Facility management — Management systems — Requirements with guidance for use

ISO 41001:2018 specifies the requirements for a facility management (FM) system when an organization: a) needs to demonstrate effective and efficient delivery of FM that supports the objectives of the demand organization; b) aims to consistently meet the needs of interested parties and applicable requirements; c) aims to be sustainable in a globally-competitive environment. The requirements specified in ISO 41001:2018 are non-sector specific and intended to be applicable to all organizations, or parts thereof, whether public or private sector, and regardless of the type, size and nature of the organization or geographical location. Annex A provides additional guidance on the use of this document.

Facility management — Systèmes de management — Exigences avec recommandations d'utilisation

Le présent document spécifie les exigences relatives à un système de facility management (FM) lorsqu'un organisme: a) doit démontrer une prestation de services de FM efficace et efficiente soutenant les objectifs de l'organisme demandeur; b) vise à répondre constamment aux besoins des parties intéressées et à satisfaire aux exigences applicables; c) vise à être durable dans un environnement concurrentiel mondial. Les exigences spécifiées dans le présent document ne sont pas spécifiques à un secteur et sont prévues pour être applicables à tous les organismes, ou parties de ceux-ci, du secteur public ou privé, et indépendamment du type, de la taille et de la nature de l'organisme ou de la situation géographique. L'Annexe A fournit des lignes directrices supplémentaires pour l'utilisation du présent document.

General Information

Status
Published
Publication Date
22-Apr-2018
Current Stage
6060 - International Standard published
Start Date
23-Apr-2018
Completion Date
23-Apr-2018
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ISO 41001:2018 - Facility management -- Management systems -- Requirements with guidance for use
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ISO 41001:2018 - Facility management -- Systemes de management -- Exigences avec recommandations d'utilisation
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Standards Content (sample)

INTERNATIONAL ISO
STANDARD 41001
First edition
2018-04
Facility management — Management
systems — Requirements with
guidance for use
Facility management — Systèmes de management — Exigences avec
directives d'utilisation
Reference number
ISO 41001:2018(E)
ISO 2018
---------------------- Page: 1 ----------------------
ISO 41001:2018(E)
COPYRIGHT PROTECTED DOCUMENT
© ISO 2018

All rights reserved. Unless otherwise specified, or required in the context of its implementation, no part of this publication may

be reproduced or utilized otherwise in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, or posting

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Published in Switzerland
ii © ISO 2018 – All rights reserved
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ISO 41001:2018(E)
Contents Page

Foreword ........................................................................................................................................................................................................................................iv

Introduction ..................................................................................................................................................................................................................................v

1 Scope ................................................................................................................................................................................................................................. 1

2 Normative references ...................................................................................................................................................................................... 1

3 Terms and definitions ..................................................................................................................................................................................... 1

4 Context of the organization ....................................................................................................................................................................... 4

4.1 Understanding the organization and its context ....................................................................................................... 4

4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties .............................................................. 4

4.3 Determining the scope of the FM system ......................................................................................................................... 5

4.4 FM system ................................................................................................................................................................................................... 5

5 Leadership .................................................................................................................................................................................................................. 5

5.1 Leadership and commitment ..................................................................................................................................................... 5

5.2 Policy ............................................................................................................................................................................................................... 6

5.3 Organizational roles, responsibilities and authorities.......................................................................................... 6

6 Planning ......................................................................................................................................................................................................................... 7

6.1 Actions to address risks and opportunities ................................................................................................................... 7

6.2 FM objectives and planning to achieve them ................................................................................................................ 7

7 Support ........................................................................................................................................................................................................................... 8

7.1 Resources ..................................................................................................................................................................................................... 8

7.2 Competence ............................................................................................................................................................................................... 8

7.3 Awareness ................................................................................................................................................................................................... 8

7.4 Communication ...................................................................................................................................................................................... 8

7.5 Documented information ............................................................................................................................................................... 9

7.5.1 General...................................................................................................................................................................................... 9

7.5.2 Creating and updating information ................................................................................................................. 9

7.5.3 Control of documented information ............................................................................................................... 9

7.5.4 FM information and data requirements ...................................................................................................10

7.6 Organizational knowledge .........................................................................................................................................................10

8 Operation ..................................................................................................................................................................................................................11

8.1 Operational planning and control .......................................................................................................................................11

