ISO/DIS 31030

Travel risk management – Guidance for organizations

Gestion des risques liés aux voyages -- Recommandations pour les organismes

Standards Content (sample)

DRAFT INTERNATIONAL STANDARD
ISO/DIS 31030
ISO/TC 262 Secretariat: BSI
Voting begins on: Voting terminates on:
2020-11-03 2021-01-26
Travel risk management – Guidance for organizations
ICS: 03.100.01
THIS DOCUMENT IS A DRAFT CIRCULATED
FOR COMMENT AND APPROVAL. IT IS
THEREFORE SUBJECT TO CHANGE AND MAY
NOT BE REFERRED TO AS AN INTERNATIONAL
STANDARD UNTIL PUBLISHED AS SUCH.
IN ADDITION TO THEIR EVALUATION AS
BEING ACCEPTABLE FOR INDUSTRIAL,
This document is circulated as received from the committee secretariat.
TECHNOLOGICAL, COMMERCIAL AND
USER PURPOSES, DRAFT INTERNATIONAL
STANDARDS MAY ON OCCASION HAVE TO
BE CONSIDERED IN THE LIGHT OF THEIR
POTENTIAL TO BECOME STANDARDS TO
WHICH REFERENCE MAY BE MADE IN
Reference number
NATIONAL REGULATIONS.
ISO/DIS 31030:2020(E)
RECIPIENTS OF THIS DRAFT ARE INVITED
TO SUBMIT, WITH THEIR COMMENTS,
NOTIFICATION OF ANY RELEVANT PATENT
RIGHTS OF WHICH THEY ARE AWARE AND TO
PROVIDE SUPPORTING DOCUMENTATION. ISO 2020
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ISO/DIS 31030:2020(E)
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© ISO 2020

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ii © ISO 2020 – All rights reserved
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ISO/DIS 31030:2020(E)
Contents Page

Foreword ..........................................................................................................................................................................................................................................v

Introduction ................................................................................................................................................................................................................................vi

1 Scope ................................................................................................................................................................................................................................. 1

2 Normative references ...................................................................................................................................................................................... 1

3 Terms and definition ........................................................................................................................................................................................ 1

4 Understanding the organization and its context................................................................................................................. 5

4.1 Operating context ................................................................................................................................................................................. 5

4.1.1 General...................................................................................................................................................................................... 5

4.1.2 Industry/sector specific ............................................................................................................................................ 7

4.2 Stakeholders .............................................................................................................................................................................................. 7

4.3 Travelling population ........................................................................................................................................................................ 7

5 Managing travel risk ......................................................................................................................................................................................... 8

5.1 Leadership and commitment ..................................................................................................................................................... 8

5.2 Policy ............................................................................................................................................................................................................... 8

5.3 Roles, responsibilities and accountability ....................................................................................................................10

5.4 Objectives..................................................................................................................................................................................................10

5.5 Planning / Establishing the Programme ........................................................................................................................10

5.6 Implementation ...................................................................................................................................................................................11

6 Travel risk assessment ................................................................................................................................................................................12

6.1 General ........................................................................................................................................................................................................12

6.2 Risk identification .............................................................................................................................................................................13

6.3 Risk analysis ...........................................................................................................................................................................................13

6.4 Risk evaluation .....................................................................................................................................................................................14

6.5 Organizational risk profile .........................................................................................................................................................14

7 Travel risk treatment ....................................................................................................................................................................................15

7.1 General ........................................................................................................................................................................................................15

7.2 Risk avoidance ......................................................................................................................................................................................15

7.2.1 Restrictions ........................................................................................................................................................................15

7.2.2 Pre-travel authorizations.......................................................................................................................................15

7.3 Risk sharing ............................................................................................................................................................................................16

7.3.1 General insurance ........................................................................................................................................................16

7.3.2 Specialist insurance ....................................................................................................................................................16

7.4 Risk reduction .......................................................................................................................................................................................17

7.4.1 General...................................................................................................................................................................................17

7.4.2 Medical and health risk reduction .................................................................................................................17

7.4.3 Competence .......................................................................................................................................................................18

7.4.4 Incident management planning .......................................................................................................................18

7.4.5 Incident and emergency contact points ....................................................................................................19

7.4.6 Traveller tracking .........................................................................................................................................................20

7.4.7 Information, advice and updates ....................................................................................................................20

7.4.8 Communication protocols/platforms .........................................................................................................21

7.4.9 Medical and security support services ......................................................................................................21

7.4.10 Kidnap and ransom planning .............................................................................................................................21

