IWA 29:2019

Professional farmer organization — Guidelines

This document provides guidelines for the characteristics of a professional farmer organization. It is intended to be relevant for large and small professional farmer organizations, without regard to the specific crop or product. The implementation and interpretation of this document can be adapted for very small or nascent organizations, for specific or differentiated products, or for markets with special requirements.

Organisation professionnelle agricole — Lignes directrices

Le présent document fournit des lignes directrices concernant les caractéristiques d'une organisation professionnelle agricole. Il vise à être pertinent pour les grandes et petites organisations professionnelles agricoles, sans égard pour la culture ou le produit spécifique. La mise en œuvre et l'interprétation de ce document peuvent être adaptées à des organisations de très petite taille ou émergentes, à des produits spécifiques ou différenciés, ou à des marchés ayant des exigences particulières.

General Information

• Status: Published
• Publication Date: 24-Feb-2019
• ICS: 65.020.01 - Farming and forestry in general
• Technical Committee: ISO/TMBG - Technical Management Board - groups
• Drafting Committee: ISO/TMBG - Technical Management Board - groups
• Current Stage: 9092 - International Standard to be revised
• Completion Date: 14-Jul-2022

Standards Content (Sample)

INTERNATIONAL IWA
WORKSHOP 29
AGREEMENT
First edition
2019-02
Professional farmer organization —
Guidelines
Organisation professionnelle agricole — Lignes directrices
Reference number
IWA 29:2019(E)
©
ISO 2019

