SIST ISO 23081-1:2018
Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles
Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles
ISO 23081-1:2017 covers the principles that underpin and govern records management metadata. These principles are applicable to:
- records and their metadata;
- all processes that affect them;
- any system in which they reside;
- any organization that is responsible for their management.
Information et documentation -- Processus de gestion des enregistrements -- Métadonnées pour les enregistrements -- Partie 1: Principes
ISO 23081-1:2017 couvre les principes de base qui régissent les métadonnées liées à la gestion des documents d'activité. Ces principes s'appliquent:
- aux documents d'activité et à leurs métadonnées;
- à tout processus qui les affecte;
- à tout système dans lequel ils se trouvent;
- à tout organisme responsable de leur gestion.
Informatika in dokumentacija - Procesi upravljanja zapisov - Metapodatki za zapise - 1. del: Načela
Ta dokument zajema načela, ki podpirajo in urejajo metapodatke za upravljanje zapisov. Ta načela se uporabljajo za:
— zapise in njihove metapodatke;
— vse procese, ki vplivajo nanje;
— vse sisteme, v katerih se hranijo;
— vse organizacije, ki so odgovorne za njihovo upravljanje.
General Information
Relations
Related Packages
Standards Content (Sample)
SLOVENSKI STANDARD
01-september-2018
1DGRPHãþD
SIST ISO 23081-1:2010
,QIRUPDWLNDLQGRNXPHQWDFLMD3URFHVLXSUDYOMDQMD]DSLVRY0HWDSRGDWNL]D]DSLVH
GHO 1DþHOD
Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for
records -- Part 1: Principles
Information et documentation -- Processus de gestion des enregistrements --
Métadonnées pour les enregistrements -- Partie 1: Principes
Ta slovenski standard je istoveten z: ISO 23081-1:2017
ICS:
01.140.20 Informacijske vede Information sciences
35.240.30 Uporabniške rešitve IT v IT applications in information,
informatiki, dokumentiranju in documentation and
založništvu publishing
2003-01.Slovenski inštitut za standardizacijo. Razmnoževanje celote ali delov tega standarda ni dovoljeno.
INTERNATIONAL ISO
STANDARD 23081-1
Second edition
2017-10
Information and documentation —
Records management processes —
Metadata for records —
Part 1:
Principles
Information et documentation — Processus de gestion des
enregistrements — Métadonnées pour les enregistrements —
Partie 1: Principes
Reference number
©
ISO 2017
© ISO 2017, Published in Switzerland
All rights reserved. Unless otherwise specified, no part of this publication may be reproduced or utilized otherwise in any form
or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, or posting on the internet or an intranet, without prior
written permission. Permission can be requested from either ISO at the address below or ISO’s member body in the country of
the requester.
ISO copyright office
Ch. de Blandonnet 8 • CP 401
CH-1214 Vernier, Geneva, Switzerland
Tel. +41 22 749 01 11
Fax +41 22 749 09 47
copyright@iso.org
www.iso.org
ii © ISO 2017 – All rights reserved
Contents Page
Foreword .v
Introduction .vi
1 Scope . 1
2 Normative references . 1
3 Terms and definitions . 1
4 Records management metadata . 2
5 Perspectives and purpose of records management metadata . 3
5.1 Purpose and benefits of records management metadata . 3
5.2 Records management metadata that should be applied in an organization . 4
5.2.1 General. 4
5.2.2 Metadata at the point of record capture . 4
5.2.3 Metadata after record capture . 5
6 Roles and responsibilities . 5
7 Records management metadata in relation to other metadata areas .6
7.1 General . 6
7.2 Metadata for e-business . 6
7.3 Metadata for preservation . 6
7.4 Metadata for resource description . 6
7.5 Metadata for resource discovery . 7
7.6 Metadata for rights management. 7
7.7 Metadata for sustainability across system boundaries . 7
8 Management of metadata . 7
8.1 General . 7
8.2 Levels of application of metadata . 7
8.3 Points throughout the existence of records when metadata should be created
and applied . 8
8.4 Processes of metadata management . 8
8.4.1 General. 8
8.4.2 Defining policies and methods . 8
8.4.3 Creating and maintaining metadata . 8
8.4.4 Creating and maintaining structures for managing metadata . 8
8.4.5 Determining when and how metadata should be captured . 9
8.4.6 Documenting and enforcing standard definitions . 9
8.4.7 Access to metadata . . . 9
8.4.8 Storing metadata . 9
8.4.9 Description . . . 9
8.4.10 Maintenance of metadata .10
8.5 Metadata structures .10
8.6 Role of systems .11
9 Types of metadata required to support ISO 15489-1.11
9.1 Introduction to metadata types .11
9.2 Metadata about records .12
9.2.1 Metadata about records at the point of record capture .12
9.2.2 Metadata about records after record capture .13
9.2.3 Metadata supporting the accessibility of records .13
9.2.4 Metadata supporting the security of records .14
9.3 Metadata about the business rules, policies and mandates .15
9.3.1 Metadata about business rules, policies and mandates at the point of
record capture .15
9.3.2 Metadata about business rules, policies and mandates after record capture .16
9.4 Agent metadata.16
9.4.1 Agent metadata at point of record capture .16
9.4.2 Metadata about agents after record capture .17
9.5 Business process metadata .17
9.5.1 Business process metadata at point of record capture .17
9.5.2 Metadata about business processes after record capture .18
9.6 Metadata about records management processes .18
9.6.1 Metadata about records management processes at the point of record capture .18
