ISO 8459-2:1992
(Main)Information and documentation - Bibliographic data element directory - Part 2: Acquisitions applications
Information and documentation - Bibliographic data element directory - Part 2: Acquisitions applications
Specifies and describes data elements required in the interchange of data between institutions involved in the acquisition of bibliographic materials. Also identifies messages and their data elements which are used in the acquisitions process. The data elements are presented as a data element directory, as an index consisting of names, keywords and synonyms for data elements, as a structured order which relates similar elements in a hierarchical fashion, and as a matrix showing the data elements pertaining to specific acquisitions messages.
Information et documentation — Répertoire des éléments de données bibliographique — Partie 2: Applications aux acquisitions
La présente partie de l'ISO 8459 détermine et décrit les éléments de données nécessaires à un échange de données entre organismes impliqués dans l'acquisition de documents bibliographiques. Elle identifie également les messages et leurs éléments de données qui sont utilisés dans les transactions d'acquisition. Elle s'applique aussi bien aux messages sur un bulletin imprimé, avec comme vedettes les noms des éléments de données, qu'aux messages transmis par voie automatisée. La structuration des éléments de données en messages dépasse le cadre de la présente partie de l'ISO 8459.
Informatika in dokumentacija – Seznam elementov bibliografskih podatkov – 2. del: Aplikacije za nabavo
General Information
Relations
Frequently Asked Questions
ISO 8459-2:1992 is a standard published by the International Organization for Standardization (ISO). Its full title is "Information and documentation - Bibliographic data element directory - Part 2: Acquisitions applications". This standard covers: Specifies and describes data elements required in the interchange of data between institutions involved in the acquisition of bibliographic materials. Also identifies messages and their data elements which are used in the acquisitions process. The data elements are presented as a data element directory, as an index consisting of names, keywords and synonyms for data elements, as a structured order which relates similar elements in a hierarchical fashion, and as a matrix showing the data elements pertaining to specific acquisitions messages.
Specifies and describes data elements required in the interchange of data between institutions involved in the acquisition of bibliographic materials. Also identifies messages and their data elements which are used in the acquisitions process. The data elements are presented as a data element directory, as an index consisting of names, keywords and synonyms for data elements, as a structured order which relates similar elements in a hierarchical fashion, and as a matrix showing the data elements pertaining to specific acquisitions messages.
ISO 8459-2:1992 is classified under the following ICS (International Classification for Standards) categories: 35.240.30 - IT applications in information, documentation and publishing. The ICS classification helps identify the subject area and facilitates finding related standards.
ISO 8459-2:1992 has the following relationships with other standards: It is inter standard links to ISO 8459:2009. Understanding these relationships helps ensure you are using the most current and applicable version of the standard.
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Standards Content (Sample)
INTERNATIONAL ISO
STANDARD 8459-2
First edition
1992-12-15
Information and documentation - Bibliographie
data element directory -
Part 2 :
Acquisitions applications
- Repertoire des Sments de donnees
lnforma tion - et documen ta tion
bibliographiques -
Partie 2 : Applications aux acquisitions
Reference number
ISO 8459-2 : 1992 (El
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of
national Standards bodies (ISO member bodies). The work of preparing International
Standards is normally carried out through ISO technical committees. Esch member
body interested in a subject for which a technical committee has been established has
the right to be represented on that committee. International organizations, govern-
mental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO
collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all
matters of electrotechnical standardization.
Draft International Standards adopted by the technical committees are circulated to
the member bodies for voting. Publication as an International Standard requires
approval by at least 75 % of the member bodies casting a vote,
International Standard ISO 8459-2 was prepared by Technical Committee ISO/TC 46,
Information and documentation, Sub-Committee SC 4, Computer applications in in-
forma tion and documen ta tion .
ISO 8459 at present CO lnsists of the following Parts, under the general title In forma tion
-
and documen ta tion Bibliographie da ta elemen t directory :
Part 7 : In terloan applica tions
Part 2: Acquisitions applica tions
Annex A forms an integral part of this part of ISO 9459. Annexes B to D are for infor-
mation only.
0 ISO 1992
All rights reserved. No part of this publication may be reproduced or utilized in any form or by any
means, electronie or mechanical, including photocopying and microfilm, without Permission in
writing from the publisher.
International Organization for Standardization
Case postale 56 l CH-1211 Geneve 20 l Switzerland
Printed in Switzerland
ii
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Introduction
Data are interchanged primarily for the purpose of starting or supporting a process. In
Order to transmit information required to support a process, the various elements of
data in the interchanged messages must be fully understandable to the Partners con-
cerned. This part of ISO 8459 describes, in the form of a directory, data elements used
to support bibliographic processes or applications.
presented as
The data elements that may occur in an acquisition transaction are
follows :
a) A data element directory (clause 4) with annexes containing Code values and
description for message types (A.l), date types (A.2) and acquisition types IA.31
(sec annex AL
b) An index (clause 5) consisting of names, keywords and Synonyms for data
elements, data element groups and data element values including names assigned
to specific messages, data types and acquisitions type.
c) Ast ructured Order (clause 6) which relates similar elements in an hierarchical
fashion.
d) A matrix (clause 7) showing the data elements pertaining to specif ic acqui-
sitions messages.
. . .
Ill
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INTERNATIONAL STANDARD ISO 8459-2 : 1992 (E)
Information and documentation - Bibliographie data
element directory -
Part 2 :
Acquisitions applications
ISO 3297 : 1986, Documentation - International Standard
Scope
serial numbering (ISSN).
This patt of ISO 8459 specifies and describes data elements re-
quired in the interchange of data between institutions involved ISO 3602 : 1989, Documentation - Romanization of Japanese
lkana Scrip t) .
in the acquisition of bibliographic materials. lt also identifies
messages and their data elements which are used in the ac-
ISO 3901 : 1986, Documentation - International Standard
quisitions process.
Recording Code (ISRC).
lt is intended both for messages communicated by preprinted
forms having the specified data element names as headings and
ISO 4217 : 1990, Codes for the representation of currencies
by automated interchange processes. and funds.
The structuring of the data elements into messages falls out-
ISO 5127/3a) : 1981, Information and documentation -
side the scope of this part of ISO 8459.
Vocabulary - Sec tion 3a) : A cquisitions iden tifica tion, and
analysis of documents and data.
2 Normative references
ISO 6438 : 1983, Documentation - African coded Character
set for bibliographic information interchange.
The following Standards contain provisions which, through
reference in this text, constitute provisions of this part of
ISO 7098 : 1991, Documentation - Romanization of Chinese.
ISO 8459. At the time of publication, the editions indicated
were valid. All Standards are subject to revision, and Parties to
ISO 9115 : 1987, Documentation - Bibliographie identification
agreements based on this part of ISO 8459 are to investigate
(biblidl of contributions in serials and books.
the possibility of applying the most recent editions of the stan-
dards indicated below. Members of IEC and ISO maintain
registers of currently valid International Standards.
3 Definitions
ISO 9 : 1986, Documentation - Transliteration of Slavic
For the purposes of this part of this ISO 8459, the following
Cyrillic characters into Latin characters.
definitions apply.
ISO 233 : 1984, Documentation - Transliteration of Arabic
characters into Latin characters.
31 acquisition: The work of increasing and bringing up to
date the stock of a library or of a documentation centre or ser-
ISO 259 : 1984, Documentation - Transliteration of Hebrew
vice according to their aims (ISO 5127/3a).
characters into Latin characters.
ISO 639 : 1988, Code for the representation of names of
3.2 data element: A basic unit of identifiable and definable
languages.
data. lt has a data element name represented by a tag as ident-
ifier and one or more values for expressing a particular fact.
ISO/ R 843 : 1968, International s ystem for the transliteration
of Greek characters in to Latin characters.
3.3 data element concept: An element of information
ISO 2108 : 1992, Information and documentation - lnter-
defined so as to permit its use in a certain application area and
national Standard book numbering (ISBNI.
having one or more associated values which together express a
particular fact, event or occurrence in a way agreed upon by in-
ISO 3166 : 1988. Codes for the representation of names of
terchanging Partners.
coun tries.
ISO 8459-2 : 1992 (E)
3.4 data element directory: A listing of data elements with 3.11 tag : An identifier allocated for use in place of a data el-
specifications of representative data element values as ap- ement name or data element group name.
propriate.
3.12 transaction : The creation or modification of a message
required to support the acquisition of an item.
3.5 data element group: A set of related data elements.
4 Directory
3.6 data element group name: One or more words in a
natura1 language identifying a specific data element group.
The directory names and defines data elements and data el-
ement groups used to support acquisitions transactions. The
information pertaining to each data element or data element
3.7 date element name: One or more words in natura1
group is presented in four separate columns, labelled tag,
language identifying a data element.
name, description and representation. A “tag” is used to ident-
ify a data element as weil as a data element group. “Name” is a
short form for “data element name or data element group
3.8 data element value: A fact expressed by Codes, digits
name”. Data element group names are printed in bold letters to
or natura1 language corresponding to a data element descrip-
differentiate them from data element names. “Description” in-
tion and representation.
cludes a definition for each data element or data element group
followed by a list of corresponding tags for data elements that
39 . message: A structured combination of data elements comprise the group. “Representation and remarks” includes
explanatory text about conventions and/or Standards used to
used in an acquisitions transaction.
represent values applicable to a data element or a data element
group as well as Sample values, if applicable. Unless otherwise
representation: The way in which a particular data el- specified, each data element value is represented by a variable
3.10
length alphanumeric string and its equivalent in coded or ab-
ement value is expressed using one or more number(s), IetterM
breviated form is not listed.
or symbol(s).
Representation and remarks
Name Description
Tag
001 Message Data elements used to identify a particular message.
identification
Group identifier for data elements 002-005.
Can be communicated as text or as a code
002 Message type Phrase or code identifying the function of a mess-
(see A.1).
age.
Used in conjunction with date qualifier (751). See
Year, month and day on which a transaction is per-
003 Date
A.2 for the various dates that tan be specified.
formed.
Used by automated Systems to indicate the precise
004 Time stamp Time at which a message was sent or received.
hour, minute and second that a message was com-
municated. Used in conjunction with date (003).
This number is assigned by the institution respon-
Transac tion Code or number assigned to a document or mess-
sible for creating the specific type of document or
number age exchanged in the acquisition process (i.e. Order,
message (i.e. Order, invoice, Claim, etc.).
invoice, Claim, etc.).
Whenever a Single document or message identifies
multiple items, each item may also be identified by
an acquisitions number (006) or an item number
(0071,
This number is created by the Source of an acqui-
Number which identifies an item in all documents or
006 Acquisitions
sition transaction. See also ISBN (313), and ISSN
number messages associated with the acquisition of that
(314) which are item numbers that appear on the
item.
item itself and which could be used as an acqui-
sitions number.
This data element is used in multi-item documents
kern number Sequential number pertaining to an item in a multi-
or messages (i.e. purchase orders, invoices, etc.).
item document or message.
Word or code used to indicate that the acquisitions
010 Multi-item
indicator transaction (i.e.order, invoice, Claim, etc.) applies to
more than one item.
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Name Description Representation and remarks
Tag
015 Correspondence
Codes or numbers used to identify correspondence
reference relating to a transaction.
050 Transaction Data which identifies each Party associated with an
participant acquisition transaction and the role performed by
that Party.
Group identifier for data elements 080 to 125.
080 Participant’s Word or code which specifies the function or role This data element is used to identify the following
functions or roles:
function performed by a Party to an acquisition transaction.
0 purchaser
1 supplier
2 claimant
3 payer
4 editorial Office
5 exchange centre
For requester or originator identification, see 802.
Word or code which indicates the address to which This data element is used in conjunction with data
090 Address
elements for an institution’s or individual’s address
instruction the item(s), invoice(s), Status report(s), etc. are to
be sent if different from the address for the Source and name, if necessary.
of the message.
The following values are used:
0 ship to
1 bill to
2 write to
3 return to
4 inquire of
Word or code which identifies a Party to an acqui- This data element is used to identify the following
100 Communicator’s
f unction sition transaction as either the Sender, intermediary functions or roles:
or the recipient of a message relating to the trans-
0 sender
action.
1 recipient
2 intermediary
Data elements intended to identify an institution.
110 Institution
identification
Group identifier for data elements 111 to 117 and
910.
Word, Phrase or initialism intended to identify an
111 Name of
institution institution or corporation.
Code or Phrase which gives the geographic location This element may be used in conjunction with the
112 Address
name of institution (Ill) or originator’s name (803).
or place associated with an individual or an insti-
tution.
For telenetwork addresses, see 120.
Group identifier for data elements 113 to 116 and
140.
Number and Phrase used to identify a location of a
113 Street and
number building within a town, a city or rural area.
114 City Phrase used to identify a town or City, including
suburb or postal area.
115 Country Phrase used to identify a country.
116 Postal code Code assigned by the postal authorities of a country
that uniquely identifies an address or group of ad-
dresses.
Short form for the name of institution (Ill).
117 Abbreviated
name
Box number assigned by the post Office. May be used in conjunction with the name of insti-
119 Post Office box
tution (Ill 1 or originator’s name (803).
120 Telenetwork Unique number or code used to identify a device
within a communications network.
address
Group identifier for data elements 121 to 127.
Unique number assigned to a telephone line.
121 Telephone
number
ISO 8459-2 : 1992 (El
Name Description Representation and remarks
Tag
122 Telex number Unique number assigned to a telex connection.
123 Answer back Unique code which identifies the sender of a telex
code
communication.
124 Electronie mail Unique number assigned to an electronie mail box or
number
Service connection.
125 System user ,
Unique number or code assigned to a participant in
identification a communications network.
126 Teletex number Unique number assigned to a teletex connection
within a teletex communications System.
Telefascimile
127 Telecommunications number used for sending and
number receiving telefacsimiles.
130 Institution code Unique identification for the name and address of an
institution.
131 Institution code Code or Phrase identifying the scheme used to Possible values are
assign a value for the institution code (130).
tYPe
0 customer number
1 membership number
2 Standard address number (SAN)
3 other
140 Region Word or Phrase identifying an area within a country,
e.g. state, province, county, etc.
Item description An item may be a component patt within a host
300 Data elements used to identify an item, usually con-
sisting of descriptive information and headings. publication or an independent document. In the
former case,. information about each item must be
Group identifier for data elements 301 to 334.
provided. Data element 303 is used to differentiate
the descriptions for the component part and the
host pu blications.
301 Author Name of person or corporate body responsible for This concept includes composers, creators or
the intellectual or artistic content of an item, in- originators, editors, illustrators, translators, etc. of
an item.
cluding composers, creators or originators of an
item.
Certain national practices stipulate that the author’s
name should be in a structured form. Structuring
the name is a practical consideration for file access;
however, this patt of ISO 8459 makes no specifi-
cations in this regard.
Title Name of the item, consisting of a word or group of Various kinds of titles, including key title, uniform
title, etc. constitute this data element.
words intended to identify it.
Word or code used to characterize the bibliographic Possible values include
303 Bibliographie level
form in which the item appears.
0 monograph
1 serial
2 component part
3 collection
Possible values include
304 Physical medium Word or code identifying the medium in which the
item has been produced.
0 printed material
1 roll microfilm
2 microfiche
3 Sound recording
4 moving projected record ing
5 Video recording
6 machine-readable
7 three-dimensional Object
8 tactile (braille, etc.)
9 manuscript
10 multi-media
11 graphic material (pictures, posters, etc.)
12 still projected material (slide, filmstrip, etc.)
13 other
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Representation and remarks
Description
Name
Tag
305 Edition All the copies of an item produced from one master
copy or substantially the Same type image, having
the same content, and, in the case of non-book
materials, issued by a particular publishing agency
or group of such agencies.
This data element may also be used for distributor or
306 Pu blisher Person or organization responsible for the publi-
Producer, if applicable.
cation of an item.
307 Geographical location of the publisher, or, failing
Place of
pu blication this, of manufacturer.
Year and, if applicable, the month and day of
308 Pu blication date
publication of an item.
309 Volume Identifier of a unit of a serial or multi-volume
designation monograph.
310 Issue designation Number, letter or word identifying a unit of an item
which is published in Parts.
311 Pagination Numbering of the pages of an item.
312 Item Alphanumeric Codes used to identify an item.
identification
Group identifier for data elements 313 to 319.
number
See ISO 2108.
313 ISBN International Standard book number assigned to a
monograph.
An ISSN may also be assigned to a monographic
314 ISSN International Standard serial number assigned to a
series.
serial title.
See ISO 3297.
See ISO 9115.
315 Biblid Code composed of alphanumeric and special
characters designed to provide a unique identifi-
cation for articles/contributions in serials and con-
tributions in books containing separate works by
various authors.
Possible numbering schemes include
1 Word or code used to identify the item number
316 Type of number
scheme.
patent number
1 CODEN
2 catalogue number
3 SISAC number
4 ADONIS number
5 other
Unique identifier assigned to a bibliographic record Possible values include numbers assigned by
317 Bibliographie
national bibliographies and other agencies, such as
record identifier for an item.
0 British National Bibliography number
1 Library of Congress card number
2 other
Other item Any item identifier other than ISBN (3131, ISSN ‘This data element is used in conjunction with 316 or
317.
number (314) or biblid (315).
Standard code (ISRC) for the unique identification See ISO 3901.
319 International
Standard of recordings or Parts of a recording in audio, Video
and audiovisual recordings.
Recording
Code (ISRC)
321 Series Name given to a number of separate publications
related to one another by the fact that each bears a
collective title applying to the group or subgroup as
a whole as well as its own title.
Possible values include
322 Binding type Type of cover specified for the item ordered.
0 paperback
1 cloth
2 library
3 other
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Description Representation and remarks
Name
Tag
Possible values include
Document type Characterization of the item ordered based on the
circumstances of its publication.
0 dissertation
1 Conference Paper
2 technical report
3 patent
4 working Paper
5 government publication
6 other
Possible values include
324 Frequency Intervals at which a serial is published.
0 daily
1 weekly
2 monthly
3 bi-monthly
4 quarterly
5 annually
6 semi-monthly
7 semi-annually
8 irregularly
9 biennially
10 other
Extra section or number accompanying a normal
325 Special
Supplements issue of a newspaper or periodical.
326 Accompanying Description of other material associated with an
item.
material
Number of Number of physical volumes, including fiche, reels,
records, boxes, kits, etc., comprising an item.
volumes
The format of music publication (e.g., Score, Parts)
Physical dimensions of an item.
328 Size of item
is found here. Also, could be used to record “run
time” and other details pertinent to audiovisual
materials.
Technical specifications constraining the use of the
329 Form of item
(technical item; e.g. gauge of film or reduction ratio of
microfilm, microcomputer Software Version, size of
specifications
Computer disk or Computer cassette, diskette for-
mat, acid-free Paper, etc.
See ISO 639.
Language Word or code identifying the language in which the
item has been written.
Possible values include
Transliteration / Code or Phrase used to identify the scheme for
the characters of an entirely
transcription representing
0 ISO 9
alphabetical System of writing by the characters of
1 ISO 233
the conversion alphabet, or representing the
2 ISO 259
characters of a language, whatever the original
3 ISO/R 843
System of writing, by the phonetic System of letters
4 ISO 3602
or signs of the conversion language.
5 ISO 7098
6 others
Possible values include
Acquisitions Word or code indicating the degree of urgency ap-
plying to the Order of a Single item.
priority
0 rush
1 routine
2 other
Acquisition Data elements which provide acquisitions control in-
details formation other than delivery conditions (401), Claim
descriptors (514) and invoice details (415).
Group identifier for data elements 007, 322, 445,
450, 460-461, 470, 500, 570-571, 600-601, 816-817,
824-825, 826, 828, 834, 858, 880, 885, 886 and 905.
401 Delivery Data elements which describe the delivery con-
ditions pertaining to a specific shipment.
conditions
Group identifier for data elements 402 to 409.
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Description Representation and remarks
Name
-ball
Possible values include
402 Combined Number of orders represented in a Single shipment
shipment or on a Single invoice.
number of orders
n
0 unspecified number of orders
Possible locations include
404 Free on board Location from which shipping charges are com-
FOB) puted.
0 customer
1 vendor
2 distributor
3 manufacturerlprinter
Possible values include
406 Transportation Means of transporting the item(s).
mode
0 book rate
1 express prepaid
2 air mail
3 parcel post
4 ship best method
5 hold for pick-up
6 air cargo
7 other
Possible values include
Terms for payment of the shipping charges.
407 Transportation
payment
0 prepaid by vendor
1 collected from customer on delivery
2 shipping and invoice charges paid by
customer on delivery
3 shipping and invoice charges billed to
customer
Total weig ht Total weight of a Single shipment.
409 Number of Total number of cartons used in a Single shipment.
cartons
415 Invoice details Group identifier for data elements 420 to 505.
420 ltem Charge Nature of Charge associated with an item(s).
Group identifier for data elements 421 to 433 and
441.
See ISO 4217.
421 Currency code Code for the currency in which the price of the item
is expressed.
This code may be used to identify item charges
defined by data element 422 to 443 whenever such
charges must also be represented in one or more
currency equivalents.
Basic price of an item as published in a catalogue,
422 List price
price list or advertisement which may be subject to
trade, quantity and other discounts.
Cost of a multiple-copy Order.
423 Extended price
424 Unit price Price of one copy of the item ordered.
425 Net price Unit price of one copy of the item ordered less any
discount.
Possible values include
Price qualifier Word or code which denotes special factors deter-
mining the price of an item.
0 bid price
1 remainder price
2 library price
3 educational institution price
4 prepaid price
firm price
6 other
427 Special charges Charges and taxes not accommodated by other data
elements in 421 to 443.
and taxes
Unit cataloguing Cost of the cataloguing Services provided for one
unit of the item ordered.
Service price
Unit cataloguing Service price (429) less any dis-
430 Net cataloguing
Service price count.
The amount should be preceded by a currency code
431 Transportation Cost of transporting the item(s).
(421) if the currency being used is not apparent.
Charge
ISO 8459-2 : 1992 (El
Representation and remarks
Name Description
Tag
432 Tax Tax charges pertaining to an item or all the items on
a Single invoice.
Applies typically to items which have been donated
Appraised value Value of an item as determined by a professional ap-
or which are rare or valuable.
praiser or by an authority recognized as competent
to make such judgements.
434 I nvoice total Total amount to be paid for the items and any other
charges on a specific invoice.
I nvoice copies Number of copies of an invoice pertaining to a par-
ticular shipment.
Possible values are
I nvoice location
436 Indication of where an invoice Slip(s) tan be found
with a shipment.
0 outside of package
1 enclosed
2 mailed under separate cover
437 Value-added tax Multistage sales tax levied at each Point where
(VAT) goods or Services are exchanged.
Possible values are
Payment Information required by the supplier to accompany a
enclosures payment in Order to facilitate matthing the payment
0 no enclosure
to the corresponding invoice(s).
1 invoice number(s) on cheque stub
2 copy of invoice returned
3 other
Possible values are
Terms according to which a specific invoice is to be
440 Terms of
payment paid.
0 cash on delivery
1 30 days net
2 other
441 Discount Rate or value by which the supplier reduces the
price of an item.
442 Credit amount Monetary value credited to the customer’s account.
Possible values are
443 Small invoice fee Code or Phrase which indicates whether an ad-
ditional fee for small invoices will be charged.
0 cancel additional fee
1 additional fee applied
445 Fund identifier Reference to a fund or account used to pay for the
item(s) ordered.