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COPYRIGHT PROTECTED DOCUMENT
© ISO 2019
All rights reserved. Unless otherwise specified, or required in the context of its implementation, no part of this publication may
be reproduced or utilized otherwise in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, or posting
on the internet or an intranet, without prior written permission. Permission can be requested from either ISO at the address
below or ISO’s member body in the country of the requester.
ISO copyright office
CP 401 • Ch. de Blandonnet 8
CH-1214 Vernier, Geneva
Phone: [phone]
Fax: [phone]
Email: [e-mail]
Website: www.iso.org
Published in Switzerland
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Contents Page
Foreword .iv
Introduction .v
1 Scope . 1
2 Normative references . 1
3 Terms and definitions . 1
4 Key performance areas and characteristics of a professional farmer organization .2
5 Organization purpose and governance practices . 2
6 Business management . 4
6.1 General . 4
6.2 Member engagement and planning . 5
7 Human resources management . 5
8 Financial management . 5
9 Community and stakeholder engagement . 6
10 Member services and business activities . 7
10.1 Service development . 7
10.2 Active membership . 7
10.3 Input supply. 7
10.4 Production plan . 7
10.5 Post-harvest handling, processing and storage . 7
10.6 Sales and marketing . 8
10.7 Financial services . 8
Annex A (informative) Keeping of records . 9
Annex B (informative) Production and quality management plan .11
Annex C (informative) Workshop contributors .12
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Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards
bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out
through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical
committee has been established has the right to be represented on that committee. International
organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.
ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of
electrotechnical standardization.
The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are
described in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular, the different approval criteria needed for the
different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the
editorial rules of the ISO/IEC Directives, Part 2 (see www .iso .org/directives).
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of
patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of
any patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or
on the ISO list of patent declarations received (see www .iso .org/patents).
Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not
constitute an endorsement.
For an explanation of the voluntary nature of standards, the meaning of ISO specific terms and
expressions related to conformity assessment, as well as information about ISO's adherence to the
World Trade Organization (WTO) principles in the Technical Barriers to Trade (TBT) see www .iso
.org/iso/foreword .html.
International Workshop Agreement IWA 29 was approved at a workshop hosted by the Netherlands
Standardization Institute (NEN), in association with the Agribusiness Market Ecosystem Alliance
(AMEA), held in Delft, Netherlands, in November 2018.
Any feedback or questions on this document should be directed to the user’s national standards body. A
complete listing of these bodies can be found at www .iso .org/members .html.
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Introduction
The purpose of this document is to establish common guidelines for professional farmer organizations,
in order to improve business performance. This document provides guidelines on improving
the capabilities of professional farmer organizations in different areas and thereby their level of
professionalism in general. More professional farmer organizations are more likely to have better
business opportunities and to perform better for their members and staff, within markets and to have
greater sustainability.
Figure 1 illustrates how establishing common global guidelines can lead to improved business
performance.
Figure 1 — From common global guidelines to improved business performance
This document is intended to:
— provide guidelines to improve the professionalism of farmer organizations, leading to improved
performance and access to finance and markets;
— support members and staff of professional farmer organizations to supervise and hold their
organization and leadership accountable;
— increase the understanding and confidence of buyers, suppliers, investors and others doing business
with professional farmer organizations;
— give direction to the actions of providers of training, assessment, advisory and other organizational
and business development services;
— align the vision and interventions of stakeholders in their effort to professionalize farmer
organizations;
— encourage active engagement with broader stakeholders.
This document supports the achievement of the United Nations Sustainable Development Goals (SDGs),
focussing on the following specific goals:
— 1. No Poverty;
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— 2. Zero Hunger;
— 8. Decent Work and Economic Growth;
— 12. Responsible Consumption and Production;
— 17. Partnerships for the Goals.
This document is not intended to replace or compete with existing or future certification standards,
address every capacity or aspect of professionalism that can be of importance to a specific customer or
market, or imply the need for uniformity in organizational type or structure.
