Documentation -- Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms

Describes general techniques for document analysis which should apply in all indexing situations. These techniques can be employed by any agency in which human indexers analyse the subjects of documents and express these subjects in indexing terms. Is intended to promote standard practice within an agency or network of agencies as well as between different indexing agencies, especially those which exchange bibliographic records.

Documentation -- Méthodes pour l'analyse des documents, la détermination de leur contenu et la sélection des termes d'indexation

Dokumentacija - Metode pregledovanja dokumentov, določanje njihove vsebine in indeksiranih izrazov

General Information

Status
Published
Publication Date
20-Nov-1985
Current Stage
9093 - International Standard confirmed
Start Date
30-Sep-2020

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ISO 5963:1985 - Documentation -- Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms
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ISO 5963:1985 - Documentation -- Méthodes pour l'analyse des documents, la détermination de leur contenu et la sélection des termes d'indexation
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ISO 5963:1985 - Documentation -- Méthodes pour l'analyse des documents, la détermination de leur contenu et la sélection des termes d'indexation
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International Standard

INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATlON.ME)I(LZYHAPO~HAfl OPrAHM3AUMR I-IO CTAH~APTM3AL&IM.ORGANlSATlON INTERNATIONALE DE NORMALISATION

Documentation - Methods for examining documents,
determining their subjects, and selecting indexing terms

Documentation - M&bodes pour l ’analyse des documents, la d&termination de leur contenu et la sklection des termes

#indexa tion
First edition - 1985-12-01
UDC 001.815 Ref. No. IS0 59634985 (E)
Descriptors : documentation, subject indexing.
Price based on 5 pages
---------------------- Page: 1 ----------------------
Foreword

IS0 (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of

national standards bodies (IS0 member bodies). The work of preparing International

Standards is normally carried out through IS0 technical committees. Each member

body interested in a subject for which a technical committee has been established has

the right to be represented on that committee. International organizations, govern-

mental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.

Draft International Standards adopted by the technical committees are circulated to

the member bodies for approval before their acceptance as International Standards by

the IS0 Council. They are approved in accordance with IS0 procedures requiring at

least 75 % approval by the member bodies voting.
International Standard IS0 5963 was prepared by Technical Committee ISO/TC 46,
Documentation.

Users should note that all International Standards undergo revision from time to time

and that any reference made herein to any other International Standard implies its

latest edition, unless otherwise stated.
0 International Organization for Standardization, 1985
Printed in Switzerland
---------------------- Page: 2 ----------------------
Page
Contents
1 Scope and field of application ...........................................
2 References ...........................................................
3 Definitions ...........................................................
...................................... 2
4 Operation and purpose of indexing.
............................................... 2
5 Examining the document
.............................................. 2
6 Identification of concepts
.............................................
7 Selection of indexing terms
........................................................
8 Qualitycontrol

Annex - Flowchart of the indexing operation using a thesaurus . . . . . . . . . . . . . . . .

. . .
III
---------------------- Page: 3 ----------------------
This page intentionally left blank
---------------------- Page: 4 ----------------------
INTERNATIONAL STANDARD IS0 59634985 (E)
Documentation - Methods for examining documents,
determining their subjects, and selecting indexing terms
IS0 5964, Documentation - Guidelines for the establishment
1 Scope and field of application
and development of multilingual thesauri.
This International Standard describes recommended pro-
1 .l
cedures for examining documents, determining their subjects,
3 Definitions
and selecting appropriate indexing terms. It is restricted to
these preliminary stages of indexing, and does not deal with the
For the purposes of this International Standard, the following
practices of any particular kind of indexing system, whether

pre-coordinated or post-coordinated. It also describes general definitions apply.

techniques for document analysis which should apply in all
indexing situations. These methods are, however, especially
3.1 document: Any item, printed or otherwise, which is
intended for indexing systems in which the subjects of
amenable to cataloguing or indexing.
documents are expressed in summary form, and where con-
cepts are recorded in the terms of a controlled indexing
NOTE - This definition refers not only to written and printed materials
language. In this context, a controlled language usually refers
in paper or microform versions (for example books, journals, diagrams,

to a subset of terms selected from natural language, and maps), but also to non-print media (for example machine-readable

regulated, for example, by a thesaurus. These methods would records, films, sound recordings), and three-dimensional objects or

