SIST ISO 11442-4:1995

Technical product documentation -- Handling of computer-based technical information -- Part 4: Document management and retrieval systems

Gives the basic prerequisites (identification and classification criteria, retrieval) for the efficient handling of documents and activities in the different phases of design work (development phase, approval phase, distribution phase, storage phase, revision phase). Annex A describes a classification of administrative data.

Documentation technique de produits -- Gestion des informations techniques assistée par ordinateur -- Partie 4: Gestion de documents et systèmes de recherche documentaire

La présente partie de l'ISO 11442 stipule les conditions fondamentales indispensables d'une gestion efficace des documents et activités inhérentes aux différentes phases du travail de conception.

Tehnična dokumentacija izdelkov - Upravljanje tehničnih informacij na računalnikih - 4. del: Upravljanje z dokumenti in sistemi za dobivanje dokumentov iz računalnika

General Information

• Status: Withdrawn
• Publication Date: 31-May-1995
• Withdrawal Date: 30-Apr-1998
• ICS: 01.110 - Technical product documentation
• ICS: 35.240.10 - Computer-aided design (CAD)
• Technical Committee: TRS - Technical drawings, quantities, units, symbols and graphical symbols
• Current Stage: 9900 - Withdrawal (Adopted Project)
• Start Date: 01-May-1998
• Due Date: 01-May-1998
• Completion Date: 01-May-1998
• Ref Project: ISO 11442-4:1993 - Technical product documentation — Handling of computer-based technical information — Part 4: Document management and retrieval systems

Relations

• Revised: ISO 11442:2006 - Technical product documentation — Document management
• Effective Date: 12-May-2008

Standards Content (Sample)

INTERNATIONAL
IS0
STANDARD 11442-4
First edition
1993-09-01
Technical product documentation -
Handling of computer-based technical
information -
Part 4:
Document management and retrieval systems
Documentation technique de produits - Gestion des informations
techniques assistbe par ordinateur -
Partie 4: Gestion de documents et systemes de recherche documentaire
Reference number
IS0 11442-4:1993(E)

---------------------- Page: 1 ----------------------
IS0 11442=4:1993(E)
Foreword
IS0 (the International Organization for Standardization) is a worldwide
federation of national standards bodies (IS0 member bodies). The work
of preparing International Standards is normally carried out through IS0
technical committees. Each member body interested in a subject for
which a technical committee has been established has the right to be
represented on that committee. International organizations, governmental
and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. IS0
collaborates closely with the International Electrotechnical Commission
(I EC) on all matters of electrotechnical standardization.
Draft International Standards adopted by the technical committees are
circulated to the member bodies for voting. Publication as an International
Standard requires approval by at least 75 % of the member bodies casting
a vote.
International Standard IS0 11442-4 was prepared by Technical Committee
ISOnC 10, Technical drawings, product definition and related documen-
ta tion.
IS0 11442 consists of the following parts, under the general title Technical
product documentation - Handling of computer-based technical infor-
ma tion:
- Part 1: Security requirements
- Part 2: Original documentation
- Part 3: Phases in the product design process
- Part 4: Document management and retrieval systems
Annex A of this part of IS0 11442 is for information only.
.
0 IS0 1993
All rights reserved. No part of this publication may be reproduced or utilized in any form or
by any means, electronic or mechanical, including photocopying and microfilm, without per-
mission in writing from the publisher.
International Organization for Standardization
Case Postale 56 l CH-1211 Geneve 20 l Switzerland
Printed in Switzerland
ii