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International Workshop Agreement IWA 29:2019(E)
Professional farmer organization — Guidelines
1 Scope
This document provides guidelines for the characteristics of a professional farmer organization. It is
intended to be relevant for large and small professional farmer organizations, without regard to the
specific crop or product. The implementation and interpretation of this document can be adapted for
very small or nascent organizations, for specific or differentiated products, or for markets with special
requirements.
2 Normative references
There are no normative references in this document.
3 Terms and definitions
For the purposes of this document, the following terms and definitions apply.
ISO and IEC maintain terminological databases for use in standardization at the following addresses:
— ISO Online browsing platform: available at https: //www .iso .org/obp
— IEC Electropedia: available at http: //www .electropedia .org/
3.1
farmer organization
formal voluntary entity formed by farmers for business and/or other purposes, which can take any legal
form and which provides services/benefits for its members, including but not limited to, production,
processing and marketing of crops, livestock and animal products, forest products, fish and aquaculture
products
Note 1 to entry: Farmers include landless farmworkers.
3.2
general assembly meeting
meeting of a representation of the members or all the members of an organization, as indicated in its
bylaws (3.12)
3.3
board
group of people mandated to assume legal responsibility to manage and/or oversee the organization
3.4
supervisory committee
committee normally composed of three members elected by the general assembly meeting (3.2) to act as
an internal control mechanism on the board (3.3) of directors and management, which can assume an
advisory role towards the board and which protects the interest of the members
Note 1 to entry: In some countries, the supervisory committee is more financially oriented.
Note 2 to entry: A supervisory committee is sometimes referred to as a supervisory council, a control committee,
an audit committee or a supervisory board.
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3.5
quorum
minimum number or percentage of people required to be present in the meeting for votes or decisions
to be taken
3.6
special meeting
meeting that happens at any given moment to deal with urgencies and that is not planned
Note 1 to entry: A special meeting is sometimes referred to as an extraordinary meeting.
3.7
member business
business transactions between a farmer and his/her farmer organization (3.1)
3.8
member business ratio
ratio that measures member business (3.7) done with the organization
3.9
member equity accounts
means to administer capital and resources invested by the members of a professional farmer
organization (3.1)
3.10
general manager
person who acts in an official capacity to manage the day-to-day business of the organization, financial
management and to carry out the organization’s policies
Note 1 to entry: The manager reports to the board (3.3).
3.11
officer
person appointed, elected or nominated by the board (3.3) of directors or membership of the
professional farmer organization (3.1) [depending on the organization’s bylaws (3.12)], who acts in an
official capacity to oversee and/or manage the day-to-day business of the organization and to carry out
the organization’s policies
EXAMPLE President; director; secretary; treasurer.
3.12
bylaws
rules documenting how the organization is governed and how the collective action of members is
regulated
Note 1 to entry: Bylaws are sometimes referred to as a constitution or a membership agreement.
4 Key performance areas and characteristics of a professional farmer
organization
Professional farmer organizations should demonstrate the characteristics described in this document,
which are organized by key performance areas. These characteristics are intended to be specific to the
level of performance expected, but expansive enough to apply to many forms of professional farmer
organizations in varying value chains and operating environments.
5 Organization purpose and governance practices
A mission or purpose statement of the professional farmer organization should be documented. This is
used to provide guidelines for organizational planning, priorities and decision-making.
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The professional farmer organization should be a formal, legal or registered entity. The organization
should have written bylaws/statutes/rules and a written policy to change/amend these bylaws/
statutes/rules.
All members of a professional farmer organization should acknowledge, agree to and respect these
bylaws and amendments.
Information on the following should be included in the bylaws:
a) purpose/mission of organization;
b) location/headquarters;
c) qualifications of members;
d) capital structure and process for allocation of reserves;
e) responsibilities of members;
f) rights of members;
g) dismissal and sanctions of members and officers;
h) election of directors and officers (if elections are held);
i) member meetings (when, notice, special meetings, required activities at meetings);
j) responsibilities of directors and officers;
k) conflict resolution;
l) amendment of constitution/bylaws;
m) formation and composition of committees.
The board members and officers of the professional farmer organization should oversee the fulfilment