9.6.2 Metadata about records management processes after record capture .19
Bibliography .21
iv © ISO 2017 – All rights reserved
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards
bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out
through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical
committee has been established has the right to be represented on that committee. International
organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.
ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of
electrotechnical standardization.
The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are
described in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular the different approval criteria needed for the
different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the
editorial rules of the ISO/IEC Directives, Part 2 (see www.iso.org/directives).
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of
patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of
any patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or
on the ISO list of patent declarations received (see www.iso.org/patents).
Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not
constitute an endorsement.
For an explanation on the voluntary nature of standards, the meaning of ISO specific terms and
expressions related to conformity assessment, as well as information about ISO's adherence to the
World Trade Organization (WTO) principles in the Technical Barriers to Trade (TBT) see the following
URL: www.iso.org/iso/foreword.html
This document was prepared by ISO/TC 46, Information and documentation, Subcommittee SC 11,
Archives/records management.
This second edition cancels and replaces the first edition (ISO 23081-1:2006), which has been
technically revised.
A list of all the parts of ISO 23081 can be found on the ISO website.
Introduction
ISO 23081 sets a framework for creating, managing and using records management metadata and
explains the principles that govern them.
This document gives guidelines for understanding, implementing and using metadata
...
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STANDARD 23081-1
Second edition
2017-10
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Records management processes —
Metadata for records —
Part 1:
Principles
Information et documentation — Processus de gestion des
enregistrements — Métadonnées pour les enregistrements —
Partie 1: Principes
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Foreword .v
Introduction .vi
1 Scope . 1
2 Normative references . 1
3 Terms and definitions . 1
4 Records management metadata . 2
5 Perspectives and purpose of records management metadata . 3
5.1 Purpose and benefits of records management metadata . 3
5.2 Records management metadata that should be applied in an organization . 4
5.2.1 General. 4
5.2.2 Metadata at the point of record capture . 4
5.2.3 Metadata after record capture . 5
6 Roles and responsibilities . 5
7 Records management metadata in relation to other metadata areas .6
7.1 General . 6
7.2 Metadata for e-business . 6
7.3 Metadata for preservation . 6
7.4 Metadata for resource description . 6
7.5 Metadata for resource discovery . 7
7.6 Metadata for rights management. 7
7.7 Metadata for sustainability across system boundaries . 7
8 Management of metadata . 7
8.1 General . 7
8.2 Levels of application of metadata . 7
8.3 Points throughout the existence of records when metadata should be created
and applied . 8
8.4 Processes of metadata management . 8
8.4.1 General. 8
8.4.2 Defining policies and methods . 8
8.4.3 Creating and maintaining metadata . 8
8.4.4 Creating and maintaining structures for managing metadata . 8
8.4.5 Determining when and how metadata should be captured . 9
8.4.6 Documenting and enforcing standard definitions . 9
8.4.7 Access to metadata . . . 9
8.4.8 Storing metadata . 9
8.4.9 Description . . . 9
8.4.10 Maintenance of metadata .10
8.5 Metadata structures .10
8.6 Role of systems .11
9 Types of metadata required to support ISO 15489-1.11
9.1 Introduction to metadata types .11
9.2 Metadata about records .12
9.2.1 Metadata about records at the point of record capture .12
9.2.2 Metadata about records after record capture .13
9.2.3 Metadata supporting the accessibility of records .13
9.2.4 Metadata supporting the security of records .14
9.3 Metadata about the business rules, policies and mandates .15
9.3.1 Metadata about business rules, policies and mandates at the point of
record capture .15
9.3.2 Metadata about business rules, policies and mandates after record capture .16
9.4 Agent metadata.16
9.4.1 Agent metadata at point of record capture .16
9.4.2 Metadata about agents after record capture .17
9.5 Business process metadata .17
9.5.1 Business process metadata at point of record capture .17
9.5.2 Metadata about business processes after record capture .18
9.6 Metadata about records management processes .18
9.6.1 Metadata about records management processes at the point of record capture .18
9.6.2 Metadata about records management processes after record capture .19
Bibliography .21
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ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards
bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out
through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical
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ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of
electrotechnical standardization.