8.2 Coordination with interested parties ...............................................................................................................................11

8.3 Integration of services ...................................................................................................................................................................11

9 Performance evaluation ............................................................................................................................................................................11

9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation ............................................................................................11

9.2 Internal audit .........................................................................................................................................................................................12

9.3 Management review ........................................................................................................................................................................12

10 Improvement .........................................................................................................................................................................................................13

10.1 Nonconformity and corrective action ..............................................................................................................................13

10.2 Continual improvement ...............................................................................................................................................................14

10.3 Preventive actions .............................................................................................................................................................................14

Annex A (informative) Guidance on the use of this document ...............................................................................................15

Bibliography .............................................................................................................................................................................................................................45

© ISO 2018 – All rights reserved iii
---------------------- Page: 3 ----------------------
ISO 41001:2018(E)
Foreword

ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards

bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out

through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical

committee has been established has the right to be represented on that committee. International

organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.

ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of

electrotechnical standardization.

The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are

described in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular the different approval criteria needed for the

different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the

editorial rules of the ISO/IEC Directives, Part 2 (see www .iso .org/directives).

Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of

patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of

any patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or

on the ISO list of patent declarations received (see www .iso .org/patents).

Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not

constitute an endorsement.

For an explanation on the voluntary nature of standards, the meaning of ISO specific terms and

expressions related to conformity assessment, as well as information about ISO’s adherence to the

World Trade Organization (WTO) principles in the Technical Barriers to Trade (TBT) see the following

URL: www .iso .org/iso/foreword .html.

This document was prepared by Technical Committee ISO/TC 267, Facility management.

iv © ISO 2018 – All rights reserved
---------------------- Page: 4 ----------------------
ISO 41001:2018(E)
Introduction
0.1 General

Facility management (FM) integrates multiple disciplines in order to have an influence on the efficiency

and productivity of economies of societies, communities and organizations, as well as the manner in

which individuals interact with the built environment. FM affects the health, well-being and quality of

life of much of the world’s societies and population through the services it manages and delivers.

While FM has such a broad impact, recognition of its principles and practices at a global level has been

lacking. This document provides the basis for a common interpretation and understanding of FM and

the ways in which it can benefit organizations of all kinds.

The development of the market for FM services would be enhanced by the presence of a common global

structure and supporting standard. The sector benefits from a common basis upon which FM can be

assessed and measured. This is the primary driver for, and purpose of, this document.

In a globally-competitive environment, FM organizations and providers need to communicate among

themselves and with interested parties using common principles, concepts and terms, including

assessment and measurement of performance. This document is intended to raise the standard of care

and increase levels of quality, thereby stimulating organizational maturity and competition for the

delivery of FM.
The benefits of an integrated system standard for FM include:
— improved workforce productivity, safety and health and well-being;

— improved communication of requirements and methodologies among and between public and

private sector organizations;

— improved efficiency and effectiveness, thus improving cost benefits to organizations;

— improved service consistency;
— providing a common platform for all types of organizations.
This document is applicable to any organization that wishes to:
— establish, implement, maintain and improve an integrated FM system;
— assure itself of conformity with its stated management policy;
— demonstrate conformity with this document by:
— making a self-determination and self-declaration;

— seeking confirmation of its conformity by parties having an interest in the organization;

— seeking confirmation of its self-declaration by a party external to the organization;

— seeking certification/registration of its FM system by an accredited third-party certification

body.
0.2 Process approach

This document applies the framework developed by ISO to improve alignment among its International

Standards for management systems.

This document promotes the adoption of a process approach when developing, implementing and

improving the effectiveness of a management system standard to enhance customer satisfaction by

meeting their requirements.
© ISO 2018 – All rights reserved v
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ISO 41001:2018(E)

For an organization to function effectively, it needs to determine and manage numerous interrelated

activities. An activity, or set of activities, using resources and managed in order to enable the

transformation of inputs into outputs, can be considered as a process. Generally, the output from one

process directly forms the input to the next.

The application of a system of processes within an organization, together with the identification,

interactions of these processes and their management to produce the desired outcome, can be referred

to as the “process approach”.