of the commitment to comply with regulatory and legal requirements, including maintenance of
required documents, licenses and bylaws.
Becoming a member of the professional farmer organization should be voluntary (not compulsory).
The member eligibility criteria, requirements, rights, shareholding mechanisms and process for
termination should be documented, with proof of compliance. These should be reviewed periodically
and updated as needed (see Annex A).
The duties of members, board members, committees (or nationally-relevant committees or councils),
officers and any defined positions should be documented with evidence of compliance (see Annex A).
A regular election process for leadership (e.g. board members and supervisory committee members)
should be in place. The elections should be competitive, be based on a description of eligibility and
desired qualifications and aim for full representation of the farmer organization’s membership.
Elections should include measures to promote underrepresented groups (e.g. women and youth) in
leadership positions. The election process can include the following:
— nomination and selection process;
— voting process;
— term limits and termination process;
— staggered terms to facilitate continuity.
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Requirement of meetings of board and committee(s) should be documented and followed. The
requirements should include the following:
— notice;
— quorum;
— special meetings;
— election of officers;
— officer terms;
— director terms;
— removal of officers or directors;
— committees;
— minutes.
The general assembly meeting protocols should be documented and followed. The election of members
of the board and supervisory committee should be held regularly and at least every two to three years,
with notice to members. The general assembly meeting requirements should include the following:
— notice;
— quorum;
— required topics.
The farmer organization should have a mechanism in place to ensure ethical behaviour and to prevent
and/or address conflicts of interest, corruption, discrimination, etc. among directors, leadership,
management, employees and members. This mechanism can be a standalone code of conduct or part of
policy manuals, bylaws, etc.
6 Business management
6.1 General
The management of the organization prepares a business plan with a medium term (three to five years)
and a detailed annual plan, key performance indicators (KPIs) (e.g. economic, social and environmental
KPIs) and challenges, risks and opportunities in consultation with its members, in accordance with
operating policies. Preparation of business plans should be clear and easy for members to understand.
Actual performance should be compared to the plan, monitored regularly by management and board
and communicated to members.
Processes for quality management and continuous improvement should be in place, e.g. post-season
reviews that inform annual planning. Planning includes assessment and management of social/
ecological/cultural/environmental risks, as well as financial management.
The management of the professional farmer organization should ensure that the organization is
adequately staffed to achieve its business obligations, i.e. that there is an appropriate ratio between
business operations and staff costs that ensures that critical management, financial and governance
functions are performed. This should include a competent general manager, with relevant experience
who is responsible for day-to-day operations. Depending on the size of the farmer organization, the
hiring of a competent financial manager or accountant can be required. Additional management
team and/or key staff and qualifications should reflect the size and plans of the professional farmer
organization.
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The professional farmer organization should have a system of internal controls and adhere to written
policies and procedures, as well as maintain a list of required records and forms (see Annex A) for
business operations, accounting, recordkeeping, financial management, human resource management
and risk management (internal and external risks). Adherence to policies and procedures, as well as
record maintenance, should be monitored. Policies and procedures should be developed over time on a
prioritized basis.
The professional farmer organization should fulfil its business obligations and commitments in a timely
fashion (e.g. it meets contractual commitments, loan agreements, payroll and taxes). The professional
farmer organization should only enter into business obligations and commitments that it knows it will
be able to honour.
6.2 Member engagement and planning
The professional farmer organization should develop and implement an annual membership plan that
links to the organization’s production and/or business plans and that supports operating at scale with a
goal for the member business ratio. The membership plan should include communications, engagement,
training, services, recruiting and retention. The plan should include continuous training for its
members, so that they can be prepared to assume leadership positions. It can also include measures to
ensure equitable engagement of all membership.
Membership fees or another form of equity participation can be introduced to ensure commitment and
ownership of the farmer organization.
A professional farmer organization should have a structure and mechanisms to involve and/or
communicate with its members in operational planning and to obtain their appr
...