The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are
described in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular the different approval criteria needed for the
different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the
editorial rules of the ISO/IEC Directives, Part 2 (see www.iso.org/directives).
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of
patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of
any patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or
on the ISO list of patent declarations received (see www.iso.org/patents).
Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not
constitute an endorsement.
For an explanation on the voluntary nature of standards, the meaning of ISO specific terms and
expressions related to conformity assessment, as well as information about ISO's adherence to the
World Trade Organization (WTO) principles in the Technical Barriers to Trade (TBT) see the following
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This document was prepared by ISO/TC 46, Information and documentation, Subcommittee SC 11,
Archives/records management.
This second edition cancels and replaces the first edition (ISO 23081-1:2006), which has been
technically revised.
A list of all the parts of ISO 23081 can be found on the ISO website.
Introduction
ISO 23081 sets a framework for creating, managing and using records management metadata and
explains the principles that govern them.
This document gives guidelines for understanding, implementing and using metadata within the
framework of ISO 15489. It addresses the relevance of records management metadata in business
processes and the different roles and types of metadata that support business and records management
processes. It also sets a framework for managing those metadata.
NOTE In this part of ISO 23081, business and business activity are used as broad terms, not restricted to
commercial activity, but including public administration, non-profit and other activities.
It does not define a mandatory set of records management metadata to be implemented, since these
metadata will differ in detail according to organizational or specific requirements for jurisdiction.
However, it assesses the main existing metadata sets in line with the requirements of ISO 15489.
ISO 23081-2 and ISO 23081-3 are more explanatory and provide practical guidance on implementation
issues and how to assess records management metadata sets against the principles in this document.
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Records management processes —
Metadata for records —
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enregistrements — Métadonnées pour les enregistrements —
Partie 1: Principes
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ii © ISO 2017 – All rights reserved
Contents Page
Foreword .v
Introduction .vi
1 Scope . 1
2 Normative references . 1
3 Terms and definitions . 1
4 Records management metadata . 2
5 Perspectives and purpose of records management metadata . 3
5.1 Purpose and benefits of records management metadata . 3
5.2 Records management metadata that should be applied in an organization . 4
5.2.1 General. 4
5.2.2 Metadata at the point of record capture . 4
5.2.3 Metadata after record capture . 5
6 Roles and responsibilities . 5
7 Records management metadata in relation to other metadata areas .6
7.1 General . 6
7.2 Metadata for e-business . 6
7.3 Metadata for preservation . 6
7.4 Metadata for resource description . 6
7.5 Metadata for resource discovery . 7
7.6 Metadata for rights management. 7
7.7 Metadata for sustainability across system boundaries . 7
8 Management of metadata . 7
8.1 General . 7
8.2 Levels of application of metadata . 7
8.3 Points throughout the existence of records when metadata should be created
and applied . 8
8.4 Processes of metadata management . 8
8.4.1 General. 8
8.4.2 Defining policies and methods . 8
8.4.3 Creating and maintaining metadata . 8
8.4.4 Creating and maintaining structures for managing metadata . 8
8.4.5 Determining when and how metadata should be captured . 9
8.4.6 Documenting and enforcing standard definitions . 9
8.4.7 Access to metadata . . . 9
8.4.8 Storing metadata . 9