450 Account number Number of an account to which a credit or debit is
made.
Possible values include
Not-to-exceed Action to be taken by the supplier when the
0 no action
action customer sets a maximum monetary value on an
1 cancel balance of Order exceeding amount
Order.
at 461
2 cancel entire Order
Not-to-exceed Maximum monetary value that is authorized to be
spent to acquire an item or total Order.
amount
Quantity, or the number of duplicates, of an item.
470 Number of copies
See A.3.
Acquisitions type Word or code describing the conditions under which
an item is being acquired.
Possible values include
I nvoice type Type of invoice applying to a shipment of ordered
items.
0 regular
1 supplementary
2 membership
3 su bscription renewal
4 price Change
5 Service Charge
6 pre-publication offer
7 other
Group name for data elements pertinent to a Claim
514 Claim
~ descriptors notice (515 to 545).
ISO 8459-2 : 1992 (EI
Representation and remarks
Description
Name
Tag
Possible values include
515 Claim type Word or code that specifies why a Claim is being
made.
0 Order overdue
1 invoice not received
2 invoice received but item(s) missing
3 item(s1 received but invoice missing
4 other
Possible values include
525 Cla m history Ordinal number of the Claim (first, second, etc.)
1 first Claim
2 second Claim
3 third Claim
4 other
Possible values include
Identifies the problem(s) giving rise to the Claim
535 Reason(s) for
Claim
0 issue(s1 not received
1 no issues received this Order
2 damaged in transit
3 imperfect copy
4 no response to previous Claim
5 shipment incomplete
6 wrong titleiedition
7 other
Additional examples which apply mainly to serials
are given in 6.1,
Possible values include
Response to Specifies the supplier’s response to a Claim.
Claim
0 replacement sent
1 Order entered starting with
2 delay in publication/date expected
3 issue combined with
4 frequency changedjnew frequency
5 title changedlnew title
6 never published
7 discontinued pu blication /last issue pu blished
8 mailed when published/reorder at X amount
9 out of printkubscription extended to
10 out of print/will reprint or supply
11 out of print/no further action
12 error in Claim information
13 too early to Claim
14 too late to claimlreorder at X amount
15 Claim partially filled
16 other
Additional examples which apply mainly to serials are
given in 6.2.
Code or Phrase which confirms that a credit
550 Credit
confirmation adjustment has been made to the customer’s ac-
count.
Possible values include
Reason(s) a credit is given.
555 Credit justification
0 credit
1 title not ordered
2 cancelled Order
3 shipment refused
4 short shipment
5 lost in transit
6 defective merchandise
7 adjustment to previous credit memo
8 error on invoice
9 tax credit
10 other
Possible values include
Cataloguing Cataloguing products requested from the vendor for a
particular item.
Service
0 none
1 full processing
2 partial processing
3 other
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Description Representation and remarks
Name
Tag
The required number must be specified.
571 Cataloguing Number of a cataloguing product (i.e. cards, kits,
quantity etc.) requested by the customer.
600 Total titles Total number of distinct bibliographic items relating
to an acquisitions transaction, (i.e. invoice, pur-
Chase Order, shipment, etc.).
601 Total number of physical units relating to an acqui-
Total units
sitions transaction (i.e. invoice, purchase Order,
shipment, etc.).
Word or code which identifies an activity or con- See A.2.
751 Date qualifier
dition that will happen or that has happened on a
given day.
755 Accession Number assigned to an item according to the Order
number of its entry into a collection.
Notation assigned to an item indicating its physical Includes accession number and copy Statement
756 Call number
used as a shelf-location device.
location in the owner institution.
Possible values include
757 Classification System for the arrangement of books and other
scheme material in a logical sequence according to subject
0 Dewey Decimal Classification
or form.
1 Universal Decimal Classification
2 other
Classificatil on Number assigned to an item from a classification
number scheme.
Identification of the edition of the classification
759 Edition of
classificatic: In scheme from which the classification number was
scheme taken.
Number(s) and/or letter(s) added to the call number
760 Copy number
of an item to distinguish different copies of the same
item.
Local Various details concerning local handling of trans-
processing action.
Group identifier for data elements 802 to 815.
Originator’s Identification of the person suggesting the acqui-
identification sition of an item.
Group identifier for data elements 803 to 812.
Originator’s name Name of the person suggesting the acquisition.
Originator’s Number or code used to identify the originator
uniquely.
identifier
Name of the institution with which the originator is
811 Originator’s
aff iliation associated.
Professional level or Position of the originator.
812 Originator’s Status
Possible values include
Indication as to whether an item suggested for ac-
813 Item available in
System quisition is already available within a library System
0 yes
to which the institution receiving the request
1 no
belongs.
2 unknown
Specific catalogues of an institution’s collection
814 Catalogues
which have been searched to determine that an item
searched
suggested for acquisition does not already reside
there.
Any Source used to identify or locate an item.
815 Reference Source
Originator’s Name, written in the person’s own hand, of the per-
signature son suggesting the acquisition.
ISO 8459-2 :1992(E)
Representation and remarks
Description
Name
Tag
--
Possible values include
Indication that another item may or may not be
817 Substitute Option
substituted for the identified item.
0 specific item required
1 earlier printing or edition
2 later printing or edition
3 any printing or edition
4 other language edition
5 same subject coverage
same author
7 microform positive
8 microform negative
9 photocopy
10 other
Possible values include
818 Binding Indication of the type of binding that is an accept-
able Substitute, if any.
Substitution
0 no Substitution
1 any Substitution
2 Paper Substitute
3 other
824 Authorizing Name or identifier of the person who authorizes a
off icer transaction.
The signature may be in full or in itialled form.
Name, written with his own hand, of the person
825 Authorizing
officer’s signature handling a transaction.
Statement or other indication that the purchase has
826 Purchase
authorization been validated.
Possible values include
Cancellation Word or code used to indicate whether the cancel-
lation applies to the entire contents of a requested
extent
0 entire contents
purchase, Claim, etc.
1 partial contents
If a Portion of a previous request is being cancelled
then the individual items subject to cancellation
must be identified (sec also 460).
Possible values include
828 Confirm Customer’s request that the supplier confirms the
cancellation of a specific purchase order-.
cancellation
0 no
req uest
1 yes
This value is set in a cancel request message (A.l
code IO); if customer requires a cancel response
message.
Customer’s reasons for wanting to cancel an item.
829 Reason(s) for
cancel
834 Item identification Customer’s instruction to the supplier to identify
purchase orders in correspondence or invoices by
instruction
specific data elements, such as item number, author
and title.
Possible values include
Reason(s) for Customer’s reasons for wanting to return an item.
return
0 wrong title ordered
1 Order was cancelled
2 damaged
3 overstock
4 Order duplicated
5 wrong title sent
6 arrived too late
7 ordered paperback
8 ordered hard cover
9 other
I nvoice cleared Phrase or code which indicates that an invoice has
been approved by the customer.
Phrase or code which indicates that an invoice has
878 I nvoice paid
been paid.
ISO 8459-2 : 1992 (E)
-
Representation and remarks
Name Description
Tag
Possible values include
880 Status Codes Listing of possible Status reports by either the
customer or the vendor.
0 bindery
1 due recorded
2 expedited to pu blisher
3 to follow shortly
4 new edition in preparation
5 not known
6 not yet published
7 expected date
8 on Order from publisher
9 out of print
temporarily out of print
11 cloth edition out of print, paperback available
12 out of stock
13 Sold, will search and quote
14 Sold, Order cancelled
15 publisher’s address required
16 reprinting
17 reprinting under consideration
18 paperback out of print, cloth edition avail-
able
19 other
Possible values are
886 Back Order code Instruction as to whether an unfilled Order is to be
retained by the supplier for future delivery.
0 do not back Order
1 back Order if out of stock
2 back Order if not yet published
3 other
This data element may appear more than once in an
905 Notes/Remarks Any pertinent information that is not covered or
acquisition transaction and may enlarge upon or
amplified by a specific data element.
qualify any number of different data elements, as
well as convey information not covered by particular
data elements.
Design, initial or other device placed on an acqui-
910 Official seal of
institution sitions document and serving to identify an insti-
tution in an official manner.
Corporate body or organization that issued the item
915 Sponsoring body
or that is associated with its authorship.
Possible specifications include
Code used to identify the way a given data element
920 Representation
code is expressed.
0 text
1 coded
2 pictorial
Possible specifications include
Code used to indicate a modification in the way a
925 Data modification
given data element is expressed.
code
0 translated
1 transliterated
Verifier Name or identification of the person who verifies the
information identifying the item.
ISO 8469-2 : 1992 (E)
5 Index
Entry Reference
The index entries include names, keywords and Synonyms for .
biennially 324 code 9
data elements, data element groups and data element values bill of lading . Al code
(i.e. Codes) listed in the directory and names, keywords and
bill of lading number . 005
Synonyms for specific messages, date types and acquisition billto .
090 code 1
types listed in annexes A and B. The entries are arranged in .
bi-monthly 324 code 3
alphabetical Order. The right-hand column labelled bindery .
880 code 0
“Reference”, gives the tag or annex and code (if applicable) for binding Substitution . 818
the indexed entity. binding type. .
book rate .
406 code 0
braille.
.................................. 304 code 6
British National Bibliography number .
317 code 0
Entry Reference
mber
abbreviated name . 117 call nu . 756
cancel additional fee
accession number . 755, 756 . 443 code 0
accompanying material . cancel balance of Order exceeding
account number . 450 am0 untat 46 1 . 460 code 1,461
............................ cancel entire Order . .
acid-free Paper 329 460 code 2
cancel request .
acknowledgement of deposit . A.l code 18 A.l code 10
cancel response .
acquisition for exchange . A.3 code 6 A.l code 11
acquisitions confirmation . A.l code 04 cancellation extent . 827
cancellation request . . . . . .
acquisition details (group identifier) . 400 A.l code 10
acquisitions function . cancellation response. . A.l code 11
cancelled Order .
acquisitions number . 006 555 code 2
acquisitions priority . 858 code 1
cartons, number of .
acquisitions proposal . A.l code 01 409
acquisitions type . . . cash on delivery .
500, A.3 440 code 0
catalogue number. .
additional fee applied . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443 code 1 316 code 3
additional missing issue(s) . . . . . catalogues searched .
B.1.6 814
cataloguing quantity
address (group identifier) . . . . . . . . . 112 . 571
......................... cataloguing Service. ........................
address instruction 090 570
cataloguing Service price
address of institution . 112 . 429
................ charges, item. .............................
address of publisher required 880 code 15 420
adjustment to previous credit memo . city . 114
555 code 7
Claim date .
ADONIS number . 316 code 4 A.2 code 10
air cargo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Claim descriptors (group identifier) . 514
406 code 6
Claim error .
air mail (transportat mode) . . . 406 code 2 545 code 12
Claim history .
annually . . . . . . . . . . . . . . . . . 324 code 5 525
Claim number. .
answer back Code. . . . . . 123 005
Claim partiallyfilled .
antiquarian . . . . . A.3 code 7 545 code 15
claimreasons
any printing or edition . . * . 817 code . 535
Claim request .
any Substitution (binding) . . . . . . 818 code 1 A.l code 22
appraised value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Claim response . . . . . . .
433 A.l code 23
Claim responses. .
approval Order. . . . . . A.3 code 0 545
arrival notice . . . . . . . Claim too early .
A.l code 07 545 code 13
Claim too late .
arrived too late . . . . . . . . . . . . . 858 code 6 545 code
claimtype .
as requested, this subscription was cancelled 515
claimant .
on date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B.2.15 080 code
classification number . . . . .
author . . . . . . . 301 . . . . . . 758
. . classification scheme . 757
authorizing officer . . . . . . . . . . . . . . . . . . 824
client .
authorizing officer’s signature . . . . . . . . 825 802
availability of publication . . . . . . . . . . cloth (binding). .
880 322 code 1
cloth edition out of print, paperback available . .
available in System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 813 code 0 880 code 11
C.0.D .
440 code 0
coded (representation Code) . 920 code 1
back issues out of print, expiration adjusted . B.2.27 CODEN .
316 code 1
back Order code . 886
collected from customer on delivery . 407 code 1
back Order if not yet published . 886 code 2 collection .
303 code 3
backorderifoutofstock. . 886 code 1 combined issue . . . . . . . . . . 545 code 3
biblid . 315 combined shipment . . . . . .
bibliographic level .
303 communicator’s function . 100
bibliographic record identifier .
317 component part . . 303 code 2
..................................
bid price 426 code 0 composers.
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Entry
Reference Entry
Reference
Computer cassette .
duedate .
A.2 code 12
Computer disk . 329
due recorded . 880 code 1
conditional sale .
A.l code 03
duplicates
................................ 858 code 4
Conference Paper . 323 code 1
tonfirm cancellation request . 828
earlier printing or edition
.................... 817 code 1
contents, entire .
827 code 0
edition .
contents, partial . 827 code 1
edition in preparation
....................... 880 code 4
copies, number of. .
edition of classification scheme .
copynumber . 760
editorial off ice
............................. 080 code 4
copy of invoice returned . 439 code 2
editors .
correspondence reference .
educational institution price
................. 426 code 3
country (institution) . 115
electronie mail number. .
country (originator) . 115
enclosed (invoice) .
436 code 1
county . 140
entered late
............................... B.2.26
creators .
entire co
...
INTERNATIONAL ISO
STANDARD 8459-2
First edition
1992-12-15
Information and documentation - Bibliographie
data element directory -
Part 2 :
Acquisitions applications
- Repertoire des Sments de donnees
lnforma tion - et documen ta tion
bibliographiques -
Partie 2 : Applications aux acquisitions
Reference number
ISO 8459-2 : 1992 (El
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of
national Standards bodies (ISO member bodies). The work of preparing International
Standards is normally carried out through ISO technical committees. Esch member
body interested in a subject for which a technical committee has been established has
the right to be represented on that committee. International organizations, govern-
mental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO
collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all
matters of electrotechnical standardization.
Draft International Standards adopted by the technical committees are circulated to
the member bodies for voting. Publication as an International Standard requires
approval by at least 75 % of the member bodies casting a vote,
International Standard ISO 8459-2 was prepared by Technical Committee ISO/TC 46,
Information and documentation, Sub-Committee SC 4, Computer applications in in-
forma tion and documen ta tion .
ISO 8459 at present CO lnsists of the following Parts, under the general title In forma tion
-
and documen ta tion Bibliographie da ta elemen t directory :
Part 7 : In terloan applica tions
Part 2: Acquisitions applica tions
Annex A forms an integral part of this part of ISO 9459. Annexes B to D are for infor-
mation only.
0 ISO 1992
All rights reserved. No part of this publication may be reproduced or utilized in any form or by any
means, electronie or mechanical, including photocopying and microfilm, without Permission in
writing from the publisher.
International Organization for Standardization
Case postale 56 l CH-1211 Geneve 20 l Switzerland
Printed in Switzerland
ii
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Introduction
Data are interchanged primarily for the purpose of starting or supporting a process. In
Order to transmit information required to support a process, the various elements of
data in the interchanged messages must be fully understandable to the Partners con-
cerned. This part of ISO 8459 describes, in the form of a directory, data elements used
to support bibliographic processes or applications.
presented as
The data elements that may occur in an acquisition transaction are
follows :
a) A data element directory (clause 4) with annexes containing Code values and
description for message types (A.l), date types (A.2) and acquisition types IA.31
(sec annex AL
b) An index (clause 5) consisting of names, keywords and Synonyms for data
elements, data element groups and data element values including names assigned
to specific messages, data types and acquisitions type.
c) Ast ructured Order (clause 6) which relates similar elements in an hierarchical
fashion.
d) A matrix (clause 7) showing the data elements pertaining to specif ic acqui-
sitions messages.
. . .
Ill
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INTERNATIONAL STANDARD ISO 8459-2 : 1992 (E)
Information and documentation - Bibliographie data
element directory -
Part 2 :
Acquisitions applications
ISO 3297 : 1986, Documentation - International Standard
Scope
serial numbering (ISSN).
This patt of ISO 8459 specifies and describes data elements re-
quired in the interchange of data between institutions involved ISO 3602 : 1989, Documentation - Romanization of Japanese
lkana Scrip t) .
in the acquisition of bibliographic materials. lt also identifies
messages and their data elements which are used in the ac-
ISO 3901 : 1986, Documentation - International Standard
quisitions process.
Recording Code (ISRC).
lt is intended both for messages communicated by preprinted
forms having the specified data element names as headings and
ISO 4217 : 1990, Codes for the representation of currencies
by automated interchange processes. and funds.
The structuring of the data elements into messages falls out-
ISO 5127/3a) : 1981, Information and documentation -
side the scope of this part of ISO 8459.
Vocabulary - Sec tion 3a) : A cquisitions iden tifica tion, and
analysis of documents and data.
2 Normative references
ISO 6438 : 1983, Documentation - African coded Character
set for bibliographic information interchange.
The following Standards contain provisions which, through
reference in this text, constitute provisions of this part of
ISO 7098 : 1991, Documentation - Romanization of Chinese.
ISO 8459. At the time of publication, the editions indicated
were valid. All Standards are subject to revision, and Parties to
ISO 9115 : 1987, Documentation - Bibliographie identification
agreements based on this part of ISO 8459 are to investigate
(biblidl of contributions in serials and books.
the possibility of applying the most recent editions of the stan-
dards indicated below. Members of IEC and ISO maintain
registers of currently valid International Standards.
3 Definitions
ISO 9 : 1986, Documentation - Transliteration of Slavic
For the purposes of this part of this ISO 8459, the following
Cyrillic characters into Latin characters.
definitions apply.
ISO 233 : 1984, Documentation - Transliteration of Arabic
characters into Latin characters.
31 acquisition: The work of increasing and bringing up to
date the stock of a library or of a documentation centre or ser-
ISO 259 : 1984, Documentation - Transliteration of Hebrew
vice according to their aims (ISO 5127/3a).
characters into Latin characters.
ISO 639 : 1988, Code for the representation of names of
3.2 data element: A basic unit of identifiable and definable
languages.
data. lt has a data element name represented by a tag as ident-
ifier and one or more values for expressing a particular fact.
ISO/ R 843 : 1968, International s ystem for the transliteration
of Greek characters in to Latin characters.
3.3 data element concept: An element of information
ISO 2108 : 1992, Information and documentation - lnter-
defined so as to permit its use in a certain application area and
national Standard book numbering (ISBNI.
having one or more associated values which together express a
particular fact, event or occurrence in a way agreed upon by in-
ISO 3166 : 1988. Codes for the representation of names of
terchanging Partners.
coun tries.
ISO 8459-2 : 1992 (E)
3.4 data element directory: A listing of data elements with 3.11 tag : An identifier allocated for use in place of a data el-
specifications of representative data element values as ap- ement name or data element group name.
propriate.
3.12 transaction : The creation or modification of a message
required to support the acquisition of an item.
3.5 data element group: A set of related data elements.
4 Directory
3.6 data element group name: One or more words in a
natura1 language identifying a specific data element group.
The directory names and defines data elements and data el-
ement groups used to support acquisitions transactions. The
information pertaining to each data element or data element
3.7 date element name: One or more words in natura1
group is presented in four separate columns, labelled tag,
language identifying a data element.
name, description and representation. A “tag” is used to ident-
ify a data element as weil as a data element group. “Name” is a
short form for “data element name or data element group
3.8 data element value: A fact expressed by Codes, digits
name”. Data element group names are printed in bold letters to
or natura1 language corresponding to a data element descrip-
differentiate them from data element names. “Description” in-
tion and representation.
cludes a definition for each data element or data element group
followed by a list of corresponding tags for data elements that
39 . message: A structured combination of data elements comprise the group. “Representation and remarks” includes
explanatory text about conventions and/or Standards used to
used in an acquisitions transaction.
represent values applicable to a data element or a data element
group as well as Sample values, if applicable. Unless otherwise
representation: The way in which a particular data el- specified, each data element value is represented by a variable
3.10
length alphanumeric string and its equivalent in coded or ab-
ement value is expressed using one or more number(s), IetterM
breviated form is not listed.
or symbol(s).
Representation and remarks
Name Description
Tag
001 Message Data elements used to identify a particular message.
identification
Group identifier for data elements 002-005.
Can be communicated as text or as a code
002 Message type Phrase or code identifying the function of a mess-
(see A.1).
age.
Used in conjunction with date qualifier (751). See
Year, month and day on which a transaction is per-
003 Date
A.2 for the various dates that tan be specified.
formed.
Used by automated Systems to indicate the precise
004 Time stamp Time at which a message was sent or received.
hour, minute and second that a message was com-
municated. Used in conjunction with date (003).
This number is assigned by the institution respon-
Transac tion Code or number assigned to a document or mess-
sible for creating the specific type of document or
number age exchanged in the acquisition process (i.e. Order,
message (i.e. Order, invoice, Claim, etc.).
invoice, Claim, etc.).
Whenever a Single document or message identifies
multiple items, each item may also be identified by
an acquisitions number (006) or an item number
(0071,
This number is created by the Source of an acqui-
Number which identifies an item in all documents or
006 Acquisitions
sition transaction. See also ISBN (313), and ISSN
number messages associated with the acquisition of that
(314) which are item numbers that appear on the
item.
item itself and which could be used as an acqui-
sitions number.
This data element is used in multi-item documents
kern number Sequential number pertaining to an item in a multi-
or messages (i.e. purchase orders, invoices, etc.).
item document or message.
Word or code used to indicate that the acquisitions
010 Multi-item
indicator transaction (i.e.order, invoice, Claim, etc.) applies to
more than one item.
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Name Description Representation and remarks
Tag
015 Correspondence
Codes or numbers used to identify correspondence
reference relating to a transaction.
050 Transaction Data which identifies each Party associated with an
participant acquisition transaction and the role performed by
that Party.
Group identifier for data elements 080 to 125.
080 Participant’s Word or code which specifies the function or role This data element is used to identify the following
functions or roles:
function performed by a Party to an acquisition transaction.
0 purchaser
1 supplier
2 claimant
3 payer
4 editorial Office
5 exchange centre
For requester or originator identification, see 802.
Word or code which indicates the address to which This data element is used in conjunction with data
090 Address
elements for an institution’s or individual’s address
instruction the item(s), invoice(s), Status report(s), etc. are to
be sent if different from the address for the Source and name, if necessary.
of the message.
The following values are used:
0 ship to
1 bill to
2 write to
3 return to
4 inquire of
Word or code which identifies a Party to an acqui- This data element is used to identify the following
100 Communicator’s
f unction sition transaction as either the Sender, intermediary functions or roles:
or the recipient of a message relating to the trans-
0 sender
action.
1 recipient
2 intermediary
Data elements intended to identify an institution.
110 Institution
identification
Group identifier for data elements 111 to 117 and
910.
Word, Phrase or initialism intended to identify an
111 Name of
institution institution or corporation.
Code or Phrase which gives the geographic location This element may be used in conjunction with the
112 Address
name of institution (Ill) or originator’s name (803).
or place associated with an individual or an insti-
tution.
For telenetwork addresses, see 120.
Group identifier for data elements 113 to 116 and
140.
Number and Phrase used to identify a location of a
113 Street and
number building within a town, a city or rural area.
114 City Phrase used to identify a town or City, including
suburb or postal area.
115 Country Phrase used to identify a country.
116 Postal code Code assigned by the postal authorities of a country
that uniquely identifies an address or group of ad-
dresses.
Short form for the name of institution (Ill).