An advantage of the process approach is the ongoing control that it provides over the linkage between

the individual processes within the system of processes, as well as over their combination and

interaction.
When used within an FM system, such an approach emphasizes the importance of:

a) understanding and meeting the demand organization’s requirements through an integrated

planning process;

NOTE A demand organization is an entity which has a need and the authority to incur costs to have

requirements met. It is typically an authorized representative within a functional unit of the organization.

b) the relationship between the integrated planning process and Clauses 4 to 10 of the FM system;

c) the documentation associated with the requirements of the FM system and the subject of

certification assessments;
d) all of the above in the context of management levels;
e) continual improvement of processes based on objective measurement.

To preview the FM system, the core processes start with understanding and defining the following

criteria within a demand organization.

— Context of the organization: understanding and determining the appropriate FM system (see

Clause 4).

— Leadership: understanding organizational roles, responsibilities, policies and authorities (see

Clause 5).

— Planning: understanding risks, strategic objectives and current policies (see Clause 6).

— Support: understanding available versus required resources in the form of financial, human and

technology (see Clause 7).
— Operations: delivering integrated FM services (see Clause 8).

— Performance evaluation: benchmarking standards, monitoring and meeting target requirements

(see Clause 9).

— Improvement: reviewing benchmarked standards, identifying and implementing process

improvement initiatives (see Clause 10).

Reference is made to the demand organization and the organization throughout this document. This

distinction is made due to the variable nature in which FM services may be delivered through internal

staffing within the demand organization, external service providers, or a combination of the two.

The requirements of this document apply to the FM organization. However, as illustrated in Figure 1,

the FM organization and the demand organization need to work together to clearly define needs to

meet the core business strategy, and to develop FM policies and practices that will enable the core

business activities of the demand organization. The organization (and top management) refers to the

FM organization throughout, unless otherwise noted as the demand organization.
vi © ISO 2018 – All rights reserved
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ISO 41001:2018(E)

In addition, the clauses of this document can be considered through the process approach methodology

known as “Plan-Do-Check-Act” (PDCA), as is illustrated in Figure 1. PDCA can be briefly described as

follows.

Plan: establish the objectives and processes necessary to deliver results in accordance with customer

requirements and the organization’s policies.
Do: implement the processes.

Check: monitor and measure processes and product against policies, objectives and requirements for

the product and report the results.
Act: take actions to continually improve process performance.
Figure 1 — Process approach methodology in facility management
© ISO 2018 – All rights reserved vii
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INTERNATIONAL STANDARD ISO 41001:2018(E)
Facility management — Management systems —
Requirements with guidance for use
1 Scope

This document specifies the requirements for a facility management (FM) system when an organization:

a) needs to demonstrate effective and efficient delivery of FM that supports the objectives of the

demand organization;

b) aims to consistently meet the needs of interested parties and applicable requirements;

c) aims to be sustainable in a globally-competitive environment.

The requirements specified in this document are non-sector specific and intended to be applicable to

all organizations, or parts thereof, whether public or private sector, and regardless of the type, size and

nature of the organization or geographical location.
Annex A provides additional guidance on the use of this document.
2 Normative references

The following documents are referred to in the text in such a way that some or all of their content

constitutes requirements of this document. For dated references, only the edition cited applies. For

undated references, the latest edition of the referenced document (including any amendments) applies.

ISO 41011, Facility management — Vocabulary
3 Terms and definitions

For the purposes of this document, the terms and definitions given in ISO 41011 and the following apply.

ISO and IEC maintain terminological databases for use in standardization at the following addresses:

— ISO Online browsing platform: available at https: //www .iso .org/obp
— IEC Electropedia: available at http: //www .electropedia .org/

NOTE 1 For the purposes of this document, the term “FM system” is used to refer to a system for facility

management.

NOTE 2 For the purposes of this document, the term “organization” or “top management” will refer to the

FM organization or FM top management unless otherwise stated.
3.1
organization

person or group of people that has its own functions with responsibilities, authorities and relationships

to achieve its objectives (3.8)

Note 1 to entry: The concept of organization includes, but is not limited to sole-trader, company, corporation, firm,

enterprise, authority, partnership, charity or institution, or part or combination thereof, whether incorporated

or not, public or private.

