ISO 30434

Human resource management — Workforce allocation

This document describes a framework of processes, practices and management activities for allocating work to workers. Its high-level principles and processes are applicable to all allocation methods and workforce types. It can be used in all types of organizations and industry sectors, and from small teams to large complex organizations. It applies to all workforce sourcing methods, whether the workforce is made up of internal employees or externally sourced workers. This document also addresses the relationship between allocation decisions and stakeholders, including operations, finance, human resource functions and, most importantly, workers. This document explains how to create an allocation framework, design an allocation process and document, communicate, measure and improve the process. It also suggests preventative actions to stop or mitigate undesirable outcomes. This document does not address: a) absence management or planning or timekeeping; b) role or skill-based workforce planning (refer to ISO 30409); c) labour standards; d) training or succession planning; e) recruitment (refer to ISO 30405 and ISO 30409); f) compensation or performance reviews; g) health and safety (refer to ISO 45001); h) work ergonomics (refer to ISO 6385); i) methods of organizing specific types of work (e.g. lean manufacturing, agile project management); j) automation of tasks using “digital workers”, such as physical robots and artificial intelligence bots. Annexes to this document describe details and foundational concepts of allocation applied in various industries as examples to support the theory.

Management des ressources humaines — Allocation de la main-d’œuvre

Le présent document décrit un cadre pour les processus, les pratiques et les activités de management pour allouer le travail aux travailleurs. Ses principes et processus de haut niveau sont applicables à toutes les méthodes d’allocation et à tous les types d’effectif. Il peut être utilisé par tout type d’organisations et de secteurs industriels, et par des petites équipes jusqu’aux grandes organisations complexes. L’origine de la main-d’œuvre n’a pas d’importance dans le cadre du présent document: il s’applique aussi bien aux employés internes qu’aux travailleurs externes. Le présent document traite de la relation entre les décisions d’allocation et les parties prenantes, comprenant les postes d’exploitation, de finances et de ressources humaines et, le plus important, les travailleurs. Le présent document explique comment créer un cadre d’allocation, comment concevoir un processus d’allocation, et comment documenter, communiquer, mesurer et améliorer le processus. Il suggère également des actions préventives pour empêcher ou limiter des résultats indésirables. Le présent document ne traite pas: a) du management des absences, ni de leur planification ou de leur comptabilisation; b) de la gestion prévisionnelle de la main-d’œuvre fondée sur les rôles ou les compétences (voir ISO 30409); c) des normes relatives au travail; d) du plan de formation ou de succession; e) du recrutement (voir ISO 30405 et ISO 30409); f) de la rémunération ou des évaluations de la performance; g) de l’hygiène et de la sécurité (voir ISO 45001); h) de l’ergonomie du travail (voir ISO 6385); i) des méthodes d’organisation de types particuliers de travail (par exemple, production au plus juste, gestion de projet agile); j) de l’automatisation de tâches au moyen de «travailleurs numériques», tels que des robots physiques et des logiciels d’intelligence artificielle. Les annexes du présent document décrivent les détails et les concepts fondateurs d’allocation appliqués à diverses industries à titre d’exemples afin d’étayer la théorie.

General Information

• Status: Not Published
• ICS: 03.100.30 - Management of human resources
• Technical Committee: ISO/TC 260 - Human resource management
• Drafting Committee: ISO/TC 260 - Human resource management
• Current Stage: 6000 - International Standard under publication
• Completion Date: 13-May-2023

Standards Content (Sample)

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Human resource management — Workforce allocation
ICS: 03.100.30
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Contents Page

Foreword ........................................................................................................................................................................................................................................iv

Introduction .................................................................................................................................................................................................................................v

1 Scope ................................................................................................................................................................................................................................. 1

2 Normative references ..................................................................................................................................................................................... 1

3 Terms and definitions .................................................................................................................................................................................... 1

4 What is Workforce Allocation ................................................................................................................................................................2

5 Understand your organization .............................................................................................................................................................2

5.1 Organization characteristics ..................................................................................................................................................... 3

5.2 Work characteristics ......................................................................................................................................................................... 3

5.3 Worker characteristics .................................................................................................................................................................... 3

5.4 Allocation characteristics ............................................................................................................................................................. 4

5.5 Allocator characteristics ............................................................................................................................................................... 4

5.6 Communication characteristics .............................................................................................................................................. 4

5.7 Stakeholders ............................................................................................................................................................................................. 5

5.8 Rules and policies ................................................................................................................................................................................. 5

5.9 O bjectives and success factors ................................................................................................................................................. 6

6 Create a framework ..........................................................................................................................................................................................6

7 Design the process ............................................................................................................................................................................................. 7

7.1 Units ................................................................................................................................................................................................................. 8

7.2 Pools ................................................................................................................................................................................................................. 8

7.3 Allocation stages ................................................................................................................................................................................... 9

7.3.1 Allocation steps ................................................................................................................................................................... 9

7.3.2 Allocation period ............................................................................................................................................................. 10

7.3.3 Allocation horizon .......................................................................................................................................................... 10

7.3.4 Information flow ............................................................................................................................................................. 11

7.4 Workforce allocator and validator ..................................................................................................................................... 11

7.4.1 Directed allocation and self-allocation ........................................................................................................ 11

7.4.2 Allocation systems .........................................................................................................................................................12

7.5 Allocation steps...................................................................................................................................................................................12

7.5.1 Step 1: Prepare .................................................................................................................................................................. 12

7.5.2 Step 2: Assign ..................................................................................................................................................................... 14

7.5.3 Step 3: Inform ..................................................................................................................................................................... 16

7.5.4 Step 4: Respond ................................................................................................................................................................ 17

8 System measurement ........................................................................................................................................... ........................................17

9 Documentation and communication ...........................................................................................................................................18

10 C ont i nu a l i mpr ovement ........................................................................................................................................... ..................................18

Annex A (informative) Characterizing work and workforce ..................................................................................................19

Annex B (informative) Corrective actions ..................................................................................................................................................22

Annex C (informative) Sample workforces ................................................................................................................................................23

Bibliography .............................................................................................................................................................................................................................35

iii
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ISO/DIS 30434:2022(E)
Foreword

ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards

bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out

through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical

committee has been established has the right to be represented on that committee. International

organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.

ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of

electrotechnical standardization.

The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are

described in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular, the different approval criteria needed for the

different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the

editorial rules of the ISO/IEC Directives, Part 2 (refer www.iso.org/directives).

Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of

patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of

any patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or

on the ISO list of patent declarations received (refer www.iso.org/patents).

Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not

constitute an endorsement.

For an explanation of the voluntary nature of standards, the meaning of ISO specific terms and

expressions related to conformity assessment, as well as information about ISO's adherence to

the World Trade Organization (WTO) principles in the Technical Barriers to Trade (TBT), refer

www.iso.org/iso/foreword.html.

This document was prepared by Technical Committee ISO/TC 260, Human Resource management.

Any feedback or questions on this document should be directed to the user’s national standards body. A

complete listing of these bodies can be found at www.iso.org/members.html.
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ISO/DIS 30434:2022(E)
Introduction

The allocation of work to workers is the one of the most fundamental management tasks and

responsibilities in an organization. It has a profound impact on people, the organization’s ability to

deliver, and financial outcomes.

The Human Resource function should have a significant role in promoting and driving balanced

outcomes. Development and monitoring of an allocation framework and allocation policies, as well as

compliance, are essential for good allocation practises to be applied by the organization.

Workforce allocation encompasses a broad range of processes, practices and management activities

that address organizational performance, people management and compliance issues. These processes

focus on a critical resource—people— and thus significantly influence the social climate and

performance of an organization. Decisions resulting from these processes directly impact people’s

well-being, relationships, motivation, performance and the organization’s overall capability, output and

collective intelligence.

Allocation occurs in many ways. Work can be directed by the organization or selected by the worker.

Decisions can be made using human judgement or automated tools. Workers can be informed when

to attend shift work, what activity to complete in project work, what job to do, and be appointed to a

position or be informed in other ways.

This standard recommends good practices common to all types of allocation. It recommends an

allocation framework, processes and steps and explains how to prepare, assign and inform allocation

decisions.

Allocation processes follow workforce planning processes that segment the workforce, calculate gaps,

and plan recruiting, training and transfers (refer to Human Resource management –Workforce Planning

ISO 30409). Allocation processes generally cease at a level before workers self-manage their work,

possibly including decisions on individual tasks. Workforce allocation is a subset of broader workforce

management processes and interfaces with absence management and timekeeping processes.

Figure 1 — Workforce Management and Allocation Processes

The principles of effective workforce allocation are central to good management practices in all

organizations. It ensures the organization’s work requirements are identified and this work is allocated

adequately to workers by:

1) complying with state and organizational regulations, policies, rules and agreements

2) ensuring zero harm to workers, whether physical, mental or to their well-being

3) allocating work with equity and respect
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ISO/DIS 30434:2022(E)
4) considering options for flexibility in work times and work formats
5) enabling transparent and fair allocation decisions

6) communicating decisions clearly and in a timely manner while confirming acknowledgement

Users of this standard include:

a) workforce professionals, including resource managers, workforce managers, workforce schedulers,

roster coordinators, allocation coordinators, staffing coordinators, workforce coordinators and

workforce analysts
b) human resource managers
c) frontline and executive managers
d) workforce policy makers
e) project managers and consultants involved in workforce systems and processes
f) vendors of workforce technology
g) trade union/employee representatives and employer groups
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DRAFT INTERNATIONAL STANDARD ISO/DIS 30434:2022(E)
Human resource management — Workforce allocation
1 Scope

This standard describes a framework of processes, practices, and management activities for allocating

work to workers. Its high-level principles and processes are applicable to all allocation methods and

workforce types. It can be used in all types of organizations and industry sectors, and from small

teams to large complex organizations. It is indifferent to the workforce sourcing method, whether the

workforce is made up of internal employees or externally sourced workers.

This standard also addresses the relationship between allocation decisions and stakeholders, including

operations, finance, human resource functions and, most importantly, the worker.

This document explains how to create an allocation framework, design an allocation process, document,

communicate, measure and improve the process. It also suggests corrective actions to stop or mitigate

undesirable outcomes.
This standard does not address:
1) Absence management/planning or timekeeping
2) Role or skill-based workforce planning (refer to ISO 30409)
3) Labour standards
4) Training or succession planning
5) Recruitment (refer to ISO 30405 and ISO 30419)
6) Compensation or performance reviews
7) Health and safety
8) Work ergonomics (refer to ISO 6385)

9) Methods of organizing specific types of work (e.g. lean manufacturing, agile project management)

10) Automation of tasks using ‘digital workers’ such as physical robots and artificial intelligence bots

Annexes to this document describe details and foundational concepts of allocation applied in various

industries as examples to support the theory.
2 Normative references

The following documents are referred to in the text in such a way that some or all of their content

constitutes requirements of this document. For dated references, only the edition cited applies. For

undated references, the latest edition of the referenced document (including any amendments) applies.