117 Abbreviated
name
Box number assigned by the post Office. May be used in conjunction with the name of insti-
119 Post Office box
tution (Ill 1 or originator’s name (803).
120 Telenetwork Unique number or code used to identify a device
within a communications network.
address
Group identifier for data elements 121 to 127.
Unique number assigned to a telephone line.
121 Telephone
number
ISO 8459-2 : 1992 (El
Name Description Representation and remarks
Tag
122 Telex number Unique number assigned to a telex connection.
123 Answer back Unique code which identifies the sender of a telex
code
communication.
124 Electronie mail Unique number assigned to an electronie mail box or
number
Service connection.
125 System user ,
Unique number or code assigned to a participant in
identification a communications network.
126 Teletex number Unique number assigned to a teletex connection
within a teletex communications System.
Telefascimile
127 Telecommunications number used for sending and
number receiving telefacsimiles.
130 Institution code Unique identification for the name and address of an
institution.
131 Institution code Code or Phrase identifying the scheme used to Possible values are
assign a value for the institution code (130).
tYPe
0 customer number
1 membership number
2 Standard address number (SAN)
3 other
140 Region Word or Phrase identifying an area within a country,
e.g. state, province, county, etc.
Item description An item may be a component patt within a host
300 Data elements used to identify an item, usually con-
sisting of descriptive information and headings. publication or an independent document. In the
former case,. information about each item must be
Group identifier for data elements 301 to 334.
provided. Data element 303 is used to differentiate
the descriptions for the component part and the
host pu blications.
301 Author Name of person or corporate body responsible for This concept includes composers, creators or
the intellectual or artistic content of an item, in- originators, editors, illustrators, translators, etc. of
an item.
cluding composers, creators or originators of an
item.
Certain national practices stipulate that the author’s
name should be in a structured form. Structuring
the name is a practical consideration for file access;
however, this patt of ISO 8459 makes no specifi-
cations in this regard.
Title Name of the item, consisting of a word or group of Various kinds of titles, including key title, uniform
title, etc. constitute this data element.
words intended to identify it.
Word or code used to characterize the bibliographic Possible values include
303 Bibliographie level
form in which the item appears.
0 monograph
1 serial
2 component part
3 collection
Possible values include
304 Physical medium Word or code identifying the medium in which the
item has been produced.
0 printed material
1 roll microfilm
2 microfiche
3 Sound recording
4 moving projected record ing
5 Video recording
6 machine-readable
7 three-dimensional Object
8 tactile (braille, etc.)
9 manuscript
10 multi-media
11 graphic material (pictures, posters, etc.)
12 still projected material (slide, filmstrip, etc.)
13 other
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Representation and remarks
Description
Name
Tag
305 Edition All the copies of an item produced from one master
copy or substantially the Same type image, having
the same content, and, in the case of non-book
materials, issued by a particular publishing agency
or group of such agencies.
This data element may also be used for distributor or
306 Pu blisher Person or organization responsible for the publi-
Producer, if applicable.
cation of an item.
307 Geographical location of the publisher, or, failing
Place of
pu blication this, of manufacturer.
Year and, if applicable, the month and day of
308 Pu blication date
publication of an item.
309 Volume Identifier of a unit of a serial or multi-volume
designation monograph.
310 Issue designation Number, letter or word identifying a unit of an item
which is published in Parts.
311 Pagination Numbering of the pages of an item.
312 Item Alphanumeric Codes used to identify an item.
identification
Group identifier for data elements 313 to 319.
number
See ISO 2108.
313 ISBN International Standard book number assigned to a
monograph.
An ISSN may also be assigned to a monographic
314 ISSN International Standard serial number assigned to a
series.
serial title.
See ISO 3297.
See ISO 9115.
315 Biblid Code composed of alphanumeric and special
characters designed to provide a unique identifi-
cation for articles/contributions in serials and con-
tributions in books containing separate works by
various authors.
Possible numbering schemes include
1 Word or code used to identify the item number
316 Type of number
scheme.
patent number
1 CODEN
2 catalogue number
3 SISAC number
4 ADONIS number
5 other
Unique identifier assigned to a bibliographic record Possible values include numbers assigned by
317 Bibliographie
national bibliographies and other agencies, such as
record identifier for an item.
0 British National Bibliography number
1 Library of Congress card number
2 other
Other item Any item identifier other than ISBN (3131, ISSN ‘This data element is used in conjunction with 316 or
317.
number (314) or biblid (315).
Standard code (ISRC) for the unique identification See ISO 3901.
319 International
Standard of recordings or Parts of a recording in audio, Video
and audiovisual recordings.
Recording
Code (ISRC)
321 Series Name given to a number of separate publications
related to one another by the fact that each bears a
collective title applying to the group or subgroup as
a whole as well as its own title.
Possible values include
322 Binding type Type of cover specified for the item ordered.
0 paperback
1 cloth
2 library
3 other
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Description Representation and remarks
Name
Tag
Possible values include
Document type Characterization of the item ordered based on the
circumstances of its publication.
0 dissertation
1 Conference Paper
2 technical report
3 patent
4 working Paper
5 government publication
6 other
Possible values include
324 Frequency Intervals at which a serial is published.
0 daily
1 weekly
2 monthly
3 bi-monthly
4 quarterly
5 annually
6 semi-monthly
7 semi-annually
8 irregularly
9 biennially
10 other
Extra section or number accompanying a normal
325 Special
Supplements issue of a newspaper or periodical.
326 Accompanying Description of other material associated with an
item.
material
Number of Number of physical volumes, including fiche, reels,
records, boxes, kits, etc., comprising an item.
volumes
The format of music publication (e.g., Score, Parts)
Physical dimensions of an item.
328 Size of item
is found here. Also, could be used to record “run
time” and other details pertinent to audiovisual
materials.
Technical specifications constraining the use of the
329 Form of item
(technical item; e.g. gauge of film or reduction ratio of
microfilm, microcomputer Software Version, size of
specifications
Computer disk or Computer cassette, diskette for-
mat, acid-free Paper, etc.
See ISO 639.
Language Word or code identifying the language in which the
item has been written.
Possible values include
Transliteration / Code or Phrase used to identify the scheme for
the characters of an entirely
transcription representing
0 ISO 9
alphabetical System of writing by the characters of
1 ISO 233
the conversion alphabet, or representing the
2 ISO 259
characters of a language, whatever the original
3 ISO/R 843
System of writing, by the phonetic System of letters
4 ISO 3602
or signs of the conversion language.
5 ISO 7098
6 others
Possible values include
Acquisitions Word or code indicating the degree of urgency ap-
plying to the Order of a Single item.
priority
0 rush
1 routine
2 other
Acquisition Data elements which provide acquisitions control in-
details formation other than delivery conditions (401), Claim
descriptors (514) and invoice details (415).
Group identifier for data elements 007, 322, 445,
450, 460-461, 470, 500, 570-571, 600-601, 816-817,
824-825, 826, 828, 834, 858, 880, 885, 886 and 905.
401 Delivery Data elements which describe the delivery con-
ditions pertaining to a specific shipment.
conditions
Group identifier for data elements 402 to 409.
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Description Representation and remarks
Name
-ball
Possible values include
402 Combined Number of orders represented in a Single shipment
shipment or on a Single invoice.
number of orders
n
0 unspecified number of orders
Possible locations include
404 Free on board Location from which shipping charges are com-
FOB) puted.
0 customer
1 vendor
2 distributor
3 manufacturerlprinter
Possible values include
406 Transportation Means of transporting the item(s).
mode
0 book rate
1 express prepaid
2 air mail
3 parcel post
4 ship best method
5 hold for pick-up
6 air cargo
7 other
Possible values include
Terms for payment of the shipping charges.
407 Transportation
payment
0 prepaid by vendor
1 collected from customer on delivery
2 shipping and invoice charges paid by
customer on delivery
3 shipping and invoice charges billed to
customer
Total weig ht Total weight of a Single shipment.
409 Number of Total number of cartons used in a Single shipment.
cartons
415 Invoice details Group identifier for data elements 420 to 505.
420 ltem Charge Nature of Charge associated with an item(s).
Group identifier for data elements 421 to 433 and
441.
See ISO 4217.
421 Currency code Code for the currency in which the price of the item
is expressed.
This code may be used to identify item charges
defined by data element 422 to 443 whenever such
charges must also be represented in one or more
currency equivalents.
Basic price of an item as published in a catalogue,
422 List price
price list or advertisement which may be subject to
trade, quantity and other discounts.
Cost of a multiple-copy Order.
423 Extended price
424 Unit price Price of one copy of the item ordered.
425 Net price Unit price of one copy of the item ordered less any
discount.
Possible values include
Price qualifier Word or code which denotes special factors deter-
mining the price of an item.
0 bid price
1 remainder price
2 library price
3 educational institution price
4 prepaid price
firm price
6 other
427 Special charges Charges and taxes not accommodated by other data
elements in 421 to 443.
and taxes
Unit cataloguing Cost of the cataloguing Services provided for one
unit of the item ordered.
Service price
Unit cataloguing Service price (429) less any dis-
430 Net cataloguing
Service price count.
The amount should be preceded by a currency code
431 Transportation Cost of transporting the item(s).
(421) if the currency being used is not apparent.
Charge
ISO 8459-2 : 1992 (El
Representation and remarks
Name Description
Tag
432 Tax Tax charges pertaining to an item or all the items on
a Single invoice.
Applies typically to items which have been donated
Appraised value Value of an item as determined by a professional ap-
or which are rare or valuable.
praiser or by an authority recognized as competent
to make such judgements.
434 I nvoice total Total amount to be paid for the items and any other
charges on a specific invoice.
I nvoice copies Number of copies of an invoice pertaining to a par-
ticular shipment.
Possible values are
I nvoice location
436 Indication of where an invoice Slip(s) tan be found
with a shipment.
0 outside of package
1 enclosed
2 mailed under separate cover
437 Value-added tax Multistage sales tax levied at each Point where
(VAT) goods or Services are exchanged.
Possible values are
Payment Information required by the supplier to accompany a
enclosures payment in Order to facilitate matthing the payment
0 no enclosure
to the corresponding invoice(s).
1 invoice number(s) on cheque stub
2 copy of invoice returned
3 other
Possible values are
Terms according to which a specific invoice is to be
440 Terms of
payment paid.
0 cash on delivery
1 30 days net
2 other
441 Discount Rate or value by which the supplier reduces the
price of an item.
442 Credit amount Monetary value credited to the customer’s account.
Possible values are
443 Small invoice fee Code or Phrase which indicates whether an ad-
ditional fee for small invoices will be charged.
0 cancel additional fee
1 additional fee applied
445 Fund identifier Reference to a fund or account used to pay for the
item(s) ordered.
450 Account number Number of an account to which a credit or debit is
made.
Possible values include
Not-to-exceed Action to be taken by the supplier when the
0 no action
action customer sets a maximum monetary value on an
1 cancel balance of Order exceeding amount
Order.
at 461
2 cancel entire Order
Not-to-exceed Maximum monetary value that is authorized to be
spent to acquire an item or total Order.
amount
Quantity, or the number of duplicates, of an item.
470 Number of copies
See A.3.
Acquisitions type Word or code describing the conditions under which
an item is being acquired.
Possible values include
I nvoice type Type of invoice applying to a shipment of ordered
items.
0 regular
1 supplementary
2 membership
3 su bscription renewal
4 price Change
5 Service Charge
6 pre-publication offer
7 other
Group name for data elements pertinent to a Claim
514 Claim
~ descriptors notice (515 to 545).
ISO 8459-2 : 1992 (EI
Representation and remarks
Description
Name
Tag
Possible values include
515 Claim type Word or code that specifies why a Claim is being
made.
0 Order overdue
1 invoice not received
2 invoice received but item(s) missing
3 item(s1 received but invoice missing
4 other
Possible values include
525 Cla m history Ordinal number of the Claim (first, second, etc.)
1 first Claim
2 second Claim
3 third Claim
4 other
Possible values include
Identifies the problem(s) giving rise to the Claim
535 Reason(s) for
Claim
0 issue(s1 not received
1 no issues received this Order
2 damaged in transit
3 imperfect copy
4 no response to previous Claim
5 shipment incomplete
6 wrong titleiedition
7 other
Additional examples which apply mainly to serials
are given in 6.1,
Possible values include
Response to Specifies the supplier’s response to a Claim.
Claim
0 replacement sent
1 Order entered starting with
2 delay in publication/date expected
3 issue combined with
4 frequency changedjnew frequency
5 title changedlnew title
6 never published
7 discontinued pu blication /last issue pu blished
8 mailed when published/reorder at X amount
9 out of printkubscription extended to
10 out of print/will reprint or supply
11 out of print/no further action
12 error in Claim information
13 too early to Claim
14 too late to claimlreorder at X amount
15 Claim partially filled
16 other
Additional examples which apply mainly to serials are
given in 6.2.
Code or Phrase which confirms that a credit
550 Credit
confirmation adjustment has been made to the customer’s ac-
count.
Possible values include
Reason(s) a credit is given.
555 Credit justification
0 credit
1 title not ordered
2 cancelled Order
3 shipment refused
4 short shipment
5 lost in transit
6 defective merchandise
7 adjustment to previous credit memo
8 error on invoice
9 tax credit
10 other
Possible values include
Cataloguing Cataloguing products requested from the vendor for a
particular item.
Service
0 none
1 full processing
2 partial processing
3 other
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Description Representation and remarks
Name
Tag
The required number must be specified.
571 Cataloguing Number of a cataloguing product (i.e. cards, kits,
quantity etc.) requested by the customer.
600 Total titles Total number of distinct bibliographic items relating
to an acquisitions transaction, (i.e. invoice, pur-
Chase Order, shipment, etc.).
601 Total number of physical units relating to an acqui-
Total units
sitions transaction (i.e. invoice, purchase Order,
shipment, etc.).
Word or code which identifies an activity or con- See A.2.
751 Date qualifier
dition that will happen or that has happened on a
given day.
755 Accession Number assigned to an item according to the Order
number of its entry into a collection.
Notation assigned to an item indicating its physical Includes accession number and copy Statement
756 Call number
used as a shelf-location device.
location in the owner institution.
Possible values include
757 Classification System for the arrangement of books and other
scheme material in a logical sequence according to subject
0 Dewey Decimal Classification
or form.
1 Universal Decimal Classification
2 other
Classificatil on Number assigned to an item from a classification
number scheme.
Identification of the edition of the classification
759 Edition of
classificatic: In scheme from which the classification number was
scheme taken.
Number(s) and/or letter(s) added to the call number
760 Copy number
of an item to distinguish different copies of the same
item.
Local Various details concerning local handling of trans-
processing action.
Group identifier for data elements 802 to 815.
Originator’s Identification of the person suggesting the acqui-
identification sition of an item.
Group identifier for data elements 803 to 812.
Originator’s name Name of the person suggesting the acquisition.
Originator’s Number or code used to identify the originator
uniquely.
identifier
Name of the institution with which the originator is
811 Originator’s
aff iliation associated.
Professional level or Position of the originator.
812 Originator’s Status
Possible values include
Indication as to whether an item suggested for ac-
813 Item available in
System quisition is already available within a library System
0 yes
to which the institution receiving the request
1 no
belongs.
2 unknown
Specific catalogues of an institution’s collection
814 Catalogues
which have been searched to determine that an item
searched
suggested for acquisition does not already reside
there.
Any Source used to identify or locate an item.
815 Reference Source
Originator’s Name, written in the person’s own hand, of the per-
signature son suggesting the acquisition.
ISO 8459-2 :1992(E)
Representation and remarks
Description
Name
Tag
--
Possible values include
Indication that another item may or may not be
817 Substitute Option
substituted for the identified item.
0 specific item required
1 earlier printing or edition
2 later printing or edition
3 any printing or edition
4 other language edition
5 same subject coverage
same author
7 microform positive
8 microform negative
9 photocopy
10 other
Possible values include
818 Binding Indication of the type of binding that is an accept-
able Substitute, if any.
Substitution
0 no Substitution
1 any Substitution
2 Paper Substitute
3 other
824 Authorizing Name or identifier of the person who authorizes a
off icer transaction.
The signature may be in full or in itialled form.
Name, written with his own hand, of the person
825 Authorizing
officer’s signature handling a transaction.
Statement or other indication that the purchase has
826 Purchase
authorization been validated.
Possible values include
Cancellation Word or code used to indicate whether the cancel-
lation applies to the entire contents of a requested
extent
0 entire contents
purchase, Claim, etc.
1 partial contents
If a Portion of a previous request is being cancelled
then the individual items subject to cancellation
must be identified (sec also 460).
Possible values include
828 Confirm Customer’s request that the supplier confirms the
cancellation of a specific purchase order-.
cancellation
0 no
req uest
1 yes
This value is set in a cancel request message (A.l
code IO); if customer requires a cancel response
message.
Customer’s reasons for wanting to cancel an item.
829 Reason(s) for
cancel
834 Item identification Customer’s instruction to the supplier to identify
purchase orders in correspondence or invoices by
instruction
specific data elements, such as item number, author
and title.
Possible values include
Reason(s) for Customer’s reasons for wanting to return an item.
return
0 wrong title ordered
1 Order was cancelled
2 damaged
3 overstock
4 Order duplicated
5 wrong title sent
6 arrived too late
7 ordered paperback
8 ordered hard cover
9 other
I nvoice cleared Phrase or code which indicates that an invoice has
been approved by the customer.
Phrase or code which indicates that an invoice has
878 I nvoice paid
been paid.
ISO 8459-2 : 1992 (E)
-
Representation and remarks
Name Description
Tag
Possible values include
880 Status Codes Listing of possible Status reports by either the
customer or the vendor.
0 bindery
1 due recorded
2 expedited to pu blisher
3 to follow shortly
4 new edition in preparation
5 not known
6 not yet published
7 expected date
8 on Order from publisher
9 out of print
temporarily out of print
11 cloth edition out of print, paperback available
12 out of stock
13 Sold, will search and quote
14 Sold, Order cancelled
15 publisher’s address required
16 reprinting
17 reprinting under consideration
18 paperback out of print, cloth edition avail-
able
19 other
Possible values are
886 Back Order code Instruction as to whether an unfilled Order is to be
retained by the supplier for future delivery.
0 do not back Order
1 back Order if out of stock
2 back Order if not yet published
3 other
This data element may appear more than once in an
905 Notes/Remarks Any pertinent information that is not covered or
acquisition transaction and may enlarge upon or
amplified by a specific data element.
qualify any number of different data elements, as
well as convey information not covered by particular
data elements.
Design, initial or other device placed on an acqui-
910 Official seal of
institution sitions document and serving to identify an insti-
tution in an official manner.
Corporate body or organization that issued the item
915 Sponsoring body
or that is associated with its authorship.
Possible specifications include
Code used to identify the way a given data element
920 Representation
code is expressed.
0 text
1 coded
2 pictorial
Possible specifications include
Code used to indicate a modification in the way a
925 Data modification
given data element is expressed.
code
0 translated
1 transliterated
Verifier Name or identification of the person who verifies the
information identifying the item.
ISO 8469-2 : 1992 (E)
5 Index
Entry Reference
The index entries include names, keywords and Synonyms for .
biennially 324 code 9
data elements, data element groups and data element values bill of lading . Al code
(i.e. Codes) listed in the directory and names, keywords and
bill of lading number . 005
Synonyms for specific messages, date types and acquisition billto .
090 code 1
types listed in annexes A and B. The entries are arranged in .
bi-monthly 324 code 3
alphabetical Order. The right-hand column labelled bindery .
880 code 0
“Reference”, gives the tag or annex and code (if applicable) for binding Substitution . 818
the indexed entity. binding type. .
book rate .
406 code 0
braille.
.................................. 304 code 6
British National Bibliography number .
317 code 0
Entry Reference
mber
abbreviated name . 117 call nu . 756
cancel additional fee
accession number . 755, 756 . 443 code 0
accompanying material . cancel balance of Order exceeding
account number . 450 am0 untat 46 1 . 460 code 1,461
............................ cancel entire Order . .
acid-free Paper 329 460 code 2
cancel request .
acknowledgement of deposit . A.l code 18 A.l code 10
cancel response .
acquisition for exchange . A.3 code 6 A.l code 11
acquisitions confirmation . A.l code 04 cancellation extent . 827
cancellation request . . . . . .
acquisition details (group identifier) . 400 A.l code 10
acquisitions function . cancellation response. . A.l code 11
cancelled Order .
acquisitions number . 006 555 code 2
acquisitions priority . 858 code 1
cartons, number of .
acquisitions proposal . A.l code 01 409
acquisitions type . . . cash on delivery .
500, A.3 440 code 0
catalogue number. .
additional fee applied . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443 code 1 316 code 3
additional missing issue(s) . . . . . catalogues searched .
B.1.6 814
cataloguing quantity
address (group identifier) . . . . . . . . . 112 . 571
......................... cataloguing Service. ........................
address instruction 090 570
cataloguing Service price
address of institution . 112 . 429
................ charges, item. .............................
address of publisher required 880 code 15 420
adjustment to previous credit memo . city . 114
555 code 7
Claim date .
ADONIS number . 316 code 4 A.2 code 10
air cargo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Claim descriptors (group identifier) . 514
406 code 6
Claim error .
air mail (transportat mode) . . . 406 code 2 545 code 12
Claim history .
annually . . . . . . . . . . . . . . . . . 324 code 5 525
Claim number. .
answer back Code. . . . . . 123 005
Claim partiallyfilled .
antiquarian . . . . . A.3 code 7 545 code 15
claimreasons
any printing or edition . . * . 817 code . 535
Claim request .
any Substitution (binding) . . . . . . 818 code 1 A.l code 22
appraised value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Claim response . . . . . . .
433 A.l code 23
Claim responses. .
approval Order. . . . . . A.3 code 0 545
arrival notice . . . . . . . Claim too early .
A.l code 07 545 code 13
Claim too late .
arrived too late . . . . . . . . . . . . . 858 code 6 545 code
claimtype .
as requested, this subscription was cancelled 515
claimant .
on date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B.2.15 080 code
classification number . . . . .
author . . . . . . . 301 . . . . . . 758
. . classification scheme . 757
authorizing officer . . . . . . . . . . . . . . . . . . 824
client .
authorizing officer’s signature . . . . . . . . 825 802
availability of publication . . . . . . . . . . cloth (binding). .
880 322 code 1
cloth edition out of print, paperback available . .
available in System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 813 code 0 880 code 11
C.0.D .
440 code 0
coded (representation Code) . 920 code 1
back issues out of print, expiration adjusted . B.2.27 CODEN .
316 code 1
back Order code . 886
collected from customer on delivery . 407 code 1
back Order if not yet published . 886 code 2 collection .
303 code 3
backorderifoutofstock. . 886 code 1 combined issue . . . . . . . . . . 545 code 3
biblid . 315 combined shipment . . . . . .
bibliographic level .
303 communicator’s function . 100
bibliographic record identifier .
317 component part . . 303 code 2
..................................
bid price 426 code 0 composers.
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Entry
Reference Entry
Reference
Computer cassette .
duedate .
A.2 code 12
Computer disk . 329
due recorded . 880 code 1
conditional sale .
A.l code 03
duplicates
................................ 858 code 4
Conference Paper . 323 code 1
tonfirm cancellation request . 828
earlier printing or edition
.................... 817 code 1
contents, entire .