7.4.11 Accommodation selection .................. ...................................................................................................................22

7.4.12 Information security and privacy protection .......................................................................................22

7.4.13 Transportation ................................................................................................................................................................23

7.4.14 Evacuation planning ..................................................................................................................................................24

7.4.15 Journey management ................................................................................................................................................24

8 Communication and consultation ...................................................................................................................................................24

8.1 Programme/strategic communications .........................................................................................................................24

8.2 Operational/technical communications ........................................................................................................................25

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ISO/DIS 31030:2020(E)

9 Programme monitoring and review ..............................................................................................................................................26

9.1 General ........................................................................................................................................................................................................26

9.2 Surveys ........................................................................................................................................................................................................26

9.3 Benchmarking.......................................................................................................................................................................................26

9.4 Metrics .........................................................................................................................................................................................................27

9.5 Documentation ....................................................................................................................................................................................27

9.6 Recording and reporting .............................................................................................................................................................28

Annex A (informative) Development and Implementation of a TRM Programme.............................................30

Annex B (informative) Minors Travelling without Legal Guardians .................................................................................33

Annex C (informative) Travel Considerations during global disruption ......................................................................35

Annex D (informative) Risk Heat Matrix .......................................................................................................................................................37

Annex E (informative) Risk treatment restrictions ............................................................................................................................39

Annex F (informative) Training ..............................................................................................................................................................................40

Annex G (informative) Considerations for higher risk accommodation ......................................................................42

Bibliography .............................................................................................................................................................................................................................44

iv © ISO 2020 – All rights reserved
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ISO/DIS 31030:2020(E)
Foreword

ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards

bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out

through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical

committee has been established has the right to be represented on that committee. International

organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.

The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are

described in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular the different approval criteria needed for the

different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the

editorial rules of the ISO/IEC Directives, Part 2 (see www .iso .org/ directives).

Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of

patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of

any patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or

on the ISO list of patent declarations received (see www .iso .org/ patents).

Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not

constitute an endorsement.

For an explanation on the voluntary nature of standards, the meaning of ISO specific terms and

expressions related to conformity assessment, as well as information about ISO’s adherence to the

World Trade Organization (WTO) principles in the Technical Barriers to Trade (TBT) see the following

URL: www .iso .org/ iso/ foreword .html.
This document was prepared by Technical Committee ISO/TC 262, Risk Management.
© ISO 2020 – All rights reserved v
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ISO/DIS 31030:2020(E)
Introduction

This standard is intended to assist those managing and participating in organizational travel. Managing

travel risk is part of travel-related activities of an organization including interaction with stakeholders.

There are many reasons why people travel for their organization. Travelling has increasingly become

a common feature of people’s jobs or functions. Consequently, organizations need to meet their “Duty

of Care” responsibilities and any relevant legal obligations related to travel and across multiple

jurisdictions.

Travellers, whether international or national, can be faced with unfamiliar situations and environments

that have different risk profiles to those of their normal location. Road accidents, disease outbreaks,

epidemics, natural disasters, as well as conflict, crime (including cyber and information), terrorism

and political and socially motivated instability can threaten the safety, security, (including information

security ) health (including mental health) of travellers, and adversely affect the outcome of their

travel purposes.

Managing risks for travel to a country where the organization has no local base requires more

comprehensive controls than for locations where mitigations have already been established and risk

profiles are well known. Timeliness and accuracy of intelligence, analysis and advice, including travel

warnings, increases in importance in influencing travel decisions.

Travel risk management requires that organizations anticipate and assess the potential for

events, develop mitigations and communicate anticipated risk exposures to their travellers. Advising

and providing travellers with adequate medical, emergency response guidance, security and

information security precautions, can significantly impact the outcome of disruptive event.

This standard provides a means for organizations to demonstrate that travel decisions are based on

the organization’s capacity to treat risk using internal resources or with external assistance. Not all

travel warrants the same level of rigour for risk assessment and management. Although this standard

provides a comprehensive set of risk treatment options that an organization can consider, application

should be reasoned and proportionate to the risk exposure. This will help the organization and

individual travellers realise the opportunities and benefits for which travel is required.

It proposes that the organization’s overall appetite and acceptance of risk should not take precedence

or be used exclusively for deciding whether travel is appropriate for security, safety or health reasons.

This standard is based on the principles, framework and process of ISO 31000 Risk Management: 2018

as illustrated in Figure 1. Travel-related risk presents a different context and an organisation’s existing

risk management process, may need to be adapted to reflect this. It is also aligned with the core

occupational health and safety management system set out in ISO 45001. As such, elements may assist

or inform organizations developing such management systems, but it is not intended as a management

system standard itself.