Note 2 to entry: For the purposes of this document, the term “organization” refers to the FM organization unless

otherwise stated.
© ISO 2018 – All rights reserved 1
---------------------- Page: 8 ----------------------
ISO 41001:2018(E)
3.2
interested party
stakeholder

person or organization (3.1) that can affect, be affected by, or perceive itself to be affected by a decision

or activity
3.3
requirement
need or expectation that is stated, generally implied or obligatory

Note 1 to entry: “Generally implied” means that it is custom or common practice for the organization (3.1) and

interested parties (3.2) that the need or expectation under consideration is implied.

Note 2 to entry: A specified requirement is one that is stated, for example in documented information (3.11).

3.4
management system

set of interrelated or interacting elements of an organization (3.1) to establish policies (3.7) and

objectives (3.8) and processes (3.12) to achieve those objectives

Note 1 to entry: A management system can address a single discipline or several disciplines.

Note 2 to entry: The system elements include the organization’s structure, roles and responsibilities, planning

and operation.

Note 3 to entry: The scope of a management system may include the whole of the organization, specific and

identified functions of the organization, specific and identified sections of the organization, or one or more

functions across a group of organizations.

Note 4 to entry: For the purposes of this document, the term “FM system” is used to refer to a system for facility

management.
3.5
top management

person or group of people who directs and controls an organization (3.1) at the highest level

Note 1 to entry: Top management has the power to delegate authority and provide resources within the

organization.

Note 2 to entry: If the scope of the management system (3.4) covers only part of an organization, then top

management refers to those who direct and control that part of the organization.

Note 3 to entry: For the purposes of this document, the term “top management” refers to the FM top management

unless otherwise stated.
3.6
effectiveness
extent to which planned activities are realized and planned results achieved
3.7
policy

intentions and direction of an organization (3.1), as formally expressed by its top management (3.5)

3.8
objective
result to be achieved
Note 1 to entry: An objective can be strategic, tactical, or operational.

Note 2 to entry: Objectives can relate to different disciplines (such as financial, health and safety, and

environmental goals) and can apply at different levels (such as strategic, organization-wide, project, product and

process (3.12)).
2 © ISO 2018 – All rights reserved
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ISO 41001:2018(E)

Note 3 to entry: An objective can be expressed in other ways, e.g. as an intended outcome, a purpose, an

operational criterion, as a facility management objective, or by the use of other words with similar meaning (e.g.

aim, goal, or target).

Note 4 to entry: In the context of facility management systems (3.4), facility management objectives are set by the

organization (3.1), consistent with the facility management policy (3.7), to achieve specific results.

3.9
risk
effect of uncertainty

Note 1 to entry: An effect is a deviation from the expected — positive or negative.

Note 2 to entry: Uncertainty is the state, even partial, of deficiency of information related to, understanding or

knowledge of, an event, its consequence, or likelihood.

Note 3 to entry: Risk is often characterized by reference to potential “events” (as defined in ISO Guide 73:2009,

3.5.1.3) and “consequences” (as defined in ISO Guide 73:2009, 3.6.1.3), or a combination of these.

Note 4 to entry: Risk is often expressed in terms of a combination of the consequences of an event (including

changes in circumstances) and the associated “likelihood” (as defined in ISO Guide 73:2009, 3.6.1.1) of occurrence.

3.10
competence
ability to apply knowledge and skills to achieve intended results
3.11
documented information

information required to be controlled and maintained by an organization (3.1) and the medium on

which it is contained

Note 1 to entry: Documented information can be in any format and media, and from any source.

Note 2 to entry: Documented information can refer to:
— the management system (3.4), including related processes (3.12);

— information created in order for the organization to operate (documentation);

— evidence of results achieved (records).
3.12
process

set of interrelated or interacting activities which transforms inputs into outputs

3.13
performance
measurable result

Note 1 to entry: Performance can relate either to quantitative or qualitative findings.

Note 2 to entry: Performance can relate to the management of activities, processes (3.12), products (including

services), systems or organizations (3.1).
3.14
outsource (verb)

make an arrangement where an external organization (3.1) performs part of an organization’s function

or process (3.12)

Note 1 to entry: An external organization is outside the scope of the management system (3.4), although the

outsourced function or process is within the scope.
© ISO 2018 – All rights reserved 3
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ISO 41001:2018(E)
3.15
monitoring
determining the status of a system, a process (3.12) or an activity

Note 1 to entry: To determine the status, there may be a need to check, supervise or critically observe.