realia used as specimens.
apply, however, to systems in which concepts are represented
for retrieval purposes by symbols chosen from the schedules of
a classification scheme.
3.2 concept: A unit of thought.
1.2 The techniques described in this International Standard
The semantic content of a concept can be re-expressed by a
can be employed by any agency in which human indexers
combination of other and different concepts, which may vary
analyse the subjects of documents and express these subjects
from one language or culture to another.
in indexing terms. They do not apply to agencies which employ
those automatic indexing techniques in which terms occurring
3.3 subject: Any concept or combination of concepts
in texts are organized into sets or classes according to criteria
representing a theme in a document.
which can be established by a computer, for example fre-
quency of occurrence and/or adjacency in the text, although
3.4 indexing term: The representation of a concept in the
the aims of these systems are the same.
form of either
1.3 This International Standard is intended primarily as a
- a term derived from natural language, preferably a
guide to indexers during the stages of document analysis and
noun or noun phrase, or
concept identification. It may also be helpful for the analysis of
users’ enquiries and their translation, for retrieval purposes,
- a classification symbol.
into the controlled terms of an indexing language, and it could
function as guidance to abstracters during the preparation of
NOTE - An indexing term can consist of more than one word. In a
abstracts. It should be borne in mind, however, that although
controlled indexing language, a term is designated either as a
these tasks are analogous they are not identical.
preferred term or as a non-preferred term.
This International Standard is intended to promote stan-
1.4
3.5 preferred term: A term used consistently when index-
dard practice
ing to represent a given concept; sometimes known as
a) within an agency or network of agencies;
“descriptor ”.
b) between different indexing agencies, especially those
3.6 non-preferred term : The synonym or quasi-synonym of
which exchange bibliographic records.
a preferred term.
A non-preferred term is not assigned to documents but is pro-
2 References
vided as an entry point in an index, the user being directed by

IS0 2700, Documentation - Guidefines for the establishment an instruction (for example USE or SEE) to the preferred term;

and development of monolingual thesauri. sometimes known as “non-descriptor ”.
---------------------- Page: 5 ----------------------
Is0 5963-1985 (El
d) the introduction, the opening

3.7 index (plural “indexes ”): An alphabetical or systematic phrases of chapters and

paragraphs, and the conclusion;
listing of subjects which refers to the position of each subject in
a document or collection of documents.
illustrations, diagrams, tables and their captions;
indexing: The act of describing or identifying a docu-
f) words or groups of words which are underlined or
ment in terms of its subject content.
printed in an unusual typeface.
All these elements should be scanned and assessed by the in-
4 Operation and purpose of indexing
dexer during his study of the document. Indexing from the title
alone is not recommended, and an abstract, if available, should
not be regarded as a satisfactory substitute for an examination
4.1 Indexing is not concerned with the description of a docu-
of the text. Titles may be misleading; both titles and abstracts
ment as a physical entity (for example by stating the form,
may be inadequate; in many cases neither is a reliable source of
publisher, date, etc.), although these factors may be included
the kind of information needed by an indexer.
in a subject index if this information would enable a user to
determine more accurately whether or not a given document is
likely to be relevant to his enquiry.
5.3 Non-print documents, such as audio-visual, visual and
sound media, including realia, call for different procedures. It is
not always possible in practice to examine a record in its en-
During indexing, concepts are extracted from documents
4.2
tirety (for example by running a film). Indexing is then usually
by a process of intellectual analysis, then transcribed into
carried out from a title and/or synopsis, though the indexer
indexing terms. Both analysis and transcription should be per-
should be allowed to view or hear a performance of the medium
formed with the aid of indexing tools such as thesauri and
if the written description is inadequate or appears to be
classification schemes.
inaccurate.
4.3 Essentially, indexing consists of the following three
stages, although these tend to overlap in practice:
6 Identification of concepts
a) examining the document and establishing its subject
6.1 After examining the document, the indexer should follow
content;
a systematic approach to the identification of those concepts
which are essential elements in a description of its subject.
b) identifying the principal concepts present in the sub-
Agencies should establish check lists of those factors which are
ject;
recognized as important in the field covered by the index.
these in the terms of the indexing
c) expressing concepts
The questions listed below illustrate general factors which such
language.
a check-list should establish :
Each of these stages, together with a section on quality con-
a) Does document deal with the object by the
trol, is considered below in clauses 5 to 8.
activity ?
b) Does the subject contain an active concept (for
5 Examining the document
exa mple an action, an operation, a process, etc.) ?
5.1 The thoroughness with which a document can be
Is the object affected by the activity identified?
examined depends to a large extent upon its physical form.
Two different cases can be distinguished, i.e. printed and non-
d) Does the document deal with the agent of this action?
print documents.
e) Does it refer to particular means for accomplishing the
action (for example special instruments, techniques or
5.2 Printed documents represent the usual case in libraries
methods) ?
and information centres where the stock consists largely of
monographs, journals, reports, conference proceedings, etc.
Were these factors considered in the context
f) of a par-
Ideally, full unde
...

SLOVENSKI STANDARD
SIST ISO 5963:1996
01-junij-1996
'RNXPHQWDFLMD0HWRGHSUHJOHGRYDQMDGRNXPHQWRYGRORþDQMHQMLKRYHYVHELQHLQ
LQGHNVLUDQLKL]UD]RY

Documentation -- Methods for examining documents, determining their subjects, and

selecting indexing terms
Documentation -- Méthodes pour l'analyse des documents, la détermination de leur
contenu et la sélection des termes d'indexation
Ta slovenski standard je istoveten z: ISO 5963:1985
ICS:
01.140.20 Informacijske vede Information sciences
SIST ISO 5963:1996 en

2003-01.Slovenski inštitut za standardizacijo. Razmnoževanje celote ali delov tega standarda ni dovoljeno.