---------------------- Page: 2 ----------------------
INTERNATIONAL STANDARD IS0 11442=4:1993(E)
Technical product documentation - Handling of
computer-based technical information -
Part 4:
Document management and retrieval systems
administrative criteria and technical criteria. This pro-
1 Scope
vides the basis for efficient management of docu-
ments and activities in the different phases of design
This part of IS0 11442 gives the basic prerequisites
work.
for the efficient handling of documents and activities
in the different phases of design work.
- In the development phase: retrieval of filed docu-
ments within relevant areas of activity, materials,
processes, etc.
2 Normative references
- In the approval phase: retrieval according to type
The following standards contain provisions which,
of documents, product area, etc.
through reference in this text, constitute provisions
of this part of IS0 11442. At the time of publication,
- In the distribution phase: proper distribution of
the editions indicated were valid. All standards are
documents within certain subject areas.
subject to revision, and parties to agreements based
on this part of IS0 11442 are encouraged to investi-
- In the storage phase: retrieval of stored docu-
gate the possibility of applying the most recent edi-
ments produced within a specific time, concerning
tions of the standards indicated below. Members of
a specific area of activity, etc.
IEC and IS0 maintain registers of currently valid
International Standards.
- In the revision phase: possibilities for a general
revision of all documents concerned with a certain
IS0 10209-I : 1992, Technical product documentation
field of interest without the need to penetrate
- Vocabulary -
Part 1: Terms relating to technical
each individual document. The classification crite-
drawings: general and types of drawings.
ria also constitute the basis for efficient imple-
mentation of the phasing-out routines.
ISO/TR 10623: 1991, Technical product documentation
- Requirements for computer-aided design and
For further information on the different phases in de-
draughting - Vocabulary.
sign work, see IS0 11442-3.
3 Definitions
4.1 Administrative criteria, document
For the purposes of this part of IS0 11442, the defi-
management
nitions given in IS0 102094 apply. Further termin-
ology is given in ISO/TR 10623.
The technical documentation of design activities re-
quires an administrative content, providing a means
4 Identification and classification criteria
of control for all documents, paper-based or com-
puter-based. Administrative data are data needed for
Criteria for the identification and classification of
efficient administration and storage of the documents
technical documentation are divided into two groups:
and data transfer to other parties.

---------------------- Page: 3 ----------------------
IS0 11442=4:1993(E)
1) name (person approving release of revised
This administrative content may be divided into three
separate groups as described in annex A, viz. primary document),
data, status data and subscription data.
2) date,
4.1.1 Primary data
3) number (index);
Primary data constitute the compulsory identification
d) issue of revised document:
of a document. This identification consists of the
identification number of the document (drawing num-
1) date,
ber), the object name, the edition and any information
necessary for commencing a revision procedure. In
2) issue number (index).
addition, it may be necessary to identify the type and
size of document, document medium, storage place
4.1.1.4 Type of document
and language version.
Type of document is a general classification of docu-
4.1.1.1 I dentification number, for example drawing
ment contents with regard to application. It may be
number
used for retrieval purposes. Examples of types of
document are: assembly drawing, item list, wiring
In connection with the computerization of design ac-
diagram, geometric model. Here, the advantages of
tivities, the drawing number file is often included. In
reference to physical models should be considered.
order not to complicate such a computerization, a
consecutive numbering method should be used. The
4.1.1.5 Size of document
number may be alphanumeric. If the number has any
classification meaning, this system should be aban-
Information on document size is used in manual stor-
doned. This type of information should be stated
age routines as well as in machine copying routines.
separately.
4.1 .1.6 Document medium
The drawing number file shall include all documents
identified with drawing numbers, as well as those
With regard to reproduction, the medium of the
manually produced.
document to be reproduced should be stated.
4.1.1.2 Identification text, for example title or
4.1.1.7 Storage place
description
For retrieval purposes, it must be known whether the
The identification text is normally a supplement to the
documents are computer- or paper-based. Examples
identification number and is of particular importance
of storage places are: filing offices, electronic storage
for manually produced drawings. If the identification
area.
text is to be used for retrieval, a standardized system
of nomenclature shall be applied.
4.1 .1.8 Language version
4.1 .1.3 Revision data
A technical document may exist in different language
versions with the sam
...