827 code 0
edition .
contents, partial . 827 code 1
edition in preparation
....................... 880 code 4
copies, number of. .
edition of classification scheme .
copynumber . 760
editorial off ice
............................. 080 code 4
copy of invoice returned . 439 code 2
editors .
correspondence reference .
educational institution price
................. 426 code 3
country (institution) . 115
electronie mail number. .
country (originator) . 115
enclosed (invoice) .
436 code 1
county . 140
entered late
............................... B.2.26
creators .
...
SLOVENSKI STANDARD
01-november-2005
Informatika in dokumentacija – Seznam elementov bibliografskih podatkov – 2.
del: Aplikacije za nabavo
Information and documentation -- Bibliographic data element directory -- Part 2:
Acquisitions applications
Information et documentation -- Répertoire des éléments de données bibliographique --
Partie 2: Applications aux acquisitions
Ta slovenski standard je istoveten z: ISO 8459-2:1992
ICS:
01.140.20 Informacijske vede Information sciences
35.240.30 Uporabniške rešitve IT v IT applications in information,
informatiki, dokumentiranju in documentation and
založništvu publishing
2003-01.Slovenski inštitut za standardizacijo. Razmnoževanje celote ali delov tega standarda ni dovoljeno.
INTERNATIONAL ISO
STANDARD 8459-2
First edition
1992-12-15
Information and documentation - Bibliographie
data element directory -
Part 2 :
Acquisitions applications
- Repertoire des Sments de donnees
lnforma tion - et documen ta tion
bibliographiques -
Partie 2 : Applications aux acquisitions
Reference number
ISO 8459-2 : 1992 (El
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of
national Standards bodies (ISO member bodies). The work of preparing International
Standards is normally carried out through ISO technical committees. Esch member
body interested in a subject for which a technical committee has been established has
the right to be represented on that committee. International organizations, govern-
mental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO
collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all
matters of electrotechnical standardization.
Draft International Standards adopted by the technical committees are circulated to
the member bodies for voting. Publication as an International Standard requires
approval by at least 75 % of the member bodies casting a vote,
International Standard ISO 8459-2 was prepared by Technical Committee ISO/TC 46,
Information and documentation, Sub-Committee SC 4, Computer applications in in-
forma tion and documen ta tion .
ISO 8459 at present CO lnsists of the following Parts, under the general title In forma tion
-
and documen ta tion Bibliographie da ta elemen t directory :
Part 7 : In terloan applica tions
Part 2: Acquisitions applica tions
Annex A forms an integral part of this part of ISO 9459. Annexes B to D are for infor-
mation only.
0 ISO 1992
All rights reserved. No part of this publication may be reproduced or utilized in any form or by any
means, electronie or mechanical, including photocopying and microfilm, without Permission in
writing from the publisher.
International Organization for Standardization
Case postale 56 l CH-1211 Geneve 20 l Switzerland
Printed in Switzerland
ii
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Introduction
Data are interchanged primarily for the purpose of starting or supporting a process. In
Order to transmit information required to support a process, the various elements of
data in the interchanged messages must be fully understandable to the Partners con-
cerned. This part of ISO 8459 describes, in the form of a directory, data elements used
to support bibliographic processes or applications.
presented as
The data elements that may occur in an acquisition transaction are
follows :
a) A data element directory (clause 4) with annexes containing Code values and
description for message types (A.l), date types (A.2) and acquisition types IA.31
(sec annex AL
b) An index (clause 5) consisting of names, keywords and Synonyms for data
elements, data element groups and data element values including names assigned
to specific messages, data types and acquisitions type.
c) Ast ructured Order (clause 6) which relates similar elements in an hierarchical
fashion.
d) A matrix (clause 7) showing the data elements pertaining to specif ic acqui-
sitions messages.
. . .
Ill
This page intentionally left blank
INTERNATIONAL STANDARD ISO 8459-2 : 1992 (E)
Information and documentation - Bibliographie data
element directory -
Part 2 :
Acquisitions applications
ISO 3297 : 1986, Documentation - International Standard
Scope
serial numbering (ISSN).
This patt of ISO 8459 specifies and describes data elements re-
quired in the interchange of data between institutions involved ISO 3602 : 1989, Documentation - Romanization of Japanese
lkana Scrip t) .
in the acquisition of bibliographic materials. lt also identifies
messages and their data elements which are used in the ac-
ISO 3901 : 1986, Documentation - International Standard
quisitions process.
Recording Code (ISRC).
lt is intended both for messages communicated by preprinted
forms having the specified data element names as headings and
ISO 4217 : 1990, Codes for the representation of currencies
by automated interchange processes. and funds.
The structuring of the data elements into messages falls out-
ISO 5127/3a) : 1981, Information and documentation -
side the scope of this part of ISO 8459.
Vocabulary - Sec tion 3a) : A cquisitions iden tifica tion, and
analysis of documents and data.
2 Normative references
ISO 6438 : 1983, Documentation - African coded Character
set for bibliographic information interchange.
The following Standards contain provisions which, through
reference in this text, constitute provisions of this part of
ISO 7098 : 1991, Documentation - Romanization of Chinese.
ISO 8459. At the time of publication, the editions indicated
were valid. All Standards are subject to revision, and Parties to
ISO 9115 : 1987, Documentation - Bibliographie identification
agreements based on this part of ISO 8459 are to investigate
(biblidl of contributions in serials and books.
the possibility of applying the most recent editions of the stan-
dards indicated below. Members of IEC and ISO maintain
registers of currently valid International Standards.
3 Definitions
ISO 9 : 1986, Documentation - Transliteration of Slavic
For the purposes of this part of this ISO 8459, the following
Cyrillic characters into Latin characters.
definitions apply.
ISO 233 : 1984, Documentation - Transliteration of Arabic
characters into Latin characters.
31 acquisition: The work of increasing and bringing up to
date the stock of a library or of a documentation centre or ser-
ISO 259 : 1984, Documentation - Transliteration of Hebrew
vice according to their aims (ISO 5127/3a).
characters into Latin characters.
ISO 639 : 1988, Code for the representation of names of
3.2 data element: A basic unit of identifiable and definable
languages.
data. lt has a data element name represented by a tag as ident-
ifier and one or more values for expressing a particular fact.
ISO/ R 843 : 1968, International s ystem for the transliteration
of Greek characters in to Latin characters.
3.3 data element concept: An element of information
ISO 2108 : 1992, Information and documentation - lnter-
defined so as to permit its use in a certain application area and
national Standard book numbering (ISBNI.
having one or more associated values which together express a
particular fact, event or occurrence in a way agreed upon by in-
ISO 3166 : 1988. Codes for the representation of names of
terchanging Partners.
coun tries.
ISO 8459-2 : 1992 (E)
3.4 data element directory: A listing of data elements with 3.11 tag : An identifier allocated for use in place of a data el-
specifications of representative data element values as ap- ement name or data element group name.
propriate.
3.12 transaction : The creation or modification of a message
required to support the acquisition of an item.
3.5 data element group: A set of related data elements.
4 Directory
3.6 data element group name: One or more words in a
natura1 language identifying a specific data element group.
The directory names and defines data elements and data el-
ement groups used to support acquisitions transactions. The
information pertaining to each data element or data element
3.7 date element name: One or more words in natura1
group is presented in four separate columns, labelled tag,
language identifying a data element.
name, description and representation. A “tag” is used to ident-
ify a data element as weil as a data element group. “Name” is a
short form for “data element name or data element group
3.8 data element value: A fact expressed by Codes, digits
name”. Data element group names are printed in bold letters to
or natura1 language corresponding to a data element descrip-
differentiate them from data element names. “Description” in-
tion and representation.
cludes a definition for each data element or data element group
followed by a list of corresponding tags for data elements that
39 . message: A structured combination of data elements comprise the group. “Representation and remarks” includes
explanatory text about conventions and/or Standards used to
used in an acquisitions transaction.
represent values applicable to a data element or a data element
group as well as Sample values, if applicable. Unless otherwise
representation: The way in which a particular data el- specified, each data element value is represented by a variable
3.10
length alphanumeric string and its equivalent in coded or ab-
ement value is expressed using one or more number(s), IetterM
breviated form is not listed.
or symbol(s).
Representation and remarks
Name Description
Tag
001 Message Data elements used to identify a particular message.
identification
Group identifier for data elements 002-005.
Can be communicated as text or as a code
002 Message type Phrase or code identifying the function of a mess-
(see A.1).
age.
Used in conjunction with date qualifier (751). See
Year, month and day on which a transaction is per-
003 Date
A.2 for the various dates that tan be specified.
formed.
Used by automated Systems to indicate the precise
004 Time stamp Time at which a message was sent or received.
hour, minute and second that a message was com-
municated. Used in conjunction with date (003).
This number is assigned by the institution respon-
Transac tion Code or number assigned to a document or mess-
sible for creating the specific type of document or
number age exchanged in the acquisition process (i.e. Order,
message (i.e. Order, invoice, Claim, etc.).
invoice, Claim, etc.).
Whenever a Single document or message identifies
multiple items, each item may also be identified by
an acquisitions number (006) or an item number
(0071,
This number is created by the Source of an acqui-
Number which identifies an item in all documents or
006 Acquisitions
sition transaction. See also ISBN (313), and ISSN
number messages associated with the acquisition of that
(314) which are item numbers that appear on the
item.
item itself and which could be used as an acqui-
sitions number.
This data element is used in multi-item documents
kern number Sequential number pertaining to an item in a multi-
or messages (i.e. purchase orders, invoices, etc.).
item document or message.
Word or code used to indicate that the acquisitions
010 Multi-item
indicator transaction (i.e.order, invoice, Claim, etc.) applies to
more than one item.
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Name Description Representation and remarks
Tag
015 Correspondence
Codes or numbers used to identify correspondence
reference relating to a transaction.
050 Transaction Data which identifies each Party associated with an
participant acquisition transaction and the role performed by
that Party.
Group identifier for data elements 080 to 125.
080 Participant’s Word or code which specifies the function or role This data element is used to identify the following
functions or roles:
function performed by a Party to an acquisition transaction.
0 purchaser
1 supplier
2 claimant
3 payer
4 editorial Office
5 exchange centre
For requester or originator identification, see 802.
Word or code which indicates the address to which This data element is used in conjunction with data
090 Address
elements for an institution’s or individual’s address
instruction the item(s), invoice(s), Status report(s), etc. are to
be sent if different from the address for the Source and name, if necessary.
of the message.
The following values are used:
0 ship to
1 bill to
2 write to
3 return to
4 inquire of
Word or code which identifies a Party to an acqui- This data element is used to identify the following
100 Communicator’s
f unction sition transaction as either the Sender, intermediary functions or roles:
or the recipient of a message relating to the trans-
0 sender
action.
1 recipient
2 intermediary
Data elements intended to identify an institution.
110 Institution
identification
Group identifier for data elements 111 to 117 and
910.
Word, Phrase or initialism intended to identify an
111 Name of
institution institution or corporation.
Code or Phrase which gives the geographic location This element may be used in conjunction with the
112 Address
name of institution (Ill) or originator’s name (803).
or place associated with an individual or an insti-
tution.
For telenetwork addresses, see 120.
Group identifier for data elements 113 to 116 and
140.
Number and Phrase used to identify a location of a
113 Street and
number building within a town, a city or rural area.
114 City Phrase used to identify a town or City, including
suburb or postal area.
115 Country Phrase used to identify a country.
116 Postal code Code assigned by the postal authorities of a country
that uniquely identifies an address or group of ad-
dresses.
Short form for the name of institution (Ill).
117 Abbreviated
name
Box number assigned by the post Office. May be used in conjunction with the name of insti-
119 Post Office box
tution (Ill 1 or originator’s name (803).
120 Telenetwork Unique number or code used to identify a device
within a communications network.
address
Group identifier for data elements 121 to 127.
Unique number assigned to a telephone line.
121 Telephone
number
ISO 8459-2 : 1992 (El
Name Description Representation and remarks
Tag
122 Telex number Unique number assigned to a telex connection.
123 Answer back Unique code which identifies the sender of a telex
code
communication.
124 Electronie mail Unique number assigned to an electronie mail box or
number
Service connection.
125 System user ,
Unique number or code assigned to a participant in
identification a communications network.
126 Teletex number Unique number assigned to a teletex connection
within a teletex communications System.
Telefascimile
127 Telecommunications number used for sending and
number receiving telefacsimiles.
130 Institution code Unique identification for the name and address of an
institution.
131 Institution code Code or Phrase identifying the scheme used to Possible values are
assign a value for the institution code (130).
tYPe
0 customer number
1 membership number
2 Standard address number (SAN)
3 other
140 Region Word or Phrase identifying an area within a country,
e.g. state, province, county, etc.
Item description An item may be a component patt within a host
300 Data elements used to identify an item, usually con-
sisting of descriptive information and headings. publication or an independent document. In the
former case,. information about each item must be
Group identifier for data elements 301 to 334.
provided. Data element 303 is used to differentiate
the descriptions for the component part and the
host pu blications.
301 Author Name of person or corporate body responsible for This concept includes composers, creators or
the intellectual or artistic content of an item, in- originators, editors, illustrators, translators, etc. of
an item.
cluding composers, creators or originators of an
item.
Certain national practices stipulate that the author’s
name should be in a structured form. Structuring
the name is a practical consideration for file access;
however, this patt of ISO 8459 makes no specifi-
cations in this regard.
Title Name of the item, consisting of a word or group of Various kinds of titles, including key title, uniform
title, etc. constitute this data element.
words intended to identify it.
Word or code used to characterize the bibliographic Possible values include
303 Bibliographie level
form in which the item appears.
0 monograph
1 serial
2 component part
3 collection
Possible values include
304 Physical medium Word or code identifying the medium in which the
item has been produced.
0 printed material
1 roll microfilm
2 microfiche
3 Sound recording
4 moving projected record ing
5 Video recording
6 machine-readable
7 three-dimensional Object
8 tactile (braille, etc.)
9 manuscript
10 multi-media
11 graphic material (pictures, posters, etc.)
12 still projected material (slide, filmstrip, etc.)
13 other
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Representation and remarks
Description
Name
Tag
305 Edition All the copies of an item produced from one master
copy or substantially the Same type image, having
the same content, and, in the case of non-book
materials, issued by a particular publishing agency
or group of such agencies.
This data element may also be used for distributor or
306 Pu blisher Person or organization responsible for the publi-
Producer, if applicable.
cation of an item.
307 Geographical location of the publisher, or, failing
Place of
pu blication this, of manufacturer.
Year and, if applicable, the month and day of
308 Pu blication date
publication of an item.
309 Volume Identifier of a unit of a serial or multi-volume
designation monograph.
310 Issue designation Number, letter or word identifying a unit of an item
which is published in Parts.
311 Pagination Numbering of the pages of an item.
312 Item Alphanumeric Codes used to identify an item.
identification
Group identifier for data elements 313 to 319.
number
See ISO 2108.
313 ISBN International Standard book number assigned to a
monograph.
An ISSN may also be assigned to a monographic
314 ISSN International Standard serial number assigned to a
series.
serial title.
See ISO 3297.
See ISO 9115.
315 Biblid Code composed of alphanumeric and special
characters designed to provide a unique identifi-
cation for articles/contributions in serials and con-
tributions in books containing separate works by
various authors.
Possible numbering schemes include
1 Word or code used to identify the item number
316 Type of number
scheme.
patent number
1 CODEN
2 catalogue number
3 SISAC number
4 ADONIS number
5 other
Unique identifier assigned to a bibliographic record Possible values include numbers assigned by
317 Bibliographie
national bibliographies and other agencies, such as
record identifier for an item.
0 British National Bibliography number
1 Library of Congress card number
2 other
Other item Any item identifier other than ISBN (3131, ISSN ‘This data element is used in conjunction with 316 or
317.
number (314) or biblid (315).
Standard code (ISRC) for the unique identification See ISO 3901.
319 International
Standard of recordings or Parts of a recording in audio, Video
and audiovisual recordings.
Recording
Code (ISRC)
321 Series Name given to a number of separate publications
related to one another by the fact that each bears a
collective title applying to the group or subgroup as
a whole as well as its own title.
Possible values include
322 Binding type Type of cover specified for the item ordered.
0 paperback
1 cloth
2 library
3 other
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Description Representation and remarks
Name
Tag
Possible values include
Document type Characterization of the item ordered based on the
circumstances of its publication.
0 dissertation
1 Conference Paper
2 technical report
3 patent
4 working Paper
5 government publication
6 other
Possible values include
324 Frequency Intervals at which a serial is published.
0 daily
1 weekly
2 monthly
3 bi-monthly
4 quarterly
5 annually
6 semi-monthly
7 semi-annually
8 irregularly
9 biennially
10 other
Extra section or number accompanying a normal
325 Special
Supplements issue of a newspaper or periodical.
326 Accompanying Description of other material associated with an
item.
material
Number of Number of physical volumes, including fiche, reels,
records, boxes, kits, etc., comprising an item.
volumes
The format of music publication (e.g., Score, Parts)
Physical dimensions of an item.
328 Size of item
is found here. Also, could be used to record “run
time” and other details pertinent to audiovisual
materials.
Technical specifications constraining the use of the
329 Form of item
(technical item; e.g. gauge of film or reduction ratio of
microfilm, microcomputer Software Version, size of
specifications
Computer disk or Computer cassette, diskette for-
mat, acid-free Paper, etc.
See ISO 639.
Language Word or code identifying the language in which the
item has been written.
Possible values include
Transliteration / Code or Phrase used to identify the scheme for
the characters of an entirely
transcription representing
0 ISO 9
alphabetical System of writing by the characters of
1 ISO 233
the conversion alphabet, or representing the
2 ISO 259
characters of a language, whatever the original
3 ISO/R 843
System of writing, by the phonetic System of letters
4 ISO 3602
or signs of the conversion language.
5 ISO 7098
6 others
Possible values include
Acquisitions Word or code indicating the degree of urgency ap-
plying to the Order of a Single item.
priority
0 rush
1 routine
2 other
Acquisition Data elements which provide acquisitions control in-
details formation other than delivery conditions (401), Claim
descriptors (514) and invoice details (415).
Group identifier for data elements 007, 322, 445,
450, 460-461, 470, 500, 570-571, 600-601, 816-817,
824-825, 826, 828, 834, 858, 880, 885, 886 and 905.
401 Delivery Data elements which describe the delivery con-
ditions pertaining to a specific shipment.
conditions
Group identifier for data elements 402 to 409.
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Description Representation and remarks
Name
-ball
Possible values include
402 Combined Number of orders represented in a Single shipment
shipment or on a Single invoice.
number of orders
n
0 unspecified number of orders
Possible locations include
404 Free on board Location from which shipping charges are com-
FOB) puted.
0 customer
1 vendor
2 distributor
3 manufacturerlprinter
Possible values include
406 Transportation Means of transporting the item(s).
mode
0 book rate
1 express prepaid
2 air mail
3 parcel post
4 ship best method
5 hold for pick-up
6 air cargo
7 other
Possible values include
Terms for payment of the shipping charges.
407 Transportation
payment
0 prepaid by vendor
1 collected from customer on delivery
2 shipping and invoice charges paid by
customer on delivery
3 shipping and invoice charges billed to
customer
Total weig ht Total weight of a Single shipment.
409 Number of Total number of cartons used in a Single shipment.
cartons
415 Invoice details Group identifier for data elements 420 to 505.
420 ltem Charge Nature of Charge associated with an item(s).
Group identifier for data elements 421 to 433 and
441.
See ISO 4217.
421 Currency code Code for the currency in which the price of the item
is expressed.
This code may be used to identify item charges
defined by data element 422 to 443 whenever such
charges must also be represented in one or more
currency equivalents.
Basic price of an item as published in a catalogue,
422 List price
price list or advertisement which may be subject to
trade, quantity and other discounts.
Cost of a multiple-copy Order.
423 Extended price
424 Unit price Price of one copy of the item ordered.
425 Net price Unit price of one copy of the item ordered less any
discount.
Possible values include
Price qualifier Word or code which denotes special factors deter-
mining the price of an item.
0 bid price
1 remainder price
2 library price
3 educational institution price
4 prepaid price
firm price
6 other
427 Special charges Charges and taxes not accommodated by other data
elements in 421 to 443.
and taxes
Unit cataloguing Cost of the cataloguing Services provided for one
unit of the item ordered.
Service price
Unit cataloguing Service price (429) less any dis-
430 Net cataloguing
Service price count.
The amount should be preceded by a currency code
431 Transportation Cost of transporting the item(s).
(421) if the currency being used is not apparent.
Charge
ISO 8459-2 : 1992 (El
Representation and remarks
Name Description
Tag
432 Tax Tax charges pertaining to an item or all the items on
a Single invoice.
Applies typically to items which have been donated
Appraised value Value of an item as determined by a professional ap-
or which are rare or valuable.
praiser or by an authority recognized as competent
to make such judgements.
434 I nvoice total Total amount to be paid for the items and any other
charges on a specific invoice.
I nvoice copies Number of copies of an invoice pertaining to a par-
ticular shipment.
Possible values are
I nvoice location
436 Indication of where an invoice Slip(s) tan be found
with a shipment.
0 outside of package
1 enclosed
2 mailed under separate cover
437 Value-added tax Multistage sales tax levied at each Point where
(VAT) goods or Services are exchanged.
Possible values are
Payment Information required by the supplier to accompany a
enclosures payment in Order to facilitate matthing the payment
0 no enclosure
to the corresponding invoice(s).
1 invoice number(s) on cheque stub
2 copy of invoice returned
3 other
Possible values are
Terms according to which a specific invoice is to be
440 Terms of
payment paid.
0 cash on delivery
1 30 days net
2 other
441 Discount Rate or value by which the supplier reduces the
price of an item.
442 Credit amount Monetary value credited to the customer’s account.
Possible values are
443 Small invoice fee Code or Phrase which indicates whether an ad-
ditional fee for small invoices will be charged.
0 cancel additional fee
1 additional fee applied
445 Fund identifier Reference to a fund or account used to pay for the
item(s) ordered.
450 Account number Number of an account to which a credit or debit is
made.
Possible values include
Not-to-exceed Action to be taken by the supplier when the
0 no action
action customer sets a maximum monetary value on an
1 cancel balance of Order exceeding amount
Order.
at 461
2 cancel entire Order
Not-to-exceed Maximum monetary value that is authorized to be
spent to acquire an item or total Order.
amount
Quantity, or the number of duplicates, of an item.
470 Number of copies
See A.3.
Acquisitions type Word or code describing the conditions under which
an item is being acquired.
Possible values include
I nvoice type Type of invoice applying to a shipment of ordered
items.
0 regular
1 supplementary
2 membership
3 su bscription renewal
4 price Change
5 Service Charge
6 pre-publication offer
7 other
Group name for data elements pertinent to a Claim
514 Claim
~ descriptors notice (515 to 545).
ISO 8459-2 : 1992 (EI
Representation and remarks
Description
Name
Tag
Possible values include
515 Claim type Word or code that specifies why a Claim is being
made.
0 Order overdue
1 invoice not received
2 invoice received but item(s) missing
3 item(s1 received but invoice missing
4 other
Possible values include
525 Cla m history Ordinal number of the Claim (first, second, etc.)
1 first Claim
2 second Claim
3 third Claim
4 other
Possible values include
Identifies the problem(s) giving rise to the Claim
535 Reason(s) for
Claim
0 issue(s1 not received
1 no issues received this Order
2 damaged in transit
3 imperfect copy
4 no response to previous Claim
5 shipment incomplete
6 wrong titleiedition
7 other
Additional examples which apply mainly to serials
are given in 6.1,
Possible values include
Response to Specifies the supplier’s response to a Claim.