---------------------- Page: 1 ----------------------
SIST ISO 5963:1996
---------------------- Page: 2 ----------------------
SIST ISO 5963:1996
International Standard

INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATlON.ME)I(LZYHAPO~HAfl OPrAHM3AUMR I-IO CTAH~APTM3AL&IM.ORGANlSATlON INTERNATIONALE DE NORMALISATION

Documentation - Methods for examining documents,
determining their subjects, and selecting indexing terms

Documentation - M&bodes pour l ’analyse des documents, la d&termination de leur contenu et la sklection des termes

#indexa tion
First edition - 1985-12-01
UDC 001.815 Ref. No. IS0 59634985 (E)
Descriptors : documentation, subject indexing.
Price based on 5 pages
---------------------- Page: 3 ----------------------
SIST ISO 5963:1996
Foreword

IS0 (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of

national standards bodies (IS0 member bodies). The work of preparing International

Standards is normally carried out through IS0 technical committees. Each member

body interested in a subject for which a technical committee has been established has

the right to be represented on that committee. International organizations, govern-

mental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.

Draft International Standards adopted by the technical committees are circulated to

the member bodies for approval before their acceptance as International Standards by

the IS0 Council. They are approved in accordance with IS0 procedures requiring at

least 75 % approval by the member bodies voting.
International Standard IS0 5963 was prepared by Technical Committee ISO/TC 46,
Documentation.

Users should note that all International Standards undergo revision from time to time

and that any reference made herein to any other International Standard implies its

latest edition, unless otherwise stated.
0 International Organization for Standardization, 1985
Printed in Switzerland
---------------------- Page: 4 ----------------------
SIST ISO 5963:1996
Page
Contents
1 Scope and field of application ...........................................
2 References ...........................................................
3 Definitions ...........................................................
...................................... 2
4 Operation and purpose of indexing.
............................................... 2
5 Examining the document
.............................................. 2
6 Identification of concepts
.............................................
7 Selection of indexing terms
........................................................
8 Qualitycontrol

Annex - Flowchart of the indexing operation using a thesaurus . . . . . . . . . . . . . . . .

. . .
III
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SIST ISO 5963:1996
This page intentionally left blank
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SIST ISO 5963:1996
INTERNATIONAL STANDARD IS0 59634985 (E)
Documentation - Methods for examining documents,
determining their subjects, and selecting indexing terms
IS0 5964, Documentation - Guidelines for the establishment
1 Scope and field of application
and development of multilingual thesauri.
This International Standard describes recommended pro-
1 .l
cedures for examining documents, determining their subjects,
3 Definitions
and selecting appropriate indexing terms. It is restricted to
these preliminary stages of indexing, and does not deal with the
For the purposes of this International Standard, the following
practices of any particular kind of indexing system, whether

pre-coordinated or post-coordinated. It also describes general definitions apply.

techniques for document analysis which should apply in all
indexing situations. These methods are, however, especially
3.1 document: Any item, printed or otherwise, which is
intended for indexing systems in which the subjects of
amenable to cataloguing or indexing.
documents are expressed in summary form, and where con-
cepts are recorded in the terms of a controlled indexing
NOTE - This definition refers not only to written and printed materials
language. In this context, a controlled language usually refers
in paper or microform versions (for example books, journals, diagrams,

to a subset of terms selected from natural language, and maps), but also to non-print media (for example machine-readable

regulated, for example, by a thesaurus. These methods would records, films, sound recordings), and three-dimensional objects or

realia used as specimens.
apply, however, to systems in which concepts are represented
for retrieval purposes by symbols chosen from the schedules of
a classification scheme.
3.2 concept: A unit of thought.
1.2 The techniques described in this International Standard
The semantic content of a concept can be re-expressed by a
can be employed by any agency in which human indexers
combination of other and different concepts, which may vary
analyse the subjects of documents and express these subjects
from one language or culture to another.
in indexing terms. They do not apply to agencies which employ
those automatic indexing techniques in which terms occurring
3.3 subject: Any concept or combination of concepts
in texts are organized into sets or classes according to criteria
representing a theme in a document.
which can be established by a computer, for example fre-
quency of occurrence and/or adjacency in the text, although
3.4 indexing term: The representation of a concept in the
the aims of these systems are the same.
form of either
1.3 This International Standard is intended primarily as a
- a term derived from natural language, preferably a
guide to indexers during the stages of document analysis and
noun or noun phrase, or
concept identification. It may also be helpful for the analysis of
users’ enquiries and their translation, for retrieval purposes,
- a classification symbol.
into the controlled terms of an indexing language, and it could
function as guidance to abstracters during the preparation of
NOTE - An indexing term can consist of more than one word. In a
abstracts. It should be borne in mind, however, that although
controlled indexing language, a term is designated either as a
these tasks are analogous they are not identical.
preferred term or as a non-preferred term.
This International Standard is intended to promote stan-
1.4
3.5 preferred term: A term used consistently when index-
dard practice
ing to represent a given concept; sometimes known as
a) within an agency or network of agencies;
“descriptor ”.
b) between different indexing agencies, especially those
3.6 non-preferred term : The synonym or quasi-synonym of
which exchange bibliographic records.
a preferred term.
A non-preferred term is not assigned to documents but is pro-
2 References
vided as an entry point in an index, the user being directed by