3.16
measurement
process (3.12) to determine a value
3.17
audit

systematic, independent and documented process (3.12) for obtaining audit evidence and evaluating it

objectively to determine the extent to which the audit criteria are fulfilled

Note 1 to entry: An audit can be an internal audit (first party) or an external audit (second party or third party),

and it can be a combined audit (combining two or more disciplines).

Note 2 to entry: An internal audit is conducted by the organization (3.1) itself, or by an external party on its behalf.

Note 3 to entry: “Audit evidence” and “audit criteria” are defined in ISO 19011.
3.18
conformity
fulfilment of a requirement (3.3)
3.19
nonconformity
non-fulfilment of a requirement (3.3)
3.20
corrective action

action to eliminate the cause of a nonconformity (3.19) and to prevent recurrence

3.21
continual improvement
recurring activity to enhance performance (3.13)
4 Context of the organization
4.1 Understanding the organization and its context

The organization shall determine, demonstrate and document external and internal issues that are

relevant to its purpose and its strategic objectives, and that affect its ability to achieve the intended

outcome(s) of its FM system.
4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties
The organization shall determine and document:
— the interested parties that are relevant to the FM system;
— the requirements of these interested parties;
— the outputs which will satisfy the requirements;
— the inputs required to achieve those outputs;
— the process to keep the requirements up-to-date.
4 © ISO 2018 – All rights reserved
---------------------- Page: 11 ----------------------
ISO 41001:2018(E)
4.3 Determining the scope of the FM system

The organization shall determine the boundaries and applicability of the FM system to establish its scope.

When determining this scope, the organization shall consider:
— the external and internal issues referred to in 4.1;
— the requirements referred to in 4.2;

— the interaction with other management systems, if used, and the resources to meet the requirements.

The scope shall be available as documented information.
4.4 FM system

The organization shall establish, implement, maintain and continually improve an FM system, including

the processes needed and their interactions, in accordance with the requirements of this document.

5 Leadership
5.1 Leadership and commitment

The organization’s top management shall demonstrate leadership and commitment with respect to the

FM system by:

— ensuring that the FM policy and FM objectives are established and are compatible with the strategic

direction of the demand organization;

— ensuring the integration and support of the FM system requirements into the organization’s

business processes;
— ensuring that the resources needed for the FM system are available;

— communicating the importance of an effective FM system and of conforming to the FM system

requirements;
— communicating with the top management of the demand organization;

— ensuring that the FM system achieves its intended outcome(s) as documented herein;

— directing and supporting persons to contribute to the effectiveness of the FM system;

— coordinating and collaborating interdepartmentally;

— promoting continual improvement in innovation, communications, morale, cross functional

integration, the support of the organization’s objectives and responsible management;

— supporting other relevant management roles to demonstrate their leadership as it applies to their

areas of responsibility;

— ensuring that the approach used for managing risk in FM is aligned with the organization’s approach

for managing risk.
NOTE Reference to “bus
...

NORME ISO
INTERNATIONALE 41001
Première édition
2018-04
Facility management — Systèmes
de management — Exigences avec
recommandations d'utilisation
Facility management — Management systems — Requirements with
guidance for use
Numéro de référence
ISO 41001:2018(F)
ISO 2018
---------------------- Page: 1 ----------------------
ISO 41001:2018(F)
DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
© ISO 2018

Tous droits réservés. Sauf prescription différente ou nécessité dans le contexte de sa mise en œuvre, aucune partie de cette

publication ne peut être reproduite ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique,

y compris la photocopie, ou la diffusion sur l’internet ou sur un intranet, sans autorisation écrite préalable. Une autorisation peut

être demandée à l’ISO à l’adresse ci-après ou au comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.

