SIST EN 16931-8:2025
(Main)Electronic invoicing - Part 8: Semantic data model of the elements of an e-receipt or a simplified electronic invoice
Electronic invoicing - Part 8: Semantic data model of the elements of an e-receipt or a simplified electronic invoice
This document:
• describes the content of electronic simplified invoices and e-receipts
• describes business processes in which simplified invoices and e-receipts are exchanged
Elektronische Rechnungsstellung - Teil 8: Semantisches Modell vereinfachter Rechnungen und elektronischer Belege
Dieses Dokument führt ein semantisches Datenmodell eines elektronischen Belegs oder einer vereinfachten elektronischen Rechnung ein. Wenn im weiteren Verlauf dieses Dokuments von einem "elektronischen Beleg" die Rede ist, schließt dies auch die "vereinfachte Rechnung" mit ein. Das semantische Modell umfasst wesentliche Informationselemente, die ein elektronischer Beleg enthalten muss, um die Einhaltung rechtlicher (einschließlich steuerrechtlicher) Vorschriften sicherzustellen und die Interoperabilität für den grenzüberschreitenden Handel, den branchenübergreifenden Handel und den Binnenhandel zu ermöglichen. Das semantische Modell kann von Organisationen des privaten und öffentlichen Sektors bei der Dokumentation mittels Ausstellung eines Belegs über den Kauf von Dienstleistungen und/oder Waren angewendet werden. Es kann auch bei der Dokumentation eines Kaufgeschäfts zwischen Unternehmen des privaten Sektors angewendet werden. Weiterhin wurde es für die Anwendung im Verbraucherkontext entwickelt.
Der Unterschied zwischen Belegdokument und Rechnungsdokument besteht grundsätzlich in der Dynamik der Anwendung. Eine Rechnung wird hauptsächlich ausgestellt, um eine Zahlung für gelieferte Waren und Dienstleistungen zu erhalten, während ein Beleg dazu dient, die Zahlung für den Kauf von Waren und Dienstleistungen zu dokumentieren. Außerdem enthalten Rechnungen immer Informationen zum Käufer, was bei Belegen nur in bestimmten Fällen erforderlich ist; meistens werden Belege ohne Angaben zum Käufer ausgestellt.
Die Tatsache, dass diese Bedingungen in den verschiedenen Ländern unterschiedlich gesetzlich geregelt sind und gehandhabt werden, wurde berücksichtigt.
Dieses Dokument erfüllt mindestens die folgenden Kriterien:
es ist technologieneutral;
- es ist mit den einschlägigen internationalen Normen für die elektronische Rechnungsstellung vereinbar;
- die Anwendung dieses Dokuments soll die Anforderungen zum Schutz von personenbezogenen Daten nach Richtlinie 95/46/EG erfüllen, unter Berücksichtigung der Grundsätze für Privatsphäre und Datenschutz durch Technik ("data protection by design"), Datenbegrenzung, Zweckbegrenzung, Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit;
- es steht mit den einschlägigen Bestimmungen der Richtlinie 2006/112/EG in Einklang;
- es ermöglicht die Einrichtung von zweckmäßigen, benutzerfreundlichen, flexiblen und kosteneffizienten Registrierkassensystemen und Systemen zur elektronischen Rechnungsstellung;
- es berücksichtigt die speziellen Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen sowie von subzentralen öffentlichen Auftraggebern und anderen Auftraggebern;
- es eignet sich für die Verwendung bei kaufmännischen Transaktionen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und Verbrauchern.
Facturation électronique - Partie 8 : Modèle sémantique de données des éléments d'un reçu électronique ou d'une facture électronique simplifiée
Le présent document établit un modèle sémantique de données d'un reçu électronique ou d'une facture électronique simplifiée. Dans la suite du présent document, le terme « reçu électronique » est également employé pour désigner une « facture simplifiée ». Ce modèle sémantique comporte les éléments d'information essentiels qu'un reçu électronique doit contenir pour assurer le respect de la législation (y compris fiscale) et permettre l'interopérabilité du commerce transfrontalier, intersectoriel et national. Ce modèle sémantique peut être utilisé par des organisations des secteurs public et privé pour documenter l'achat de services et/ou de biens en émettant un reçu. Il peut également être utilisé pour documenter un achat entre entreprises du secteur privé. En outre, il a été conçu pour l'usage du grand public.
Ce qui distingue fondamentalement le document de reçu du document de facture est la dynamique de l'utilisation. Une facture est essentiellement émise pour finaliser le paiement de biens et de services livrés, et un reçu est émis pour documenter le paiement de l'achat de biens et de services. En outre, les factures contiennent toujours des informations relatives à l'acheteur, tandis que le reçu ne les nécessite que dans certains cas et qu'il est, pour l'essentiel, émis sans identification de l'acheteur.
Selon les pays, ces conditions sont régies différemment par les lois et la pratique, et cela a été pris en compte.