IS0 2700, Documentation - Guidefines for the establishment an instruction (for example USE or SEE) to the preferred term;

and development of monolingual thesauri. sometimes known as “non-descriptor ”.
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SIST ISO 5963:1996
Is0 5963-1985 (El
d) the introduction, the opening

3.7 index (plural “indexes ”): An alphabetical or systematic phrases of chapters and

paragraphs, and the conclusion;
listing of subjects which refers to the position of each subject in
a document or collection of documents.
illustrations, diagrams, tables and their captions;
indexing: The act of describing or identifying a docu-
f) words or groups of words which are underlined or
ment in terms of its subject content.
printed in an unusual typeface.
All these elements should be scanned and assessed by the in-
4 Operation and purpose of indexing
dexer during his study of the document. Indexing from the title
alone is not recommended, and an abstract, if available, should
not be regarded as a satisfactory substitute for an examination
4.1 Indexing is not concerned with the description of a docu-
of the text. Titles may be misleading; both titles and abstracts
ment as a physical entity (for example by stating the form,
may be inadequate; in many cases neither is a reliable source of
publisher, date, etc.), although these factors may be included
the kind of information needed by an indexer.
in a subject index if this information would enable a user to
determine more accurately whether or not a given document is
likely to be relevant to his enquiry.
5.3 Non-print documents, such as audio-visual, visual and
sound media, including realia, call for different procedures. It is
not always possible in practice to examine a record in its en-
During indexing, concepts are extracted from documents
4.2
tirety (for example by running a film). Indexing is then usually
by a process of intellectual analysis, then transcribed into
carried out from a title and/or synopsis, though the indexer
indexing terms. Both analysis and transcription should be per-
should be allowed to view or hear a performance of the medium
formed with the aid of indexing tools such as thesauri and
if the written description is inadequate or appears to be
classification schemes.
inaccurate.
4.3 Essentially, indexing consists of the following three
stages, although these tend to overlap in practice:
6 Identification of concepts
a) examining the document and establishing its subject
6.1 After examining the document, the indexer should follow
content;
a systematic approach to the identification of those concepts
which are essential elements in a description of its subject.
b) identifying the principal concepts present in the sub-
Agencies should establish check lists of those factors which are
ject;
recognized as important in the field covered by the index.
these in the terms of the indexing
c) expressing concepts
The questions listed below illustrate general factors which such
language.
a check-list should establish :
Each of these stages, together with a section on quality con-
a) Does document deal with the object by the
trol, is considered below in clauses 5 to 8.
activity ?
b) Does the subject contain an active concept (for
5 Examining the document
exa mple an action, an operation, a process, etc.) ?
5.1 The thoroughness with which a document can be
Is the object affected by the activity identified?
examined depends to a large extent upon its physical form.
Two different cases can be distinguished, i.e. printed and non-
d) Does
...

Norme internationale

INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION.ME~YHAPO~HAF OPI-AHM3Al.&lR Il0 CTAH~APTl43AL&lM.ORGANISATION INTERNATIONALE DE NORMALISATION

- Méthodes pour l’analyse des
Documentation
documents, la détermination de leur contenu et la
sélection des termes d’indexation

Documentation - Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms

Première édition - 1985-12-01
CDU 001.815 Réf. no : ISO 59634985 (F)
Descripteurs : documentation, indexation.
Prix basé sur 5 pages
---------------------- Page: 1 ----------------------
Avant-propos
L’lSO (Organisation internationale de normalisation) est une fedération mondiale

d’organismes nationaux de’ normalisation (comités membres de I’ISO). L’élaboration

des Normes internationales est confiée aux comités techniques de I’ISO. Chaque

comite membre intéressé par une étude a le droit de faire partie du comité technique

créé à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non gouverne-

mentales, en liaison avec I’ISO, participent également aux travaux.

Les projets de Normes internationales adoptés par les comités techniques sont soumis

aux comités membres pour approbation, avant leur acceptation comme Normes inter-

nationales par le Conseil de I’ISO. Les Normes internationales sont approuvées confor-

mément aux procédures de I’ISO qui requiérent l’approbation de 75 % au moins des
comités membres votants.

La Norme internationale ISO 5963 a été élaborée par le comité technique ISO/TC 46,

Documentation.