ACCORDS ISO
INTERNATIONAUX 29
D’ATELIER
Première édition
2019-02
Organisation professionnelle
agricole — Lignes directrices
Professional farmer organization — Guidelines
Numéro de référence
IWA 29:2019(F)
©
ISO 2019

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IWA 29:2019(F)

DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
© ISO 2019
Tous droits réservés. Sauf prescription différente ou nécessité dans le contexte de sa mise en œuvre, aucune partie de cette
publication ne peut être reproduite ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique,
y compris la photocopie, ou la diffusion sur l’internet ou sur un intranet, sans autorisation écrite préalable. Une autorisation peut
être demandée à l’ISO à l’adresse ci-après ou au comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.
ISO copyright office
Case postale 401 • Ch. de Blandonnet 8
CH-1214 Vernier, Genève
Tél.: [phone]
Fax: [phone]
E-mail: [e-mail]
Web: www.iso.org
Publié en Suisse
ii © ISO 2019 – Tous droits réservés

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Sommaire Page
Avant-propos .iv
Introduction .v
1 Domaine d'application . 1
2 Références normatives . 1
3 Termes et définitions . 1
4 Principaux domaines de performance et caractéristiques d'une organisation
professionnelle agricole . 2
5 Objectif de l'organisation et pratiques de gouvernance . 3
6 Gestion de l'activité . 4
6.1 Généralités . 4
6.2 Participation des membres et planification . 5
7 Gestion des ressources humaines . 5
8 Gestion financière . 6
9 Participation de la collectivité et des parties prenantes . 7
10 Services aux membres et activités commerciales . 7
10.1 Développement des services . 7
10.2 Adhésion active . 7
10.3 Approvisionnement en intrants . 8
10.4 Plan de production . 8
10.5 Manutention, transformation et entreposage après récolte . 8
10.6 Vente et marketing . 8
10.7 Services financiers . 9
Annexe A (informative) Tenue de registres .10
Annexe B (informative) Plan de production et de gestion de la qualité .12
Annexe C (informative) Contributeurs de l'atelier.13
© ISO 2019 – Tous droits réservés iii

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Avant-propos
L'ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d'organismes
nationaux de normalisation (comités membres de l'ISO). L'élaboration des Normes internationales est
en général confiée aux comités techniques de l'ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude
a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales,
gouvernementales et non gouvernementales, en liaison avec l'ISO participent également aux travaux.
L'ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui
concerne la normalisation électrotechnique.
Les procédures utilisées pour élaborer le présent document et celles destinées à sa mise à jour sont
décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient en particulier de prendre note des différents
critères d'approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document a été
rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2 (voir www
.iso .org/directives).
L'attention est attirée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l'objet de
droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L'ISO ne saurait être tenue pour responsable
de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant
les références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de
l'élaboration du document sont indiqués dans l'Introduction et/ou dans la liste des déclarations de
brevets reçues par l'ISO (voir www .iso .org/brevets).
Les appellations commerciales éventuellement mentionnées dans le présent document sont données
pour information, par souci de commodité, à l'intention des utilisateurs et ne sauraient constituer un
engagement.
Pour une explication de la nature volontaire des normes, la signification des termes et expressions
spécifiques de l'ISO liés à l'évaluation de la conformité, ou pour toute information au sujet de l'adhésion
de l'ISO aux principes de l'Organisation mondiale du commerce (OMC) concernant les obstacles
techniques au commerce (OTC), voir le lien suivant: www .iso .org/iso/fr/avant -propos.
L'accord international d'atelier IWA 29 a été adopté lors d'un atelier organisé par l'Institut
de normalisation des Pays-Bas (NEN), en association avec l'Agribusiness Market Ecosystem
Alliance (AMEA), à Delft (Pays-Bas) en novembre 2018.
Il convient que l'utilisateur adresse tout retour d'information ou toute question concernant le présent
document à l'organisme national de normalisation de son pays. Une liste exhaustive desdits organismes
se trouve à l'adresse www .iso .org/fr/members .html.
iv © ISO 2019 – Tous droits réservés

