ou le point d’accès

subordonné renvoie; elle est donnée à la suite du point d’accès ou du point d’accès

subordonné.
(Terme anglais: locator)

37 . note d’application: Explication ajoutée à un point d’accès ou à un point d’accès

subordonné afin de préciser le domaine couvert ou l’utilisation du point d’accès à

l’intérieur de l’index.
NOTE 4 - La note d’application ne fait pas partie du point d’accès.
(Terme anglais: scope note)
. point d’accès: Terme choisi pour représenter dans un index un élément ou une
notion contenu(e) dans un document.
NOTE 5 - Le point d’accès est utilisé seul ou peut être complété par des points
d’accès subordonnés.
(Terme anglais: index heading)

39 . point d’accès subordonné: Point d’accès associé à un autre point d’accès pour

indiquer qu’il lui est subordonné ou qu’il le modifie.
NOTE 6 - Un point d’accès subordonné peut avoir un ou plusieurs points d’accès
de niveau inférieur.
(Terme anglais: index subheading)
---------------------- Page: 7 ----------------------
ISO 999: 1996(F) @ ISO
3.10 qualificatif: Terme précisant un point d’accès afin de le distinguer de ses
homographes à l’intérieur d’un même index; il est séparé du point d’accès par un
signe de ponctuation (de préférence des parenthèses).
NOTE 7 - Le qualificatif fait partie du point d’accès.
(Terme anglais: qualifier)
3.11 renvoi: Orientation d’un point d’accès vers un autre point d’accès.
(Terme anglais: cross-reference)
3.12 renvoi de type «voir»: Orientation d’un point d’accès ou d’un point d’accès

subordonné qui n’est pas suivi d’indicateurs de localisation, vers un ou plusieurs

autres points d’accès ou points d’accès subordonnés grâce auxquels on pourra
trouver l’information.
(Terme anglais: “sec” cross-reference)
Orientation d’un point d’accès ou d’un point
3.13 renvoi de type woir aussi»:
subordonné suivi par un ou plusieurs indicateurs de localisation, vers un ou
plusieurs point d’accès ou points d’accès subordonnés permettant de trouver de
l’information connexe.
(Terme anglais: “see also” cross-reference)
3.14 terme: Mot, expression ou symbole utilisé pour désigner un concept.
(Ter-m anglais: term)
4 Fonction d’un index

La fonction d’un index est d’offrir à l’utilisateur un moyen efficace pour rechercher

l’information. Il est donc recommandé à un indexeur

d’identifier et localiser l’information pertinente à l’intérieur des documents indexés;

de distinguer l’information sur un sujet donné d’une simple mention de ce sujet;
de sujets n’apportant aucune information
d’exclure les simples mentions
significative à l’utilisateur potentiel;

d’analyser les notions traitées dans le document, afin de constituer un ensemble de

points d’accès;
de s’assurer que les termes utilisés dans l’index permettent aux utilisateurs de
l’index
de déterminer rapidement la présence ou l’absence d’information sur un
sujet donné dans un document qui leur est inconnu;
de retrouver rapidement l’information sur un élément qu’ils se rapellent
avoir trouvé dans un document qu’ils connaissent, ne serait-ce que
partiellement;
---------------------- Page: 8 ----------------------
0 ISO ISO 999: 1996(F)
d’identifier rapidement les documents appropriés à l’intérieur d’une
collection.
d’indiquer les relations entre les notions;

de rassembler les informations dispersées en raison de la structure du document ou

de la collection;

d’organiser les points d’accès pour constituer des entrées. Cette organisation peut

avoir déjà été réalisée dans un fichier d’autorité;
d’orienter, au moyen de renvois de type «voir)), les utilisateurs recherchant
l’information à partir d’un terme non retenu comme point d’accès vers celui ou
ceux qui ont été sélectionnés;
de classer les entrées dans un ordre logique et pratique.
5 Types d’index
Les index peuvent être édités avec les documents indexés ou séparément.
Les index peuvent comprendre des entrées appartenant à différentes catégories
comprenant des noms (de personnes, de collectivités, noms géographiques), termes

techniques, mots-matières, titres d’oeuvres, premiers vers, citations, abréviations,

acronymes, nombres, dates, etc.

Les index généraux rassemblent des entrées appartenant à plusieurs ou à toutes les

catégories citées ci-dessus, en une seule séquence.