1) Unless otherwise indicated, any reference to security also includes information security.

vi © ISO 2020 – All rights reserved
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ISO/DIS 31030:2020(E)

One of the aims of this document is to promote a culture where travel-related risk is taken seriously,

resourced adequately, and managed effectively. And where the benefits to the organization and relevant

stakeholders are recognised. Such benefits include:
— protecting personnel, data, intellectual property and assets;
— reducing legal and financial exposure;
— enabling business in high risk locations;

— enhancing an organization’s reputation and credibility - which in turn can have a positive effect on

competitiveness, staff turnover, and aide talent acquisition;
— contributing to business continuity capability and organizational resilience;

— demonstrating the organization’s ability to control its travel-related risks effectively and efficiently

– it may also help in lowering its insurance premiums;

— providing assurance to business partners - banks and investors will be more willing to finance its

business;

— enabling the organization to meet customers’ expectations in terms of the security and stability of

their supply chain;
— increasing general productivity; and
— contributing to meeting sustainability goals.
In this document, the following verbal forms are used:
a) “should” indicates a recommendation
© ISO 2020 – All rights reserved vii
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ISO/DIS 31030:2020(E)
b) “may” indicates a permission
c) “can” indicates a possibility or a capability
NOTE “shall” indicates a requirement – and is not used in this document.

Information marked as “NOTE” is for guidance in understanding or clarifying the associated

requirement.

“Notes to entry” used in Clause 3 provide additional information that supplements the terms and

definitions and can contain provisions relating to the use of a term.
viii © ISO 2020 – All rights reserved
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ISO/DIS 31030:2020(E)
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DRAFT INTERNATIONAL STANDARD ISO/DIS 31030:2020(E)
Travel risk management – Guidance for organizations
1 Scope

This document provides guidance to organizations, on how to manage the risk(s), faced by travellers as

a result of undertaking travel on behalf of the organization they represent. It can be used by any type of

organization, irrespective of sector or size, including but not limited to:
— commercial organizations;
— charitable and not-for-profit organizations;
— governmental organizations;
— non-governmental organizations; and
— educational organizations.

It provides a structured approach to the development, implementation, evaluation and review of:

— policy;
— programme development;
— threat and hazard identification;
— opportunities and strengths;
— risk assessment; and
— prevention and mitigation strategies.

The guidance provided can be used to create a bespoke Travel Risk Management system and/or

incorporated into existing management systems, as decided upon by the organization.

Tourism and leisure-related travel is not in scope of this standard except in respect of travellers

travelling on behalf of the organization.
2 Normative references
There are no normative references in this document.
3 Terms and definition

For the purposes of this document, the following terms and definitions given in ISO 31000 and the

following apply.

ISO and IEC maintain terminological databases for use in standardization at the following addresses:

— ISO Online browsing platform: available at https:// www .iso .org/ obp
— IEC Electropedia: available at http:// www .electropedia .org/
© ISO 2020 – All rights reserved 1
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ISO/DIS 31030:2020(E)
3.1
competence
ability to apply knowledge and skills to achieve intended result

Note 1 to entry: Demonstrated competence is sometimes referred to as “qualification”.

Note 2 to entry: This constitutes one of the common terms and core definitions for ISO management system

standards given in Annex SL of the Consolidated ISO Supplement to the ISO/IEC Directives, Part 1. The original

definition has been modified by adding Note 1 to entry.
[SOURCE: ISO 9000:2015, 3.10.4]
3.2
competent person

person, suitably trained and qualified with knowledge and practical experience, and provided with the

necessary instructions, to enable the required task(s) to be carried out correctly

[SOURCE: BS 9999:2008]
3.4
crisis

abnormal or extraordinary event or situation that threatens an organization (3.11) and requires a

strategic, adaptive, and timely response in order to preserve its viability and integrity

Note 1 to entry: The event might include a high degree of uncertainty.

Note 2 to entry: The event might exceed the response capacity or capability of the organization.

Note 3 to entry: Given the nature of a crisis, there may not be an adequate or appropriate plan to deal with the

event such that a flexible and dynamic approach is needed.
[SOURCE: ISO 22361]
3.5
crisis management team

group of individuals functionally responsible for the direction and implementation of the organization’s

crisis management capabilities
[SOURCE: ISO 22361]
3.6
duty of care

moral responsibility or legal obligation of an organization to protect the traveller from hazards (3.8)

and threats (3.19)

Note 1 to entry: The legal aspect of Duty of Care can arise from, amongst others (a non-exhaustive list):

Negligence, Contract and Statute.