Le présent document remplit au moins les critères suivants :
- il est technologiquement neutre ;
- il est compatible avec les normes internationales applicables en matière de facturation électronique ;
- son application est destinée à satisfaire aux exigences de protection des données personnelles de la Directive 95/46/CE, dans le respect des principes de confidentialité et de protection des données dès la conception, de minimisation des données, de limitation des finalités, de nécessité et de proportionnalité ;
- il est compatible avec les dispositions pertinentes de la Directive 2006/112/CE ;
- il permet l'établissement de systèmes de facturation électronique pratiques, conviviaux, flexibles et efficaces en matière de coûts, ainsi que de systèmes de caisse ;
- il tient compte des besoins particuliers des petites et moyennes entreprises ainsi que des pouvoirs adjudicateurs sous-centraux et des entités adjudicatrices ;
- il peut être appliqué dans le cadre de transactions commerciales entre entreprises et entre entreprises et consommateurs.
Elektronsko izdajanje računov - 8. del: Semantični podatkovni model elementov e-potrdila ali poenostavljenega elektronskega računa
General Information
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Standards Content (Sample)
SLOVENSKI STANDARD
01-februar-2025
Elektronsko izdajanje računov - 8. del: Semantični podatkovni model elementov e-
potrdila ali poenostavljenega elektronskega računa
Electronic invoicing - Part 8: Semantic data model of the elements of an e-receipt or a
simplified electronic invoice
Elektronische Rechnungsstellung - Teil 8: Semantisches Modell vereinfachter
Rechnungen und elektronischer Belege
Facturation électronique - Partie 8 : Modèle sémantique de données des éléments d'un
reçu électronique ou d'une facture électronique simplifiée
Ta slovenski standard je istoveten z: CEN/TS 16931-8:2024
ICS:
03.100.20 Trgovina. Komercialna Trade. Commercial function.
dejavnost. Trženje Marketing
35.240.63 Uporabniške rešitve IT v IT applications in trade
trgovini
2003-01.Slovenski inštitut za standardizacijo. Razmnoževanje celote ali delov tega standarda ni dovoljeno.
CEN/TS 16931-8
TECHNICAL SPECIFICATION
SPÉCIFICATION TECHNIQUE
October 2024
TECHNISCHE SPEZIFIKATION
ICS 35.240.20; 35.240.63
English Version
Electronic invoicing - Part 8: Semantic data model of the
elements of an e-receipt or a simplified electronic invoice
Facturation électronique - Partie 8 : Modèle Elektronische Rechnungsstellung - Teil 8:
sémantique de données des éléments d'un reçu Semantisches Modell vereinfachter Rechnungen und
électronique ou d'une facture électronique simplifiée elektronischer Belege
This Technical Specification (CEN/TS) was approved by CEN on 23 September 2024 for provisional application.
The period of validity of this CEN/TS is limited initially to three years. After two years the members of CEN will be requested to
submit their comments, particularly on the question whether the CEN/TS can be converted into a European Standard.
CEN members are required to announce the existence of this CEN/TS in the same way as for an EN and to make the CEN/TS
available promptly at national level in an appropriate form. It is permissible to keep conflicting national standards in force (in
parallel to the CEN/TS) until the final decision about the possible conversion of the CEN/TS into an EN is reached.
CEN members are the national standards bodies of Austria, Belgium, Bulgaria, Croatia, Cyprus, Czech Republic, Denmark, Estonia,
Finland, France, Germany, Greece, Hungary, Iceland, Ireland, Italy, Latvia, Lithuania, Luxembourg, Malta, Netherlands, Norway,
Poland, Portugal, Republic of North Macedonia, Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia, Spain, Sweden, Switzerland, Türkiye and
United Kingdom.
EUROPEAN COMMITTEE FOR STANDARDIZATION
COMITÉ EUROPÉEN DE NORMALISATION
EUROPÄISCHES KOMITEE FÜR NORMUNG
CEN-CENELEC Management Centre: Rue de la Science 23, B-1040 Brussels
© 2024 CEN All rights of exploitation in any form and by any means reserved Ref. No. CEN/TS 16931-8:2024 E
worldwide for CEN national Members.
Contents Page
European foreword . 4
Introduction . 5
1 Scope . 6
2 Normative references . 6
3 Terms and definitions . 6
4 The concept of an e-receipt . 8
4.1 Introduction. 8
4.2 Contents of the e-receipt model . 8
4.3 How to use the e-receipt model . 9
4.4 Compliance . 9
5 Use cases and functionality supported by the e-receipt .10
5.1 Introduction.10
5.2 U1: B2C and G2C e-receipts .10
5.3 U2: Online shop e-receipts .12
5.4 U3: e-Receipt is used to claim expenses .13
5.5 U4: e-receipt is used for returns, guarantee and refund .15
5.6 U5: Simplified invoice for B2B transactions .16
6 The semantic data model of the elements of an e-receipt .17
6.1 General .17
6.2 Legend .20
6.3 The semantic model .22
6.4 Business rules .47
6.5 Semantic data types .51
6.6 Rounding .54
6.7 Calculation.55
6.8 Cash withdrawal .57
Annex A (informative) Examples .58
A.1 Household items .58
A.2 Returns .60
A.3 Dental care .62
A.4 Clothing .66
A.5 Taxi .69
A.6 Groceries .72
A.7 Concert(1) .77
A.8 Concert (2) .79
A.9 Restaurant .81
A.10 Train ticket.84
A.11 Hotel .90
A.12 Pharmaceuticals (1).93
A.13 Pharmaceuticals (2).97
A.14 Simplified invoice . 102
Annex B (informative) BPMN symbols . 105
Bibliography . 106
European foreword
This document (CEN/TS 16931-8:2024) has been prepared by Technical Committee CEN/TC 434
“Electronic Invoicing”, the secretariat of which is held by NEN.