Lorsque le document ou la collection à indexer le réclame, on peut organiser les entrées

de types différents selon des séquences distinctes. Les plus courantes sont présentées en

5.1 à 5.6 (voir aussi 7.1.4).
Index des sujets
51 .

L’index des sujets permet de retrouver le contenu des documents par matière. Les points

d’accès-matière sont classés par ordre alphabétique ou dans un autre ordre logique.

52 l Index des auteurs

L’index des auteurs permet de retrouver, par le nom de leurs auteurs, les contributions

soit dans le document indexé,
soit dans un ou plusieurs documents à l’intérieur de la collection indexée.

L’index des auteurs peut comprendre des auteurs personnes physiques ou des collectivités

auteurs.
---------------------- Page: 9 ----------------------
ISO 999:1996(F) @ ISO
53 . Index des noms

L’index de noms permet de retrouver les noms cités dans des documents, qu’il s’agisse de

noms de personnes, d’organismes ou d’autres objets animés ou inanimés identifiés par un

nom propre, par exemple Red Rum (nom de cheval de course), Macrex (logiciel). De tels

noms peuvent être combinés à l’intérieur d’un seul index.
54 . Index des noms géographiques

L’index des noms géographiques permet la recherche à partir de noms de lieux. Ces lieux

peuvent être très étendus, comme continents ou pays, ou très précis, comme villes,

localités, bâtiments à l’intérieur d’une ville.
55 . Index des titres

L’index des titres permet de retrouver les documents ou citations de documents en

présentant en une seule séquence les titres des documents.
56 .
Index de numéros et de codes

L’index de numéros et de codes permet la recherche à partir des indications numériques,

par exemple à partir de numéro de brevet, d’ISBN, de date de création ou de publication

(ou des deux).
6 Contrôle de qualité
61 . Qualité d’un index

Un index efficace répond aux besoins des personnes recherchant l’information contenue

dans les documents indexés (voir 7.1).

Il convient que les entrées offrent différentes approches à l’utilisateur lors de sa recherche

(par exemple il est recommandé qu’un roman ou une pièce de théâtre analysés dans le

document indexé soient entrés à la fois sous leur titre et sous leur auteur).

Il convient que l’indexeur soit impartial et objectif, à la fois dans la détermination du

contenu du document et dans la sélection de la terminologie (voir ISO 2788 et ISO 5963).

La qualité de l’index dépend de la connaissance des principes d’indexation que l’indexeur

aura acquise grâce à sa formation et à son expérience. La connaissance que l’indexeur a de

la langue et du sujet du document à indexer ainsi que la qualité des outils d’indexation

utilisés, par exemple les langages d’indexation contrôlés (voir ISO 2788) sont d’autres

facteurs importants.
---------------------- Page: 10 ----------------------
@ ISO
ISO 999:1996(F)
62 . Longueur et précision d’un index

Il convient que l’index soit suffisamment détaillé pour répondre aux besoins présumés de

l’utilisateur, compte tenu de la précision et du nombre des sujets traités par les documents

indexés. Les facteurs influant sur la longueur d’un index comprennent
la nature et l’objectif des documents indexés: par exemple, il est probable
qu’un document technique ou universitaire soit traité de façon plus
détaillée qu’un ouvrage de vulgarisation;
l’objectif de l’indexation: par exemple, un public particulier peut n’être
intéressé que par l’un des aspects d’un document complexe. Lorsqu’une
orientation particulière est donnée à l’indexation, il est recommandé de
l’indiquer clairement, par exemple dans une note d’introduction ou dans le
titre ou toute autre partie de l’index.

Si, par son expérience, l’indexeur juge nécessaire de fournir une indexation détaillée

l’entraînant à créer un index excédant la longueur limite jugée acceptable par l’éditeur, il

est préférable de changer la présentation ou la typographie de l’index plutôt que de réduire

le nombre de ses entrées.

Il est utile que l’indexeur évalue le nombre et la longueur des entrées au début de son

travail, afin que la présentation puisse être déterminée le plus tôt possible (voir 6.4).

63 . Cohérence de l’indexation

Il convient que le degré de précision, la présentation et la mise en page d’un index soient

cohérents.