ISO 30400, Human resource management — Vocabulary
3 Terms and definitions

For the purposes of this document, the terms and definitions given in ISO 30400:2016 (E) Human

Resource management Vocabulary, ISO 30409 Human Resource management –Workforce Planning,

and the following apply.
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ISO/DIS 30434:2022(E)
3.1
workforce allocation

process of preparing, assigning, and informing allocation decisions, collecting the worker response,

and adjusting allocation
3.2
allocation decision
determination as to which worker(s) will be assigned to what work
3.3
allocation horizon

period prior to the commencement of work where an allocation decision is made and/or workers and

other stakeholders should be informed of an allocation decision
3.4
allocation stage

series of preparation, assignment, inform and respond steps that are taken once or repeatedly around

allocation decision(s) related to a specific allocation horizon
4 What is Workforce Allocation

For the purpose of this standard, allocation is the process of preparing, assigning, informing allocation

decisions, collecting the worker response, and adjusting allocation.
The act of assignment has four aspects:
A) matching workers and work
B) validating target outcomes can be achieved
C) taking corrective action if needed, and/or
D) accepting compromise

Organizations should define target allocation outcomes so that assignment decisions can be validated.

Validation can involve checking that work will be delivered, workers will be utilized, and workload is

reasonable, within target outcomes.

When target outcomes are forecast to not be achieved with the current assignment, then further

alternative action or compromise is needed. Alternatively, compromise might be in the form of

acceptance of under-delivery, low utilization or higher workloads.

Key to workforce allocation processes is the quantification of effort forecasts for each period. There are

four forms of effort:
1) demand, the quantity of work that will need to be performed
2) allocated work, the work allocated to workers for a specific period
3) capacity, the total quantity of workers’ availability

4) worker availability, the time and duration an individual worker can undertake work

5 Understand your organization

Before defining an allocation framework and processes, a clear understanding of the organization,

workers, work, stakeholders, rules and policies should be established and documented.

Organizations can have workforces within workforces, each requiring potentially unique allocation

processes. An organization can have multiple workforce allocation processes. In general, each might be

based on a unique combination of work and worker characteristics (e.g. skills, competencies, education,

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ISO/DIS 30434:2022(E)

certifications and accreditations, and experience), management’s expectations and individual

requirements. Key characteristics (and their attributes) should be identified and documented to a level

that enables effective workforce allocation.

NOTE Segmentation, roles, capacity and productivity are inputs into the workforce allocation process.

For workforce segmentation in the context of workforce planning, refer to ‘’Human Resource management -

Workforce Planning. ISO 30409’.
5.1 Organization characteristics

Characteristics of the organization, relevant to allocation, should be identified in a way that considers:

1) the organization’s values, vision, mission and strategy

2) the organization’s design and structure, including its governance and decision and delegation

hierarchies (e.g. subsidiaries, regions/locations, markets, customers, products, service lines,

disciplines, projects)
5.2 Work characteristics
Characteristics of work should be identified in a way that considers:

1) how work is defined and the granularity at which it is defined and allocated, e.g. project phase,

task, shift, where, when, including if the work is done remotely (from home or off-site), and which

roles (and skills) are needed for the work

2) how demand is quantified, if at all, e.g. headcount, hours per task, Full Time Equivalent (FTE), story

points, etc.

The way work, roles and demand are described depends on the nature of the work. Refer to Table 1 for

examples.
Table 1 — Examples of work characteristics
Sector/Function Work Roles Demand

Manufacturing ship, store, pack, assemble, line worker, driver, e.g. headcount per shift

component, line, task checker, machine operator,
packer

Project delivery portfolio, program, front-end developer, senior e.g. hours per task

projects, team, phase, bridge designer, stake-
element, task holder manager, trainer

Corporate support Position, location talent acquisition officer, e.g. no. of positions, FTE

Eastern region compliance
officer, chief financial
officer, receptionist
5.3 Worker characteristics

Characteristics of workers, relevant to allocation, should be identified in a way that considers:

1) worker availability or unavailability

2) worker attributes, e.g. their roles, skills, competencies, education (certifications/accreditations),

location, preferences and/or limitations (physical, sensory, cognitive)
3) source of the worker, e.g. employee, contractor, secondment
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ISO/DIS 30434:2022(E)
5.4 Allocation characteristics
Characteristics of allocation, should be identified in a way that considers:

1) Method of allocation, e.g. human judgement, technology assisted, automated technology

2) Allocation granularity, e.g. whether work is at a project level, phase level, shift, or task level

3) Outcome dependence, i.e. whether workers are to be allocated work with or without considering

outcomes, e.g. ability to deliver, utilization/productivity or workloads*

4) Driving constraints, i.e. whether work or workforce capacity is ultimately fixed at the time of

allocation:

a) workforce-constrained, i.e. capacity drives work that can be delivered, e.g. typical agile

projects, permanent employees in professional services

b) work-constrained, i.e. work drives required capacity, e.g. waterfall projects, train drivers,

casual employment in retail and manufacturing, fast food retail

c) both work and workforce constrained, e.g. hospital units with fixed capacity and critical

patients, projects with fixed team sizes and delivery dates

5) Implications and complexity, e.g. whether allocation can impact potentially more important

work lined up, to what degree individual allocation decisions are interrelated (e.g. inter-project

dependencies)

6) Allocation strategy, i.e. the approach to matching work to workers, based on the complexity of the

allocation scenario, e.g. priority-based iteration over the work and matching of workers, iteration

over workers and matching of work, simultaneous matching based on algorithms, etc.