8.4.9 Description . . . 9
8.4.10 Maintenance of metadata .10
8.5 Metadata structures .10
8.6 Role of systems .11
9 Types of metadata required to support ISO 15489-1.11
9.1 Introduction to metadata types .11
9.2 Metadata about records .12
9.2.1 Metadata about records at the point of record capture .12
9.2.2 Metadata about records after record capture .13
9.2.3 Metadata supporting the accessibility of records .13
9.2.4 Metadata supporting the security of records .14
9.3 Metadata about the business rules, policies and mandates .15
9.3.1 Metadata about business rules, policies and mandates at the point of
record capture .15
9.3.2 Metadata about business rules, policies and mandates after record capture .16
9.4 Agent metadata.16
9.4.1 Agent metadata at point of record capture .16
9.4.2 Metadata about agents after record capture .17
9.5 Business process metadata .17
9.5.1 Business process metadata at point of record capture .17
9.5.2 Metadata about business processes after record capture .18
9.6 Metadata about records management processes .18
9.6.1 Metadata about records management processes at the point of record capture .18
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ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards
bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out
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committee has been established has the right to be represented on that committee. International
organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.
ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of
electrotechnical standardization.
The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are
described in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular the different approval criteria needed for the
different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the
editorial rules of the ISO/IEC Directives, Part 2 (see www.iso.org/directives).
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of
patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of
any patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or
on the ISO list of patent declarations received (see www.iso.org/patents).
Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not
constitute an endorsement.
For an explanation on the voluntary nature of standards, the meaning of ISO specific terms and
expressions related to conformity assessment, as well as information about ISO's adherence to the
World Trade Organization (WTO) principles in the Technical Barriers to Trade (TBT) see the following
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technically revised.
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Introduction
ISO 23081 sets a framework for creating, managing and using records management metadata and
explains the principles that govern them.
This document gives guidelines for understanding, implementing and using metadata within the
framework of ISO 15489. It addresses the relevance of records management metadata in business
processes and the different roles and types of metadata that support business and records management
processes. It also sets a framework for managing those metadata.
NOTE In this part of ISO 23081, business and business activity are used as broad terms, not restricted to
commercial activity, but including public administration, non-profit and other activities.
It does not define a mandatory set of records management metadata to be implemented, since these
metadata will differ in detail according to organizational or specific requirements for jurisdiction.
However, it assesses the main existing metadata sets in line with the requirements of ISO 15489.
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NORME ISO
INTERNATIONALE 23081-1
Deuxième édition
2017-10
Information et documentation —
Processus de gestion des documents
d'activité — Métadonnées pour les
documents d'activité —
Partie 1:
Principes
Information and documentation — Records management processes
— Metadata for records —
Part 1: Principles
Numéro de référence
©
ISO 2017
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l’adresse ci-après ou au comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.