Note 2 to entry: Legal obligations and how they arise, including insurance coverage, may differ between

Jurisdictions.

Note 3 to entry: Legal obligations may be qualified in scope (e.g. may not be absolute).

Note 4 to entry: Organizations should seek advice from a competent legal adviser to ascertain the scope and

nature of their legal Duty of Care relating to the context of this standard.
3.7
hazard
SOURCE: of potential harm
[SOURCE: ISO Guide 73]
2 © ISO 2020 – All rights reserved
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ISO/DIS 31030:2020(E)
3.8
incident

adverse event that might be, or could lead to, a disruption, loss, emergency or crisis

Note 1 to entry: May negatively impact a traveller’s health, safety, and security.

Note 2 to entry: May negatively impact the organization; for example, reputational or financial loss.

3.9
incident management team

group of individuals functionally responsible for planning for the likelihood, and management of, an

incident

Note 1 to entry: Responsibilities of the IMT may include liaison with external organizations, and/or stakeholders

and families.
[SOURCE: ISO 22361 - modified]
3.10
off-duty time

time when travellers (see 3.23) are not engaged in work activities but remain under the general

supervisory responsibility of the organization (see 3.11), this may include a weekend depending on the

trip duration
3.11
organization

person or group of people that have their own functions with responsibilities, authorities and

relationships to achieve their objectives

Note 1 to entry: The concept of organization includes, but is not limited to, sole-trader, company, corporation, firm,

enterprise, authority, partnership, charity or institution, or part or combination thereof, whether incorporated

or not, public or private.
[SOURCE: ISO Annex SL]
3.12
personal leave time

period of time, occurring before or after or within the scheduled duration of the work activity or project

and falls outside the supervisory responsibility of the organization (3.11)
3.13
provider

organization providing services and/or products to the organization in accordance with agreed

specifications, terms and conditions
3.14
risk
effect of uncertainty on objectives

Note 1 to entry: An effect is a deviation from the expected. It can be positive, negative or both, and can address,

create or result in opportunities and threats.

Note 2 to entry: Objectives can have different aspects and categories and can be applied at different levels.

Note 3 to entry: Risk is usually expressed in terms of risk sources, potential events, their consequences and their

likelihood.
[SOURCE: ISO 31000]
© ISO 2020 – All rights reserved 3
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ISO/DIS 31030:2020(E)
3.15
risk assessment
overall process of risk identification, risk analysis and risk evaluation
[SOURCE: ISO Guide 73]
3.16
risk treatment
process to modify risk (3.14)
Note 1 to entry: Risk treatment can involve:

— avoiding the risk by deciding not to start or continue with the activity that gives rise to the risk;

— taking or increasing risk in order to pursue an opportunity;
— removing the risk source;
— changing the likelihood;
— changing the consequences;

— sharing the risk with another party or parties [including contracts and risk financing]; and

— retaining the risk by informed decision.

Note 2 to entry: Risk treatments that deal with negative consequences are sometimes referred to as “risk

mitigation”, “risk elimination”, “risk prevention” and “risk reduction”.
Note 3 to entry: Risk treatment can create new risks or modify existing risks.
[SOURCE: ISO Guide 73]
3.17
stakeholder (admitted)
interested party (preferred)

person or organization (3.11) that can affect, be affected by, or perceive themselves to be affected by a

decision or activity
[SOURCE: ISO Annex SL - check]
3.18
student

individual under placement, on internship, apprenticeship or otherwise under the control of an

employing organization as part of a training programme or an individual enrolled in a school or other

educational institution

Note 1 to entry: As students might be underage, they might not be able to make legal decisions as it pertains to

themselves.
3.19
threat

potential SOURCE: of danger, harm or other undesirable outcome[SOURCE: IEC 31000 – modified] .

3.20
travel

movement, on behalf of an organization (3.11), of a person(s), who come within the scope of the

organization’s Duty of Care (3.6)
Note 1 to entry: The movement can be either national or international
3.21
travel risk
effect of uncertainty on objectives due to travel (3.20)
4 © ISO 2020 – All rights reserved
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ISO/DIS
...