Il convient que l’index soit construit selon un modèle logique, équilibré, cohérent et

facilement identifiable. Le besoin de cohérence concerne le degré de précision donné,

l’emploi de la terminologie, des subdivisions, des inversions, des renvois, de la

localisation ainsi que la présentation générale de l’index.
La cohérence a de plus grandes chances d’être obtenue si
des règles d’indexation et des fichiers d’autorité sont établis et respectés;
des aides à l’indexation fiables sont utilisées: par exemple des
dictionnaires, des vocabulaires contrôlés, la consultation d’experts;
les décisions d’indexation sont systématiquement consignées;
le travail effectué sur le même index par plusieurs indexeurs est coordonné
avec soin.

Une rédaction et une vérification d’épreuve attentives de l’index sont indispensables pour

garantir l’utilisation cohérente des points d’accès de différents niveaux, l’exactitude des

renvois, des indicateurs de localisation, du classement alphabétique (ou autre), l’emploi

correct de la ponctuation et des espaces, et (lorsque cela s’applique) le remplacement de

renvois par des entrées supplémentaires (voir 7.5).
---------------------- Page: 11 ----------------------
ISO 999:1996(F) @ ISO
64 . Relations entre indexeur et auteurkditeurhtilisateur

La qualité et la cohérence d’un index sont améliorées si l’indexeur peut discuter du

document avec son auteur, connaît les exigences de l’éditeur et comprend parfaitement les

besoins présumés des utilisateurs potentiels de l’index. Ces informations aident les

indexeurs à prendre les décisions adaptées quant au choix, à l’ajout ou à la suppression

d’entrées ainsi qu’au besoin d’index particuliers (voir aussi 6.1 et 7.1.4).

S’il y a des divergences d’intérêts entre, par exemple, les auteurs, les éditeurs, les

administrateurs de banques de données et les indexeurs sur des sujets tels que le coût, le

calendrier, la mise en page ou la longueur de l’index, il est recommandé que le facteur

déterminant soit le besoin présumé qu’a l’utilisateur d’un guide efficace pour retrouver

l’information dans le document (voir aussi 6.2).
6.4.1 Recommandations nécessaires aux indexeurs

Il convient que les éditeurs informent à l’avance les indexeurs de toute convention ou

exigence particulière, par exemple si le point d’accès doit être séparé des indicateurs de

localisation par une virgule (mais voir 7.4.5), si l’index doit avoir un nombre de pages

recommandé, s’il y a des restrictions particulières concernant le système typographique

utilisé. Il convient que les indexeurs ne soient pas gênés par des contraintes inutiles mais

qu’on leur donne l’information nécessaire et suffisante pour qu’ils puissent effectuer leur

travail de façon satisfaisante.
6.4.2 Documents nécessaires à l’indexation
Il convient que les indexeurs aient accès
aux documents complets, par exemple le texte en son entier, y compris les
légendes et les parties non textuelles telles qu’illustrations, cartes, tableaux
et graphiques;
aux documents sous leur forme finale, par exemple les épreuves en page
corrigées intégrant tous les changements apportés au texte et à la
pagination.

Il est recommandé à l’indexeur de signaler à l’éditeur les erreurs ou incohérences

éventuelles trouvées dans les documents.
6.4.3 Contrôle final (lecture d’épreuve)

Il convient que l’éditeur offre à l’indexeur la possibilité de vérifier les épreuves d’un index

imprimé avant sa publication.
6.4.4 Mention du nom des indexeurs

Il convient que l’éditeur offre la possibilité de citer dans le document le nom des

indexeurs.
---------------------- Page: 12 ----------------------
@ ISO ISO 999: 1996(F)
7 Élaboration et structure globale
71 . Généralités et construction
7.1.1 Domaine couvert

En règle générale, il est recommandé que les index couvrent l’ensemble du contenu des

documents. Il convient de signaler à l’utilisateur les exclusions significatives dans une

note d’introduction (voir 9.2).

Dans le cas de documents imprimés, les parties généralement indexées incluent les

introductions, notes, addenda, illustrations et annexes.

Les pages de titre, dédicaces, tables des matières, synopsis ou résumés donnés en début

d’article ou de chapitre, les publicités et les éléments similaires ne sont en général pas

indexés, bien qu’il soit recommandé de les étudier afin de vérifier s’ils ne comportent pas

d’éléments à inclure dans l’index.
7.1.2
Information implicite et supplémentaire à indexer

Les index peuvent mentionner des informations implicites (mais non données) dans les

dates d’identification, noms de produits
documents, par exemple noms complets,
étant donné que cette information peut être particulièrement utile à
chimiques,
l’utilisateur.
7.1.3 Note d’introduction

Lorsque cela est nécessaire, il est recommandé de donner au début de l’index ou d’une

série d’index une note d’introduction expliquant sa conception et sa structure (voir 9.2).