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ii © ISO 2017 – Tous droits réservés
Sommaire Page
Avant-propos .v
Introduction .vi
1 Domaine d'application . 1
2 Références normatives . 1
3 Termes et définitions . 1
4 Métadonnées de gestion des documents d’activité . 2
5 Mise en perspective et finalités des métadonnées de gestion des documents d’activité .3
5.1 Finalités et bénéfices des métadonnées de gestion des documents d’activité . 3
5.2 Métadonnées de gestion des documents d’activité à appliquer dans un organisme . 4
5.2.1 Généralités . 4
5.2.2 Métadonnées au moment de la capture du document d’activité . 5
5.2.3 Métadonnées après la capture d’un document d’activité . 5
6 Rôles et responsabilités . 5
7 Métadonnées de gestion des documents d’activité en relation avec d’autres
domaines de métadonnées . 6
7.1 Généralités . 6
7.2 Métadonnées pour les échanges électroniques . 7
7.3 Métadonnées destinées à la conservation . 7
7.4 Métadonnées pour la description des ressources . 7
7.5 Métadonnées pour la recherche de ressources . 7
7.6 Métadonnées pour la gestion des droits . 8
7.7 Métadonnées pour la pérennité au-delà des frontières du système . 8
8 Gestion des métadonnées . 8
8.1 Généralités . 8
8.2 Niveaux d’application des métadonnées . 8
8.3 Moments dans le cycle de vie des documents d’activité où il convient de créer et
d’appliquer des métadonnées . 8
8.4 Processus de gestion des métadonnées . 9
8.4.1 Généralités . 9
8.4.2 Définition des procédures et des méthodes . 9
8.4.3 Création et maintenance des métadonnées . 9
8.4.4 Création et maintenance des structures de gestion des métadonnées. 9
8.4.5 Déterminer le moment où il convient de capturer les métadonnées et la
façon de procéder.10
8.4.6 Documentation et mise en application des définitions de la norme .10
8.4.7 Accès aux métadonnées .10
8.4.8 Stockage des métadonnées .10
8.4.9 Description . . .10
8.4.10 Maintenance des métadonnées .11
8.5 Structures de métadonnées .11
8.6 Rôle des systèmes .12
9 Types de métadonnées requis à l’appui de l’ISO 15489-1 .13
9.1 Présentation des types de métadonnées .13
9.2 Métadonnées des documents d’activité .14
9.2.1 Métadonnées des documents d’activité au moment de leur capture .14
9.2.2 Métadonnées sur les documents d’activité après leur capture .15
9.2.3 Métadonnées qui sous-tendent l’accès aux documents d’activité . .15
9.2.4 Métadonnées pour la sécurité des documents d’activité .16
9.3 Métadonnées sur les règles, les procédures et les missions liées aux métiers .17
9.3.1 Métadonnées sur les règles, les procédures et les missions au moment de
la capture du document d'activité .17
9.3.2 Métadonnées sur les règles, les procédures et les missions après la
capture des documents d’activité .18
9.4 Métadonnées sur les acteurs .18
9.4.1 Métadonnées sur les acteurs au moment de la capture du document d'activité .18
9.4.2 Métadonnées sur les acteurs après la capture des documents d'activité .19
9.5 Métadonnées des processus métier.19
9.5.1 Métadonnées des processus métier au moment de la capture du
document d’activité .19
9.5.2 Métadonnées sur les processus après la capture des documents d’activité .20
9.6 Métadonnées sur les processus de gestion des documents d’activité .20
9.6.1 Métadonnées sur les processus de gestion des documents d’activité au
moment de la capture du document d’activité .20
9.6.2 Métadonnées sur les processus de gestion des documents d’activité après
la capture du document d’activité.21
Bibliographie .23
iv © ISO 2017 – Tous droits réservés
Avant-propos
L'ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d'organismes
nationaux de normalisation (comités membres de l'ISO). L'élaboration des Normes internationales est
en général confiée aux comités techniques de l'ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude
a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales,
gouvernementales et non gouvernementales, en liaison avec l'ISO participent également aux travaux.
L'ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui
concerne la normalisation électrotechnique.
Les procédures utilisées pour élaborer le présent document et celles destinées à sa mise à jour sont
décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient, en particulier de prendre note des différents
critères d'approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document a été
rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2 (voir www
.iso .org/ directives).
L'attention est attirée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l'objet de
droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L'ISO ne saurait être tenue pour responsable
de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant
les références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de
l'élaboration du document sont indiqués dans l'Introduction et/ou dans la liste des déclarations de
brevets reçues par l'ISO (voir www .iso .org/ brevets).
Les appellations commerciales éventuellement mentionnées dans le présent document sont données
pour information, par souci de commodité, à l’intention des utilisateurs et ne sauraient constituer un
engagement.
Pour une explication de la nature volontaire des normes, la signification des termes et expressions
spécifiques de l'ISO liés à l'évaluation de la conformité, ou pour toute information au sujet de l'adhésion
de l'ISO aux principes de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) concernant les obstacles
techniques au commerce (OTC), voir le lien suivant: www .iso .org/ iso/ fr/ avant -propos .html.
Le présent document a été élaboré par le comité technique ISO/TC 46, Information et documentation,
sous-comité SC 11, Archives/Gestion des documents d'activité.