L’attention des utilisateurs est attiree sur le fait que toutes les Normes internationales

sont de temps en temps soumises à révision et que toute réference faite à une autre

Norme internationale dans le présent document implique qu’il s’agit, sauf indication

contraire, de la derniére édition.
0 Organisation internationale de normalisation, 1985
Imprimé en Suisse
---------------------- Page: 2 ----------------------
Page
Sommaire
..........................................
Objet et domaine d’application
Références ...........................................................
Définitions.. .........................................................
..............................................
Processus de l’indexation.
Examendudocument ..................................................
.................................... 2
Identification et sélection des notions
.......................................... 3
Choix des termes d’indexation
.................................................. 4
Contrôle de la qualité

Annexe - Organigramme du processus d’indexation utilisant un thésaurus . . . . . .

. . .
III
---------------------- Page: 3 ----------------------
Page blanche
---------------------- Page: 4 ----------------------
NORME INTERNATIONALE ISO 59634985 (F)
- Méthodes pour l’analyse des
Documentation
documents, la détermination de leur contenu et la
sélection des termes d’indexation
2 Références
1 Objet et domaine d’application
ISO 2788, Documentation - Principes directeurs pour /‘& tablis-
1.1 La présente Norme internationale recommande des pro-
semen t et le développement de thhsaurus monolingues.
cédés pour l’analyse des documents, la détermination de leur
contenu et la sékction des termes d’indexation. Son objet se
ISO 5964, Documentation - Principes directeurs pour l’établis-
limite à ces premiéres étapes de l’indexation et se veut indépen-
sement et le développement de thésaurus muftifingues.
dant des pratiques de tout systéme d’indexation, qu’il soit pré-
coordonné ou postcoordonné. Elie décrit des méthodes géné-
raies pour l’analyse des documents qui doivent s’appliquer
quelle que soit la situation. Cependant, ces méthodes sont par-
3 Définitions
ticuiiérement destinées aux systèmes d’indexation dans ies-
quels on exprime le sujet des documents sous forme abrégée, à
Dans le cadre de la présente Norme internationale, les défini-
l’aide des termes d’un langage d’indexation contrôlé représen-
tions suivantes sont applicables :
tant les notions voulues. Dans ce contexte, le langage contrôlé
est généralement constitué d’un sous-ensemble de termes tirés
de la langue naturelle et, par exemple, organisés en thésaurus.
3.1 document: Tout article, imprimé ou non, qu’il est possi-
On peut cependant appliquer ces méthodes à des systèmes
ble de cataloguer ou d’indexer.
dans lesquels les notions sont représentées à des fins de recher-
che documentaire, par des symboles choisis dans un plan de
NOTE - Cette définition désigne non seulement des matériaux écrits
ciassemen t .
et imprimés sur papier ou microforme (par exemple les livres, les revues
spécialisées, les cartes, diagrammes, etc.), mais aussi des médias non
imprimés (par exemple les enregistrements lisibles par machine, films
1.2 Les techniques dtjcrites dans la présente Norme interna-
et enregistrements sonores) et les objets de collection.
tionale peuvent être employées dans tout organisme où
l’analyse des documents et l’expression du contenu en termes
d’indexation sont faites par des indexeurs. Elles ne s’appliquent
32 notion: Toute unité de pensée. Le contenu sémantique
pas aux organismes qui utilisent des techniques d’indexation
d’une notion peut être ré-exprimé en combinant d’autres
automatique dans lesquelles les termes d’un texte sont organi-
notions qui peuvent être différentes d’une langue à l’autre.
sés en ensembles ou classes selon des critères qui peuvent être
appliqués par ordinateur, par exemple la fréquence d’apparition
et/ou i’adjacence dans le texte, bien que la finalité de ces systè-
3.3 sujet: Toute notion ou combinaison de notions repré-
mes soit la même.
sentant un thème dans un document.
1.3 La présente Norme internationale doit, en premier lieu,
3.4 terme d’indexation: 1 ,a représentation d’une notion
servir de guide aux indexeurs pour les étapes de l’analyse des
sous forme
documents et de l’identification des notions. On peut aussi
l’appliquer à la recherche documentaire en transformant les
soit d’un terme dérivé de la langue naturelle, de préfé-
questions des utilisateurs en termes d’indexation contrôlés. Ce
rente substantif simple ou composé ;
peut être aussi un guide pour l’élaboration de résumés anaiyti-
ques mais, cependant, on doit attirer l’attention sur le fait que
soit un code de classement.
ces tâches, quoique analogues, ne sont pas identiques.
NOTE - Un terme d’indexation peut comprendre plus d’un mot. Dans
1.4 La présente Norme internationale est destinée à promou-
un langage d’indexation contrôlé, un terme est appelé soit descripteur,
voir l’utilisation d’une pratique normalisée
soit non descripteur.
a) dans un organisme ou un réseau d’organismes;
3.5 descripteur: Terme toujours employé à l’indexation
pour représenter une notion donnée; parfois appelé terme pré-
b) entre différents services d’indexation, en particulier
férentiei.
ceux qui échangent des informations bibiiographiques.
---------------------- Page: 5 ----------------------
IsO 5963-1985 (FI
3.6 non descripteur: Synonyme ou quasi synonyme d’un
le titre;
descripteur. On ne peut l’attribuer à un document mais il sert de
point d’entrée dans un thésaurus, l’utilisateur étant alors dirigé
le résumé, s’il existe;
par une instruction (par exemple VOIR ou EMPLOYER) vers le
descripteur approprié; parfois appelé terme non préférentiel.
cl le sommaire;
3.7 index: Liste alphabétique et systématique des sujets, qui
d) l’introduction, les de chapitres et de paragra-
renvoie à la place de chaque sujet dans un document ou une
phes, et la conclusion
collection de documents.
les illustrations, diagrammes, tableaux et leur légende;
indexation : Action de décrire ou d’identifier un docu-
38 ,
contenu.