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject
of patent rights. CEN shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights.
This document is part of a series of documents, consisting of the following parts:
— EN 16931-1, Electronic invoicing - Part 1: Semantic data model of the core elements of an
electronic invoice
— CEN/TS 16931-2, Electronic invoicing - Part 2: List of syntaxes that comply with EN 16931-1
— CEN/TS 16931-3-1, Electronic invoicing - Part 3-1: Methodology for syntax bindings of the core
elements of an electronic invoice
— CEN/TS 16931-3-2, Electronic invoicing - Part 3-2: Syntax binding for ISO/IEC 19845 (UBL 2.1)
invoice and credit note
— CEN/TS 16931-3-3, Electronic invoicing - Part 3-3: Syntax binding for UN/CEFACT XML Cross
Industry Invoice D16B
— CEN/TS 16931-3-4, Electronic invoicing - Part 3-4: Syntax binding for UN/EDIFACT
INVOIC D16B
— CEN/TR 16931-4, Electronic invoicing - Part 4: Guidelines on interoperability of electronic
invoices at the transmission level
— CEN/TR 16931-5, Electronic invoicing - Part 5: Guidelines on the use of sector or country
extensions in conjunction with EN 16931-1, methodology to be applied in the real environment
— CEN/TR 16931-6, Electronic invoicing - Part 6: Result of the test of EN 16931-1 with respect to
its practical application for an end user - Testing methodology
— CEN/TS 16931-7, Electronic invoicing - Part 7: Methodology for the development and use of
EN 16931-1 compliant structured Core Invoice Usage Specifications
— CEN/TS 16931-8, Electronic invoicing - Part 8: Semantic data model of the elements of an e-
receipt or a simplified electronic invoice (this document)
Any feedback and questions on this document should be directed to the users’ national standards
body. A complete listing of these bodies can be found on the CEN website.
According to the CEN/CENELEC Internal Regulations, the national standards organisations of the
following countries are bound to announce this Technical Specification: Austria, Belgium,
Bulgaria, Croatia, Cyprus, Czech Republic, Denmark, Estonia, Finland, France, Germany, Greece,
Hungary, Iceland, Ireland, Italy, Latvia, Lithuania, Luxembourg, Malta, Netherlands, Norway,
Poland, Portugal, Republic of North Macedonia, Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia, Spain,
Sweden, Switzerland, Türkiye and the United Kingdom.
Introduction
What separates a receipt document from an invoice document is basically the dynamics of the
usage. An invoice is mainly issued to achieve a payment for delivered goods and services and a
receipt is issued to document the payment for the purchase of goods and services. In addition, the
invoices always contain information about the buyer, whereas the receipt only needs that in
certain cases and is for the most part issued without a buyer identification.
These conditions are regulated differently by laws and practice in different countries, and this has
been taken into consideration.
This document complies at least with the following criteria:
— it is technologically neutral;
— it is compatible with relevant international standards on electronic invoicing;
— it is consistent with the relevant provisions of Directive 2006/112/EC (the “VAT directive”);
— it allows for the establishment of practical, user-friendly, flexible and cost-efficient electronic
invoicing and cash register systems;
— it takes into account the special needs of small and medium-sized enterprises as well as of
sub-central contracting authorities and contracting entities;
— it is suitable for use in commercial transactions between enterprises and between enterprises
and consumers.
NOTE Attention is drawn to the requirements for the protection of personal data of Regulation (EU)
2016/679, having due regard to the principles of privacy and data protection by-design, data minimization,
purpose limitation, necessity and proportionality.
1 Scope
This document establishes a semantic data model of an e-receipt or a simplified electronic invoice.
NOTE In the remainder of this document, when “e-receipt” is mentioned, “simplified invoice” is also
meant.
The semantic model includes essential information elements that an electronic receipt needs to
ensure legal (including fiscal) compliance and to enable interoperability for cross-border, cross
sector and domestic trade. The semantic model can be used by organizations in the private and
the public sector for documenting by issuing a receipt for the purchase of services and /or goods.
It can also be used for documenting a purchase between private sector enterprises. In addition, it
has been designed for the use of consumers.
2 Normative references
The following documents are referred to in the text in such a way that some or all of their content
constitutes requirements of this document. For dated references, only the edition cited applies.
For undated references, the latest edition of the referenced document (including any
amendments) applies.
EN ISO 3166-1, Codes for the representation of names of countries and their subdivisions — Part 1
...
Questions, Comments and Discussion
Ask us and Technical Secretary will try to provide an answer. You can facilitate discussion about the standard in here.