This is not an exhaustive list and can vary depending on the nature of business, regulatory framework,

customers and products etc.

*Note: Workload should always be considered and confined within reasonable limits in accordance

with any statutory / legal requirements.
5.5 Allocator characteristics

Characteristics of the people responsible and/or the systems used for assigning workers to work should

be identified. Allocators could include line managers, functional managers in a matrix organization,

workforce planners/allocators, or the workers themselves. Allocator attributes could include their

location, skills, competencies, education (certifications / accreditations), role, or more.

EXAMPLE Industrial Engineers in manufacturing, Nurse Managers in Healthcare, Program managers in

project-based environments, etc.
5.6 Communication characteristics

Characteristics of communication relevant to allocation should be identified in a way that includes:

1) what is communicated, e.g. how workers are informed

2) the channels and media used for communication, e.g. digital, emails, notice boards, etc.

3) how privacy is protected and security ensured

4) communication visibility, equity, efficiency and the culture of the organization

5) frequency of communication, channels and media used
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ISO/DIS 30434:2022(E)
5.7 Stakeholders

Stakeholders that influence, or are impacted by, workforce allocation decisions should be identified.

Stakeholders in workforce allocation include, but are not limited to, operations, finance, HR, workers,

employee representatives, regulatory / government bodies, and customers.

NOTE Stakeholders provide information input into, or receive information output from, the workforce

allocation process (e.g. budgets from finance, shift rosters, availability plans, etc.). This is vital for the workforce

allocation process and can include information regarding timely delivery (operations), assignment / allocation of

work (people), adherence to budgets (finance), etc.
5.8 Rules and policies

Rules and policies that impact the workforce allocation process should be identified in a way that all

stakeholders understand the implications for their role and responsibilities in the allocation process.

Including:
1) statutory, regulatory and contractual rules that must be complied with
2) contractual agreements with:
a) employees, e.g. employment contracts
b) employee representations, e.g. collective labour agreements
c) contractors, e.g. labour lease agreements
d) customers, e.g. service level agreements
3) organization policies such as:

a) safety, e.g. minimum presence of first aiders and/or fire marshals per work area

b) gender balance in certain areas / for specific work
c) affirmative action plans
d) special work requirements in areas prone to natural catastrophes or disasters
e) anti-discrimination
f) privacy
g) data security
4) workers requirements and expectations, such as:
a) the right to accept or reject work
b) travel for work
c) overtime/fatigue limitations
5) worker autonomy and self-allocation policies
6) Flexibility for workers
These might include:
a) measures to avoid work-family conflicts or improve work-life balance

b) options to organize working time flexibly, e.g. “flextime” or temporal/perpetual part-time

work
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ISO/DIS 30434:2022(E)

c) team self-organization, e.g. workers who assign shifts among themselves, an agile project team

that “pulls” tasks from a backlog
7) Flexibility for the organization

Organizations should identify elements of flexibility to address demand fluctuations and

uncertainty of work information, e.g.:

a) time banking to deploy staff flexibly and address seasonal demand fluctuations

b) stand-by and relief staff to address unforeseeable demand patterns or as a relief for

unforeseeable absenteeism
c) workforce mobility, e.g. within certain geographical boundaries

Certain elements of flexibility may benefit the organization and workers, e.g. when time banks can

be availed both by workers (e.g. days-in-lieu) and the organization (e.g. for unforeseen extra work).

While flexibility is beneficial for both t
...

PROJET DE NORME INTERNATIONALE
ISO/DIS 30434
ISO/TC 260 Secrétariat: ANSI
Début de vote: Vote clos le:
2022-06-27 2022-09-19
Management des ressources humaines — Allocation des
effectifs
Human resource management — Workforce allocation
ICS: 03.100.30
CE DOCUMENT EST UN PROJET DIFFUSÉ POUR
OBSERVATIONS ET APPROBATION. IL EST DONC
SUSCEPTIBLE DE MODIFICATION ET NE PEUT
ÊTRE CITÉ COMME NORME INTERNATIONALE
AVANT SA PUBLICATION EN TANT QUE TELLE.

Le présent document est distribué tel qu’il est parvenu du secrétariat du comité.

OUTRE LE FAIT D’ÊTRE EXAMINÉS POUR
ÉTABLIR S’ILS SONT ACCEPTABLES À DES
FINS INDUSTRIELLES, TECHNOLOGIQUES ET
COMMERCIALES, AINSI QUE DU POINT DE VUE
DES UTILISATEURS, LES PROJETS DE NORMES
INTERNATIONALES DOIVENT PARFOIS ÊTRE
CONSIDÉRÉS DU POINT DE VUE DE LEUR
POSSIBILITÉ DE DEVENIR DES NORMES
POUVANT SERVIR DE RÉFÉRENCE DANS LA
RÉGLEMENTATION NATIONALE.
Numéro de référence
LES DESTINATAIRES DU PRÉSENT PROJET ISO/DIS 30434:2022(F)
SONT INVITÉS À PRÉSENTER, AVEC LEURS
OBSERVATIONS, NOTIFICATION DES DROITS
DE PROPRIÉTÉ DONT ILS AURAIENT
ÉVENTUELLEMENT CONNAISSANCE ET À
© ISO 2022
FOURNIR UNE DOCUMENTATION EXPLICATIVE.
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ISO/DIS 30434:2022(F)
ISO/TC 260
Date : 2022-09-19
ISO/DIS 30434:2022(F)
ISO/TC 260
Secrétariat : ANSI
Management des ressources humaines — Allocation des effectifs
Human resource management — Workforce allocation
Avertissement

Ce document n’est pas une Norme internationale de l’ISO. Il est distribué pour examen et observations.