ment en ce qui concerne son f) les mots ou grou pes de mots soulignés ou mis en valeur

une typographie différente.
Par
Tous les cléments doivent être examinés soigneusement et
4 Processus de l’indexation
recenses par I’indexeur lors de l’étude du document. L’indexa-
tion à partir du seul titre n’est pas recommandee et un résumé,
4.1 L’indexation ne concerne pas la description d’un docu-
s’il existe, ne doit pas être considéré comme un substitut à
ment en tant qu’entité physique (par exemple, elle ne donne
l’examen du texte. En effet, certains titres peuvent induire en
pas la forme, l’éditeur, la date, etc.). Ces éléments peuvent
erreur; certains résumés sont insuffisants, ni les uns ni les
quand même être inclus dans un index matiéres si ces informa-
autres ne constituent systématiquement une source sûre pour
tions permettent à un utilisateur de déterminer plus précisé-
le type d’information dont un indexeur a besoin.
ment si un document donné est ou non une réponse à sa ques-
tion.
5.3 Les documents non imprimés, tels que les documents
audio-visuels, visuels ou sonores y compris les objets, requié-
4.2 Lors de l’indexation, on extrait les notions des docu-
rent des procédures différentes. II n’est pas toujours possible,
ments par un processus d’analyse intellectuelle, puis on les
en pratique, d’analyser un enregistrement dans sa totalité (par
transcrit à l’aide d’éléments du langage d’indexation. L’analyse
exemple en projetant un film). L’indexation est alors habituelle-
et la transcription doivent toutes deux être faites avec l’aide
ment tirée du titre ou du résumé, tout en conservant à
d’outils d’indexation tels que thésaurus et plans de classement.
I’indexeur la possibilité de regarder ou d’écouter le document si
la description écrite est insuffisante ou apparaît inexacte.
essentiellement en trois éta-
4.3 L’indexation se décompose
pes qui ont tendance à se chevau cher dans la pratiq ue:
Identification et sélection des notions
examen du document et définition de son contenu;

des notions principales du 6.1 Après l’examen du document, I’indexeur doit identifier

b) identification et sélection
contenu ; les notions, éléments essentiels de la description de son con-
tenu. Les organismes doivent établir une grille d’identification a

choix des termes d’indexation. l’aide de critères reconnus comme importants dans le domaine

couvert par l’indexation.
ainsi qu’un chapitre sur le contrôle de
Chacune de ces étapes,
la qualité, sont traités ci -aprés dans les chapitres 5 a 8.
Les questions suivantes donnent des exemples de critères à
retenir:
5 Examen du document
a) le document traite-t-il d’un objet affect6 par une acti-
vite?
5.1 La précision avec laquelle un document peut être exa-
b) Le sujet contient-il une notion active (par exemple une
miné dépend dans une large mesure de sa forme physique. On
action, une opération, un processus, etc. .
peut distinguer deux cas: les documents imprimés et les docu-
ments non imprimés.
c) L’objet est-il affecté par l’activité identifiée?
5.2 Les documents imprimés constituent le fonds habituel
d) Le document traite-t-il de l’agent de cette action?
des bibliotheques et des centres de documentation avec mono-
graphies, périodiques, rapports, comptes rendus de congrès,
e) A-t-il recours à des moyens particuliers pour accomplir
etc. La compréhension totale de ces documents passe en prin-
l’action (par exemple instruments spéciaux, techniques ou
cipe par une lecture minutieuse des textes. Une lecture com-
méthodes spéciales)?
plète n’est pas t
...

Norme internationale

INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION.ME~YHAPO~HAF OPI-AHM3Al.&lR Il0 CTAH~APTl43AL&lM.ORGANISATION INTERNATIONALE DE NORMALISATION

- Méthodes pour l’analyse des
Documentation
documents, la détermination de leur contenu et la
sélection des termes d’indexation

Documentation - Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms

Première édition - 1985-12-01
CDU 001.815 Réf. no : ISO 59634985 (F)
Descripteurs : documentation, indexation.
Prix basé sur 5 pages
---------------------- Page: 1 ----------------------
Avant-propos
L’lSO (Organisation internationale de normalisation) est une fedération mondiale

d’organismes nationaux de’ normalisation (comités membres de I’ISO). L’élaboration

des Normes internationales est confiée aux comités techniques de I’ISO. Chaque

comite membre intéressé par une étude a le droit de faire partie du comité technique

créé à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non gouverne-

mentales, en liaison avec I’ISO, participent également aux travaux.