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Introduction
Le présent document a pour but d'établir des lignes directrices communes pour les organisations
professionnelles agricoles, afin d'améliorer les performances commerciales. Il fournit des lignes
directrices concernant l'amélioration des capacités des organisations professionnelles agricoles dans
différents domaines, et donc de leur niveau de professionnalisme en général. Des organisations agricoles
plus professionnelles sont plus susceptibles de disposer de meilleures opportunités commerciales,
d'être plus performantes pour leurs membres et leur personnel, au sein des marchés, et d'être plus
durables.
La Figure 1 illustre la manière dont l'établissement de lignes directrices mondiales communes peut
conduire à une amélioration des performances commerciales.
Figure 1 — Des lignes directrices mondiales communes à l'amélioration des performances
commerciales
Le présent document a pour objet de:
— fournir des lignes directrices en vue d'améliorer le professionnalisme des organisations agricoles, ce
qui se traduira par une amélioration de la performance et de l'accès au financement et aux marchés;
— aider les membres et le personnel des organisations professionnelles agricoles à superviser et
responsabiliser leur organisation et leurs dirigeants;
— améliorer la compréhension et la confiance des acheteurs, fournisseurs, investisseurs et autres
intervenants faisant des affaires avec des organisations professionnelles agricoles;
— orienter les actions des fournisseurs de services de formation, d'évaluation et de conseil et d'autres
services de développement organisationnel et commercial;
— aligner la vision et les interventions des parties prenantes dans leurs efforts de professionnalisation
des organisations agricoles;
— encourager une participation active avec un plus large éventail de parties prenantes.
© ISO 2019 – Tous droits réservés v

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Le présent document entend contribuer à la réalisation des objectifs de développement durable (ODD)
des Nations Unies, en se concentrant sur les objectifs spécifiques suivants:
— 1. Pas de pauvreté;
— 2. Faim « zéro »;
— 8. Travail décent et croissance économique;
— 12. Consommation et productions responsables;
— 17. Partenariats pour la réalisation des objectifs.
Le présent document n'a pas pour objet de remplacer ou de concurrencer les normes de certification
actuelles ou futures, de traiter de toutes les capacités ou de tous les aspects du professionnalisme qui
peuvent être importants pour un client ou un marché spécifique, ou d'insinuer le besoin d'uniformité
dans le type ou la structure de l'organisation.
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NORME INTERNATIONALE IWA 29:2019(F)
Organisation professionnelle agricole — Lignes directrices
1 Domaine d'application
Le présent document fournit des lignes directrices concernant les caractéristiques d'une organisation
professionnelle agricole. Il vise à être pertinent pour les grandes et petites organisations professionnelles
agricoles, sans égard pour la culture ou le produit spécifique. La mise en œuvre et l'interprétation de ce
document peuvent être adaptées à des organisations de très petite taille ou émergentes, à des produits
spécifiques ou différenciés, ou à des marchés ayant des exigences particulières.
2 Références normatives
Le présent document ne contient aucune référence normative.
3 Termes et définitions
Pour les besoins du présent document, les termes et définitions suivants s'appliquent.
L'ISO et l'IEC tiennent à jour des bases de données terminologiques destinées à être utilisées en
normalisation, consultables aux adresses suivantes:
— ISO Online browsing platform: disponible à l'adresse https: //www .iso .org/obp
— IEC Electropedia: disponible à l'adresse http: //www .electropedia .org/
3.1
organisation agricole
entité volontaire formelle constituée par des agriculteurs à des fins commerciales et/ou autres, qui
peut prendre n'importe quelle forme juridique et qui fournit des services/avantages à ses membres,
y compris, mais sans s'y limiter, la production, la transformation et la commercialisation des cultures,
du bétail et des produits d'origine animale, des produits forestiers et des produits de la pêche et de
l'aquaculture
Note 1 à l'article: Les agriculteurs regroupent également les travailleurs agricoles sans terre.
3.2
assemblée générale
réunion d'une représentation des membres ou de tous les membres d'une organisation, tel qu'indiqué
dans ses statuts (3.12)
3.3
conseil d'administration
groupe de personnes mandatées pour assumer la responsabilité légale de la gestion et/ou la supervision
de l'organisation
3.4
comité de surveillance
comité normalement composé de trois membres élus par l'assemblée générale (3.2) agissant comme
mécanisme de contrôle interne du conseil d'administration (3.3) et de la direction, qui peut assumer un
rôle consultatif à l'égard du conseil d'administration et qui protège les intérêts des membres
Note 1 à l'article: Dans certains pays, le comité de surveillance est plus axé sur la finance.
Note 2 à l'article: Le comité de surveillance est parfois appelé conseil de surveillance, comité de contrôle ou
comité d'audit.
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3.5
quorum
nombre ou pourcentage minimum de personnes qui doivent être présentes à la réunion pour que des
votes soient effectués ou des décisions prises
3.6
assemblée extraordinaire
réunion qui se tient à un moment donné pour traiter des urgences et qui n'est pas planifiée
Note 1 à l'article: Une assemblée extraordinaire est parfois appelée réunion extraordinaire.
3.7
activité des membres
transactions commerciales entre un agriculteur et son organisation agricole (3.1)
3.8
ratio d'activité des membres
ratio qui mesure l'activité des membres (3.7) avec l'organisation
3.9
capital et comptes des membres
moyens de gestion du capital et des ressources investis par les membres d'une organisation
professionnelle agricole (3.1)
3.10
directeur général
personne qui agit à titre officiel pour gérer les affaires courantes de l'organisation, assurer la gestion
financière et appliquer les politiques de l'organisation
Note 1 à l'article: Le directeur rend compte au conseil d'administration (3.3)
3.11
membre de la direction
personne désignée, élue ou nommée par le conseil d'administration (3.3) ou par les membres de
l'organisation professionnelle agricole (3.1) [selon les statuts (3.12) de l'organisation], qui agit à titre
officiel pour superviser et/ou gérer les affaires courantes de l'organisation et pour appliquer les
politiques de l'organisation
EXEMPLE Président; administrateur; secrétaire; trésorier.
3.12
statuts
règlements décrivant la façon dont l'organisation est dirigée et dont l'action collective des membres est
réglementée
Note 1 à l'article: Les statuts sont parfois appelés entente ou accord d'adhésion ou contrat de membre.
4 Principaux domaines de performance et caractéristiques d'une organisation
professionnelle agricole
Il convient que les organisations professionnelles agricoles présentent les caractéristiques décrites dans
le présent document, qui sont organisées en fonction de leurs principaux domaines de performance. Ces
caractéristiques se veulent spécifiques au niveau de performance attendu, mais suffisamment étendues
pour s'appliquer à de nombreuses formes d'organisations professionnelles agricoles dans des chaînes
de valeur et des environnements opérationnels variés.
2 © ISO 2019 – Tous droits réservés