Il est susceptible de modification sans préavis et ne peut être cité comme Norme internationale.

Les destinataires du présent projet sont invités à présenter, avec leurs observations, notification des

droits de propriété dont ils auraient éventuellement connaissance et à fournir une documentation

explicative.
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Tous droits réservés. Sauf prescription différente ou nécessité dans le contexte de sa mise en œuvre, aucune partie de cette

publication ne peut être reproduite ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique,

y compris la photocopie, ou la diffusion sur l’internet ou sur un intranet, sans autorisation écrite préalable. Une autorisation peut

être demandée à l’ISO à l’adresse ci-après ou au comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.

ISO copyright office
Case postale 401 • Ch. de Blandonnet 8
CH-1214 Vernier, Genève
Type du document : Norme internationale
Tél.: [phone]
Sous-type du document :
E-mail: [e-mail]
Web: www.iso.org Stade du document : (40) Enquête
Langue du document : F
Publié en Suisse
© ISO 2022 – Tous droits réservés
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ISO/DIS 30434:2022(F)
Sommaire Page

Avant-propos ................................................................................................................................................................. iv

Introduction ..................................................................................................................................................................... v

1 Domaine d’application ...................................................................................................................................1

2 Références normatives ..................................................................................................................................2

3 Termes et définitions .....................................................................................................................................2

4 Qu’est-ce que l’allocation des effectifs .....................................................................................................2

5 Comprendre votre organisation .................................................................................................................3

5.1 Caractéristiques de l’organisation ............................................................................................................3

5.2 Caractéristiques du travail ...........................................................................................................................3

5.3 Caractéristiques des travailleurs ...............................................................................................................4

5.4 Caractéristiques d’allocation .......................................................................................................................4

5.5 Caractéristiques des chargés d’allocation ..............................................................................................5

5.6 Caractéristiques de communication .........................................................................................................5

5.7 Parties prenantes ............................................................................................................................................6

5.8 Règles et politiques .........................................................................................................................................6

5.9 Objectifs et facteurs d’efficacité .................................................................................................................7

6 Créer un cadre ..................................................................................................................................................8

7 Concevoir le processus ..................................................................................................................................9

7.1 Unités ................................................................................................................................................................ 10

7.2 Viviers ............................................................................................................................................................... 10

7.3 Phases d’allocation ....................................................................................................................................... 11

7.3.1 Étapes d’allocation ....................................................................................................................................... 11

7.3.2 Période d’allocation ..................................................................................................................................... 12

7.3.3 Horizon d’allocation .................................................................................................................................... 13

7.3.4 Flux d’information ........................................................................................................................................ 13

7.4 Chargé d’allocation des effectifs et valideur d’allocation .............................................................. 14

7.4.1 Allocation imposée et allocation autonome ........................................................................................ 14

7.4.2 Systèmes d’allocation .................................................................................................................................. 15

7.5 Étapes d’allocation ....................................................................................................................................... 15

7.5.1 Étape 1 : préparer ......................................................................................................................................... 15

7.5.2 Étape 2 : assigner .......................................................................................................................................... 17

7.5.3 Étape 3 : informer ......................................................................................................................................... 20

7.5.4 Étape 4 : répondre ........................................................................................................................................ 21

8 Mesurage du système .................................................................................................................................. 21

9 Documentation et communication ......................................................................................................... 22

10 Amélioration continue ................................................................................................................................ 22

Annexe A (informative) Caractérisation du travail et des effectifs ........................................................... 23

Annexe B (informative) Actions correctives ...................................................................................................... 26

Annexe C (informative) Exemple d’effectifs ....................................................................................................... 27

Bibliographie ................................................................................................................................................................ 42

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iii
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ISO/DIS 30434:2022(F)
Avant-propos

L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d’organismes

nationaux de normalisation (comités membres de l’ISO). L’élaboration des Normes internationales est

en général confiée aux comités techniques de l’ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude a le

droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales,

gouvernementales et non gouvernementales, en liaison avec l’ISO participent également aux travaux.

L’ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui

concerne la normalisation électrotechnique.

Les procédures utilisées pour élaborer le présent document et celles destinées à sa mise à jour sont

décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient, en particulier de prendre note des différents

critères d’approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document a été

rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2

(voir www.iso.org/directives).

L’attention est attirée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l’objet de

droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L’ISO ne saurait être tenue pour responsable

de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant les

références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de

l’élaboration du document sont indiqués dans l’Introduction et/ou dans la liste des déclarations de

brevets reçues par l’ISO (voir www.iso.org/brevets).

Les appellations commerciales éventuellement mentionnées dans le présent document sont données

pour information, par souci de commodité, à l’intention des utilisateurs et ne sauraient constituer un

engagement.

Pour une explication de la nature volontaire des normes, la signification des termes et expressions

spécifiques de l’ISO liés à l’évaluation de la conformité, ou pour toute information au sujet de l’adhésion

de l’ISO aux principes de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) concernant les obstacles

techniques au commerce (OTC), voir le lien suivant : www.iso.org/iso/fr/avant-propos.