SLOVENSKI STANDARD
SIST ISO 11442-4:1995
01-junij-1995
7HKQLþQDGRNXPHQWDFLMDL]GHONRY8SUDYOMDQMHWHKQLþQLKLQIRUPDFLMQD
UDþXQDOQLNLKGHO8SUDYOMDQMH]GRNXPHQWLLQVLVWHPL]DGRELYDQMHGRNXPHQWRY
L]UDþXQDOQLND
Technical product documentation -- Handling of computer-based technical information --
Part 4: Document management and retrieval systems
Documentation technique de produits -- Gestion des informations techniques assistée
par ordinateur -- Partie 4: Gestion de documents et systèmes de recherche
documentaire
Ta slovenski standard je istoveten z: ISO 11442-4:1993
ICS:
01.110 7HKQLþQDGRNXPHQWDFLMD]D Technical product
L]GHONH documentation
35.240.10 5DþXQDOQLãNRSRGSUWR Computer-aided design
VQRYDQMHQDþUWRYDQMH (CAD)
REOLNRYDQMH&$'
SIST ISO 11442-4:1995 en
2003-01.Slovenski inštitut za standardizacijo. Razmnoževanje celote ali delov tega standarda ni dovoljeno.

---------------------- Page: 1 ----------------------

SIST ISO 11442-4:1995

---------------------- Page: 2 ----------------------

SIST ISO 11442-4:1995
INTERNATIONAL
IS0
STANDARD 11442-4
First edition
1993-09-01
Technical product documentation -
Handling of computer-based technical
information -
Part 4:
Document management and retrieval systems
Documentation technique de produits - Gestion des informations
techniques assistbe par ordinateur -
Partie 4: Gestion de documents et systemes de recherche documentaire
Reference number
IS0 11442-4:1993(E)

---------------------- Page: 3 ----------------------

SIST ISO 11442-4:1995
IS0 11442=4:1993(E)
Foreword
IS0 (the International Organization for Standardization) is a worldwide
federation of national standards bodies (IS0 member bodies). The work
of preparing International Standards is normally carried out through IS0
technical committees. Each member body interested in a subject for
which a technical committee has been established has the right to be
represented on that committee. International organizations, governmental
and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. IS0
collaborates closely with the International Electrotechnical Commission
(I EC) on all matters of electrotechnical standardization.
Draft International Standards adopted by the technical committees are
circulated to the member bodies for voting. Publication as an International
Standard requires approval by at least 75 % of the member bodies casting
a vote.
International Standard IS0 11442-4 was prepared by Technical Committee
ISOnC 10, Technical drawings, product definition and related documen-
ta tion.
IS0 11442 consists of the following parts, under the general title Technical
product documentation - Handling of computer-based technical infor-
ma tion:
- Part 1: Security requirements
- Part 2: Original documentation
- Part 3: Phases in the product design process
- Part 4: Document management and retrieval systems
Annex A of this part of IS0 11442 is for information only.
.
0 IS0 1993
All rights reserved. No part of this publication may be reproduced or utilized in any form or
by any means, electronic or mechanical, including photocopying and microfilm, without per-
mission in writing from the publisher.
International Organization for Standardization
Case Postale 56 l CH-1211 Geneve 20 l Switzerland
Printed in Switzerland
ii