ISO copyright office
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Fax: +41 22 749 09 47
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Web: www.iso.org
Publié en Suisse
ii © ISO 2018 – Tous droits réservés
---------------------- Page: 2 ----------------------
ISO 41001:2018(F)
Sommaire Page

Avant-propos ..............................................................................................................................................................................................................................iv

Introduction ..................................................................................................................................................................................................................................v

1 Domaine d'application ................................................................................................................................................................................... 1

2 Références normatives ................................................................................................................................................................................... 1

3 Termes et définitions ....................................................................................................................................................................................... 1

4 Contexte de l'organisme................................................................................................................................................................................ 5

4.1 Compréhension de l'organisme et de son contexte ................................................................................................. 5

4.2 Compréhension des besoins et attentes des parties intéressées ................................................................ 5

4.3 Détermination du domaine d'application du système de FM ......................................................................... 5

4.4 Système de FM ......................................................................................................................................................................................... 5

5 Leadership .................................................................................................................................................................................................................. 5

5.1 Leadership et engagement............................................................................................................................................................ 5

5.2 Politique ........................................................................................................................................................................................................ 6

5.3 Rôles, responsabilités et autorités au sein de l'organisme ............................................................................... 7

6 Planification .............................................................................................................................................................................................................. 7

6.1 Actions à mettre en œuvre face aux risques et opportunités ......................................................................... 7

6.2 Objectifs FM et planification des actions pour les atteindre ........................................................................... 7

7 Support ........................................................................................................................................................................................................................... 8

7.1 Ressources .................................................................................................................................................................................................. 8

7.2 Compétences ............................................................................................................................................................................................. 8

7.3 Sensibilisation ......................................................................................................................................................................................... 9

7.4 Communication ...................................................................................................................................................................................... 9

7.5 Informations documentées .......................................................................................................................................................... 9

7.5.1 Généralités ............................................................................................................................................................................ 9

7.5.2 Création et mise à jour des informations ................................................................................................... 9

7.5.3 Maîtrise des informations documentées ..................................................................................................10

7.5.4 Exigences relatives aux informations et aux données de FM .................................................10

7.6 Connaissances organisationnelles ......................................................................................................................................11

8 Réalisation des activités opérationnelles ................................................................................................................................11

8.1 Planification et maîtrise opérationnelles ......................................................................................................................11

8.2 Coordination avec les parties intéressées ....................................................................................................................12

8.3 Intégration des services ...............................................................................................................................................................12

9 Évaluation des performances ...............................................................................................................................................................12

9.1 Surveillance, mesure, analyse et évaluation ...............................................................................................................12

9.2 Audit interne ..........................................................................................................................................................................................12

9.3 Revue de direction ............................................................................................................................................................................13

10 Amélioration ..........................................................................................................................................................................................................14

10.1 Non-conformité et action corrective .................................................................................................................................14

10.2 Amélioration continue ...................................................................................................................................................................14

10.3 Actions préventives ..........................................................................................................................................................................15

Annexe A (informative) Lignes directrices pour l’utilisation du présent document .......................................16

Bibliographie ...........................................................................................................................................................................................................................48

© ISO 2018 – Tous droits réservés iii
---------------------- Page: 3 ----------------------
ISO 41001:2018(F)
Avant-propos

L'ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d'organismes

nationaux de normalisation (comités membres de l'ISO). L'élaboration des Normes internationales est

en général confiée aux comités techniques de l'ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude

a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales,

gouvernementales et non gouvernementales, en liaison avec l'ISO participent également aux travaux.

L'ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui

concerne la normalisation électrotechnique.

Les procédures utilisées pour élaborer le présent document et celles destinées à sa mise à jour sont

décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient, en particulier, de prendre note des différents

critères d'approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document a été

rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2 (voir www

.iso .org/directives).

L'attention est attirée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l'objet de

droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L'ISO ne saurait être tenue pour responsable

de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant

les références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de

l'élaboration du document sont indiqués dans l'Introduction et/ou dans la liste des déclarations de

brevets reçues par l'ISO (voir www .iso .org/brevets).

Les appellations commerciales éventuellement mentionnées dans le présent document sont données

pour information, par souci de commodité, à l’intention des utilisateurs et ne sauraient constituer un

engagement.

Pour une explication de la nature volontaire des normes, la signification des termes et expressions

spécifiques de l'ISO liés à l'évaluation de la conformité, ou pour toute information au sujet de l'adhésion

de l'ISO aux principes de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) concernant les obstacles

techniques au commerce (OTC), voir www .iso .org/avant -propos.

Le présent document a été élaboré par le comite technique ISO/TC 267, Facility management.

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ISO 41001:2018(F)
Introduction
0.1 Généralités

Le facility management (FM) intègre de multiples disciplines afin d’avoir une influence sur l'efficience

et la productivité de l’économie des sociétés, des collectivités et des organismes ainsi que sur la manière

dont les individus interagissent avec l’environnement bâti. Le FM a une incidence sur la santé, le bien-

être et la qualité de vie d'une grande partie des sociétés et de la population mondiale par le biais des

services qu'il gère et fournit.