PROJET DE NORME INTERNATIONALE
ISO/DIS 31030
ISO/TC 262 Secrétariat: BSI
Début de vote: Vote clos le:
2020-11-03 2021-01-26
Gestion des risques liés aux voyages — Recommandations
pour les organismes
Travel risk management – Guidance for organizations
ICS: 03.100.01
CE DOCUMENT EST UN PROJET DIFFUSÉ POUR
OBSERVATIONS ET APPROBATION. IL EST DONC
SUSCEPTIBLE DE MODIFICATION ET NE PEUT
ÊTRE CITÉ COMME NORME INTERNATIONALE
AVANT SA PUBLICATION EN TANT QUE TELLE.
OUTRE LE FAIT D’ÊTRE EXAMINÉS POUR
ÉTABLIR S’ILS SONT ACCEPTABLES À DES
FINS INDUSTRIELLES, TECHNOLOGIQUES ET
COMMERCIALES, AINSI QUE DU POINT DE VUE

Le présent document est distribué tel qu’il est parvenu du secrétariat du comité.

DES UTILISATEURS, LES PROJETS DE NORMES
INTERNATIONALES DOIVENT PARFOIS ÊTRE
CONSIDÉRÉS DU POINT DE VUE DE LEUR
POSSIBILITÉ DE DEVENIR DES NORMES
POUVANT SERVIR DE RÉFÉRENCE DANS LA
RÉGLEMENTATION NATIONALE.
Numéro de référence
LES DESTINATAIRES DU PRÉSENT PROJET
ISO/DIS 31030:2020(F)
SONT INVITÉS À PRÉSENTER, AVEC LEURS
OBSERVATIONS, NOTIFICATION DES DROITS
DE PROPRIÉTÉ DONT ILS AURAIENT
ÉVENTUELLEMENT CONNAISSANCE ET À
FOURNIR UNE DOCUMENTATION EXPLICATIVE. ISO 2020
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ISO/DIS 31030:2021(F)
ISO/DIS 31030:2020(F)
Sommaire ƒ‰‡

Avant-propos ................................................................................................................................................................... v

Introduction ................................................................................................................................................................... vi

1 Domaine d’application ................................................................................................................................... 1

2 Références normatives .................................................................................................................................. 1

3 Termes et définitions ..................................................................................................................................... 2

4 Compréhension de l’organisme et de son contexte ............................................................................. 6

4.1 Contexte opérationnel ................................................................................................................................... 6

4.1.1 Généralités ......................................................................................................................................................... 6

4.1.2 Contexte spécifique à une industrie/un secteur d’activité ............................................................... 8

4.2 Parties prenantes ............................................................................................................................................ 9

4.3 Population de voyageurs .............................................................................................................................. 9

5 Gestion des risques liés aux voyages ..................................................................................................... 10

5.1 Leadership et engagement ........................................................................................................................ 10

5.2 Politique ........................................................................................................................................................... 11

5.3 Rôles et responsabilités ............................................................................................................................. 12

5.4 Objectifs ........................................................................................................................................................... 12

5.5 Planification/élaboration du programme ........................................................................................... 12

5.6 Mise en œuvre ................................................................................................................................................ 13

6 Appréciation des risques liés aux voyages .......................................................................................... 15

6.1 Généralités ...................................................................................................................................................... 15

6.2 Identification des risques .......................................................................................................................... 16

6.3 Analyse du risque ......................................................................................................................................... 16

6.4 Évaluation du risque.................................................................................................................................... 17

6.5 Profil de risque de l’organisme ............................................................................................................... 17

7 Traitement des risques liés aux voyages ............................................................................................. 18

7.1 Généralités ...................................................................................................................................................... 18

7.2 Évitement des risques ................................................................................................................................. 19

7.2.1 Restrictions ..................................................................................................................................................... 19

7.2.2 Autorisations préalables aux voyages .................................................................................................. 19

7.3 Partage du risque.......................................................................................................................................... 19

7.3.1 Assurance générale ...................................................................................................................................... 20

7.3.2 Assurance spécialisée ................................................................................................................................. 20

7.4 Réduction du risque..................................................................................................................................... 20

7.4.1 Généralités ...................................................................................................................................................... 20

7.4.2 Réduction des risques médicaux et sanitaires................................................................................... 21

7.4.3 Compétence .................................................................................................................................................... 22

7.4.4 Planification de la gestion des incidents .............................................................................................. 22

7.4.5 Points de contact pour les incidents et les urgences ....................................................................... 24

7.4.6 Suivi des voyageurs ...................................................................................................................................... 24

DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT 7.4.7 Informations, conseils et mises à jour .................................................................................................. 25

7.4.8 Protocoles/plates-formes de communication ................................................................................... 25

© ISO 2020

7.4.9 Services d’assistance médicale et à la sûreté ..................................................................................... 26