---------------------- Page: 4 ----------------------

SIST ISO 11442-4:1995
INTERNATIONAL STANDARD IS0 11442=4:1993(E)
Technical product documentation - Handling of
computer-based technical information -
Part 4:
Document management and retrieval systems
administrative criteria and technical criteria. This pro-
1 Scope
vides the basis for efficient management of docu-
ments and activities in the different phases of design
This part of IS0 11442 gives the basic prerequisites
work.
for the efficient handling of documents and activities
in the different phases of design work.
- In the development phase: retrieval of filed docu-
ments within relevant areas of activity, materials,
processes, etc.
2 Normative references
- In the approval phase: retrieval according to type
The following standards contain provisions which,
of documents, product area, etc.
through reference in this text, constitute provisions
of this part of IS0 11442. At the time of publication,
- In the distribution phase: proper distribution of
the editions indicated were valid. All standards are
documents within certain subject areas.
subject to revision, and parties to agreements based
on this part of IS0 11442 are encouraged to investi-
- In the storage phase: retrieval of stored docu-
gate the possibility of applying the most recent edi-
ments produced within a specific time, concerning
tions of the standards indicated below. Members of
a specific area of activity, etc.
IEC and IS0 maintain registers of currently valid
International Standards.
- In the revision phase: possibilities for a general
revision of all documents concerned with a certain
IS0 10209-I : 1992, Technical product documentation
field of interest without the need to penetrate
- Vocabulary -
Part 1: Terms relating to technical
each individual document. The classification crite-
drawings: general and types of drawings.
ria also constitute the basis for efficient imple-
mentation of the phasing-out routines.
ISO/TR 10623: 1991, Technical product documentation
- Requirements for computer-aided design and
For further information on the different phases in de-
draughting - Vocabulary.
sign work, see IS0 11442-3.
3 Definitions
4.1 Administrative criteria, document
For the purposes of this part of IS0 11442, the defi-
management
nitions given in IS0 102094 apply. Further termin-
ology is given in ISO/TR 10623.
The technical documentation of design activities re-
quires an administrative content, providing a means
4 Identification and classification criteria
of control for all documents, paper-based or com-
puter-based. Administrative data are data needed for
Criteria for the identification and classification of
efficient administration and storage of the documents
technical documentation are divided into two groups:
and data transfer to other parties.

---------------------- Page: 5 ----------------------

SIST ISO 11442-4:1995
IS0 11442=4:1993(E)
1) name (person approving release of revised
This administrative content may be divided into three
separate groups as described in annex A, viz. primary document),
data, status data and subscription data.
2) date,
4.1.1 Primary data
3) number (index);
Primary data constitute the compulsory identification
d) issue of revised document:
of a document. This identification consists of the
identification number of the document (drawing num-
1) date,
ber), the object name, the edition and any information
necessary for commencing a revision procedure. In
2) issue number (index).
addition, it may be necessary to identify the type and
size of document, document medium, storage place
4.1.1.4 Type of document
and language version.
Type of document is a general classification of docu-
4.1.1.1 I dentification number, for example drawing
ment contents with regard to application. It may be
number
used for retrieval purposes. Examples of types of
document are: assembly drawing, item list, wiring
In connection with the computerization of design ac-
diagram, geometric model. Here, the advantages of
tivities, the drawing number file is often included. In
reference to physical models should be considered.
order not to complicate such a computerization, a
consecutive numbering method should be used. The
4.1.1.5 Size of document
number may be alphanumeric. If the number has any
classification meaning, this system should be aban-
Information on document size is used in manual stor-
doned. This type of information should be stated
age routines as well as in machine copying routines.
separately.
4.1 .1.6 Document medium
The drawing number file shall include all documents
identified with drawing numbers, as well as those
With regard to reproduction, the medium of the
manually produced.
document to be reproduced should
...

NORME
INTERNATIONALE
11442-4
Première édition
1993-09-01
Documentation technique de produits -
Gestion des informations techniques
assistée par ordinateur -
Partie 4:
Gestion de documents et systèmes de
recherche documentaire
Technical product documentation - Handling of computer-based
technical information -
Part 4: Document management and retrieval systems
Numéro de référence
ISO 11442-4:1993(F)