Claim
0 replacement sent
1 Order entered starting with
2 delay in publication/date expected
3 issue combined with
4 frequency changedjnew frequency
5 title changedlnew title
6 never published
7 discontinued pu blication /last issue pu blished
8 mailed when published/reorder at X amount
9 out of printkubscription extended to
10 out of print/will reprint or supply
11 out of print/no further action
12 error in Claim information
13 too early to Claim
14 too late to claimlreorder at X amount
15 Claim partially filled
16 other
Additional examples which apply mainly to serials are
given in 6.2.
Code or Phrase which confirms that a credit
550 Credit
confirmation adjustment has been made to the customer’s ac-
count.
Possible values include
Reason(s) a credit is given.
555 Credit justification
0 credit
1 title not ordered
2 cancelled Order
3 shipment refused
4 short shipment
5 lost in transit
6 defective merchandise
7 adjustment to previous credit memo
8 error on invoice
9 tax credit
10 other
Possible values include
Cataloguing Cataloguing products requested from the vendor for a
particular item.
Service
0 none
1 full processing
2 partial processing
3 other
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Description Representation and remarks
Name
Tag
The required number must be specified.
571 Cataloguing Number of a cataloguing product (i.e. cards, kits,
quantity etc.) requested by the customer.
600 Total titles Total number of distinct bibliographic items relating
to an acquisitions transaction, (i.e. invoice, pur-
Chase Order, shipment, etc.).
601 Total number of physical units relating to an acqui-
Total units
sitions transaction (i.e. invoice, purchase Order,
shipment, etc.).
Word or code which identifies an activity or con- See A.2.
751 Date qualifier
dition that will happen or that has happened on a
given day.
755 Accession Number assigned to an item according to the Order
number of its entry into a collection.
Notation assigned to an item indicating its physical Includes accession number and copy Statement
756 Call number
used as a shelf-location device.
location in the owner institution.
Possible values include
757 Classification System for the arrangement of books and other
scheme material in a logical sequence according to subject
0 Dewey Decimal Classification
or form.
1 Universal Decimal Classification
2 other
Classificatil on Number assigned to an item from a classification
number scheme.
Identification of the edition of the classification
759 Edition of
classificatic: In scheme from which the classification number was
scheme taken.
Number(s) and/or letter(s) added to the call number
760 Copy number
of an item to distinguish different copies of the same
item.
Local Various details concerning local handling of trans-
processing action.
Group identifier for data elements 802 to 815.
Originator’s Identification of the person suggesting the acqui-
identification sition of an item.
Group identifier for data elements 803 to 812.
Originator’s name Name of the person suggesting the acquisition.
Originator’s Number or code used to identify the originator
uniquely.
identifier
Name of the institution with which the originator is
811 Originator’s
aff iliation associated.
Professional level or Position of the originator.
812 Originator’s Status
Possible values include
Indication as to whether an item suggested for ac-
813 Item available in
System quisition is already available within a library System
0 yes
to which the institution receiving the request
1 no
belongs.
2 unknown
Specific catalogues of an institution’s collection
814 Catalogues
which have been searched to determine that an item
searched
suggested for acquisition does not already reside
there.
Any Source used to identify or locate an item.
815 Reference Source
Originator’s Name, written in the person’s own hand, of the per-
signature son suggesting the acquisition.
ISO 8459-2 :1992(E)
Representation and remarks
Description
Name
Tag
--
Possible values include
Indication that another item may or may not be
817 Substitute Option
substituted for the identified item.
0 specific item required
1 earlier printing or edition
2 later printing or edition
3 any printing or edition
4 other language edition
5 same subject coverage
same author
7 microform positive
8 microform negative
9 photocopy
10 other
Possible values include
818 Binding Indication of the type of binding that is an accept-
able Substitute, if any.
Substitution
0 no Substitution
1 any Substitution
2 Paper Substitute
3 other
824 Authorizing Name or identifier of the person who authorizes a
off icer transaction.
The signature may be in full or in itialled form.
Name, written with his own hand, of the person
825 Authorizing
officer’s signature handling a transaction.
Statement or other indication that the purchase has
826 Purchase
authorization been validated.
Possible values include
Cancellation Word or code used to indicate whether the cancel-
lation applies to the entire contents of a requested
extent
0 entire contents
purchase, Claim, etc.
1 partial contents
If a Portion of a previous request is being cancelled
then the individual items subject to cancellation
must be identified (sec also 460).
Possible values include
828 Confirm Customer’s request that the supplier confirms the
cancellation of a specific purchase order-.
cancellation
0 no
req uest
1 yes
This value is set in a cancel request message (A.l
code IO); if customer requires a cancel response
message.
Customer’s reasons for wanting to cancel an item.
829 Reason(s) for
cancel
834 Item identification Customer’s instruction to the supplier to identify
purchase orders in correspondence or invoices by
instruction
specific data elements, such as item number, author
and title.
Possible values include
Reason(s) for Customer’s reasons for wanting to return an item.
return
0 wrong title ordered
1 Order was cancelled
2 damaged
3 overstock
4 Order duplicated
5 wrong title sent
6 arrived too late
7 ordered paperback
8 ordered hard cover
9 other
I nvoice cleared Phrase or code which indicates that an invoice has
been approved by the customer.
Phrase or code which indicates that an invoice has
878 I nvoice paid
been paid.
ISO 8459-2 : 1992 (E)
-
Representation and remarks
Name Description
Tag
Possible values include
880 Status Codes Listing of possible Status reports by either the
customer or the vendor.
0 bindery
1 due recorded
2 expedited to pu blisher
3 to follow shortly
4 new edition in preparation
5 not known
6 not yet published
7 expected date
8 on Order from publisher
9 out of print
temporarily out of print
11 cloth edition out of print, paperback available
12 out of stock
13 Sold, will search and quote
14 Sold, Order cancelled
15 publisher’s address required
16 reprinting
17 reprinting under consideration
18 paperback out of print, cloth edition avail-
able
19 other
Possible values are
886 Back Order code Instruction as to whether an unfilled Order is to be
retained by the supplier for future delivery.
0 do not back Order
1 back Order if out of stock
2 back Order if not yet published
3 other
This data element may appear more than once in an
905 Notes/Remarks Any pertinent information that is not covered or
acquisition transaction and may enlarge upon or
amplified by a specific data element.
qualify any number of different data elements, as
well as convey information not covered by particular
data elements.
Design, initial or other device placed on an acqui-
910 Official seal of
institution sitions document and serving to identify an insti-
tution in an official manner.
Corporate body or organization that issued the item
915 Sponsoring body
or that is associated with its authorship.
Possible specifications include
Code used to identify the way a given data element
920 Representation
code is expressed.
0 text
1 coded
2 pictorial
Possible specifications include
Code used to indicate a modification in the way a
925 Data modification
given data element is expressed.
code
0 translated
1 transliterated
Verifier Name or identification of the person who verifies the
information identifying the item.
ISO 8469-2 : 1992 (E)
5 Index
Entry Reference
The index entries include names, keywords and Synonyms for .
biennially 324 code 9
data elements, data element groups and data element values bill of lading . Al code
(i.e. Codes) listed in the directory and names, keywords and
bill of lading number . 005
Synonyms for specific messages, date types and acquisition billto .
090 code 1
types listed in annexes A and B. The entries are arranged in .
bi-monthly 324 code 3
alphabetical Order. The right-hand column labelled bindery .
880 code 0
“Reference”, gives the tag or annex and code (if applicable) for binding Substitution . 818
the indexed entity. binding type. .
book rate .
406 code 0
braille.
.................................. 304 code 6
British National Bibliography number .
317 code 0
Entry Reference
mber
abbreviated name . 117 call nu . 756
cancel additional fee
accession number . 755, 756 . 443 code 0
accompanying material . cancel balance of Order exceeding
account number . 450 am0 untat 46 1 . 460 code 1,461
............................ cancel entire Order . .
acid-free Paper 329 460 code 2
cancel request .
acknowledgement of deposit . A.l code 18 A.l code 10
cancel response .
acquisition for exchange . A.3 code 6 A.l code 11
acquisitions confirmation . A.l code 04 cancellation extent . 827
cancellation request . . . . . .
acquisition details (group identifier) . 400 A.l code 10
acquisitions function . cancellation response. . A.l code 11
cancelled Order .
acquisitions number . 006 555 code 2
acquisitions priority . 858 code 1
cartons, number of .
acquisitions proposal . A.l code 01 409
acquisitions type . . . cash on delivery .
500, A.3 440 code 0
catalogue number. .
additional fee applied . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443 code 1 316 code 3
additional missing issue(s) . . . . . catalogues searched .
B.1.6 814
cataloguing quantity
address (group identifier) . . . . . . . . . 112 . 571
......................... cataloguing Service. ........................
address instruction 090 570
cataloguing Service price
address of institution . 112 . 429
................ charges, item. .............................
address of publisher required 880 code 15 420
adjustment to previous credit memo . city . 114
555 code 7
Claim date .
ADONIS number . 316 code 4 A.2 code 10
air cargo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Claim descriptors (group identifier) . 514
406 code 6
Claim error .
air mail (transportat mode) . . . 406 code 2 545 code 12
Claim history .
annually . . . . . . . . . . . . . . . . . 324 code 5 525
Claim number. .
answer back Code. . . . . . 123 005
Claim partiallyfilled .
antiquarian . . . . . A.3 code 7 545 code 15
claimreasons
any printing or edition . . * . 817 code . 535
Claim request .
any Substitution (binding) . . . . . . 818 code 1 A.l code 22
appraised value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Claim response . . . . . . .
433 A.l code 23
Claim responses. .
approval Order. . . . . . A.3 code 0 545
arrival notice . . . . . . . Claim too early .
A.l code 07 545 code 13
Claim too late .
arrived too late . . . . . . . . . . . . . 858 code 6 545 code
claimtype .
as requested, this subscription was cancelled 515
claimant .
on date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B.2.15 080 code
classification number . . . . .
author . . . . . . . 301 . . . . . . 758
. . classification scheme . 757
authorizing officer . . . . . . . . . . . . . . . . . . 824
client .
authorizing officer’s signature . . . . . . . . 825 802
availability of publication . . . . . . . . . . cloth (binding). .
880 322 code 1
cloth edition out of print, paperback available . .
available in System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 813 code 0 880 code 11
C.0.D .
440 code 0
coded (representation Code) . 920 code 1
back issues out of print, expiration adjusted . B.2.27 CODEN .
316 code 1
back Order code . 886
collected from customer on delivery . 407 code 1
back Order if not yet published . 886 code 2 collection .
303 code 3
backorderifoutofstock. . 886 code 1 combined issue . . . . . . . . . . 545 code 3
biblid . 315 combined shipment . . . . . .
bibliographic level .
303 communicator’s function . 100
bibliographic record identifier .
317 component part . . 303 code 2
..................................
bid price 426 code 0 composers.
ISO 8459-2 : 1992 (E)
Entry
Reference Entry
Reference
Computer cassette .
duedate .
A.2 code 12
Computer disk . 329
due recorded . 8
...
NORME ISO
INTERNATIONALE 8459-2
Première édition
1992-12-15
Information et documentation - Répertoire des
éléments de données bibliographiques -
Partie 2 :
Applications aux acquisitions
Information and documentation - Bibliographie data element directory -
Part 2 : Acquisitions applications
Numéro de référence
ISO 8459-Z : 1992 (F)
ISO 8459-2 : 1992 (F)
Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale
d’organismes nationaux de normalisation (comités membres de I’ISO). L’élaboration
des Normes internationales est en général confiée aux comités techniques de I’ISO.
Chaque comité membre intéressé par une étude a le droit de faire partie du comité
technique créé à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non
gouvernementales, en liaison avec I’ISO participent également aux travaux. L’ISO col-
labore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (CEI) en ce qui
concerne la normalisation électrotechnique.
Les projets de Normes internationales adoptés par les comités techniques sont soumis
aux comités membres pour vote. Leur publication comme Normes internationales
requiert l’approbation de 75 % au moins des comités membres votants.
La Norme internationale ISO 8459-2 a été élaborée par le comité technique ISO/TC 46,
Information et documentation, sous-comité SC 4, Application des ordinateurs en
information et documentation .
L’ISO 8459 comprend pour l’instant les parties suivantes, présentées sous le titre géné-
ral Information et documentation - Répertoire des éléments de données bibliographi-
ques :
-
Partie 7: Applications au prêt-inter
Partie 2: Applications aux acquisitions
L’annexe A fait partie intégrante de la présente partie de I’ISO 8459. Les annexes B à D
sont données uniquement à titre d’information.
0 ISO 1992
Droits de reproduction réservés. Aucune partie de cette publication ne peut être reproduite ni
utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique,
y compris la photocopie et les microfilms, sans l’accord écrit de l’éditeur.
Organisation internationale de normalisation
56 l CH-1211 Genève 20 l Suisse
Case postale
Imprimé en Suisse
ii
ISO 8469-2 : 1992 (FI
Introduction
Les échanges de données servent surtout à initialiser ou à poursuivre une procédure.
La transmission des données nécessaires au déroulement d’une procédure exige que
les éléments de données des messages échangés soient parfaitement compréhensibles
pour les participants. La présente partie de I’ISO 8459 décrit, sous forme de répertoire,
les éléments de données qui sont utilisés dans les procédures ou applications bibliogra-
phiques.
Les éléments de données peut comporter une transaction d’acquisition sont pré-
que
sentés comme suit:
a) Un répertoire des éléments de données (article 4) avec des annexes donnant les
valeurs des codes et les descriptions des types de messages (A.1 ), des types de
dates (A.2) et des types d’acquisitions (A.3) (voir annexe A).
b) Un index (article 5) qui englobe les noms, les mots-clés et les synonymes des
éléments de données, des groupes d’éléments de données et des valeurs des élé-
ments de données, y compris les noms assignés à des messages, des types de dates
et des types d’acquisitions.
c) Une présentation structurée regroupe les éléments semblables de
(article 6) qui
facon hiérarchique.
d) Un tableau (article 7) indiquant les éléments de données qui se rattachent à des
messages d’acquisition particuliers.
La présente partie de I’ISO 8459 est la deuxième partie d’une série qui, prise dans son
ensemble, constituera le répertoire complet des éléments de données destinés à un
usage bibliographique. La présente partie est destinée surtout aux nouveaux systèmes
d’acquisitions.
Page blanche
NORME INTERNATIONALE ISO 8469-2 : 1992 (F)
Information et documentation - Répertoire des éléments
de données bibliographiques
Partie 2 :
Applications aux acquisitions
1 Domaine d’application ISO 2108 : 1992, Information et documentation - Système
in terna tional pour la numéro ta tion des livres (ISBNI.
La présente partie de I’ISO 8459 détermine et décrit les élé-
ISO 3166 : 1988, Codes pour la représentation des noms de
ments de données nécessaires à un échange de données entre
organismes impliqués dans l’acquisition de documents biblio- Pays-
graphiques. Elle identifie également les messages et leurs élé-
ISO 3297 : 1986, Documentation - Numérotation internatio-
ments de données qui sont utilisés dans les transactions
nale normalisée des publications en série (ISSN).
d’acquisition.
ISO 3602 : 1989, Documentation - Romanisation du japonais
Elle s’applique aussi bien aux messages sur un bulletin imprimé,
(écriture en kanal.
avec comme vedettes les noms des éléments de données,
qu’aux messages transmis par voie automatisée.
ISO 3901 : 1986, Documentation - Code international norma-
lisé des enregistrements US RC).
La structuration des éléments de données en messages
dépasse le cadre de la présente partie de I’ISO 8459. ISO 4217 : 1990, Codes pour la représentation des monnaies et
des fonds.
ISO 5127/3a) : 1981, Information et documentation - Voca-
bulaire - Chapitre 3a) : Acquisition, identification et analyse
2 Références normatives
des documents et des données.
Les normes suivantes contiennent des dispositions qui, par
ISO 6438 : 1983, Documentation - Jeu de caractères africains
suite de la référence qui en est faite, constituent des disposi-
codés pour l’échange d’informations bibliographiques.
tions valables pour la présente partie de I’ISO 8459. Au moment
de la publication, les éditions indiquées étaient en vigueur. ISO 7098 : 1991, Documentation - Romanisation du chinois.
Toute norme est sujette à révision et les parties prenantes des
ISO 9115 : 1987, Documentation - lden tifica tion bibliographi-
accords fondés sur la présente partie de I’ISO 8459 sont invi-
que (biblid) des contributions dans les publications en série et
tées à rechercher la possibilité d’appliquer les éditions les plus
les livres.
récentes des normes indiquées ci-après. Les membres de la CEI
et de I’ISO possédent le registre des Normes internationales en
vigueur à un moment donné.
3 Définitions
Translittération des caractères
ISO 9 : 1986, Documentation -
cyrilliques slaves en caractères latins.
Pour les besoins de la présente partie de I’ISO 8459, les défini-
tions suivantes s’appliquent.
Translittération des caractè-
ISO 233 : 1984, Documentation -
res arabes en caractères latins.
31 . acquisition : Opération qui permet l’accroissement et la
mise à jour du fonds d’une bibliothèque ou d’un centre ou d’un
ISO 259 : 1984, Documentation - Translittération des caractè-
service de documentation en fonction de ses missions
res hébraïques en caractères latins.
[ISO 5127/3a)l.
ISO 639 : 1988, Code pour la représentation des noms de lan-
gues.
3.2 élément de données: Unité de base d’information iden-
tifiable et définissable. Elle est identifiée par un nom d’élément
ISO/R 843 : 1968, Système international pour /a translittéra-
de données symbolisé par une étiquette et comporte une ou
tion des caractères grecs en caractères latins.
plusieurs valeurs exprimant un fait particulier.
ISO 8459-2 : 1992 (F)
33 3.11 d’un élé-
concept d’élément de données: Élément de données étiquette: Identificateur qui remplace le nom
défini afin de permettre son utilisation dans un certain domaine ment de données ou le nom d’un groupe d’éléments de données.
d’application et ayant une ou plusieurs valeurs associées qui
expriment ensemble un fait particulier, un événement ou une
circonstance par un moyen accepté par les partenaires de 3.12 transaction : Création ou modification d’un message
l’échange. nécessaire pour demander l’acquisition d’un document.
3.4 répertoire d’éléments de données: Liste d’é!éments
de données avec, au besoin, une indication de leurs valeurs.
4 Répertoire
3.5 groupe d’éléments de données: Ensemble d’éléments
de données connexes.
Le répertoire indique le nom et la définition des éléments de
données et des groupes d’éléments de données utilisés dans les
3.6 nom d’un groupe d’éléments de données: Un ou plu-
transactions d’acquisition. Les données relatives à chaque élé-
sieurs mots dans un langage naturel servant à identifier un
ment de données ou à chaque groupe d’éléments de données
groupe d’éléments de données.
sont présentées en quatre colonnes distinctes avec les en-têtes
étiquette, nom, description, représentation. Une «étiquette))
est utilisée pour identifier un élément de données aussi bien
37 nom d’un élément de données: Un ou plusieurs mots
qu’un groupe d’éléments de données. «Nom)) veut dire ((nom
dans un langage naturel servant à identifier un élément de don-
d’un élément de données» ou «nom d’un groupe d’éléments de
nées.
données». Le nom d’un groupe d’éléments de données est
imprimé en caractères gras pour le distinguer du nom d’un élé-
3.8 valeur d’un élément de données: Fait exprimé sous
ment de données. La colonne ((description)) comprend une
forme de codes, de chiffres ou de langage naturel et correspon-
définition pour chaque élément ou groupe d’éléments; ceux-ci
dant à la description ou à la représentation d’un élément de
sont suivis d’une liste d’étiquettes correspondantes qui appar-
données.
tiennent au groupe. La colonne «représentation et remarques))
comprend des explications au sujet des conventions et des nor-
39 . message : Combinaison structurée d’éléments de don-
mes qui servent à représenter les valeurs applicables à un élé-
nées dans le cadre d’une transaction d’acquisition.
ment de données ou à un groupe d’éléments de données ainsi
que des échantillons de valeur le cas échéant. Sauf indication
contraire, la valeur de chaque élément de données est représen-
3.10 représentation : Facon d’exprimer une valeur particu-
lière d’un élément de données à l’aide d’un ou de plusieurs chif- tée par une chaîne alphanumérique de longueur variable, il n’y a
pas de liste des équivalents sous forme codée ou abrégée.
fre(s), lettre(s) ou symbole(s).
Représentation et remarques
Étiquette Nom Description
Information servant à identifier un message particu-
001 Identification du
message lier.
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
nées 002 à 005.
Communicable sous forme de texte ou de code (voir
Type de message Expression ou code identifiant la fonction d’un mes-
A.l).
sage.
Année, mois et jour de l’exécution d’une transac- Utilisé avec le type de date (751). Voir A.2 au sujet
003 Date
des types de dates qu’on peut utiliser.
tion.
Heure de l’envoi ou de la réception d’un message. Sert dans les systèmes automatisés à indiquer le
004 Heure
moment exact (heure, minute, seconde) où un mes-
sage a été communiqué. Utilisé avec la date (063).
Numéro de Code ou numéro attribué à un formulaire ou à un Numéro attribué par l’organisme responsable de la
création du type de formulaire ou de message spéci-
transaction message échangé dans l’opération d’acquisition (par
exemple commande, facture, réclamation, etc.). fique (par exemple commande, facture, réclama-
tion, etc.).
Quand un seul formulaire ou message identifie plu-
sieurs documents, chaque document doit aussi être
identifié par un numéro d’acquisition (006) ou un
numéro de document (007).
Numéro qui identifie un document parmi tous les
006 Numéro
d’acquisition formulaires ou messages associés à l’acquisition de
ce document.
ISO8459-2:1992 (FI
Étiquette Nom Description Représentation et remarques
Numéro séquentiel appartenant à un document Cet élément de données est utilisé pour des formu-
007 Numéro de
document dans le cas de formulaires ou de messages relatifs à laires ou des messages traitant de plusieurs docu-
plusieurs documents.
ments à la fois (par exemple ordres d’achat, factu-
res, etc.).
010 Indicateur de Mot ou code utilisé pour indiquer que la transaction
d’acquisition (par exemple commande, facture,
plusieurs
documents réclamation, etc.) s’applique à plus d’un document.
Codes ou numéros utilisés pour identifier la corres-
015 Référence de
correspondance pondance relative à une transaction.
050 Identification du Données identifiant chacun des participants impli-
participant qué dans une transaction d’acquisition et précisant
la fonction de chacun.
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
nées 080 à 125.
Cet élément de données est utilisé pour identifier les
080 Fonction du Mot ou code qui précise la fonction ou le rôle joué
participant par un participant dans une transaction d’acquisi- fonctions ou rôles suivants:
tion.
0 acquéreur
1 fournisseur
2 auteur de la réclamation
3 payeur
4 office de rédaction
5 centre d’échange
Pour l’identification du demandeur, voir 802.
Cet élément de données est utilisé conjointement
090 Consignes pour Mot ou code qui indique l’adresse à laquelle le(s)
document(s), la(les) facture(s), I’(les) état(s) d’avan- avec les éléments de données pour l’adresse et le
l’adresse
cement, etc. doit (doivent) être envoyé(s) si elle est nom de l’organisme ou de la personne, si cela est
différente de l’adresse d’origine du message. nécessaire.