Le présent document a été élaboré par le comité technique ISO/TC 260, Management des ressources

humaines.

Il convient que l’utilisateur adresse tout retour d’information ou toute question concernant le présent

document à l’organisme national de normalisation de son pays. Une liste exhaustive desdits organismes

se trouve à l’adresse www.iso.org/fr/members.html.
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ISO/DIS 30434:2022(F)
Introduction

L’allocation de travail aux travailleurs est l’une des tâches et responsabilités de management les plus

fondamentales au sein d’une organisation. Elle a de profondes répercussions sur le personnel,

sur l’aptitude de l’organisation à répondre aux objectifs et sur les résultats financiers.

Il convient que le service des ressources humaines ait un rôle important en matière de promotion et

d’obtention de résultats équilibrés. L’élaboration et la surveillance d’un cadre et de politiques

d’allocation, ainsi que leur respect, sont essentiels à l’application de bonnes pratiques d’allocation par

l’organisation.

L’allocation des effectifs englobe un large éventail de processus, pratiques et activités de management

qui couvrent les questions de performance organisationnelle, de management du personnel et de

conformité. Ces processus sont centrés sur une ressource capitale, le personnel, et influencent donc

fortement le climat social et la performance de l’organisation. Les décisions découlant de ces processus

ont un impact direct sur le bien-être, les relations, la motivation et la performance du personnel, ainsi

que sur la capacité globale, le résultat et l’intelligence collective de l’organisation.

L’allocation se fait de différentes façons. Le travail peut être confié par l’organisation ou être choisi par

le travailleur. Les décisions peuvent être prises via une appréciation humaine ou au moyen d’outils

automatisés. Les travailleurs peuvent être informés de leurs jours et horaires de travail posté, de

l’activité à mener dans le cadre du travail de projet, de la mission à remplir et être nommés à un poste

ou être informés sur d’autres aspects.

La présente norme recommande des bonnes pratiques communes à tous les types d’allocation.

Elle recommande un cadre, des processus et des étapes d’allocation et explique comment préparer,

assigner et communiquer des décisions d’allocation.

Les processus d’allocation suivent des processus de gestion prévisionnelle des effectifs qui segmentent

les effectifs, calculent les écarts et planifient le recrutement, la formation et les transferts

(voir ISO 30409, Management des ressources humaines — Gestion prévisionnelle de la main d’œuvre).

Les processus d’allocation s’arrêtent généralement avant le stade de gestion autonome des travailleurs

de leur travail, incluant éventuellement des décisions concernant des tâches individuelles. L’allocation

des effectifs est un sous-ensemble de processus et d’interfaces plus vastes de management des effectifs

avec des processus de comptabilisation et de management des absences.
Figure 1 — Processus d’allocation et de management des effectifs
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ISO/DIS 30434:2022(F)

Les principes d’une allocation efficace des effectifs sont au cœur des bonnes pratiques de management

dans toutes les organisations. L’allocation des effectifs garantit que les exigences de travail de

l’organisation sont identifiées et que le travail en question est correctement alloué aux travailleurs en :

1) respectant les règlements, politiques, règles et accords organisationnels et nationaux ;

2) garantissant l’absence de risque pour les travailleurs sur le plan de leur santé physique et mentale

ou de leur bien-être ;
3) allouant le travail avec équité et respect ;

4) examinant les options en ce qui concerne la flexibilité des horaires de travail et des formats de

travail ;
5) permettant des décisions d’allocation transparentes et équitables ;

6) communiquant les décisions clairement et en temps opportun en confirmant leur bonne prise en

compte.
Les utilisateurs de la présente norme sont notamment :

a) les professionnels de la gestion des effectifs, notamment les managers de ressources, les managers

des effectifs, les responsables de planification des effectifs, les coordinateurs de tableau de service,

les coordinateurs d’allocation, les coordinateurs de dotation en personnel, les coordinateurs

d’effectifs et les analystes d’effectifs ;
b) les managers des ressources humaines ;
c) les chefs d’équipe et les cadres de direction ;
d) les personnes chargées d’élaborer des politiques en matière d’effectif ;

e) les chefs de projet et les consultants impliqués dans les systèmes et processus de gestion des

effectifs ;
f) les vendeurs de technologie de gestion des effectifs ;

g) les représentants d’organisation syndicale/des employés et les organisations patronales.

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PROJET DE NORME INTERNATIONALE ISO/DIS 30434:2022(F)
Management des ressources humaines — Allocation
des effectifs
1 Domaine d’application

La présente norme décrit un cadre pour les processus, les pratiques et les activités de management

pour allouer le travail aux travailleurs. Ses principes et processus de haut niveau sont applicables à

toutes les méthodes d’allocation et à tous les types d’effectif. Elle peut être utilisée par tout type

d’organisations et de secteurs industriels, et par des petites équipes jusqu’aux grandes organisations

complexes. L’origine des effectifs n’a pas d’importance dans le cadre de la présente norme :

elle s’applique aussi bien aux employés internes qu’aux travailleurs externes.

La présente norme traite de la relation entre les décisions d’allocation et les parties prenantes,

comprenant les postes d’exploitation, de finances et de ressources humaines et, le plus important,

le travailleur.

Le présent document explique comment créer un cadre d’allocation, comment concevoir un processus

d’allocation, et comment documenter, communiquer, mesurer et améliorer le processus. Il suggère

également des actions correctives pour empêcher ou limiter des résultats indésirables.