Les projets de Normes internationales adoptés par les comités techniques sont soumis

aux comités membres pour approbation, avant leur acceptation comme Normes inter-

nationales par le Conseil de I’ISO. Les Normes internationales sont approuvées confor-

mément aux procédures de I’ISO qui requiérent l’approbation de 75 % au moins des
comités membres votants.

La Norme internationale ISO 5963 a été élaborée par le comité technique ISO/TC 46,

Documentation.

L’attention des utilisateurs est attiree sur le fait que toutes les Normes internationales

sont de temps en temps soumises à révision et que toute réference faite à une autre

Norme internationale dans le présent document implique qu’il s’agit, sauf indication

contraire, de la derniére édition.
0 Organisation internationale de normalisation, 1985
Imprimé en Suisse
---------------------- Page: 2 ----------------------
Page
Sommaire
..........................................
Objet et domaine d’application
Références ...........................................................
Définitions.. .........................................................
..............................................
Processus de l’indexation.
Examendudocument ..................................................
.................................... 2
Identification et sélection des notions
.......................................... 3
Choix des termes d’indexation
.................................................. 4
Contrôle de la qualité

Annexe - Organigramme du processus d’indexation utilisant un thésaurus . . . . . .

. . .
III
---------------------- Page: 3 ----------------------
Page blanche
---------------------- Page: 4 ----------------------
NORME INTERNATIONALE ISO 59634985 (F)
- Méthodes pour l’analyse des
Documentation
documents, la détermination de leur contenu et la
sélection des termes d’indexation
2 Références
1 Objet et domaine d’application
ISO 2788, Documentation - Principes directeurs pour /‘& tablis-
1.1 La présente Norme internationale recommande des pro-
semen t et le développement de thhsaurus monolingues.
cédés pour l’analyse des documents, la détermination de leur
contenu et la sékction des termes d’indexation. Son objet se
ISO 5964, Documentation - Principes directeurs pour l’établis-
limite à ces premiéres étapes de l’indexation et se veut indépen-
sement et le développement de thésaurus muftifingues.
dant des pratiques de tout systéme d’indexation, qu’il soit pré-
coordonné ou postcoordonné. Elie décrit des méthodes géné-
raies pour l’analyse des documents qui doivent s’appliquer
quelle que soit la situation. Cependant, ces méthodes sont par-
3 Définitions
ticuiiérement destinées aux systèmes d’indexation dans ies-
quels on exprime le sujet des documents sous forme abrégée, à
Dans le cadre de la présente Norme internationale, les défini-
l’aide des termes d’un langage d’indexation contrôlé représen-
tions suivantes sont applicables :
tant les notions voulues. Dans ce contexte, le langage contrôlé
est généralement constitué d’un sous-ensemble de termes tirés
de la langue naturelle et, par exemple, organisés en thésaurus.
3.1 document: Tout article, imprimé ou non, qu’il est possi-
On peut cependant appliquer ces méthodes à des systèmes
ble de cataloguer ou d’indexer.
dans lesquels les notions sont représentées à des fins de recher-
che documentaire, par des symboles choisis dans un plan de
NOTE - Cette définition désigne non seulement des matériaux écrits
ciassemen t .
et imprimés sur papier ou microforme (par exemple les livres, les revues
spécialisées, les cartes, diagrammes, etc.), mais aussi des médias non
imprimés (par exemple les enregistrements lisibles par machine, films
1.2 Les techniques dtjcrites dans la présente Norme interna-
et enregistrements sonores) et les objets de collection.
tionale peuvent être employées dans tout organisme où
l’analyse des documents et l’expression du contenu en termes
d’indexation sont faites par des indexeurs. Elles ne s’appliquent
32 notion: Toute unité de pensée. Le contenu sémantique
pas aux organismes qui utilisent des techniques d’indexation
d’une notion peut être ré-exprimé en combinant d’autres
automatique dans lesquelles les termes d’un texte sont organi-
notions qui peuvent être différentes d’une langue à l’autre.
sés en ensembles ou classes selon des critères qui peuvent être
appliqués par ordinateur, par exemple la fréquence d’apparition
et/ou i’adjacence dans le texte, bien que la finalité de ces systè-
3.3 sujet: Toute notion ou combinaison de notions repré-
mes soit la même.
sentant un thème dans un document.
1.3 La présente Norme internationale doit, en premier lieu,
3.4 terme d’indexation: 1 ,a représentation d’une notion
servir de guide aux indexeurs pour les étapes de l’analyse des
sous forme
documents et de l’identification des notions. On peut aussi
l’appliquer à la recherche documentaire en transformant les
soit d’un terme dérivé de la langue naturelle, de préfé-
questions des utilisateurs en termes d’indexation contrôlés. Ce
rente substantif simple ou composé ;
peut être aussi un guide pour l’élaboration de résumés anaiyti-
ques mais, cependant, on doit attirer l’attention sur le fait que
soit un code de classement.
ces tâches, quoique analogues, ne sont pas identiques.
NOTE - Un terme d’indexation peut comprendre plus d’un mot. Dans
1.4 La présente Norme internationale est destinée à promou-
un langage d’indexation contrôlé, un terme est appelé soit descripteur,
voir l’utilisation d’une pratique normalisée
soit non descripteur.
a) dans un organisme ou un réseau d’organismes;
3.5 descripteur: Terme toujours employé à l’indexation
pour représenter une notion donnée; parfois appelé terme pré-
b) entre différents services d’indexation, en particulier
férentiei.
ceux qui échangent des informations bibiiographiques.
---------------------- Page: 5 ----------------------
IsO 5963-1985 (FI
3.6 non descripteur: Synonyme ou quasi synonyme d’un
le titre;
descripteur. On ne peut l’attribuer à un document mais il sert de
point d’entrée dans un thésaurus, l’utilisateur étant alors dirigé
le résumé, s’il existe;
par une instruction (par exemple VOIR ou EMPLOYER) vers le
descripteur approprié; parfois appelé terme non préférentiel.
cl le sommaire;
3.7 index: Liste alphabétique et systématique des sujets, qui
d) l’introduction, les de chapitres et de paragra-
renvoie à la place de chaque sujet dans un document ou une
phes, et la conclusion
collection de documents.
les illustrations, diagrammes, tableaux et leur légende;
indexation : Action de décrire ou d’identifier un docu-
38 ,
contenu.