Tous droits réservés. Sauf prescription différente ou nécessité dans le contexte de sa mise en oeuvre, aucune partie de cette

7.4.10 Préparation à la gestion des enlèvements et des rançons ............................................................. 26

publication ne peut être reproduite ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique,

7.4.11 Choix de l’hébergement .............................................................................................................................. 27

y compris la photocopie, ou la diffusion sur l’internet ou sur un intranet, sans autorisation écrite préalable. Une autorisation peut

être demandée à l’ISO à l’adresse ci-après ou au comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur. 7.4.12 Sécurité de l’information et protection de la vie privée ................................................................. 27

ISO copyright office 7.4.13 Transport ......................................................................................................................................................... 29

Case postale 401 • Ch. de Blandonnet 8

7.4.14 Planification de l’évacuation .................................................................................................................... 29

CH-1214 Vernier, Geneva
Tél.: [phone]
Fax: [phone]
E-mail: [e-mail]
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Publié en Suisse
ii © ISO 2020 – Tous droits réservés
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ISO/DIS 31030:2020(F)
ISO/DIS 31030:2021(F)
Sommaire Page

Avant-propos ................................................................................................................................................................... v

Introduction ................................................................................................................................................................... vi

1 Domaine d’application ................................................................................................................................... 1

2 Références normatives .................................................................................................................................. 1

3 Termes et définitions ..................................................................................................................................... 2

4 Compréhension de l’organisme et de son contexte ............................................................................. 6

4.1 Contexte opérationnel ................................................................................................................................... 6

4.1.1 Généralités ......................................................................................................................................................... 6

4.1.2 Contexte spécifique à une industrie/un secteur d’activité ............................................................... 8

4.2 Parties prenantes ............................................................................................................................................ 9

4.3 Population de voyageurs .............................................................................................................................. 9

5 Gestion des risques liés aux voyages ..................................................................................................... 10

5.1 Leadership et engagement ........................................................................................................................ 10

5.2 Politique ........................................................................................................................................................... 11

5.3 Rôles et responsabilités ............................................................................................................................. 12

5.4 Objectifs ........................................................................................................................................................... 12

5.5 Planification/élaboration du programme ........................................................................................... 12

5.6 Mise en œuvre ................................................................................................................................................ 13

6 Appréciation des risques liés aux voyages .......................................................................................... 15

6.1 Généralités ...................................................................................................................................................... 15

6.2 Identification des risques .......................................................................................................................... 16

6.3 Analyse du risque ......................................................................................................................................... 16

6.4 Évaluation du risque.................................................................................................................................... 17

6.5 Profil de risque de l’organisme ............................................................................................................... 17

7 Traitement des risques liés aux voyages ............................................................................................. 18

7.1 Généralités ...................................................................................................................................................... 18

7.2 Évitement des risques ................................................................................................................................. 19

7.2.1 Restrictions ..................................................................................................................................................... 19

7.2.2 Autorisations préalables aux voyages .................................................................................................. 19

7.3 Partage du risque.......................................................................................................................................... 19

7.3.1 Assurance générale ...................................................................................................................................... 20

7.3.2 Assurance spécialisée ................................................................................................................................. 20

7.4 Réduction du risque..................................................................................................................................... 20

7.4.1 Généralités ...................................................................................................................................................... 20

7.4.2 Réduction des risques médicaux et sanitaires................................................................................... 21

7.4.3 Compétence .................................................................................................................................................... 22

7.4.4 Planification de la gestion des incidents .............................................................................................. 22

7.4.5 Points de contact pour les incidents et les urgences ....................................................................... 24

7.4.6 Suivi des voyageurs ...................................................................................................................................... 24

7.4.7 Informations, conseils et mises à jour .................................................................................................. 25

7.4.8 Protocoles/plates-formes de communication ................................................................................... 25

7.4.9 Services d’assistance médicale et à la sûreté ..................................................................................... 26

7.4.10 Préparation à la gestion des enlèvements et des rançons ............................................................. 26

7.4.11 Choix de l’hébergement .............................................................................................................................. 27

7.4.12 Sécurité de l’information et protection de la vie privée ................................................................. 27

7.4.13 Transport ......................................................................................................................................................... 29

7.4.14 Planification de l’évacuation .................................................................................................................... 29

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7.4.15 Gestion du déplacement ............................................................................................................................. 29

8 Communication et consultation............................................................................................................... 30

8.1 Communication du programme et de la stratégie ............................................................................ 30

8.2 Communications opérationnelles/techniques .................................................................................. 31