La présente norme ne traite pas :
1) du management/de la planification ou de la comptabilisation des absences ;

2) de la gestion prévisionnelle des effectifs fondée sur les rôles ou les compétences (voir ISO 30409) ;

3) des normes relatives au travail ;
4) du plan de formation ou de succession ;
5) du recrutement (voir ISO 30405 et ISO 30419) ;
6) de la rémunération ou des évaluations de la performance ;
7) de l’hygiène et de la sécurité ;
8) de l’ergonomie du travail (voir ISO 6385) ;

9) des méthodes d’organisation de types particuliers de travail (par exemple, production au plus juste,

gestion Agile de projet) ;

10) de l’automatisation de tâches au moyen de « travailleurs numériques » tels que des robots

physiques et des logiciels d’intelligence artificielle.

Les Annexes du présent document décrivent les détails et les concepts fondateurs d’allocation appliqués

à diverses industries à titre d’exemples afin d’étayer la théorie.
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ISO/DIS 30434:2022(F)
2 Références normatives

Les documents suivants sont cités dans le texte de sorte qu’ils constituent, pour tout ou partie de leur

contenu, des exigences du présent document. Pour les références datées, seule l’édition citée s’applique.

Pour les références non datées, la dernière édition du document de référence s’applique (y compris les

éventuels amendements).
ISO 30400, Management des ressources humaines — Vocabulaire.
3 Termes et définitions

Pour les besoins du présent document, les termes et définitions de l’ISO 30400:2016, Management des

ressources humaines — Vocabulaire et dans l’ISO 30409, Management des ressources humaines —

Gestion prévisionnelle de la main d’œuvre ainsi que les suivants, s’appliquent.
3.1
allocation des effectifs

processus consistant à préparer, assigner et communiquer des décisions d’allocation, à recueillir la

réponse des travailleurs et à ajuster l’allocation
3.2
décision d’allocation
détermination du ou des travailleurs qui seront affectés à un travail donné
3.3
horizon d’allocation

période précédant le début d’un travail pendant laquelle une décision d’allocation est prise et/ou

pendant laquelle il convient de communiquer une décision d’allocation aux travailleurs et aux autres

parties prenantes
3.4
phase d’allocation

série d’étapes de préparation, d’assignation, de communication et de réponse qui sont menées une

seule fois ou de manière répétée en amont et en aval d’une ou de plusieurs décisions d’allocation

associées à un horizon d’allocation donné
4 Qu’est-ce que l’allocation des effectifs

Dans le cadre de la présente norme, l’allocation est le processus consistant à préparer, assigner et

communiquer des décisions d’allocation, à recueillir la réponse des travailleurs et à ajuster l’allocation.

L’acte d’assignation comporte quatre aspects :
A) mis en correspondance des travailleurs et du travail ;
B) validation du fait que les résultats visés peuvent être atteints ;
C) mise en place d’actions correctives, si nécessaire ; et/ou
D) acceptation de compromis.

Il convient que les organisations définissent les résultats d’allocation visés de sorte que les décisions

d’assignation puissent être validées. La validation peut impliquer de vérifier que le travail sera effectué,

que les travailleurs seront utilisés et que la charge de travail est raisonnable, conformément aux

résultats visés.
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ISO/DIS 30434:2022(F)

Lorsqu’il est anticipé que les résultats visés ne seront pas atteints avec l’assignation appliquée, une

autre action ou un compromis est alors nécessaire. À titre d’alternative, un compromis pourrait prendre

la forme d’une acceptation d’une sous-production, d’une utilisation moindre ou de charges de travail

plus importantes.

La clé des processus d’allocation des effectifs est la quantification des prévisions d’effort pour chaque

période. Il existe quatre formes d’effort :

1) la demande, c’est-à-dire la quantité de travail qu’il sera nécessaire de réaliser ;

2) le travail alloué, c’est-à-dire le travail alloué aux travailleurs pour une période donnée ;

3) la capacité, c’est-à-dire la quantité totale de disponibilité des travailleurs ;

4) la disponibilité des travailleurs, c’est-à-dire le moment et le laps de temps pendant lesquels un

travailleur peut entreprendre un travail.
5 Comprendre votre organisation

Avant de définir un cadre et des processus d’allocation, il convient d’avoir une parfaite connaissance de

l’organisation, des travailleurs, du travail, des parties prenantes, des règles et des politiques et de les

documenter.

Les organisations peuvent avoir des effectifs au sein des effectifs, chacun exigeant éventuellement des

processus d’allocation dédiés. Une organisation peut avoir de multiples processus d’allocation des

effectifs. En général, chaque processus pourrait être fondé sur une combinaison unique de

caractéristiques de travail et de travailleur (par exemple, savoir-faire, compétences, formation,

certifications et accréditations, et expérience), d’attentes de management et d’exigences personnelles.

Il convient d’identifier et de documenter les caractéristiques clés (et leurs attributs) à un niveau qui

permet une allocation efficace des effectifs.

NOTE La segmentation, les rôles, la capacité et la productivité sont des éléments d’entrée du processus

d’allocation des effectifs. Pour la segmentation des effectifs dans le contexte de la gestion prévisionnelle des

effectifs, voir ISO 30409, Management des ressources humaines — Gestion prévisionnelle de la main d’œuvre.