---------------------- Page: 1 ----------------------
ISO 11442=4:1993(F)
Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération
mondiale d’organismes nationaux de normalisation (comités membres de
I’ISO). L’élaboration des Normes internationales est en général confiee aux
comités techniques de I’ISO. Chaque comité membre intéressé par une
étude a le droit de faire partie du comité technique créé a cet effet. Les
organisations internationales, gouvernementales et non gouvernemen-
tales, en liaison avec I’ISO participent également aux travaux. L’ISO colla-
bore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (CEI)
en ce qui concerne la normalisation électrotechnique.
Les projets de Normes internationales adoptés par les comités techniques
sont soumis aux comités membres pour vote. Leur publication comme
Normes internationales requiert l’approbation de 75 % au moins des co-
mites membres votants.
La Norme internationale ISO 11442-4 a été élaborée par le comité techni-
que ISO/TC 10, Dessins techniques, definition des produits et documen-
tation y relative.
L’ISO 11442 comprend les parties suivantes, présentées sous le titre gé-
néral Documentation technique de produits - Gestion des informations
techniques assistée par ordinateur:
- Partie 1: Exigences de securité
- Partie 2: Documentation originale
- Partie 3: Phases du processus de conception de produits
- Partie 4: Gestion de documents et systèmes de recherche docu-
men taire
sente partie de I’ISO 11442 est donnée uniq
L’annexe A de la pré uement
a titre d’info rmation.
0 60 1993
Droits de reproduction réservés. Aucune partie de cette publication ne peut être reproduite
ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique,
y compris la photocopie et les microfilms, sans l’accord écrit de l’éditeur.
Organisation internationale de normalisation
Case Postale 56 l CH-l 211 Genève 20 l Suisse
Imprimé en Suisse

---------------------- Page: 2 ----------------------
NORME INTERNATIONALE ISO 11442=4:1993(F)
Documentation technique de produits - Gestion des
informations techniques assistée par ordinateur -
Partie 4:
Gestion de documents et systèmes de recherche
documentaire
1 Domaine d’application
4 Critères d’identification et de
classification
La présente partie de NS0 11442 stipule les condi-
tions fondamentales indispensables d’une gestion ef-
ficace des documents et activités inhérentes aux
Les criteres d’identification et de classification des
différentes phases du travail de conception.
documents techniques sont subdivisés en deux grou-
pes: les critères administratifs et les critères techni-
ques. Cette subdivision constitue la condition
fondamentale pour la gestion efficace de documents
2 Références normatives
et des activites dans les différentes phases du pro-
cessus de conception.
Les normes suivantes contiennent des dispositions
qui, par suite de la référence qui en est faite, consti-
Dans la phase de développement: recherche de
tuent des dispositions valables pour la présente partie
documents fichés par types d’activités, de maté-
de I’ISO 11442. Au moment de la publication, les
riaux, de processus, etc., consideres.
éditions indiquées étaient en vigueur. Toute norme
est sujette à révision et les parties prenantes des ac-
Dans la phase d’approbation: recherche par type
cords fondés sur la présente partie de I’ISO 11442
de documents, par type de produits, etc.
sont invitées à rechercher la possibilité d’appliquer les
éditions les plus récentes des normes indiquées ci-
Dans la phase de distribution: diffusion convenable
après. Les membres de la CEI et de I’ISO possèdent
des documents dans certains secteurs, selon le
le registre des Normes internationales en vigueur à
sujet.
un moment donne.
Dans la phase memoire: recherche de documents
ISO 10209-l : 1992, Documentation technique de pro-
mémorisés, realises pendant une période donnée
duit - Vocabulaire - Partie 1: Termes relatifs aux
concernant un type d’activité donné, etc.
dessins techniques: généralités et types de dessins.
Dans la phase de révision: possibilités de revision
ISOnR 10623: 1991, Documentation technique de
générale de tous les documents traitant d’un sujet
produits - Exigences pour la conception et le dessin
donné sans avoir à compulser individuellement
assis tés par ordinateur - Vocabulaire.
chaque document. Les critères de classification
servent également de base a la mise en œuvre
efficace des programmes d’élimination progres-
3 Définitions sive.
Pour les besoins de la présente partie de I’ISO 11442, Pour de plus amples informations sur les différentes
les définitions données dans I’ISO 10209-l s’appli- phases du processus de conception, voir
quent. L’ISO/TR 10623 compléte cette terminologie. ISO 11442-3.
1