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5 Objectif de l'organisation et pratiques de gouvernance
Il convient qu'un énoncé de mission soit documenté pour l'organisation professionnelle agricole. Cette
déclaration sert à fournir des lignes directrices concernant la planification, les priorités et la prise de
décision de l'organisation.
Il convient que l'organisation professionnelle agricole soit une entité formelle, juridique ou enregistrée.
Il convient que l'organisation dispose de statuts/règlements écrits et d'une politique écrite pour
changer/modifier ces statuts/règlements.
Il convient que tous les membres d'une organisation professionnelle agricole reconnaissent, acceptent
et respectent ces statuts et modifications.
Il convient que les informations suivantes soient incluses dans les statuts:
a) objectif/mission de l'organisation;
b) lieu d'implantation/siège social;
c) qualifications des membres;
d) structure du capital et processus d'affectation des réserves;
e) responsabilités des membres;
f) droits des membres;
g) modalités de renvoi et sanctions prévues pour les membres et les membres de la direction;
h) élection des administrateurs et des membres de la direction (si des élections ont lieu);
i) modalités de réunion des membres (date, convocation, assemblées extraordinaires, activités
requises en réunion);
j) responsabilités des administrateurs et des membres de la direction;
k) modalités de résolution des conflits;
l) modalités de modification des statuts;
m) formation et composition des comités.
Il convient que les membres du conseil d'administration et les membres de la direction de l'organisation
professionnelle agricole veillent au respect de l'engagement à satisfaire aux exigences réglementaires et
légales, y compris la mise à jour des documents, permis et statuts requis.
Il convient que l'adhésion à une organisation professionnelle agricole soit volontaire (non obligatoire).
Il convient de documenter les critères d'admissibilité, les exigences, les droits, les mécanismes
d'actionnariat et le processus de destitution, et de les accompagner d'une preuve de conformité. Il
convient de revoir ces éléments périodiquement et de les mettre à jour si nécessaire (voir Annexe A).
Il convient de documenter les devoirs des membres, des membres du conseil d'administration, des
comités (ou des comités ou conseils pertinents à l'échelle nationale), des membres de la direction et de
tous les autres postes définis, et de les accompagner d'une preuve de conformité (voir Annexe A).
Il convient d'instaurer un processus électoral régulier pour les postes de direction (par exemple, les
membres du conseil d'administration et les membres du comité de surveillance). Il convient que les
élections soient concurrentielles, qu'elles soient fondées sur une description d'admissibilité et de
qualifications souhaitées, et qu'elles visent à la représentation complète des membres de l'organisation
agricole. Il convient que les élections comprennent des mesures visant à promouvoir les groupes sous-
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représentés (par exemple, les femmes et les jeunes) dans les postes de direction. Le processus électoral
peut inclure les éléments suivants:
— le processus de nomination et de sélection;
— le processus de vote;
— les limites des mandats et le processus de destitution;
— des mandats échelonnés pour favoriser la continuité.
Il convient de documenter et de respecter les exigences relatives aux réunions du conseil
d'administration et des comités. Il convient que ces exigences couvrent les éléments suivants:
— convocation;
— quorum;
— assemblées extraordinaires;
— élection des membres de la direction;
— mandat des membres de la direction;
— mandat des administrateurs;
— destitution des membres de la direction ou des administrateurs;
— comités;
— procès-verbaux.
Il convient de documenter et de respecter les protocoles régissant l'assemblée générale. Il convient
de tenir régulièrement, et au moins tous les deux ou trois ans, des élections des membres du conseil
d'administration et du comité de surveillance, et de convoquer les membres de l'organisation. Il convient
que les exigences relatives à l'assemblée générale couvrent les éléments suivants:
— convocation;
— quorum;
— sujets à aborder.
Il convient que l'organisation agricole dispose d'un mécanisme permettant d'assurer un comportement
éthique et d'éviter et/ou régler les problèmes de conflits d'intérêts, de corruption, de discrimination, etc.
parmi les administrateurs, la direction, l'équipe de gestion, les employés et les membres. Ce mécanisme
peut prendre la forme d'un code de conduite autonome ou être inclus dans les manuels de politiques, les
statuts, etc.
6 Gestion de l'activité
6.1 Généralités
La direction de l'organisation élabore un plan d'activités à moyen terme (trois à cinq ans) et un plan
annuel détaillé, des indicateurs clés de performance (par exemple, des indicateurs clés de performance
économique, sociale et environnementale) et des défis, risques et opportunités, en concertation avec
ses membres et conformément aux politiques opérationnelles. Il convient que l'élaboration des plans
d'activités soit claire et facile à comprendre pour les membres. Il convient que la performance réelle
soit comparée au plan, fasse l'objet de contrôles réguliers de la part de la direction et du conseil
d'administration, et soit communiquée aux membres.
NOTE Les plans d’activités sont parfois appelés « plans d’affaires » ou « business plans ».
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Il convient d'instaurer des processus de gestion de la qualité et d'amélioration continue, comme des
revues d'après-saison qui guident la planification annuelle. La planification comprend l'évaluation et la
gestion des risques sociaux, écologiques, culturels et environnementaux, ainsi que la gestion financière.
Il convient que la direction de l'organisation professionnelle agricole s'assure que l'organisation dispose
d'un personnel suffisant pour s'acquitter de ses obligations commerciales, c'est-à-dire qu'il existe, entre
les activités commerciales et les coûts de personnel, un rapport approprié qui garantit que les fonctions
essentielles de gestion, de finances et de gouvernance sont remplies. Il convient qu'un directeur général
compétent, fort d'une expérience pertinente, soit responsable des activités quotidiennes. Selon la
taille de l'organisation agricole, le recrutement d'un directeur financier ou d'un comptable compétent
peut être nécessaire. Il convient que les autres équipes de gestion et/ou personnels clés et les autres