5.1 Caractéristiques de l’organisation

Il convient d’identifier les caractéristiques de l’organisation pertinentes pour l’allocation de manière à

prendre en compte :
1) les valeurs, la vision, la mission et la stratégie de l’organisation ;

2) la conception et la structure de l’organisation, y compris sa gouvernance et ses hiérarchies de

décision et de délégation (par exemple, filiales, régions/localisations, marchés, clients, produits,

gammes de services, disciplines, projets).
5.2 Caractéristiques du travail

Il convient d’identifier les caractéristiques du travail de manière à prendre en compte :

1) la façon dont le travail est défini et la granularité à laquelle il est défini et alloué, par exemple phase

de projet, tâche, période, lieu, moment, notamment si le travail est réalisé à distance (à la maison ou

hors site) et les rôles (et compétences) nécessaires pour le travail ;

2) la façon dont la demande est quantifiée, le cas échéant, par exemple en effectif, en heures par tâche,

en équivalents temps plein (ETP), en points de récit, etc.
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ISO/DIS 30434:2022(F)

La façon dont le travail, les rôles et la demande sont décrits dépend de la nature du travail.

Voir Tableau 1 pour des exemples.
Tableau 1 — Exemples de caractéristiques du travail
Secteur/Poste Travail Rôles Demande
Fabrication expédier, stocker, travailleur de ligne de par exemple effectif par
conditionner, assembler, production, pilote, période
composant, ligne, tâche contrôleur, opérateur
machine, conditionneur

Livraison de projet portefeuille, programme, responsable des premières par exemple heures par

projets, équipe, phase, phases du cycle de tâche
élément, tâche développement,
responsable de conception
de ponts, manager de
parties prenantes,
formateur

Soutien de l’entreprise Poste, localisation responsable du par exemple, nombre de

recrutement de talents, postes, ETP
responsable chargé de
l’observation des normes
pour la région de l’Est,
directeur général des
finances, réceptionniste
5.3 Caractéristiques des travailleurs

Il convient d’identifier les caractéristiques des travailleurs qui sont pertinentes pour l’allocation de

manière à prendre en compte :
1) la disponibilité ou l’indisponibilité des travailleurs ;

2) les attributs des travailleurs, par exemple leurs rôles, savoir-faire, compétences, formation

(certifications/accréditations), localisation, préférences et/ou limites (physiques, sensorielles,

cognitives) ;
3) l’origine du travailleur, par exemple employé, sous-traitant, détachement.
5.4 Caractéristiques d’allocation

Il convient d’identifier les caractéristiques d’allocation de manière à prendre en compte :

1) la méthode d’allocation, par exemple appréciation humaine, allocation assistée par une technologie,

technologie automatisée ;

2) la granularité de l’allocation, par exemple le fait que le travail est à un stade de projet, de phase,

de période ou de tâche ;
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3) la dépendance aux résultats, c’est-à-dire le fait que les travailleurs seront alloués en prenant ou non

en compte les résultats, par exemple l’aptitude à atteindre les objectifs, l’utilisation/productivité ou

les charges de travail* ;

4) les limites d’exécution, c’est-à-dire le fait que le travail ou la capacité des effectifs est en définitive

fixé au moment de l’allocation :

a) limites dues aux effectifs, c’est-à-dire que la capacité dicte le travail qui peut être fourni,

par exemple projets Agile types, employés permanents de services professionnels ;

b) limites dues au travail, c’est-à-dire que le travail dicte la capacité exigée, par exemple, projets

en cascade, conducteurs de train, emploi occasionnel de vente au détail et de fabrication,

vente au détail de restauration rapide ;

c) limites dues à la fois au travail et aux effectifs, par exemple services hospitaliers à capacité fixe

et avec des patients en état critique, projets avec des équipes de taille fixe et des délais de

livraison ;

5) les implications et la complexité, par exemple le fait que l’allocation peut avoir un impact

potentiellement plus important sur le travail correspondant, la mesure selon laquelle les décisions

d’allocation sont mutuellement liées (par exemple, dépendances entre projets) ;

6) la stratégie d’allocation, c’est-à-dire l’approche de mise en correspondance du travail et des

travailleurs, fondée sur la complexité du scénario d’allocation, par exemple itération par ordre de

priorité par rapport au travail et mise en correspondance de travailleurs, itération par rapport aux

travailleurs et mise en correspondance du travail, mise en correspondance simultanée fondée sur

des algorithmes, etc.

Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive et les caractéristiques peuvent varier selon la nature de

l’entreprise, le cadre réglementaire, les clients et les produits, etc.

*NOTE Il convient d’étudier systématiquement la charge de travail et de la circonscrire dans des limites

raisonnables conformément aux exigences réglementaires/légales.
5.5 Caractéristiques des chargés d’allocation

Il convient d’identifier les caractéristiques des personnes chargées d’assigner des travailleurs à un

travail et/ou des systèmes utilisés à cette fin. Les chargés d’allocation pourraient par exemple être des

chefs d’équipe, des cadres fonctionnels dans une organisation matricielle, des personnes chargées de la

gestion prévisionnelle/de l’allocation des effectifs, ou les travailleurs eux-mêmes. Les attributs des

chargés d’allocation pourraient par exemple être leur localisation, leurs savoir-faire, leurs compétences,

leur formation (certifications/accréditations), leur rôle, ou bien d’autres encore.

EXEMPLE Ingénieurs industriels de fabrication, infirmiers gestionnaires de soins de santé, managers de

programme dans des environnements fondés sur un projet, etc.
5.6 Caractéristiques de communication

Il convient d’identifier les caractéristiques des travailleurs pertinentes pour l’allocation de manière à

prendre en compte :
1) les éléments qui sont communiqués, par exempl
...