Les valeurs suivantes sont utilisées:
0 expédier à
1 facturer à
2 écrire à
3 retourner à
4 se renseigner auprès de
Rôle joué par Mot ou code identifiant le participant à une transac- Cet élément de données est utilisé pour identifier les
fonctions ou les rôles suivants:
l’agent tion d’acquisition comme étant soit l’expéditeur soit
l’intermédiaire, soit le destinataire du message con-
0 expéditeur
cernant la transaction.
1 destinataire
2 intermédiaire
Identification de Élément de données destinés à identifier un orga-
l’organisme nisme.
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
nées 111 à 117 et 910.
111 Nom de Mot, expression ou sigle servant à identifier un orga-
l’organisme nisme ou une société commerciale.
Cet élément de données peut être utilisé conjointe-
112 Adresse Code ou expression précisant la localisation géogra-
phique ou le lieu où se trouve une personne ou un ment avec le nom de l’organisme (III) ou le nom du
demandeur (803).
organisme.
Identificateur de groupe pour les éléments de don- Pour les adresses de réseau de télécommunication,
voir 120.
nées 113 à 116 et 140.
Numéro et expression utilisés pour identifier la Ioca-
113 Rue et numéro
lisation d’un bâtiment dans une zone urbaine ou
rurale.
Expression utilisée pour identifier une localité, com-
114 Ville
prenant la banlieue ou le bureau distributeur.
115 Pays Expression utilisée pour identifier un pays.
116 Code postal Code attribué par les autorités postales d’un pays
afin d’identifier de facon univoque une adresse ou
un groupe d’adresses.
ISO 8459-2 : 1992 (F)
Représentation et remarques
Étiquette Nom Description
117 Nom abrégé Forme réduite pour le nom d’un organisme (III ).
Peut etre utilisé conjointement avec le nom de
119 Boîte postale Numéro de casier attribué par le bureau de poste.
l’organisme (III 1 ou le nom du demandeur (803).
120 Adresse de Numéro unique ou code servant à identifier un appa-
reil au sein d’un réseau de télécommunication.
réseau de télé-
communication
Identificateur de groupe pour les éléments de don
nées 121 à 127.
121 Numéro de Numéro unique attribué à une ligne téléphonique.
téléphone
Numéro unique attribué à une liaison télex.
122 Numéro de télex
Indicatif Code unique qui identifie l’expéditeur d’une commu-
nication par télex.
Numéro unique attribué à une boîte ou un service de
124 Numéro de
messagerie messagerie électronique.
électronique
Identification de Numéro ou code unique attribué à un participant
d’un réseau de communication.
l’utilisateur du
système
Numéro de Numéro unique attribué à une liaison télétex dans un
télétex système de transmission de télétex.
Numéro unique attribué pour l’envoi et la réception
127 Numéro de
télécopie de télécopies.
Identification unique pour le nom et l’adresse d’un
130 Code de
l’organisme organisme.
Valeurs possibles
Mot ou expression qui identifie la grille utilisée pour
131 Type de code de
l’organisme attribuer une valeur à un code d’organisme.
0 numéro de client
1 numéro de membre
2 ((standard address numbew (SAN)
3 autre
Mot ou expression identifiant une région à l’intérieur
140 Région
d’un pays, par exemple état, province, comté, etc.
Un document peut être une partie à l’intérieur d’une
Description du Éléments de données servant à identifier un docu-
publication hôte ou un document indépendant.
ment, comportant normalement des éléments des-
document
criptifs et des vedettes. Dans le premier cas une information sur chaque par-
tie doit être fournie. L’élément de données 303 est
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
utilisé pour différencier les descriptions pour les par-
nées 301 à 334.
ties composantes et pour les publications hôtes.
Ce concept comprend les compositeurs, les créa-
Auteur Nom de la personne ou de la collectivité responsable
teurs ou les auteurs, les éditeurs intellectuels, les
du contenu intellectuel ou artistique d’un document,
illustrateurs les traducteurs etc., d’un document.
y compris les compositeurs, les créateurs et ceux qui
sont à l’origine d’un document.
Certains usages nationaux exigent que le nom de
l’auteur soit structuré, la structuration du nom étant
un aspect pratique pour l’accès aux fichiers; toute-
fois la présente partie de I’ISO 3459 ne traite pas de
cette question.
Les différentes formes de titres, y compris le titre
Nom d’un document sous forme d’un ou de plu-
302 Titre
clé, le titre uniforme constituent cet élément de don-
sieurs mots permettant de l’identifier.
nées.
Les valeurs possibles comprennent
Niveau Mot ou code servant à caractériser la forme biblio-
graphique sous laquelle se présente un document.
bibliographique
0 monographie
1 publication en série
2 partie composante
3 collection
ISO 8459-2 : 1992 (F)
Étiquette Nom Description Représentation et remarques
304 Support physique Mot OU code qui identifie le support sur lequel le Les valeurs possibles comprennent.
document a été produit.
0 imprimé
1 microfilm
2 microfiche
3 enregistrement sonore
4 film
5 enregistrement vidéo
6 données informatisées
7 objet tridimensionnel
8 support tactile (braille, etc.)
manuscrit
10 multimédia
11 document graphique (images, affiches,
etc.)
12 document à projeter (diapositives, trans-
parents, etc.)
13 autre
305 Édition Tous les exemplaires d’un document produits à par-
tir d’une même matrice ou d’un cliché foncièrement
identique, ayant le même contenu, et, dans le cas
des non-livres, publiés par une agence ou un groupe
d’agences d’édition.
Personne ou organisme responsable de la publica- Cet élément de données peut aussi être utilisé pour
306 Éditeur
tion d’un document. le distributeur ou le producteur,. s’il y a lieu.
307 Lieu de Localité où se trouve l’éditeur ou, à défaut, I’impri-
publication meur, le distributeur ou le fabricant.
308 Date de Année, et, s’il y a lieu, mois et jour de publication
publication d’un document.
309 Désignation du Identificateur d’une unité d’une publication en série
ou d’une monographie en plusieurs volumes.
volume
Désignation du Nombre, lettre ou mot qui identifie un fascicule d’un
fascicule document publié par parties.
Le nombre de pages d’un document.
311 Pagination
Numéro Codes alphanumériques servant à identifier un
d’identification document.
du document
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
nées 313 à 319.
Numéro international normalisé du livre attribué à Voir I’ISO 2108.
313 ISBN
une monographie.
314 ISSN Numéro international normalisé des publications en Un lSSN peut également être attribué à une collec-
série attribué à un titre de périodique. tion de monographies,
Voir I’ISO 3297.
Voir I’ISO 9115.
315 Biblid Code composé de caractères alphanumériques et
spéciaux destiné à fournir une identification unique
pour des articles dans des publications en série et
pour des contributions dans des livres contenant des
œuvres séparées de différents auteurs.
Les schémas de numéros possibles comprennent
316 Type de numéro Mot ou code servant à identifier le schéma du
numéro du document.
0 numéro de brevet
1 CODEN
2 numéro de catalogue
3 numéro SISAC
4 numéro ADONIS
5 autre
Identificateur unique attribué à une notice bibliogra- Les valeurs possibles comprennent les numéros
317 Identificateur de
attribués par les bibliographies nationales et autres
phique d’un document.
notice
agences telles que
bibliographique
0 numéro de la British National Bibliography
1 numéro de catalogue de la Library of Congress
2 autre
ISO 8459-2 : 1992 (FI
Description Représentation et remarques
Étiquette Nom
I
-~~
318 Tout identificateur de document autre que I’ISBN Cet élément de données est à utiliser conjointement
Autres numéro de
avec 316 ou 317.
document (3131, I’ISSN (314) ou le biblid (315).
Voir I’ISO 3901.
319 Code international Code normalisé (ISRC) pour l’identification unique
normalisé des d’un enregistrement sonore, visuel et audio-visuel
ou d’une partie de cet enregistrement.
enregistrements
(ISRC)
321 Collection Nom donné à plusieurs publications distinctes dont
chacune possède un titre propre ainsi qu’un titre col-
lectif applicable à l’ensemble du groupe ou du sous-
groupe.
322 Type de reliure Type de couverture précisé pour le document com- Les valeurs possibles comprennent
mandé.
0 broche
1 toilé
2 bibliothèque
3 autre
Les valeurs possibles comprennent
323 Caractéristiques du document commandé fondées
1 Type de
sur les circonstances de sa publication.
document
0 thèse
1 actes de congrès
2 rapport
3 brevet
4 document de travail
5 publication off icielle
6 autre
Les valeurs possibles comprennent
Intervalles auxquels un périodique est publié.
324 Périodicité
0 quotidien
1 hebdomadaire
2 mensuel
3 bimestriel
4 trimestriel
5 annuel
6 bimensuel
7 semestriel
8 irr&ulier
9 biennal
10 autre
Numéros Supplément ou numéro accompagnant la livraison
normale d’un journal ou d’un périodique.
spéciaux
Matériel Description de tout document associé à un autre.
d’accompagne-
ment
Nombre de Nombres d’unités physiques, y compris les fiches,,
les bobines, les disques, les coffrets, les ensembles
volumes
multimédia composant un document.
Dimensions physiques du document. On indique ici les dimensions de la publication musi-
328 Dimensions du
cale (parties, partition). C’est ici aussi qu’on indique
document
la durée et les autres précisions relatives aux docu-
ments audiovisuels.
Forme du Caractéristiques techniques précisant l’utilisation du
document; par exemple la largeur d’un film ou le
document
(Caractéristiques taux de réduction d’un microfilm, version d’un logi-
ciel pour micro-ordinateur, capacité d’un disque ou
techniques)
cassette informatique, format d’une disquette,.
papier permanent.
Voir I’ISO 639.
Mot ou code qui identifie la langue dans laquelle est
334 Langue
écrit un document.
Code ou expression qui identifie le procédé utilisé Les valeurs possibles comprennent
335 Translittération 1
Transcription pour représenter les caractères d’une écriture entiè-
0 ISO9
rement alphabétique par les caractères d’un alpha-
1 ISO 233
bet de conversion, ou pour représenter les caractè-
2 ISO 259
res d’une langue, quelle que soit l’écriture, par je
3 ISO/R 843
système phonétique (lettres ou signes) de la langue
4 ISO 3602
de conversion.
5 ISO 7098
6 autres
ISO 8459-2 : 1992 (F)
Nom Description Représentation et remarques
Étiquette
340 Priorité Mot ou code indiquant le degré d’urgence s’appli- Les valeurs possibles comprennent
d’acquisition quant à la commande d’un seul document.
0 urgent
1 ordinaire
2 autre
400 Caractéristiques Éléments de données qui fournissent une informa-
de l’acquisition tion sur le contrôle des acquisitions autres que les
conditions de livraison (401), les descripteurs de
réclamation (514) et les détails de facture (415).
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
nées 007,322,445,450,460-461 r 470. 500, 570-571,
600-601, 816--817, 824-825, 826, 828, 834, 858, 880,.
885, 886 et 905.
401 Conditions de Éléments de données qui décrivent les conditions de
livraison livraison se rapportant à une livraison précise.
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
nées 402 à 409.
Le nombre de commandes représenté dans une Les valeurs possibles comprennent
402 Livraison groupée
seule livraison ou sur une seule facture.
n nombre de commandes
0 nombre de commandes indéfini
Localisation à laquelle les frais de livraison sont Les localisations possibles comprennent
404 Franco de pot-t
comptés.
(FOB)
0 client
1 vendeur
2 distributeur
3 fabricant / imprimeur
Moyen de transport du ou des document(s). Les valeurs possibles comprennent
406 Mode de
transport
0 tarif imprimé
1 envoi express affranchi
2 poste aérienne
3 paquet poste
4 moyen le plus rapide d’expédition
5 tenu à disposition
6 avion cargo
7 autre
407 Paiement des Conditions pour le paiement des frais de port. Les valeurs possibles comprennent
frais de port
0 payé d’avance par le vendeur
1 payé par le client à la livraison
2 frais de port et de facture payés par le client à
la livraison
3 frais de port et de facture imputés au client
Poids total d’une seule livraison.
408 Poids total
Nombre de Nombre total de cartons utilisés dans une seule
livraison.
cartons
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
415 Détails de
facture nées 420 à 505.
420 Prix d’un Nature du prix associé à un document.
document
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
nées 421 à 433 et 441.
Symbole de la monnaie dans laquelle le prix d’un Voir I’ISO 4217.
421 Code de monnaie
document est exprimé.
Ce code peut être utilisé pour identifier les coûts
d’un document définis par les éléments de données
422 à 443 même si de tels coûts peuvent aussi être
exprimés dans une ou plusieurs autres devises.
Prix catalogue Prix de base d’un document publié dans un catalo-
que, un tarif ou une publicité qui peut être modulé
selon des conditions commerciales, la quantité et
autres remises.
Prix groupé Le coût d’une commande de plusieurs exemplaires.
424 Prix unitaire Le prix d’un exemplaire du document commandé.
du document com
425 Prix net Le prix unitaire d’un exemplaire
mandé après remise éventuelle.
ISO 8459-2 : 1992 (FI
v---
Représentation et remarques
Description
Nom
w-s--.-.--------
Les valeurs possibles comprennent
Qualificatif de prix Qualificatif de prix qui indique les facteurs particu-
liers déterminant le prix d’un document.
0 prix proposé
1 prix soldé
2 prix pour une bibliothèque
3 prix pour un établissement d’enseignement
4 prix de souscription
5 prix d’entreprise
6 autre
Taxes et frais Frais et taxes non contenus dans les autres éléments
de données 421 à 443.
spéciaux
Le coût des services de catalogage fournis pour une
Prix unitaire du
service de unité du document commandé.
catalogage
Prix unitaire du service de catalogage (429) après
Prix net du
service de remise éventuelle.
catalogage
Frais de port Coût du transport du ou des documents. Le montant devrait être précédé du code de mon-
naie (421) si l’unité monétaire utilisée n’est pas evi-
dente.
Taxe Les taxes relatives à un document ou à tous les
documents d’une seule facture.
Valeur estimée Valeur d’un document déterminée par un expert S’applique habituellement aux dons ou aux docu-
professionnel ou paf une autorité reconnue compé- ments rares ou précieux.
tente pour émettre de tels avis.
Total de la Le montant total à payer pour tous les documents et
tous les autres frais sur une facture précise.
facture
Double de la Nombre de doubles de la facture relative à une livrai
son précise.
facture
Les valeurs possibles comprennent
Localisation de Indication de la facon dont le bordereau a été trans-
mis avec la livraison.
la facture
0 en dehors du paquet
1 dans le paquet
2 envoyé par courrier séparé
Renseignements à joindre au paiement à la demande Les valeurs possibles sont
Pièces jointes à la
facture du fournisseur pour établir le lien entre le paiement
0 pas de pièce jointe
et la facture correspondante.
1 numéro de facture au dos du chèque
2 double de facture joint
3 autre
Les valeurs possibles comprennent
Modalités de Les modalités selon lesquelles une facture donnée
doit être payée.
paiement
0 à la livraison
1 30 jours net
2 autre
Remise Le pourcentage ou la valeur selon lequel un fournis-
seur abaisse le prix d’un document.
Montant du crédit La valeur monétaire sur le compte d’un client.
Les valeurs possibles comprennent
Frais pour une Mot ou expression qui indique si un montant addi-
facture modique tionnel pour des factures modiques doit être sup-
0 frais additionnels supprimés
porté.
1 frais additionels appliqués
Référence à un budget ou à un compte utilisé pour
Identificateur de
budget payer le document commandé.
Le numéro d’un compte débité ou crédité.
Numéro de
compte
Les valeurs possibles comprennent
Action en cas de Action à prendre par le fournisseur quand le client
0 aucune action
fixe une somme monétaire maximum pour une com-
dépassement
1 annuler la partie de la commande dépassant le
mande.
montant fixé en 461
2 annuler toute la commande
ISO8459-2:1992 (FI
Représentation et remarques
Description
Étiquette Nom
Montant à ne pas Somme maximum autorisée à être utilisée pour
dépasser acquérir un document ou pour une commande totale.
Quantité ou nombre de copies d’un document.
470 Nombre
d’exemplaires
Voir A.3.
Mot ou code décrivant les conditions dans lesquelles
500 Type d’acquisition
un document a été acquis.
Les valeurs possibles comprennent
Type de facture Type de facture s’appliquant à la livraison des docu-
0 normale
ments commandés.
1 additif
2 adhésion
3 réabonnement
4 changement de prix
5 frais de service
6 offre de souscription
7 autre
Nom de groupe pour les éléments de données perti-
514 Descripteurs de
rklamation nents pour un avis de réclamation (515 à 545).
Les valeurs possibles comprennent
Mot ou code qui précise pourquoi une réclamation
Type de
réclamation est faite.
0 commande en retard
1 facture non recue
2 facture recue mais document manquant
3 document recu mais facture manquante
4 autre
Les valeurs possibles comprennent
Historique de la Nombre ordinal de la réclamation (premier, second,
etc.).
réclamation
1 première réclamation
2 deuxième réclamation
3 troisième réclamation
4 autre
Les valeurs possibles comprennent
Motif de la Identifie le motif à l’origine de la réclamation.
réclamation
0 fascicule(s) non recuk)
1 aucun fascicule recu pour cette commande
2 endommagé dans le transport
3 exemplaire défectueux
4 aucune réponse à la réclamation précédente
5 livraison incomplète
6 erreur de titre ou d’édition
7 autre
Des exemples complémentaires concernant principa-
lement les publications en série sont donnés en B. 1.
Les valeurs possibles comprennent
Réponse à une Précise la réponse du fournisseur à une réclamation.
réclamation
échange effectué
commande recue, en cours d’envoi
délai d’impression /date prévue
fascicule publié avec
changement de périodicité / nouvelle pério-
dicité
5 changement de titre/ nouveau titre
6 jamais publié
7 publication interrompueidernier fascicule
paru
8 envoyé dès la publicationkommande à
renouveler pour un montant X
9 épuisé!abonnement prolongé
10 épuisékera réimprimé ou fourni
11 épuisé!aucune action ultérieure
erreur dans la formulation de la réclamation
13 réclamation prématurée
réclamation trop tardivekommande à renou-
veler pour un montant X
15 réclamation en partie satisfaite
16 autre
Des exemples complémentaires concernant principa-
lement les publications en série sont donnés en B.2.
ISO 8459-2 : 1992 (FI
Représentation et remarques
Description
Étiquette Nom
.-----.----
550 Confirmation de Code ou expression qui confirme qu’un ajustement
de crédit a été fait sur le compte d’un client.
crédit
Les valeurs possibles comprennent
Justification de Motifs pour lesquels un crédit est accordé.
crédit
0 crédit
1 titre non commandé
2 commande annulée
3 livraison refusée
4 livraison partielle
5 perdu dans le transport
6 marchandise défectueuse
7 ajustement de l’état de crédit antérieur
8 erreur de facturation
9 crédit de taxes
10 autre
Les valeurs possibles comprennent
Produits de catalogage demandés au vendeur pour
570 Service de
un document particulier.
catalogage
0 aucun
1 traitement complet
2 traitement partiel
3 autre
Le nombre demandé doit être précisé.
Nombre de produits de catalogage (par exemple
571 Nombre d’unités
fiches, kits, etc.) demandés par le client.
de catalogage
Total de titres Le nombre total de documents bibliographiques dis-
tincts se rapportant à une transaction d’acquisition
(par exemple facture, ordre d’achat, livraison etc.).
Nombre total d’unités physiques se rapportant à une
601 Total d’unités
transaction d’acquisition (par exemple facture, ordre
d’achat, livraison etc. ).
Voir A.2.
Mot ou code qui identifie une activité ou condition
751 Qualificatif de
qui arrivera ou est arrivée à une date donnée.
date
Numéro attribué à un document selon l’ordre de son
Numéro
entrée dans une collection.
d’inven taire
Y compris le numéro d’inventaire et l’état de I’exem-
Notation attribuée à un document et indiquant sa
756 Cote
plaire utilisés comme moyen de localisation sur les
localisation physique au sein de l’organisme auquel il
rayons.
appartient.
Les valeurs possibles comprennent
Système pour l’organisation des livres et autres
Classif cation
documents dans un ordre logique selon le sujet ou la
0 classification décimale Dewey
forme.
1 classification décimale universelle
2 autre
Numéro attribué à un document selon la classifica-
758 Indice
tion.
classification
Identification de l’édition de la classification d’où est
759 Édition de la
classification extrait l’indice de classification.
Un ou plusieurs chiffres et/ou lettres ajoutés à la
Numéro de
cote d’un document et servant à distinguer les diffé-
l’exemplaire
rents exemplaires du même document.
Différents détails concernant le traitement local
800 Traitement local
d’une transaction.
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
nées 802 à 815.
Identification du Identification de la personne qui propose I’acquisi-
tion d’un document.
demandeur
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
nées 803 à 812.
Nom de la personne qui propose l’acquisition.
803 Nom du
demandeur
Nombre ou code servant à identifier l’auteur de la
Identificateur du
demande de facon unique.
demandeur
ISO 8459-2 : 1992 (FI
Représentation et remarques
Description
Nom
Étiquette
Nom de l’organisme auquel est rattaché l’auteur de
811 Affiliation du
la demande d’acquisition.
demandeur
Fonction du Situation professionnelle ou poste de l’auteur de la
demande d’acquisition.
demandeur
Les valeurs possibles comprennent
Disponibilité du Indication précisant si un document proposé pour
document à l’acquisition est déjà disponible à l’intérieur du
0 oui
l’intérieur du réseau de bibliothèques auquel appartient I’orga-
1 non
réseau nisme recevant la demande.
2 inconnu
Catalogues Catalogues spécifiques de la collection d’un orga-
nisme qui ont été consultés pour déterminer si un
consultés
document proposé pour l’acquisition nest pas déjà
présent.
Toute source servant à identifier ou à localiser un
815 Source
document.
bibliographique
Nom de la personne proposant l’acquisition, écrit de
816 Signature du
sa propre main.
demandeur
Les valeurs possibles comprennent
indication qu’un autre document peut ou ne peut
817 Choix de substitut
pas être substitué au document demandé.
0 le document demandé lui-même
1 impression ou édition antérieure
2 impression ou édition ultérieure
3 n’importe quelle impression ou édition
4 édition dans une autre langue
5 même domaine
6 même auteur
7 positif de microforme
8 négatif de microforme
9 photocopie
10 autre
Les valeurs possibles comprennent
Indication du type de reliure qui peut être accepté. si
Reliure de
nécessaire.
substitution
0 aucune autre reliure
1 n’importe quelle reliure
2 broché
3 autre
Nom ou identificateur de la personne autorisant une
Agent
transaction.
responsable
La signature peut être sous une forme complète OU
Signature de Nom de la personne s’occupant d’une transaction;
un paragraphe.
écrit de sa propre main.
l’agent
responsable
Confirmation ou toute autre indication que l’achat a
Autorisation
été validé.
d’achat
Les valeurs possibles comprennent
Mot ou code utilisé pour indiquer si l’annulation
827 Niveau
s‘applique à l’intégralité d’une commande. réclama-
d’annulation
0 total
tion, etc.
1 partiel
Si on annule partiellement une commande, il faut
identifier les documents concernés par cette annula-
tion (voir aussi 460).
Les valeurs possibles comprennent
Demande du client que le fournisseur confirme
Demande de
l’annulation d’un ordre d’achat précis.
confirmation
0 oui
d’annulation
1 non
Cette valeur figure dans une demande d’annulation
(A.1 code 10). si le client demande une réponse
d’annulation
Motifs du client pour annuler l’ordre d’achat d’un
829 Motifs
document.