ment en ce qui concerne son f) les mots ou grou pes de mots soulignés ou mis en valeur

une typographie différente.
Par
Tous les cléments doivent être examinés soigneusement et
4 Processus de l’indexation
recenses par I’indexeur lors de l’étude du document. L’indexa-
tion à partir du seul titre n’est pas recommandee et un résumé,
4.1 L’indexation ne concerne pas la description d’un docu-
s’il existe, ne doit pas être considéré comme un substitut à
ment en tant qu’entité physique (par exemple, elle ne donne
l’examen du texte. En effet, certains titres peuvent induire en
pas la forme, l’éditeur, la date, etc.). Ces éléments peuvent
erreur; certains résumés sont insuffisants, ni les uns ni les
quand même être inclus dans un index matiéres si ces informa-
autres ne constituent systématiquement une source sûre pour
tions permettent à un utilisateur de déterminer plus précisé-
le type d’information dont un indexeur a besoin.
ment si un document donné est ou non une réponse à sa ques-
tion.
5.3 Les documents non imprimés, tels que les documents
audio-visuels, visuels ou sonores y compris les objets, requié-
4.2 Lors de l’indexation, on extrait les notions des docu-
rent des procédures différentes. II n’est pas toujours possible,
ments par un processus d’analyse intellectuelle, puis on les
en pratique, d’analyser un enregistrement dans sa totalité (par
transcrit à l’aide d’éléments du langage d’indexation. L’analyse
exemple en projetant un film). L’indexation est alors habituelle-
et la transcription doivent toutes deux être faites avec l’aide
ment tirée du titre ou du résumé, tout en conservant à
d’outils d’indexation tels que thésaurus et plans de classement.
I’indexeur la possibilité de regarder ou d’écouter le document si
la description écrite est insuffisante ou apparaît inexacte.
essentiellement en trois éta-
4.3 L’indexation se décompose
pes qui ont tendance à se chevau cher dans la pratiq ue:
Identification et sélection des notions
examen du document et définition de son contenu;

des notions principales du 6.1 Après l’examen du document, I’indexeur doit identifier

b) identification et sélection
contenu ; les notions, éléments essentiels de la description de son con-
tenu. Les organismes doivent établir une grille d’identification a

choix des termes d’indexation. l’aide de critères reconnus comme importants dans le domaine

couvert par l’indexation.
ainsi qu’un chapitre sur le contrôle de
Chacune de ces étapes,
la qualité, sont traités ci -aprés dans les chapitres 5 a 8.
Les questions suivantes donnent des exemples de critères à
retenir:
5 Examen du document
a) le document traite-t-il d’un objet affect6 par une acti-
vite?
5.1 La précision avec laquelle un document peut être exa-
b) Le sujet contient-il une notion active (par exemple une
miné dépend dans une large mesure de sa forme physique. On
action, une opération, un processus, etc. .
peut distinguer deux cas: les documents imprimés et les docu-
ments non imprimés.
c) L’objet est-il affecté par l’activité identifiée?
5.2 Les documents imprimés constituent le fonds habituel
d) Le document traite-t-il de l’agent de cette action?
des bibliotheques et des centres de documentation avec mono-
graphies, périodiques, rapports, comptes rendus de congrès,
e) A-t-il recours à des moyens particuliers pour accomplir
etc. La compréhension totale de ces documents passe en prin-
l’action (par exemple instruments spéciaux, techniques ou
cipe par une lecture minutieuse des textes. Une lecture com-
méthodes spéciales)?
plète n’est pas t
...

Questions, Comments and Discussion

Ask us and Technical Secretary will try to provide an answer. You can facilitate discussion about the standard in here.