9 Surveillance et revue du programme .................................................................................................... 31

9.1 Généralités ...................................................................................................................................................... 31

9.2 Sondages .......................................................................................................................................................... 32

9.3 Analyse comparative ................................................................................................................................... 33

9.4 Mesures ............................................................................................................................................................ 33

9.5 Documentation .............................................................................................................................................. 34

9.6 Enregistrement et élaboration de rapports ........................................................................................ 35

(informative) Élaboration et mise en œuvre d’un programme de gestion des risques

liés aux voyages ............................................................................................................................................. 36

(informative) Mineurs voyageant sans tuteur légal .................................................................... 39

(informative) Considérations relatives aux voyages en cas de perturbation mondiale . 41

(informative) Matrice des risques ..................................................................................................... 43

(informative) Restrictions en matière de traitement du risque ............................................. 45

(informative) Formation ........................................................................................................................ 46

(informative) Considérations pour les hébergements dans les destinations à haut risque

............................................................................................................................................................................. 49

Bibliographie ................................................................................................................................................................ 51

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ISO/DIS 31030:2021(F)
Avant-propos

L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d’organismes

nationaux de normalisation (comités membres de l’ISO). L’élaboration des Normes internationales est en

général confiée aux comités techniques de l’ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude a le droit

de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales

et non gouvernementales, en liaison avec l’ISO participent également aux travaux. L’ISO collabore

étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui concerne la

normalisation électrotechnique.

Les procédures utilisées pour élaborer le présent document et celles destinées à sa mise à jour sont

décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient, en particulier de prendre note des différents

critères d’approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document a été

rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2

(voir www.iso.org/directives).

L’attention est attirée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l’objet de

droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L’ISO ne saurait être tenue pour responsable de

ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant les

références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de l’élaboration

du document sont indiqués dans l’Introduction et/ou dans la liste des déclarations de brevets reçues par

l’ISO (voir www.iso.org/brevets).

Les appellations commerciales éventuellement mentionnées dans le présent document sont données

pour information, par souci de commodité, à l’intention des utilisateurs et ne sauraient constituer un

engagement.

Pour une explication de la nature volontaire des normes, la signification des termes et expressions

spécifiques de l’ISO liés à l’évaluation de la conformité, ou pour toute information au sujet de l’adhésion

de l’ISO aux principes de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) concernant les obstacles

techniques au commerce (OTC), voir le lien suivant : www.iso.org/iso/fr/avant-propos.

Le présent document a été élaboré par le comité technique ISO/TC 262, Management du risque.

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ISO/DIS 31030:2020(F)
ISO/DIS 31030:2021(F)
Introduction

La présente norme est destinée à aider les personnes qui gèrent et participent à des voyages d’affaires.

La gestion des risques liés aux voyages fait partie des activités de voyage d’un organisme, y compris

l’interaction avec les parties prenantes.

Les raisons de voyager pour le compte d’un organisme sont nombreuses. Les voyages sont de plus en plus

fréquents dans le cadre de l’exercice d’un emploi ou d’une fonction. Par conséquent, il est nécessaire que

les organismes assument leurs responsabilités concernant leur devoir de protection et s’acquittent de

toute obligation légale pertinente liée aux voyages et soumise à plusieurs juridictions.

Les voyageurs, qu’ils soient internationaux ou nationaux, peuvent être confrontés à des situations et à des

environnements qu’ils ne connaissent pas et qui présentent des profils de risque différents de ceux de

leur lieu de résidence habituel. Les accidents de la route, les épidémies, les catastrophes naturelles, ainsi

que les conflits, la criminalité (y compris la cybercriminalité et le vol d’information), le terrorisme et

l’instabilité politique et sociale peuvent menacer la sécurité, la sûreté (y compris la sécurité de

l’information ), la santé (y compris la santé mentale) des voyageurs et avoir des conséquences négatives

sur les objectifs de leurs missions.

La gestion des risques liés aux voyages dans un pays où l’organisme n’a pas de bureau local nécessite des

moyens de maîtrise du risque plus complets que pour les lieux où des mesures d’atténuation ont déjà été

prises et où les profils de risque sont bien connus. L’actualisation permanente et l’exactitude des

renseignements, des analyses et des conseils, y compris les avertissements aux voyageurs, jouent un rôle

de plus en plus important dans les décisions de voyage.