Cette deuxième édition annule et remplace la première édition (ISO 23081-1:2006) qui a fait l’objet
d’une révision technique.
Une liste de toutes les parties de la série ISO 23081 se trouve sur le site Web de l’ISO.
Introduction
L'ISO 23801 établit un cadre permettant de créer, gérer et utiliser les métadonnées associées à la gestion
des documents d’activité et explique les principes qui les régissent.
Le présent document fournit des lignes directrices pour comprendre, mettre en œuvre et utiliser les
métadonnées dans le cadre de l'ISO 15489. Il aborde la pertinence des métadonnées liées à la gestion
des documents d’activité dans les processus métiers et les différents rôles et types de métadonnées à
l’appui. Il établit aussi un cadre de gestion de ces métadonnées.
NOTE Dans la présente partie de l'ISO 23081, « professionnel » et « activités professionnelles » sont utilisés
au sens large et non limités aux seules activités commerciales, mais ils comprennent l’administration publique,
les activités non lucratives et autres.
Il ne définit pas un jeu obligatoire de métadonnées pour mettre en œuvre un système de gestion des
documents d’acti
...
NORME ISO
INTERNATIONALE 23081-1
Deuxième édition
2017-10
Information et documentation —
Processus de gestion des documents
d'activité — Métadonnées pour les
documents d'activité —
Partie 1:
Principes
Information and documentation — Records management processes
— Metadata for records —
Part 1: Principles
Numéro de référence
©
ISO 2017
DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
© ISO 2017, Publié en Suisse
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sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique, y compris la photocopie, l’affichage sur
l’internet ou sur un Intranet, sans autorisation écrite préalable. Les demandes d’autorisation peuvent être adressées à l’ISO à
l’adresse ci-après ou au comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.
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Tel. +41 22 749 01 11
Fax +41 22 749 09 47
copyright@iso.org
www.iso.org
ii © ISO 2017 – Tous droits réservés
Sommaire Page
Avant-propos .v
Introduction .vi
1 Domaine d'application . 1
2 Références normatives . 1
3 Termes et définitions . 1
4 Métadonnées de gestion des documents d’activité . 2
5 Mise en perspective et finalités des métadonnées de gestion des documents d’activité .3
5.1 Finalités et bénéfices des métadonnées de gestion des documents d’activité . 3
5.2 Métadonnées de gestion des documents d’activité à appliquer dans un organisme . 4
5.2.1 Généralités . 4
5.2.2 Métadonnées au moment de la capture du document d’activité . 5
5.2.3 Métadonnées après la capture d’un document d’activité . 5
6 Rôles et responsabilités . 5
7 Métadonnées de gestion des documents d’activité en relation avec d’autres
domaines de métadonnées . 6
7.1 Généralités . 6
7.2 Métadonnées pour les échanges électroniques . 7
7.3 Métadonnées destinées à la conservation . 7
7.4 Métadonnées pour la description des ressources . 7
7.5 Métadonnées pour la recherche de ressources . 7
7.6 Métadonnées pour la gestion des droits . 8
7.7 Métadonnées pour la pérennité au-delà des frontières du système . 8
8 Gestion des métadonnées . 8
8.1 Généralités . 8
8.2 Niveaux d’application des métadonnées . 8
8.3 Moments dans le cycle de vie des documents d’activité où il convient de créer et
d’appliquer des métadonnées . 8
8.4 Processus de gestion des métadonnées . 9
8.4.1 Généralités . 9
8.4.2 Définition des procédures et des méthodes . 9
8.4.3 Création et maintenance des métadonnées . 9
8.4.4 Création et maintenance des structures de gestion des métadonnées. 9
8.4.5 Déterminer le moment où il convient de capturer les métadonnées et la
façon de procéder.10
8.4.6 Documentation et mise en application des définitions de la norme .10
8.4.7 Accès aux métadonnées .10
8.4.8 Stockage des métadonnées .10
8.4.9 Description . . .10
8.4.10 Maintenance des métadonnées .11
8.5 Structures de métadonnées .11
8.6 Rôle des systèmes .12
9 Types de métadonnées requis à l’appui de l’ISO 15489-1 .13
9.1 Présentation des types de métadonnées .13
9.2 Métadonnées des documents d’activité .14
9.2.1 Métadonnées des documents d’activité au moment de leur capture .14
9.2.2 Métadonnées sur les documents d’activité après leur capture .15
9.2.3 Métadonnées qui sous-tendent l’accès aux documents d’activité . .15
9.2.4 Métadonnées pour la sécurité des documents d’activité .16
9.3 Métadonnées sur les règles, les procédures et les missions liées aux métiers .17