qualifications reflètent la taille et les projets de l'organisation professionnelle agricole.
Il convient que l'organisation professionnelle agricole dispose d'un système de contrôles internes et
se conforme à des politiques et procédures écrites; il convient également qu'elle tienne à jour une liste
de registres et formulaires requis (voir Annexe A) pour les activités commerciales, la comptabilité, la
tenue de registres, la gestion financière, la gestion des ressources humaines et la gestion des risques
(risques internes et externes). Il convient que le respect des politiques et des procédures ainsi que la
tenue des registres soient contrôlés. Il convient que les politiques et procédures soient élaborées au fil
du temps, selon les priorités.
Il convient que l'organisation professionnelle agricole s'acquitte de ses obligations et de ses engagements
commerciaux en temps utile (par exemple, respect des engagements contractuels et des accords de prêt,
versement des paies et des impôts). Il convient que l'organisation professionnelle agricole contracte
uniquement des obligations et engagements commerciaux qu'elle sait être en mesure d'honorer.
6.2 Participation des membres et planification
Il convient que l'organisation professionnelle agricole élabore et mette en œuvre un plan annuel
d'adhésion qui est lié à ses plans de production et/ou d'activités et qui soutient l'exploitation à grande
échelle avec un objectif pour le ratio d'activité des membres. Il convient que le plan d'adhésion couvre les
communications, la participation, la formation, les services, le recrutement et la fidélisation. Il convient
que ce plan comprenne une formation continue des membres de sorte qu'ils soient prêts à occuper
des postes de direction. Il peut également comporter des mesures visant à assurer une participation
équitable de tous les membres.
Des frais d'adhésion ou une autre forme de participation au capital peuvent être instaurés pour assurer
l'engagement et l'appropriation de l'organisation agricole.
Il convient que l'organisation professionnelle agricole dispose d'une structure et de mécanismes
permettant de faire participer ses membres à la planification opérationnelle et/ou de communiquer
avec eux, et d'obtenir leur approbation. Dans les grandes organisations, cela peut signifier que les
dirigeants des comités représentent les membres aux réunions de planification opérationnelle.
Il convient que l'organisation professionnelle agricole fasse preuve de transparence dans sa planification
opérationnelle.
Il convient que les organisations professionnelles agricoles s'assurent que leurs membres ont une
connaissance adéquate des bonnes pratiques agricoles pour les cultures/produits pertinents, de la
manutention après récolte et de la gestion économique des activités agricoles.
7 Gestion des ressources humaines
Il convient que la direction, l'équipe de gestion et le personnel aient des descriptions de poste, des plans
annuels, des évaluations de performances et des possibilités de perfectionnement professionnel. Il
convient que des plans, processus et procédures annuels de recrutement, d'évaluation de performances
et de perfectionnement professionnel soient liés au plan annuel de l'organisation professionnelle
agricole et qu'ils soient intégrés dans un engagement de transparence et de rétroaction.
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Il convient que l'organisation professionnelle agricole dispose de politiques, de procédures et de
mécanismes de responsabilisation qui communiquent clairement dans une langue locale les rôles,
responsabilités et pouvoirs qui lui sont dévolus, y compris les avantages.
Il convient que les organisations professionnelles agricoles soient capables d'attirer et de garder un
personnel compétent, professionnel et orienté vers les affaires.
8 Gestion financière
Il convient que l'organisation professionnelle agricole documente et applique des politiques de gestion
financière qui assurent la responsabilité, une bonne utilisation des ressources et un bon rendement
financier.
Il convient que l'organisation professionnelle agricole dresse des états financiers périodiques
(trimestriels, mais de préférence mensuels), y compris l'état des résultats d'exploitation, le bilan et l'état
des flux de trésorerie. Les états financiers peuvent être réalisés en interne ou par des professionnels.
Il convient que l'organisation professionnelle agricole dispose d'un compte bancaire ou autre
compte traçable à son nom. Il convient que les signataires des différentes transactions et procédures
d'utilisation et de traitement du compte traçable soient bien identifiés dans les statuts et/ou dans le
manuel financier ou les procédures financières.
Il convient que l'organisation professionnelle agricole fasse l'objet d'un audit externe ou d'un examen
financier annuel supervisé par un conseil d'administration ou un comité de surveillance et partagé
avec les membres. Il convient que les audits externes soient effectués par des entreprises ou des
professionnels dûment agréés et certifiés par les autorités nationales.
Il convient que l'organisation professionnelle agricole établisse une planification financière à long terme
sur trois à cinq ans, comprenant l'utilisation des actifs, le plan de remplacement des actifs, les exigences
et la stratégie de capitalisation, les réserves, la distribution des dividendes et la création de scénarios.
Il convient que le capital et les comptes des membres soient tenus à jour et que la participation soit
proportionnelle à l'utilisation des services de l'organisation professionnelle agricole et/ou au nombre
d'actions détenues.
Il convient que le personnel soit en mesure d'effectuer une analyse des coûts et une analyse de rentabilité
pour les différents produits et services vendus par l'organisation.
Il convient que le personnel procède à une gestion active des risques, avec une bonne garantie ou des
assurances, lorsqu'elles sont disponibles, et un plan de gestion des risques.
Il convient que l'organisation professionnelle agricole dispose d'un plan d'investissement et assure une
capitalisation adéquate pour soutenir les activités commerciales et la croissance planifiée. Il convient
que la décision d'acquérir ou non des capitaux externes soit prise par les dirigeants de l'organisation
professionnelle agricole, sur la base du modèle économique, ainsi que des projections financières, de
la viabilité économique et des capacités de gestion respectives. Il convient qu'elle soit soutenue par les
membres.
Il convient que les systèmes de comptabilité e
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