La gestion des risques liés aux voyages exige que les organismes anticipent et évaluent les probabilités

que des événements se produisent, élaborent des mesures d’atténuation et communiquent à leurs

voyageurs leur exposition anticipée aux risques. Le fait de conseiller les voyageurs et de leur fournir des

recommandations adéquates en matière de soins médicaux, d’intervention d’urgence ainsi que des

consignes en matière de sûreté et de sécurité de l’information, peut avoir une incidence importante sur

l’impact potentiel d’un événement perturbateur.

La présente norme fournit aux organismes un moyen de démontrer que les décisions de voyage sont

fondées sur la capacité de l’organisme à traiter le risque en utilisant des ressources internes ou avec une

aide externe. Tous les voyages ne justifient pas le même degré de rigueur dans l’appréciation et le

management du risque. Bien que la présente norme fournisse un ensemble complet d’options de

traitement du risque pouvant être envisagées par un organisme, il convient que son application soit

raisonnée et proportionnée à l’exposition au risque. Cela aidera l’organisme et chaque voyageur à saisir

les opportunités et les avantages pour lesquels le voyage est requis.

Elle dispose qu’il convient que l’appétence générale de l’organisme au risque et son acceptation du risque

ne priment pas ou ne soient pas utilisées exclusivement pour décider si un voyage est approprié pour des

rasons de sûreté, de sécurité ou de santé.

1) Sauf indication contraire, toute référence à la sûreté inclut également la sécurité de l’information.

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ISO/DIS 31030:2020(F)
ISO/DIS 31030:2021(F)

La présente norme est basée sur les principes, le cadre organisationnel et le processus de

l’ISO 31000 Management du risque (2018), comme illustré à la Figure 1. Le risque lié aux voyages

présente un contexte différent et il peut être nécessaire d’adapter le processus de management du risque

existant d’un organisme pour en tenir compte. Il est également aligné sur le système central de

management de la santé et de la sécurité au travail défini dans l’ISO 45001. À ce titre, certains éléments

peuvent aider ou éclairer les organismes qui élaborent de tels systèmes de management, mais il ne s’agit

pas d’une norme de système de management proprement dite.
Figure 1 — Principes, cadre organisationnel et processus

L’un des objectifs du présent document est de promouvoir une culture où le risque lié aux voyages est

pris au sérieux, mobilise suffisamment de ressources et est géré de manière efficace, et où les avantages

pour l’organisme et les parties prenantes concernées sont reconnus. Ces avantages comprennent :

⎯ protéger le personnel, les données, la propriété intellectuelle et les biens ;
⎯ réduire les impacts financiers et juridiques de l’exposition au risque ;
⎯ permettre de traiter des affaires dans des lieux à haut risque ;

⎯ améliorer la réputation et la crédibilité d’un organisme - ce qui peut avoir un effet positif sur la

compétitivité, la rotation du personnel et faciliter l’acquisition de talents ;

⎯ contribuer à la capacité de continuité d’activité et à la résilience de l’organisme ;

⎯ démontrer la capacité de l’organisme à maîtriser ses risques liés aux voyages de manière efficace et

efficiente – ce qui peut également contribuer à réduire ses primes d’assurance ;
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⎯ rassurer ses partenaires commerciaux - les banques et les investisseurs seront plus disposés à

financer ses activités ;

⎯ permettre à l’organisme de répondre aux attentes de ses clients en termes de sûreté et de stabilité

de leur chaîne d’approvisionnement ;
⎯ augmenter la productivité générale ; et
⎯ contribuer à l’atteinte des objectifs de développement durable.
Dans le présent document, les formes verbales suivantes sont utilisées :
a) « il convient de/que » indique une recommandation ;
b) « peut/il est admis/permis » (« may » en anglais) indique une permission ;

c) « peut/il est possible » (« can » en anglais) indique une possibilité ou une capacité.

NOTE « doit » indique une exigence – et n’est pas utilisé dans ce document.

Les informations sous forme de « NOTE » sont fournies pour clarifier l’exigence associée ou en faciliter la

compréhension.

Les « Notes à l’article » employées à l’Article 3 fournissent des informations supplémentaires qui viennent

compléter les termes et définitions et peuvent contenir des précisions concernant l’usage d’un terme.

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ISO/DIS 31030:2020(F)
PROJET DE NORME INTERNATIONALE ISO/DIS 31030:2021(F)
Gestion des risques liés aux voyages — Recommandations
pour les organismes
1 Domaine d’application

Le présent document fournit des recommandations aux organismes sur la manière de gérer le ou les

risques auxquels sont exposés les voyageurs lorsqu’ils voyagent pour le compte de l’organisme qu’ils

représentent. Il pe
...