7.1.4 Index unique et index multiple

Pour couvrir le contenu d’un document unique, il est préférable de faire un index unique

plutôt qu’une série d’index. Les index s’appliquant à des collections peuvent être généraux

(uniques) ou particuliers, tels ceux cités dans l’article 5.

La décision de faire un ou plusieurs index peut dépendre des circonstances suivantes:

un intérêt particulier pour des parties précises de documents, par exemple
les publicités ou les critiques;
un intérêt particulier pour des éléments spécifiques figurant dans les
documents indexés, par exemple des auteurs ou des citations de cas
juridiques;
la difficulté à intégrer des points d’accès non alphabétiques, par exemple
des numéros de brevets ou des formules chimiques, dans une liste
essentiellement alphabétique.

Le titre de chaque index doit clairement en indiquer le contenu et la (ou les) fonction(s)

(voir aussi 9.3.3).
Représentation des concepts dans les points d’accès de différents niveaux
72 0
7.2.1 Choix des points d’accès
---------------------- Page: 13 ----------------------
ISO 999: 1996( F] @ ISO
7.2.1.1 Choix des concepts
Le choix des concepts à inclure dans un index dépend des besoins présumés de

l’utilisateur et de la nature des documents indexés [voir 4 c) à 4 f) et 6.21. Il est

recommandé que les points d’accès soient aussi précis que nécessaire pour aider
l’utilisateur.
L’objectif du document influe sur la formulation du point d’accès.

Ainsi, dans un index s’appliquant à un ouvrage sur la gestion des ressources humaines,

une étude des théories économiques de l’emploi peut être indexée comme suit: le point

d’accès commencerait par ((théories économiques», parce qu’il s’agit du sujet propre à cette

partie du document. ((Emploi: théories économiques» ne serait pas utile, puisque l’emploi

est le sujet de l’ouvrage en son entier. Inversement, dans un ouvrage sur l’économie, le

terme «emploi» serait le bon point d’accès (voir aussi 7.2.3.4).
7.2.1.2 Terminologie

Il convient de choisir les points d’accès à partir de la terminologie employée dans le

document, en particulier lorsque l’on indexe un document unique ou bien, dans le cas de

l’indexation d’une collection, à partir d’un fichier d’autorité.
7.2.1.3 Synonymes, termes associés et homographes
7.2.1.3.1 Synonymes

Il est recommandé d’employer un seul et même terme pour représenter le même concept.

S’il existe des synonymes du terme choisi comme point d’accès, il convient de faire des

renvois de type «voir» à partir des autres termes.

Lorsque l’on indexe des collections ou des documents ayant des auteurs multiples, il est

nécessaire d’être particulièrement attentif à rassembler sous un seul point d’accès toutes

les références à un concept pour lequel différents auteurs ont employé différents termes,

par exemple philatéliste ou collectionneur de timbres.

Il convient de traiter les variantes orthographiques et les abréviations comme des

synonymes.
EXEMPLES
1 utiliser soit aesthetics soit esthetics
2 utiliser soit ADN soit acide désoxyribonucléique
3 utiliser soit fantasme soit phantasme

Si des termes peu courants ou très spécialisés figurant dans le document sont utilisés dans

l’index, il peut être utile de les qualifier par l’addition du terme d’usage courant, en faisant

un renvoi de type woir» à partir de ce terme (voir 7.5).
EXEMPLES
1 consumption (tuberculosis of the lungs)
tuberculosis of the lungs see consumption (tuberculosis of the lungs)
2 globule blanc voir leucocyte (globule blanc)
leucocyte (globule blanc)
---------------------- Page: 14 ----------------------
ISO 999: 1996(F)
@ ISO
7.2.1.3.2 Termes associés

Il convient d’entrer les termes associés, tels que les antonymes, qui ne peuvent être traités

sans faire référence l’un à l’autre sous un seul point d’accès contenant les deux termes. Il

est recommandé de faire un renvoi du second des termes associés vers l’expression

com
...

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