Consignes du client au fournisseur pour identifier les
Consignes
d’identification du ordres d’achat dans la correspondance ou les factu-
res par des éléments de données précis, tels que
document
numéro de document, auteur et titre.
ISO 8459-2 : 1992 (FI
Description Représentation et remarques
Étiquette Nom
p-r-
Les valeurs possibles comprennent
858 Motif(s) du renvoi Motif(s1 du client pour le renvoi d’un document.
0 titre commandé erroné
1 la commande a été annulée
2 endommagé
3 fourni en trop
4 commandé en double
5 titre envoyé erroné
6 arrivé trop tard
7 exemplaire broché commandé
8 exemplaire relié commandé
9 autre
Expression ou mot indiquant qu’une facture a été
876 Facture acceptée
approuvée par le client.
878 Facture payée Expression ou code indiquant qu’une facture a été
payée.
Les valeurs possibles comprennent
Codes d’état Liste des rapports d’état d’avancement possibles
soit pour le client soit pour le vendeur.
0 à la reliure
1 crédit enregistré
2 transmis à l’éditeur
3 en instance
4 nouvelle édition en préparation
5 inconnu
6 pas encore publié
7 date prévue
8 en commande chez l’éditeur
9 épuisé
10 épuisé temporairement
édition reliée épuisée, édition brochée
disponible
12 stock épuisé
13 vendu, recherches et prix suivront
14 déjà vendu, commande annulée
15 adresse de l’éditeur demandée
16 réimpression
17 réimpression à l’étude
18 édition brochée épuisée, édition reliée
disponible
19 autre
Les valeurs possibles comprennent
Code pour le Instructions pour qu’une commande non satisfaite
soit ou non conservée par le fournisseur en vue
maintien d’une
0 pas de maintien de la commande
d’une fourniture ultérieure.
commande
1 maintenir la commande en cas de rupture de
stock
2 maintenir la commande si ce n’est pas encore
publié
3 autre
Cet élément de données peut apparaître plus d’une
Notes/ Remarques Toute information pertinente ou développée par un
élément de données particulier. fois dans une transaction d’acquisition et peut déve-
lopper ou qualifier tout groupe de différents élé-
ments de données, aussi bien qu’apporter une infor-
mation non traitée par des éléments de données par-
ticuliers.
Logo, sigle ou autre symbole placé sur un formulaire
910 Cachet officiel de
l’organisme d’acquisition et servant à identifier un organisme de
facon officielle.
Organisme Collectivité ou organisme qui a publié le document
ou qui a participé à sa réalisation.
responsable
ISO 8459-2 : 1992 (FI
Étiquette Description Représentation et remarques
Nom
p-w--
920 Code de Code qui indique comment un élément de données Les valeurs possibles comprennent
représentation est exprimé.
0 texte
1 codé
2 illustré
Ce code sert à indiquer la forme d’enregistrement
d’un élément de données, s’il y a lieu, et lorsque la
forme n’est pas précisée dans l’étiquette ou dans le
nom de l’élément de données.
Ce renseignement codé peut aussi prendre la forme
d’une étiquette distincte ou d’un qualificatif, d’un
indicateur ou d’un code de sous-zone selon la struc-
ture d’enregistrement utilisée dans le message.
925 Code de Code qui sert à indiquer une modification de la facon Les valeurs possibles comprennent
dont un élément de données est exprimé.
modification de
0 traduit
données
1 translittéré
Responsable du Nom ou identification de la personne qui vérifie
l’information servant à identifier le document.
contrôle
.-y-- -. -. ,._-.--.---. --.-e--- -,-__,_*_.
5 Index Entrée
Référence
Les entrées de l’index englobent les noms, les mots-clés et les adresse de réseau de télécommunication .
synonymes des éléments de données, des groupes d’éléments affiche .
304 code 11
agent, rôle . 100
de données et des valeurs (c’est-à-dire des codes) des éléments
agent responsable .
de données qui se trouvent dans le répertoire ainsi que les
agent responsable, signature .
noms, les mots-clés et les synonymes des différents messages,
annuel .
324 code 5
des types de date et des types d’acquisition énumérés dans les
annulation, confirmation .
annexes A et 6. Les entrées sont classées dans l’ordre alphabé-
annulation, date .
A.2 code 16
tique. La colonne de droite intitulée «Référence» précise I’éti-
annulation, demande et réponse .
A.1 code 10
quette ou l’annexe, accompagnée éventuellement d’un code,
et A.1 code 11
correspondant à l’entrée de l’index.
annulation, motifs . 829
annulation, niveau .
Entrée Référence
annulation de commande . 460
555 code 2
abonnement . A.3 code 2
858 code 1
voir aussi réabonnement
arrivée, avis .
A.1 code 7
abonnement, confirmation d’annulation . B.2.15
arrivée trop tard. .
858 code 6
accompagnement, matériel. . 326
aucune action .
460 code 0
achat (type d’acquisition) . A.3 code 9
aucun substitut (document) . 817 code 0
achat, autorisation . 826
aucun substitut (reliure). . 818 code 0
achat, demande . A.1 code 02
aucune réponse à la réclamation précédente .
535 code 4
acquéreur . 080 code 0
auteur .
acquisition, caractéristiques (identificateur
auteur de la réclamation. .
080 code 2
de groupe) . 400
auteur identique
........................... 817 code 6
acquisition, conformation . A.1 code 04
autorisation d’achat .
acquisition, fonction . 080
autorisation de retour, date d’expiration . A.2 code 05
acquisition, nu
...
NORME ISO
INTERNATIONALE 8459-2
Première édition
1992-12-15
Information et documentation - Répertoire des
éléments de données bibliographiques -
Partie 2 :
Applications aux acquisitions
Information and documentation - Bibliographie data element directory -
Part 2 : Acquisitions applications
Numéro de référence
ISO 8459-Z : 1992 (F)
ISO 8459-2 : 1992 (F)
Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale
d’organismes nationaux de normalisation (comités membres de I’ISO). L’élaboration
des Normes internationales est en général confiée aux comités techniques de I’ISO.
Chaque comité membre intéressé par une étude a le droit de faire partie du comité
technique créé à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non
gouvernementales, en liaison avec I’ISO participent également aux travaux. L’ISO col-
labore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (CEI) en ce qui
concerne la normalisation électrotechnique.
Les projets de Normes internationales adoptés par les comités techniques sont soumis
aux comités membres pour vote. Leur publication comme Normes internationales
requiert l’approbation de 75 % au moins des comités membres votants.
La Norme internationale ISO 8459-2 a été élaborée par le comité technique ISO/TC 46,
Information et documentation, sous-comité SC 4, Application des ordinateurs en
information et documentation .
L’ISO 8459 comprend pour l’instant les parties suivantes, présentées sous le titre géné-
ral Information et documentation - Répertoire des éléments de données bibliographi-
ques :
-
Partie 7: Applications au prêt-inter
Partie 2: Applications aux acquisitions
L’annexe A fait partie intégrante de la présente partie de I’ISO 8459. Les annexes B à D
sont données uniquement à titre d’information.
0 ISO 1992
Droits de reproduction réservés. Aucune partie de cette publication ne peut être reproduite ni
utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique,
y compris la photocopie et les microfilms, sans l’accord écrit de l’éditeur.
Organisation internationale de normalisation
56 l CH-1211 Genève 20 l Suisse
Case postale
Imprimé en Suisse
ii
ISO 8469-2 : 1992 (FI
Introduction
Les échanges de données servent surtout à initialiser ou à poursuivre une procédure.
La transmission des données nécessaires au déroulement d’une procédure exige que
les éléments de données des messages échangés soient parfaitement compréhensibles
pour les participants. La présente partie de I’ISO 8459 décrit, sous forme de répertoire,
les éléments de données qui sont utilisés dans les procédures ou applications bibliogra-
phiques.
Les éléments de données peut comporter une transaction d’acquisition sont pré-
que
sentés comme suit:
a) Un répertoire des éléments de données (article 4) avec des annexes donnant les
valeurs des codes et les descriptions des types de messages (A.1 ), des types de
dates (A.2) et des types d’acquisitions (A.3) (voir annexe A).
b) Un index (article 5) qui englobe les noms, les mots-clés et les synonymes des
éléments de données, des groupes d’éléments de données et des valeurs des élé-
ments de données, y compris les noms assignés à des messages, des types de dates
et des types d’acquisitions.
c) Une présentation structurée regroupe les éléments semblables de
(article 6) qui
facon hiérarchique.
d) Un tableau (article 7) indiquant les éléments de données qui se rattachent à des
messages d’acquisition particuliers.
La présente partie de I’ISO 8459 est la deuxième partie d’une série qui, prise dans son
ensemble, constituera le répertoire complet des éléments de données destinés à un
usage bibliographique. La présente partie est destinée surtout aux nouveaux systèmes
d’acquisitions.
Page blanche
NORME INTERNATIONALE ISO 8469-2 : 1992 (F)
Information et documentation - Répertoire des éléments
de données bibliographiques
Partie 2 :
Applications aux acquisitions
1 Domaine d’application ISO 2108 : 1992, Information et documentation - Système
in terna tional pour la numéro ta tion des livres (ISBNI.
La présente partie de I’ISO 8459 détermine et décrit les élé-
ISO 3166 : 1988, Codes pour la représentation des noms de
ments de données nécessaires à un échange de données entre
organismes impliqués dans l’acquisition de documents biblio- Pays-
graphiques. Elle identifie également les messages et leurs élé-
ISO 3297 : 1986, Documentation - Numérotation internatio-
ments de données qui sont utilisés dans les transactions
nale normalisée des publications en série (ISSN).
d’acquisition.
ISO 3602 : 1989, Documentation - Romanisation du japonais
Elle s’applique aussi bien aux messages sur un bulletin imprimé,
(écriture en kanal.
avec comme vedettes les noms des éléments de données,
qu’aux messages transmis par voie automatisée.
ISO 3901 : 1986, Documentation - Code international norma-
lisé des enregistrements US RC).
La structuration des éléments de données en messages
dépasse le cadre de la présente partie de I’ISO 8459. ISO 4217 : 1990, Codes pour la représentation des monnaies et
des fonds.
ISO 5127/3a) : 1981, Information et documentation - Voca-
bulaire - Chapitre 3a) : Acquisition, identification et analyse
2 Références normatives
des documents et des données.
Les normes suivantes contiennent des dispositions qui, par
ISO 6438 : 1983, Documentation - Jeu de caractères africains
suite de la référence qui en est faite, constituent des disposi-
codés pour l’échange d’informations bibliographiques.
tions valables pour la présente partie de I’ISO 8459. Au moment
de la publication, les éditions indiquées étaient en vigueur. ISO 7098 : 1991, Documentation - Romanisation du chinois.
Toute norme est sujette à révision et les parties prenantes des
ISO 9115 : 1987, Documentation - lden tifica tion bibliographi-
accords fondés sur la présente partie de I’ISO 8459 sont invi-
que (biblid) des contributions dans les publications en série et
tées à rechercher la possibilité d’appliquer les éditions les plus
les livres.
récentes des normes indiquées ci-après. Les membres de la CEI
et de I’ISO possédent le registre des Normes internationales en
vigueur à un moment donné.
3 Définitions
Translittération des caractères
ISO 9 : 1986, Documentation -
cyrilliques slaves en caractères latins.
Pour les besoins de la présente partie de I’ISO 8459, les défini-
tions suivantes s’appliquent.
Translittération des caractè-
ISO 233 : 1984, Documentation -
res arabes en caractères latins.
31 . acquisition : Opération qui permet l’accroissement et la
mise à jour du fonds d’une bibliothèque ou d’un centre ou d’un
ISO 259 : 1984, Documentation - Translittération des caractè-
service de documentation en fonction de ses missions
res hébraïques en caractères latins.
[ISO 5127/3a)l.
ISO 639 : 1988, Code pour la représentation des noms de lan-
gues.
3.2 élément de données: Unité de base d’information iden-
tifiable et définissable. Elle est identifiée par un nom d’élément
ISO/R 843 : 1968, Système international pour /a translittéra-
de données symbolisé par une étiquette et comporte une ou
tion des caractères grecs en caractères latins.
plusieurs valeurs exprimant un fait particulier.
ISO 8459-2 : 1992 (F)
33 3.11 d’un élé-
concept d’élément de données: Élément de données étiquette: Identificateur qui remplace le nom
défini afin de permettre son utilisation dans un certain domaine ment de données ou le nom d’un groupe d’éléments de données.
d’application et ayant une ou plusieurs valeurs associées qui
expriment ensemble un fait particulier, un événement ou une
circonstance par un moyen accepté par les partenaires de 3.12 transaction : Création ou modification d’un message
l’échange. nécessaire pour demander l’acquisition d’un document.
3.4 répertoire d’éléments de données: Liste d’é!éments
de données avec, au besoin, une indication de leurs valeurs.
4 Répertoire
3.5 groupe d’éléments de données: Ensemble d’éléments
de données connexes.
Le répertoire indique le nom et la définition des éléments de
données et des groupes d’éléments de données utilisés dans les
3.6 nom d’un groupe d’éléments de données: Un ou plu-
transactions d’acquisition. Les données relatives à chaque élé-
sieurs mots dans un langage naturel servant à identifier un
ment de données ou à chaque groupe d’éléments de données
groupe d’éléments de données.
sont présentées en quatre colonnes distinctes avec les en-têtes
étiquette, nom, description, représentation. Une «étiquette))
est utilisée pour identifier un élément de données aussi bien
37 nom d’un élément de données: Un ou plusieurs mots
qu’un groupe d’éléments de données. «Nom)) veut dire ((nom
dans un langage naturel servant à identifier un élément de don-
d’un élément de données» ou «nom d’un groupe d’éléments de
nées.
données». Le nom d’un groupe d’éléments de données est
imprimé en caractères gras pour le distinguer du nom d’un élé-
3.8 valeur d’un élément de données: Fait exprimé sous
ment de données. La colonne ((description)) comprend une
forme de codes, de chiffres ou de langage naturel et correspon-
définition pour chaque élément ou groupe d’éléments; ceux-ci
dant à la description ou à la représentation d’un élément de
sont suivis d’une liste d’étiquettes correspondantes qui appar-
données.
tiennent au groupe. La colonne «représentation et remarques))
comprend des explications au sujet des conventions et des nor-
39 . message : Combinaison structurée d’éléments de don-
mes qui servent à représenter les valeurs applicables à un élé-
nées dans le cadre d’une transaction d’acquisition.
ment de données ou à un groupe d’éléments de données ainsi
que des échantillons de valeur le cas échéant. Sauf indication
contraire, la valeur de chaque élément de données est représen-
3.10 représentation : Facon d’exprimer une valeur particu-
lière d’un élément de données à l’aide d’un ou de plusieurs chif- tée par une chaîne alphanumérique de longueur variable, il n’y a
pas de liste des équivalents sous forme codée ou abrégée.
fre(s), lettre(s) ou symbole(s).
Représentation et remarques
Étiquette Nom Description
Information servant à identifier un message particu-
001 Identification du
message lier.
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
nées 002 à 005.
Communicable sous forme de texte ou de code (voir
Type de message Expression ou code identifiant la fonction d’un mes-
A.l).
sage.
Année, mois et jour de l’exécution d’une transac- Utilisé avec le type de date (751). Voir A.2 au sujet
003 Date
des types de dates qu’on peut utiliser.
tion.
Heure de l’envoi ou de la réception d’un message. Sert dans les systèmes automatisés à indiquer le
004 Heure
moment exact (heure, minute, seconde) où un mes-
sage a été communiqué. Utilisé avec la date (063).
Numéro de Code ou numéro attribué à un formulaire ou à un Numéro attribué par l’organisme responsable de la
création du type de formulaire ou de message spéci-
transaction message échangé dans l’opération d’acquisition (par
exemple commande, facture, réclamation, etc.). fique (par exemple commande, facture, réclama-
tion, etc.).
Quand un seul formulaire ou message identifie plu-
sieurs documents, chaque document doit aussi être
identifié par un numéro d’acquisition (006) ou un
numéro de document (007).
Numéro qui identifie un document parmi tous les
006 Numéro
d’acquisition formulaires ou messages associés à l’acquisition de
ce document.
ISO8459-2:1992 (FI
Étiquette Nom Description Représentation et remarques
Numéro séquentiel appartenant à un document Cet élément de données est utilisé pour des formu-
007 Numéro de
document dans le cas de formulaires ou de messages relatifs à laires ou des messages traitant de plusieurs docu-
plusieurs documents.
ments à la fois (par exemple ordres d’achat, factu-
res, etc.).
010 Indicateur de Mot ou code utilisé pour indiquer que la transaction
d’acquisition (par exemple commande, facture,
plusieurs
documents réclamation, etc.) s’applique à plus d’un document.
Codes ou numéros utilisés pour identifier la corres-
015 Référence de
correspondance pondance relative à une transaction.
050 Identification du Données identifiant chacun des participants impli-
participant qué dans une transaction d’acquisition et précisant
la fonction de chacun.
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
nées 080 à 125.
Cet élément de données est utilisé pour identifier les
080 Fonction du Mot ou code qui précise la fonction ou le rôle joué
participant par un participant dans une transaction d’acquisi- fonctions ou rôles suivants:
tion.
0 acquéreur
1 fournisseur
2 auteur de la réclamation
3 payeur
4 office de rédaction
5 centre d’échange
Pour l’identification du demandeur, voir 802.
Cet élément de données est utilisé conjointement
090 Consignes pour Mot ou code qui indique l’adresse à laquelle le(s)
document(s), la(les) facture(s), I’(les) état(s) d’avan- avec les éléments de données pour l’adresse et le
l’adresse
cement, etc. doit (doivent) être envoyé(s) si elle est nom de l’organisme ou de la personne, si cela est
différente de l’adresse d’origine du message. nécessaire.
Les valeurs suivantes sont utilisées:
0 expédier à
1 facturer à
2 écrire à
3 retourner à
4 se renseigner auprès de
Rôle joué par Mot ou code identifiant le participant à une transac- Cet élément de données est utilisé pour identifier les
fonctions ou les rôles suivants:
l’agent tion d’acquisition comme étant soit l’expéditeur soit
l’intermédiaire, soit le destinataire du message con-
0 expéditeur
cernant la transaction.
1 destinataire
2 intermédiaire
Identification de Élément de données destinés à identifier un orga-
l’organisme nisme.
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
nées 111 à 117 et 910.
111 Nom de Mot, expression ou sigle servant à identifier un orga-
l’organisme nisme ou une société commerciale.
Cet élément de données peut être utilisé conjointe-
112 Adresse Code ou expression précisant la localisation géogra-
phique ou le lieu où se trouve une personne ou un ment avec le nom de l’organisme (III) ou le nom du
demandeur (803).
organisme.
Identificateur de groupe pour les éléments de don- Pour les adresses de réseau de télécommunication,
voir 120.
nées 113 à 116 et 140.
Numéro et expression utilisés pour identifier la Ioca-
113 Rue et numéro
lisation d’un bâtiment dans une zone urbaine ou
rurale.
Expression utilisée pour identifier une localité, com-
114 Ville
prenant la banlieue ou le bureau distributeur.
115 Pays Expression utilisée pour identifier un pays.
116 Code postal Code attribué par les autorités postales d’un pays
afin d’identifier de facon univoque une adresse ou
un groupe d’adresses.
ISO 8459-2 : 1992 (F)
Représentation et remarques
Étiquette Nom Description
117 Nom abrégé Forme réduite pour le nom d’un organisme (III ).
Peut etre utilisé conjointement avec le nom de
119 Boîte postale Numéro de casier attribué par le bureau de poste.
l’organisme (III 1 ou le nom du demandeur (803).
120 Adresse de Numéro unique ou code servant à identifier un appa-
reil au sein d’un réseau de télécommunication.
réseau de télé-
communication
Identificateur de groupe pour les éléments de don
nées 121 à 127.
121 Numéro de Numéro unique attribué à une ligne téléphonique.
téléphone
Numéro unique attribué à une liaison télex.
122 Numéro de télex
Indicatif Code unique qui identifie l’expéditeur d’une commu-
nication par télex.
Numéro unique attribué à une boîte ou un service de
124 Numéro de
messagerie messagerie électronique.
électronique
Identification de Numéro ou code unique attribué à un participant
d’un réseau de communication.
l’utilisateur du
système
Numéro de Numéro unique attribué à une liaison télétex dans un
télétex système de transmission de télétex.
Numéro unique attribué pour l’envoi et la réception
127 Numéro de
télécopie de télécopies.
Identification unique pour le nom et l’adresse d’un
130 Code de
l’organisme organisme.
Valeurs possibles
Mot ou expression qui identifie la grille utilisée pour
131 Type de code de
l’organisme attribuer une valeur à un code d’organisme.
0 numéro de client
1 numéro de membre
2 ((standard address numbew (SAN)
3 autre
Mot ou expression identifiant une région à l’intérieur
140 Région
d’un pays, par exemple état, province, comté, etc.
Un document peut être une partie à l’intérieur d’une
Description du Éléments de données servant à identifier un docu-
publication hôte ou un document indépendant.
ment, comportant normalement des éléments des-
document
criptifs et des vedettes. Dans le premier cas une information sur chaque par-
tie doit être fournie. L’élément de données 303 est
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
utilisé pour différencier les descriptions pour les par-
nées 301 à 334.
ties composantes et pour les publications hôtes.
Ce concept comprend les compositeurs, les créa-
Auteur Nom de la personne ou de la collectivité responsable
teurs ou les auteurs, les éditeurs intellectuels, les
du contenu intellectuel ou artistique d’un document,
illustrateurs les traducteurs etc., d’un document.
y compris les compositeurs, les créateurs et ceux qui
sont à l’origine d’un document.
Certains usages nationaux exigent que le nom de
l’auteur soit structuré, la structuration du nom étant
un aspect pratique pour l’accès aux fichiers; toute-
fois la présente partie de I’ISO 3459 ne traite pas de
cette question.
Les différentes formes de titres, y compris le titre
Nom d’un document sous forme d’un ou de plu-
302 Titre
clé, le titre uniforme constituent cet élément de don-
sieurs mots permettant de l’identifier.
nées.
Les valeurs possibles comprennent
Niveau Mot ou code servant à caractériser la forme biblio-
graphique sous laquelle se présente un document.
bibliographique
0 monographie
1 publication en série
2 partie composante
3 collection
ISO 8459-2 : 1992 (F)
Étiquette Nom Description Représentation et remarques
304 Support physique Mot OU code qui identifie le support sur lequel le Les valeurs possibles comprennent.
document a été produit.
0 imprimé
1 microfilm
2 microfiche
3 enregistrement sonore
4 film
5 enregistrement vidéo
6 données informatisées
7 objet tridimensionnel
8 support tactile (braille, etc.)
manuscrit
10 multimédia
11 document graphique (images, affiches,
etc.)
12 document à projeter (diapositives, trans-
parents, etc.)
13 autre
305 Édition Tous les exemplaires d’un document produits à par-
tir d’une même matrice ou d’un cliché foncièrement
identique, ayant le même contenu, et, dans le cas
des non-livres, publiés par une agence ou un groupe
d’agences d’édition.
Personne ou organisme responsable de la publica- Cet élément de données peut aussi être utilisé pour
306 Éditeur
tion d’un document. le distributeur ou le producteur,. s’il y a lieu.
307 Lieu de Localité où se trouve l’éditeur ou, à défaut, I’impri-
publication meur, le distributeur ou le fabricant.