---------------------- Page: 3 ----------------------
ISO 11442=4:1993(F)
de révision pour chaque document. Des exemples de
4.1 Critères administratifs, gestion de
telles données sont
documents
a) ordre de révision:
La documentation technique des activités de concep-
tion exige un contenu administratif fournissant un
1) nom (personne responsable),
moyen de gestion de tous les documents, qu’ils
soient exécutés sur support papier ou paf informa-
2) date,
tique. Les donnees administratives sont des donnees
additionnelles necessaires à une gestion efficace des
3) numero (numéro d’enregistrement);
documents, à leur stockage et aux transferts de don-
nées à d’autres parties.
b) demande de revision du document original:
Ce contenu administratif peut être subdivise en trois
1) nom (personne executant la révision),
groupes distincts, tels que décrits dans l’annexe A, à
savoir données primaires, données d’etat et donnees
2) date;
relatives aux abonnes.
c) date de revision:
4.1.1 Données primaires
1) nom (personne autorisant la publication du do-
cument révisé),
Les données primaires constituent la partie obligatoire
d’identification d’un document. Elles comportent le
2) date,
numéro d’identification du document (numéro du
dessin), le nom de l’objet, l’edition et toute infor-
3) numéro (index);
mation necessaire pour entamer une procédure de
révision. II convient en outre de préciser le type et la
d) mise en circulation du document révisé:
taille du document, le support du document, le lieu
de stockage et la version de langage.
1) date,
2) numéro d’emission (index).
4.1 .l .l Numéro d’identification, par exemple
numero du dessin
4.1.1.4 Type de document
En rapport avec l’automatisation des activités de
conception, le fichier du numéro du dessin est sou-
Le type de document est une classification grossier-e
vent compris. Pour ne pas compliquer cette auto-
du contenu des documents en fonction des diffé-
matisation, il convient qu’une méthode de numero-
rentes activités. Il peut être utilise pour la recherche
tage en continu soit utilisée. Le numero peut être al-
documentaire. Des exemples de types de documents
phanumérique. Si le numéro possède une signification
sont: dessin d’ensemble, nomenclature, schéma de
quant à la classification, il convient que ce système
câblage, modèle géométrique. Ici, il convient de
soit abandonne. II est recommande que ce type d’in-
considerer les avantages d’une reference à des mo-
formation soit indique séparément.
dèles physiques.
4.1.1.5 Taille du document
L’information «taille du document)) est utilisee dans
des routines de stockage manuel et aussi dans des
4.1.1.2 Texte d’identification, par exemple titre ou routines de copieurs.
description
4.1.1.6 Support du document
Le texte d’identification est normalement un supplé-
ment au numéro d’identification. Il est d’une impor-
En ce qui concerne la reproduction, il convient que le
tance particulière pour les dessins produits
support du document à reproduire soit indique.
manuellement. Si le texte d’identification est à utiliser
pour la recherche, un système de denomination stan-
4.1.1.7 Lieu de stockage
dardise doit être installe.
Pour la recherche documentaire, il est necessaire de
savoir si les documents ont été exécutes directement
4.1.1.3 Données de révision
sur support papier ou par informatique. Exemples de
lieux de stockage: local d’archives, zone de stockage
Les données de revision sont celles qui, d’un point
électronique.
de vue administratif, indiquent et gérent les activites
2

---------------------- Page: 4 ------------
...