9.3.1 Métadonnées sur les règles, les procédures et les missions au moment de
la capture du document d'activité .17
9.3.2 Métadonnées sur les règles, les procédures et les missions après la
capture des documents d’activité .18
9.4 Métadonnées sur les acteurs .18
9.4.1 Métadonnées sur les acteurs au moment de la capture du document d'activité .18
9.4.2 Métadonnées sur les acteurs après la capture des documents d'activité .19
9.5 Métadonnées des processus métier.19
9.5.1 Métadonnées des processus métier au moment de la capture du
document d’activité .19
9.5.2 Métadonnées sur les processus après la capture des documents d’activité .20
9.6 Métadonnées sur les processus de gestion des documents d’activité .20
9.6.1 Métadonnées sur les processus de gestion des documents d’activité au
moment de la capture du document d’activité .20
9.6.2 Métadonnées sur les processus de gestion des documents d’activité après
la capture du document d’activité.21
Bibliographie .23
iv © ISO 2017 – Tous droits réservés
Avant-propos
L'ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d'organismes
nationaux de normalisation (comités membres de l'ISO). L'élaboration des Normes internationales est
en général confiée aux comités techniques de l'ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude
a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales,
gouvernementales et non gouvernementales, en liaison avec l'ISO participent également aux travaux.
L'ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui
concerne la normalisation électrotechnique.
Les procédures utilisées pour élaborer le présent document et celles destinées à sa mise à jour sont
décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient, en particulier de prendre note des différents
critères d'approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document a été
rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2 (voir www
.iso .org/ directives).
L'attention est attirée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l'objet de
droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L'ISO ne saurait être tenue pour responsable
de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant
les références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de
l'élaboration du document sont indiqués dans l'Introduction et/ou dans la liste des déclarations de
brevets reçues par l'ISO (voir www .iso .org/ brevets).
Les appellations commerciales éventuellement mentionnées dans le présent document sont données
pour information, par souci de commodité, à l’intention des utilisateurs et ne sauraient constituer un
engagement.
Pour une explication de la nature volontaire des normes, la signification des termes et expressions
spécifiques de l'ISO liés à l'évaluation de la conformité, ou pour toute information au sujet de l'adhésion
de l'ISO aux principes de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) concernant les obstacles
techniques au commerce (OTC), voir le lien suivant: www .iso .org/ iso/ fr/ avant -propos .html.
Le présent document a été élaboré par le comité technique ISO/TC 46, Information et documentation,
sous-comité SC 11, Archives/Gestion des documents d'activité.
Cette deuxième édition annule et remplace la première édition (ISO 23081-1:2006) qui a fait l’objet
d’une révision technique.
Une liste de toutes les parties de la série ISO 23081 se trouve sur le site Web de l’ISO.
Introduction
L'ISO 23801 établit un cadre permettant de créer, gérer et utiliser les métadonnées associées à la gestion
des documents d’activité et explique les principes qui les régissent.
Le présent document fournit des lignes directrices pour comprendre, mettre en œuvre et utiliser les
métadonnées dans le cadre de l'ISO 15489. Il aborde la pertinence des métadonnées liées à la gestion
des documents d’activité dans les processus métiers et les différents rôles et types de métadonnées à
l’appui. Il établit aussi un cadre de gestion de ces métadonnées.
NOTE Dans la présente partie de l'ISO 23081, « professionnel » et « activités professionnelles » sont utilisés
au sens large et non limités aux seules activités commerciales, mais ils comprennent l’administration publique,
les activités non lucratives et autres.
Il ne définit pas un jeu obligatoire de métadonnées pour mettre en œuvre un système de gestion des
documents d’acti
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Questions, Comments and Discussion
Ask us and Technical Secretary will try to provide an answer. You can facilitate discussion about the standard in here.