308 Date de Année, et, s’il y a lieu, mois et jour de publication
publication d’un document.
309 Désignation du Identificateur d’une unité d’une publication en série
ou d’une monographie en plusieurs volumes.
volume
Désignation du Nombre, lettre ou mot qui identifie un fascicule d’un
fascicule document publié par parties.
Le nombre de pages d’un document.
311 Pagination
Numéro Codes alphanumériques servant à identifier un
d’identification document.
du document
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
nées 313 à 319.
Numéro international normalisé du livre attribué à Voir I’ISO 2108.
313 ISBN
une monographie.
314 ISSN Numéro international normalisé des publications en Un lSSN peut également être attribué à une collec-
série attribué à un titre de périodique. tion de monographies,
Voir I’ISO 3297.
Voir I’ISO 9115.
315 Biblid Code composé de caractères alphanumériques et
spéciaux destiné à fournir une identification unique
pour des articles dans des publications en série et
pour des contributions dans des livres contenant des
œuvres séparées de différents auteurs.
Les schémas de numéros possibles comprennent
316 Type de numéro Mot ou code servant à identifier le schéma du
numéro du document.
0 numéro de brevet
1 CODEN
2 numéro de catalogue
3 numéro SISAC
4 numéro ADONIS
5 autre
Identificateur unique attribué à une notice bibliogra- Les valeurs possibles comprennent les numéros
317 Identificateur de
attribués par les bibliographies nationales et autres
phique d’un document.
notice
agences telles que
bibliographique
0 numéro de la British National Bibliography
1 numéro de catalogue de la Library of Congress
2 autre
ISO 8459-2 : 1992 (FI
Description Représentation et remarques
Étiquette Nom
I
-~~
318 Tout identificateur de document autre que I’ISBN Cet élément de données est à utiliser conjointement
Autres numéro de
avec 316 ou 317.
document (3131, I’ISSN (314) ou le biblid (315).
Voir I’ISO 3901.
319 Code international Code normalisé (ISRC) pour l’identification unique
normalisé des d’un enregistrement sonore, visuel et audio-visuel
ou d’une partie de cet enregistrement.
enregistrements
(ISRC)
321 Collection Nom donné à plusieurs publications distinctes dont
chacune possède un titre propre ainsi qu’un titre col-
lectif applicable à l’ensemble du groupe ou du sous-
groupe.
322 Type de reliure Type de couverture précisé pour le document com- Les valeurs possibles comprennent
mandé.
0 broche
1 toilé
2 bibliothèque
3 autre
Les valeurs possibles comprennent
323 Caractéristiques du document commandé fondées
1 Type de
sur les circonstances de sa publication.
document
0 thèse
1 actes de congrès
2 rapport
3 brevet
4 document de travail
5 publication off icielle
6 autre
Les valeurs possibles comprennent
Intervalles auxquels un périodique est publié.
324 Périodicité
0 quotidien
1 hebdomadaire
2 mensuel
3 bimestriel
4 trimestriel
5 annuel
6 bimensuel
7 semestriel
8 irr&ulier
9 biennal
10 autre
Numéros Supplément ou numéro accompagnant la livraison
normale d’un journal ou d’un périodique.
spéciaux
Matériel Description de tout document associé à un autre.
d’accompagne-
ment
Nombre de Nombres d’unités physiques, y compris les fiches,,
les bobines, les disques, les coffrets, les ensembles
volumes
multimédia composant un document.
Dimensions physiques du document. On indique ici les dimensions de la publication musi-
328 Dimensions du
cale (parties, partition). C’est ici aussi qu’on indique
document
la durée et les autres précisions relatives aux docu-
ments audiovisuels.
Forme du Caractéristiques techniques précisant l’utilisation du
document; par exemple la largeur d’un film ou le
document
(Caractéristiques taux de réduction d’un microfilm, version d’un logi-
ciel pour micro-ordinateur, capacité d’un disque ou
techniques)
cassette informatique, format d’une disquette,.
papier permanent.
Voir I’ISO 639.
Mot ou code qui identifie la langue dans laquelle est
334 Langue
écrit un document.
Code ou expression qui identifie le procédé utilisé Les valeurs possibles comprennent
335 Translittération 1
Transcription pour représenter les caractères d’une écriture entiè-
0 ISO9
rement alphabétique par les caractères d’un alpha-
1 ISO 233
bet de conversion, ou pour représenter les caractè-
2 ISO 259
res d’une langue, quelle que soit l’écriture, par je
3 ISO/R 843
système phonétique (lettres ou signes) de la langue
4 ISO 3602
de conversion.
5 ISO 7098
6 autres
ISO 8459-2 : 1992 (F)
Nom Description Représentation et remarques
Étiquette
340 Priorité Mot ou code indiquant le degré d’urgence s’appli- Les valeurs possibles comprennent
d’acquisition quant à la commande d’un seul document.
0 urgent
1 ordinaire
2 autre
400 Caractéristiques Éléments de données qui fournissent une informa-
de l’acquisition tion sur le contrôle des acquisitions autres que les
conditions de livraison (401), les descripteurs de
réclamation (514) et les détails de facture (415).
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
nées 007,322,445,450,460-461 r 470. 500, 570-571,
600-601, 816--817, 824-825, 826, 828, 834, 858, 880,.
885, 886 et 905.
401 Conditions de Éléments de données qui décrivent les conditions de
livraison livraison se rapportant à une livraison précise.
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
nées 402 à 409.
Le nombre de commandes représenté dans une Les valeurs possibles comprennent
402 Livraison groupée
seule livraison ou sur une seule facture.
n nombre de commandes
0 nombre de commandes indéfini
Localisation à laquelle les frais de livraison sont Les localisations possibles comprennent
404 Franco de pot-t
comptés.
(FOB)
0 client
1 vendeur
2 distributeur
3 fabricant / imprimeur
Moyen de transport du ou des document(s). Les valeurs possibles comprennent
406 Mode de
transport
0 tarif imprimé
1 envoi express affranchi
2 poste aérienne
3 paquet poste
4 moyen le plus rapide d’expédition
5 tenu à disposition
6 avion cargo
7 autre
407 Paiement des Conditions pour le paiement des frais de port. Les valeurs possibles comprennent
frais de port
0 payé d’avance par le vendeur
1 payé par le client à la livraison
2 frais de port et de facture payés par le client à
la livraison
3 frais de port et de facture imputés au client
Poids total d’une seule livraison.
408 Poids total
Nombre de Nombre total de cartons utilisés dans une seule
livraison.
cartons
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
415 Détails de
facture nées 420 à 505.
420 Prix d’un Nature du prix associé à un document.
document
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
nées 421 à 433 et 441.
Symbole de la monnaie dans laquelle le prix d’un Voir I’ISO 4217.
421 Code de monnaie
document est exprimé.
Ce code peut être utilisé pour identifier les coûts
d’un document définis par les éléments de données
422 à 443 même si de tels coûts peuvent aussi être
exprimés dans une ou plusieurs autres devises.
Prix catalogue Prix de base d’un document publié dans un catalo-
que, un tarif ou une publicité qui peut être modulé
selon des conditions commerciales, la quantité et
autres remises.
Prix groupé Le coût d’une commande de plusieurs exemplaires.
424 Prix unitaire Le prix d’un exemplaire du document commandé.
du document com
425 Prix net Le prix unitaire d’un exemplaire
mandé après remise éventuelle.
ISO 8459-2 : 1992 (FI
v---
Représentation et remarques
Description
Nom
w-s--.-.--------
Les valeurs possibles comprennent
Qualificatif de prix Qualificatif de prix qui indique les facteurs particu-
liers déterminant le prix d’un document.
0 prix proposé
1 prix soldé
2 prix pour une bibliothèque
3 prix pour un établissement d’enseignement
4 prix de souscription
5 prix d’entreprise
6 autre
Taxes et frais Frais et taxes non contenus dans les autres éléments
de données 421 à 443.
spéciaux
Le coût des services de catalogage fournis pour une
Prix unitaire du
service de unité du document commandé.
catalogage
Prix unitaire du service de catalogage (429) après
Prix net du
service de remise éventuelle.
catalogage
Frais de port Coût du transport du ou des documents. Le montant devrait être précédé du code de mon-
naie (421) si l’unité monétaire utilisée n’est pas evi-
dente.
Taxe Les taxes relatives à un document ou à tous les
documents d’une seule facture.
Valeur estimée Valeur d’un document déterminée par un expert S’applique habituellement aux dons ou aux docu-
professionnel ou paf une autorité reconnue compé- ments rares ou précieux.
tente pour émettre de tels avis.
Total de la Le montant total à payer pour tous les documents et
tous les autres frais sur une facture précise.
facture
Double de la Nombre de doubles de la facture relative à une livrai
son précise.
facture
Les valeurs possibles comprennent
Localisation de Indication de la facon dont le bordereau a été trans-
mis avec la livraison.
la facture
0 en dehors du paquet
1 dans le paquet
2 envoyé par courrier séparé
Renseignements à joindre au paiement à la demande Les valeurs possibles sont
Pièces jointes à la
facture du fournisseur pour établir le lien entre le paiement
0 pas de pièce jointe
et la facture correspondante.
1 numéro de facture au dos du chèque
2 double de facture joint
3 autre
Les valeurs possibles comprennent
Modalités de Les modalités selon lesquelles une facture donnée
doit être payée.
paiement
0 à la livraison
1 30 jours net
2 autre
Remise Le pourcentage ou la valeur selon lequel un fournis-
seur abaisse le prix d’un document.
Montant du crédit La valeur monétaire sur le compte d’un client.
Les valeurs possibles comprennent
Frais pour une Mot ou expression qui indique si un montant addi-
facture modique tionnel pour des factures modiques doit être sup-
0 frais additionnels supprimés
porté.
1 frais additionels appliqués
Référence à un budget ou à un compte utilisé pour
Identificateur de
budget payer le document commandé.
Le numéro d’un compte débité ou crédité.
Numéro de
compte
Les valeurs possibles comprennent
Action en cas de Action à prendre par le fournisseur quand le client
0 aucune action
fixe une somme monétaire maximum pour une com-
dépassement
1 annuler la partie de la commande dépassant le
mande.
montant fixé en 461
2 annuler toute la commande
ISO8459-2:1992 (FI
Représentation et remarques
Description
Étiquette Nom
Montant à ne pas Somme maximum autorisée à être utilisée pour
dépasser acquérir un document ou pour une commande totale.
Quantité ou nombre de copies d’un document.
470 Nombre
d’exemplaires
Voir A.3.
Mot ou code décrivant les conditions dans lesquelles
500 Type d’acquisition
un document a été acquis.
Les valeurs possibles comprennent
Type de facture Type de facture s’appliquant à la livraison des docu-
0 normale
ments commandés.
1 additif
2 adhésion
3 réabonnement
4 changement de prix
5 frais de service
6 offre de souscription
7 autre
Nom de groupe pour les éléments de données perti-
514 Descripteurs de
rklamation nents pour un avis de réclamation (515 à 545).
Les valeurs possibles comprennent
Mot ou code qui précise pourquoi une réclamation
Type de
réclamation est faite.
0 commande en retard
1 facture non recue
2 facture recue mais document manquant
3 document recu mais facture manquante
4 autre
Les valeurs possibles comprennent
Historique de la Nombre ordinal de la réclamation (premier, second,
etc.).
réclamation
1 première réclamation
2 deuxième réclamation
3 troisième réclamation
4 autre
Les valeurs possibles comprennent
Motif de la Identifie le motif à l’origine de la réclamation.
réclamation
0 fascicule(s) non recuk)
1 aucun fascicule recu pour cette commande
2 endommagé dans le transport
3 exemplaire défectueux
4 aucune réponse à la réclamation précédente
5 livraison incomplète
6 erreur de titre ou d’édition
7 autre
Des exemples complémentaires concernant principa-
lement les publications en série sont donnés en B. 1.
Les valeurs possibles comprennent
Réponse à une Précise la réponse du fournisseur à une réclamation.
réclamation
échange effectué
commande recue, en cours d’envoi
délai d’impression /date prévue
fascicule publié avec
changement de périodicité / nouvelle pério-
dicité
5 changement de titre/ nouveau titre
6 jamais publié
7 publication interrompueidernier fascicule
paru
8 envoyé dès la publicationkommande à
renouveler pour un montant X
9 épuisé!abonnement prolongé
10 épuisékera réimprimé ou fourni
11 épuisé!aucune action ultérieure
erreur dans la formulation de la réclamation
13 réclamation prématurée
réclamation trop tardivekommande à renou-
veler pour un montant X
15 réclamation en partie satisfaite
16 autre
Des exemples complémentaires concernant principa-
lement les publications en série sont donnés en B.2.
ISO 8459-2 : 1992 (FI
Représentation et remarques
Description
Étiquette Nom
.-----.----
550 Confirmation de Code ou expression qui confirme qu’un ajustement
de crédit a été fait sur le compte d’un client.
crédit
Les valeurs possibles comprennent
Justification de Motifs pour lesquels un crédit est accordé.
crédit
0 crédit
1 titre non commandé
2 commande annulée
3 livraison refusée
4 livraison partielle
5 perdu dans le transport
6 marchandise défectueuse
7 ajustement de l’état de crédit antérieur
8 erreur de facturation
9 crédit de taxes
10 autre
Les valeurs possibles comprennent
Produits de catalogage demandés au vendeur pour
570 Service de
un document particulier.
catalogage
0 aucun
1 traitement complet
2 traitement partiel
3 autre
Le nombre demandé doit être précisé.
Nombre de produits de catalogage (par exemple
571 Nombre d’unités
fiches, kits, etc.) demandés par le client.
de catalogage
Total de titres Le nombre total de documents bibliographiques dis-
tincts se rapportant à une transaction d’acquisition
(par exemple facture, ordre d’achat, livraison etc.).
Nombre total d’unités physiques se rapportant à une
601 Total d’unités
transaction d’acquisition (par exemple facture, ordre
d’achat, livraison etc. ).
Voir A.2.
Mot ou code qui identifie une activité ou condition
751 Qualificatif de
qui arrivera ou est arrivée à une date donnée.
date
Numéro attribué à un document selon l’ordre de son
Numéro
entrée dans une collection.
d’inven taire
Y compris le numéro d’inventaire et l’état de I’exem-
Notation attribuée à un document et indiquant sa
756 Cote
plaire utilisés comme moyen de localisation sur les
localisation physique au sein de l’organisme auquel il
rayons.
appartient.
Les valeurs possibles comprennent
Système pour l’organisation des livres et autres
Classif cation
documents dans un ordre logique selon le sujet ou la
0 classification décimale Dewey
forme.
1 classification décimale universelle
2 autre
Numéro attribué à un document selon la classifica-
758 Indice
tion.
classification
Identification de l’édition de la classification d’où est
759 Édition de la
classification extrait l’indice de classification.
Un ou plusieurs chiffres et/ou lettres ajoutés à la
Numéro de
cote d’un document et servant à distinguer les diffé-
l’exemplaire
rents exemplaires du même document.
Différents détails concernant le traitement local
800 Traitement local
d’une transaction.
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
nées 802 à 815.
Identification du Identification de la personne qui propose I’acquisi-
tion d’un document.
demandeur
Identificateur de groupe pour les éléments de don-
nées 803 à 812.
Nom de la personne qui propose l’acquisition.
803 Nom du
demandeur
Nombre ou code servant à identifier l’auteur de la
Identificateur du
demande de facon unique.
demandeur
ISO 8459-2 : 1992 (FI
Représentation et remarques
Description
Nom
Étiquette
Nom de l’organisme auquel est rattaché l’auteur de
811 Affiliation du
la demande d’acquisition.
demandeur
Fonction du Situation professionnelle ou poste de l’auteur de la
demande d’acquisition.
demandeur
Les valeurs possibles comprennent
Disponibilité du Indication précisant si un document proposé pour
document à l’acquisition est déjà disponible à l’intérieur du
0 oui
l’intérieur du réseau de bibliothèques auquel appartient I’orga-
1 non
réseau nisme recevant la demande.
2 inconnu
Catalogues Catalogues spécifiques de la collection d’un orga-
nisme qui ont été consultés pour déterminer si un
consultés
document proposé pour l’acquisition nest pas déjà
présent.
Toute source servant à identifier ou à localiser un
815 Source
document.
bibliographique
Nom de la personne proposant l’acquisition, écrit de
816 Signature du
sa propre main.
demandeur
Les valeurs possibles comprennent
indication qu’un autre document peut ou ne peut
817 Choix de substitut
pas être substitué au document demandé.
0 le document demandé lui-même
1 impression ou édition antérieure
2 impression ou édition ultérieure
3 n’importe quelle impression ou édition
4 édition dans une autre langue
5 même domaine
6 même auteur
7 positif de microforme
8 négatif de microforme
9 photocopie
10 autre
Les valeurs possibles comprennent
Indication du type de reliure qui peut être accepté. si
Reliure de
nécessaire.
substitution
0 aucune autre reliure
1 n’importe quelle reliure
2 broché
3 autre
Nom ou identificateur de la personne autorisant une
Agent
transaction.
responsable
La signature peut être sous une forme complète OU
Signature de Nom de la personne s’occupant d’une transaction;
un paragraphe.
écrit de sa propre main.
l’agent
responsable
Confirmation ou toute autre indication que l’achat a
Autorisation
été validé.
d’achat
Les valeurs possibles comprennent
Mot ou code utilisé pour indiquer si l’annulation
827 Niveau
s‘applique à l’intégralité d’une commande. réclama-
d’annulation
0 total
tion, etc.
1 partiel
Si on annule partiellement une commande, il faut
identifier les documents concernés par cette annula-
tion (voir aussi 460).
Les valeurs possibles comprennent
Demande du client que le fournisseur confirme
Demande de
l’annulation d’un ordre d’achat précis.
confirmation
0 oui
d’annulation
1 non
Cette valeur figure dans une demande d’annulation
(A.1 code 10). si le client demande une réponse
d’annulation
Motifs du client pour annuler l’ordre d’achat d’un
829 Motifs
document.
Consignes du client au fournisseur pour identifier les
Consignes
d’identification du ordres d’achat dans la correspondance ou les factu-
res par des éléments de données précis, tels que
document
numéro de document, auteur et titre.
ISO 8459-2 : 1992 (FI
Description Représentation et remarques
Étiquette Nom
p-r-
Les valeurs possibles comprennent
858 Motif(s) du renvoi Motif(s1 du client pour le renvoi d’un document.
0 titre commandé erroné
1 la commande a été annulée
2 endommagé
3 fourni en trop
4 commandé en double
5 titre envoyé erroné
6 arrivé trop tard
7 exemplaire broché commandé
8 exemplaire relié commandé
9 autre
Expression ou mot indiquant qu’une facture a été
876 Facture acceptée
approuvée par le client.
878 Facture payée Expression ou code indiquant qu’une facture a été
payée.
Les valeurs possibles comprennent
Codes d’état Liste des rapports d’état d’avancement possibles
soit pour le client soit pour le vendeur.
0 à la reliure
1 crédit enregistré
2 transmis à l’éditeur
3 en instance
4 nouvelle édition en préparation
5 inconnu
6 pas encore publié
7 date prévue
8 en commande chez l’éditeur
9 épuisé
10 épuisé temporairement
édition reliée épuisée, édition brochée
disponible
12 stock épuisé
13 vendu, recherches et prix suivront
14 déjà vendu, commande annulée
15 adresse de l’éditeur demandée
16 réimpression
17 réimpression à l’étude
18 édition brochée épuisée, édition reliée
disponible
19 autre
Les valeurs possibles comprennent
Code pour le Instructions pour qu’une commande non satisfaite
soit ou non conservée par le fournisseur en vue
maintien d’une
0 pas de maintien de la commande
d’une fourniture ultérieure.
commande
1 maintenir la commande en cas de rupture de
stock
2 maintenir la commande si ce n’est pas encore
publié
3 autre
Cet élément de données peut apparaître plus d’une
Notes/ Remarques Toute information pertinente ou développée par un
élément de données particulier. fois dans une transaction d’acquisition et peut déve-
lopper ou qualifier tout groupe de différents élé-
ments de données, aussi bien qu’apporter une infor-
mation non traitée par des éléments de données par-
ticuliers.
Logo, sigle ou autre symbole placé sur un formulaire
910 Cachet officiel de
l’organisme d’acquisition et servant à identifier un organisme de
facon officielle.
Organisme Collectivité ou organisme qui a publié le document
ou qui a participé à sa réalisation.
responsable
ISO 8459-2 : 1992 (FI
Étiquette Description Représentation et remarques
Nom
p-w--
920 Code de Code qui indique comment un élément de données Les valeurs possibles comprennent
représentation est exprimé.
0 texte
1 codé
2 illustré
Ce code sert à indiquer la forme d’enregistrement
d’un élément de données, s’il y a lieu, et lorsque la
forme n’est pas précisée dans l’étiquette ou dans le
nom de l’élément de données.
Ce renseignement codé peut aussi prendre la forme
d’une étiquette distincte ou d’un qualificatif, d’un
indicateur ou d’un code de sous-zone selon la struc-
ture d’enregistrement utilisée dans le message.
925 Code de Code qui sert à indiquer une modification de la facon Les valeurs possibles comprennent
dont un élément de données est exprimé.
modification de
0 traduit
données
1 translittéré
Responsable du Nom ou identification de la personne qui vérifie
l’information servant à identifier le document.
contrôle
.-y-- -. -. ,._-.--.---. --.-e--- -,-__,_*_.
5 Index Entrée
Référence
Les entrées de l’index englobent les noms, les mots-clés et les adresse de réseau de télécommunication .
synonymes des éléments de données, des groupes d’éléments affiche .
304 code 11
agent, rôle . 100
de données et des valeurs (c’est-à-dire des codes) des éléments
agent responsable .
de données qui se trouvent dans le répertoire ainsi que les
agent responsable, signature .
noms, les mots-clés et les synonymes des différents messages,
annuel .
324 code 5
des types de date et des types d’acquisition énumérés dans les
annulation, confirmation .
annexes A et 6. Les entrées sont classées dans l’ordre alphabé-
annulation, date .
A.2 code 16
tique. La colonne de droite intitulée «Référence» précise I’éti-
annulation, demande et réponse .
A.1 code 10
quette ou l’annexe, accompagnée éventuellement d’un code,
et A.1 code 11
correspondant à l’entrée de l’index.
annulation, motifs . 829
annulation, niveau .
Entrée Référence
annulation de commande . 460
555 code 2
abonnement . A.3 code 2
858 code 1
voir aussi réabonnement
arrivée, avis .
A.1 code 7
abonnement, confirmation d’annulation . B.2.15
arrivée trop tard. .
858 code 6
accompagnement, matériel. . 326
aucune action .
460 code 0
achat (type d’acquisition) . A.3 code 9
aucun substitut (document) . 817 code 0
achat, autorisation . 826
aucun substitut (reliure). . 818 code 0
achat, demande . A.1 code 02
aucune réponse à la réclamation précédente .
535 code 4
acquéreur . 080 code 0
auteur .
acquisition, caractéristiques (identificateur
auteur de la réclamation. .
080 code 2
de groupe) . 400
auteur identique
........................... 817 code 6
acquisition, conformation . A.1 code 04
autorisation d’achat .
acquisition, fonction . 080
autorisation de retour, date d’expiration . A.2 code 05
acquisition, nu
...
Questions, Comments and Discussion
Ask us and Technical Secretary will try to provide an answer. You can facilitate discussion about the standard in here.
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