NORME
INTERNATIONALE
11442-4
Première édition
1993-09-01
Documentation technique de produits -
Gestion des informations techniques
assistée par ordinateur -
Partie 4:
Gestion de documents et systèmes de
recherche documentaire
Technical product documentation - Handling of computer-based
technical information -
Part 4: Document management and retrieval systems
Numéro de référence
ISO 11442-4:1993(F)

---------------------- Page: 1 ----------------------
ISO 11442=4:1993(F)
Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération
mondiale d’organismes nationaux de normalisation (comités membres de
I’ISO). L’élaboration des Normes internationales est en général confiee aux
comités techniques de I’ISO. Chaque comité membre intéressé par une
étude a le droit de faire partie du comité technique créé a cet effet. Les
organisations internationales, gouvernementales et non gouvernemen-
tales, en liaison avec I’ISO participent également aux travaux. L’ISO colla-
bore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (CEI)
en ce qui concerne la normalisation électrotechnique.
Les projets de Normes internationales adoptés par les comités techniques
sont soumis aux comités membres pour vote. Leur publication comme
Normes internationales requiert l’approbation de 75 % au moins des co-
mites membres votants.
La Norme internationale ISO 11442-4 a été élaborée par le comité techni-
que ISO/TC 10, Dessins techniques, definition des produits et documen-
tation y relative.
L’ISO 11442 comprend les parties suivantes, présentées sous le titre gé-
néral Documentation technique de produits - Gestion des informations
techniques assistée par ordinateur:
- Partie 1: Exigences de securité
- Partie 2: Documentation originale
- Partie 3: Phases du processus de conception de produits
- Partie 4: Gestion de documents et systèmes de recherche docu-
men taire
sente partie de I’ISO 11442 est donnée uniq
L’annexe A de la pré uement
a titre d’info rmation.
0 60 1993
Droits de reproduction réservés. Aucune partie de cette publication ne peut être reproduite
ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique,
y compris la photocopie et les microfilms, sans l’accord écrit de l’éditeur.
Organisation internationale de normalisation
Case Postale 56 l CH-l 211 Genève 20 l Suisse
Imprimé en Suisse

---------------------- Page: 2 ----------------------
NORME INTERNATIONALE ISO 11442=4:1993(F)
Documentation technique de produits - Gestion des
informations techniques assistée par ordinateur -
Partie 4:
Gestion de documents et systèmes de recherche
documentaire
1 Domaine d’application
4 Critères d’identification et de
classification
La présente partie de NS0 11442 stipule les condi-
tions fondamentales indispensables d’une gestion ef-
ficace des documents et activités inhérentes aux
Les criteres d’identification et de classification des
différentes phases du travail de conception.
documents techniques sont subdivisés en deux grou-
pes: les critères administratifs et les critères techni-
ques. Cette subdivision constitue la condition
fondamentale pour la gestion efficace de documents
2 Références normatives
et des activites dans les différentes phases du pro-
cessus de conception.
Les normes suivantes contiennent des dispositions
qui, par suite de la référence qui en est faite, consti-
Dans la phase de développement: recherche de
tuent des dispositions valables pour la présente partie
documents fichés par types d’activités, de maté-
de I’ISO 11442. Au moment de la publication, les
riaux, de processus, etc., consideres.
éditions indiquées étaient en vigueur. Toute norme
est sujette à révision et les parties prenantes des ac-
Dans la phase d’approbation: recherche par type
cords fondés sur la présente partie de I’ISO 11442
de documents, par type de produits, etc.
sont invitées à rechercher la possibilité d’appliquer les
éditions les plus récentes des normes indiquées ci-
Dans la phase de distribution: diffusion convenable
après. Les membres de la CEI et de I’ISO possèdent
des documents dans certains secteurs, selon le
le registre des Normes internationales en vigueur à
sujet.
un moment donne.
Dans la phase memoire: recherche de documents
ISO 10209-l : 1992, Documentation technique de pro-
mémorisés, realises pendant une période donnée
duit - Vocabulaire - Partie 1: Termes relatifs aux
concernant un type d’activité donné, etc.
dessins techniques: généralités et types de dessins.
Dans la phase de révision: possibilités de revision
ISOnR 10623: 1991, Documentation technique de
générale de tous les documents traitant d’un sujet
produits - Exigences pour la conception et le dessin
donné sans avoir à compulser individuellement
assis tés par ordinateur - Vocabulaire.
chaque document. Les critères de classification
servent également de base a la mise en œuvre
efficace des programmes d’élimination progres-
3 Définitions sive.
Pour les besoins de la présente partie de I’ISO 11442, Pour de plus amples informations sur les différentes
les définitions données dans I’ISO 10209-l s’appli- phases du processus de conception, voir
quent. L’ISO/TR 10623 compléte cette terminologie. ISO 11442-3.
1

---------------------- Page: 3 ----------------------
ISO 11442=4:1993(F)
de révision pour chaque document. Des exemples de
4.1 Critères administratifs, gestion de
telles données sont
documents
a) ordre de révision:
La documentation technique des activités de concep-
tion exige un contenu administratif fournissant un
1) nom (personne responsable),
moyen de gestion de tous les documents, qu’ils
soient exécutés sur support papier ou paf informa-
2) date,
tique. Les donnees administratives sont des donnees
additionnelles necessaires à une gestion efficace des
3) numero (numéro d’enregistrement);
documents, à leur stockage et aux transferts de don-
nées à d’autres parties.
b) demande de revision du document original:
Ce contenu administratif peut être subdivise en trois
1) nom (personne executant la révision),
groupes distincts, tels que décrits dans l’annexe A, à
savoir données primaires, données d’etat et donnees
2) date;
relatives aux abonnes.
c) date de revision:
4.1.1 Données primaires
1) nom (personne autorisant la publication du do-
cument révisé),
Les données primaires constituent la partie obligatoire
d’identification d’un document. Elles comportent le
2) date,
numéro d’identification du document (numéro du
dessin), le nom de l’objet, l’edition et toute infor-
3) numéro (index);
mation necessaire pour entamer une procédure de
révision. II convient en outre de préciser le type et la
d) mise en circulation du document révisé:
taille du document, le support du document, le lieu
de stockage et la version de langage.
1) date,
2) numéro d’emission (index).
4.1 .l .l Numéro d’identification, par exemple
numero du dessin
4.1.1.4 Type de document
En rapport avec l’automatisation des activités de
conception, le fichier du numéro du dessin est sou-
Le type de document est une classification grossier-e
vent compris. Pour ne pas compliquer cette auto-
du contenu des documents en fonction des diffé-
matisation, il convient qu’une méthode de numero-
rentes activités. Il peut être utilise pour la recherche
tage en continu soit utilisée. Le numero peut être al-
documentaire. Des exemples de types de documents
phanumérique. Si le numéro possède une signification
sont: dessin d’ensemble, nomenclature, schéma de
quant à la classification, il convient que ce système
câblage, modèle géométrique. Ici, il convient de
soit abandonne. II est recommande que ce type d’in-
considerer les avantages d’une reference à des mo-
formation soit indique séparément.
dèles physiques.
4.1.1.5 Taille du document
L’information «taille du document)) est utilisee dans
des routines de stockage manuel et aussi dans des
4.1.1.2 Texte d’identification, par exemple titre ou routines de copieurs.
description
4.1.1.6 Support du document
Le texte d’identification est normalement un supplé-
ment au numéro d’identification. Il est d’une impor-
En ce qui concerne la reproduction, il convient que le
tance particulière pour les dessins produits
support du document à reproduire soit indique.
manuellement. Si le texte d’identification est à utiliser
pour la recherche, un système de denomination stan-
4.1.1.7 Lieu de stockage
dardise doit être installe.
Pour la recherche documentaire, il est necessaire de
savoir si les documents ont été exécutes directement
4.1.1.3 Données de révision
sur support papier ou par informatique. Exemples de
lieux de stockage: local d’archives, zone de stockage
Les données de revision sont celles qui, d’un point
électronique.
de vue administratif, indiquent et gérent les activites
2

---------------------- Page: 4 ------------
...