Bien que le FM ait un impact aussi large, ses principes et pratiques ne sont pas reconnus à l'échelle

mondiale. Le présent document fournit une base d'interprétation et de compréhension communes du

FM et de la façon dont il peut bénéficier aux organismes de tout type.

Le développement du marché des services de FM serait amélioré par la présence d’une structure globale

commune et d'une norme support. Le secteur tire profit d’une base commune permettant d'évaluer et

de mesurer le FM. Il s'agit du principal facteur et de l'objet du présent document.

Dans un environnement concurrentiel mondial, les organismes et prestataires de services de FM ont

besoin de communiquer entre eux et avec les parties intéressées en utilisant des principes, des concepts

et des termes communs, y compris l'évaluation et la mesure de la performance. Le présent document

est destiné à améliorer la norme de conduite et augmenter les niveaux de qualité, stimulant ainsi la

maturité et la compétitivité de l'organisme pour la prestation de services de FM.

Les bénéfices d’une norme de système intégré pour le FM incluent:

— une amélioration de la productivité, de la sécurité, de la santé et du bien-être de la main d'œuvre;

— une amélioration de la communication des exigences et des méthodologies au sein et entre les

organismes des secteurs public et privé;

— une amélioration de l’efficience et de l’efficacité et donc du rapport coûts/bénéfices pour les

organismes;
— une amélioration de la cohérence du service;
— la fourniture d'une plate-forme commune pour pour tous les types d’organismes.
Le présent document s'applique à tout organisme souhaitant:
— établir, mettre en œuvre, tenir à jour et améliorer un système de FM intégré;
— s'assurer de la conformité à sa politique de management qu’il a déclarée;
— démontrer sa conformité au présent document en:
— réalisant une auto-évaluation et une auto-déclaration;

— recherchant la confirmation de sa conformité par des parties ayant un intérêt pour l’organisme;

— recherchant la confirmation de son auto-déclaration par une partie externe à l’organisme;

— faisant certifier/enregistrer son système de FM par un organisme de certification tierce partie

accrédité.
0.2 Approche processus

Le présent document applique le cadre élaboré par l'ISO pour améliorer la cohérence entre ses Normes

internationales relatives aux systèmes de management.
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ISO 41001:2018(F)

Le présent document promeut l'adoption d'une approche processus lors du développement, de la mise

en œuvre et de l'amélioration de l'efficacité d'une norme de système de management, afin d'accroître la

satisfaction des donneurs d'ordre par le respect de leurs exigences.

Pour qu'un organisme fonctionne de manière efficace, il a besoin d’identifier et de gérer de nombreuses

activités corrélées. Une activité, ou un ensemble d'activités, utilisant des ressources et géré de manière

à permettre la transformation d'éléments d'entrée en éléments de sortie peut être considéré comme un

processus. En général, l'élément de sortie d'un processus constitue directement l'élément d'entrée du

processus suivant.

L'«approche processus» désigne l'application d'un système de processus au sein d'un organisme, ainsi

que l'identification, les interactions et le management de ces processus en vue d'obtenir le résultat

souhaité.

L'un des avantages de l'approche processus est la maîtrise permanente qu'elle permet sur les relations

entre les processus individuels au sein du système de processus, ainsi que sur leurs combinaisons et

interactions.

Lorsqu'elle est utilisée dans un système de FM, cette approche souligne l'importance:

a) de la compréhension et de la satisfaction des exigences de l'organisme demandeur par un processus

intégré de planification;

NOTE Un organisme demandeur est une entité qui a un besoin et l’autorité nécessaire pour engager les

coûts associés à la satisfaction d’exigences. Il s’agit habituellement d’un représentant habilité au sein d’une

unité fonctionnelle de l’organisme.

b) des relations entre le processus de planification intégré et les Articles 4 à 10 du système de FM;

c) de la documentation associée aux exigences du système de FM et aux évaluations du sujet de la

certification;
d) de tout ce qui précède dans le contexte des niveaux de management;
e) de l'amélioration continue des processus sur la base de mesures objectives.

Pour visualiser le système de FM, les processus centraux débutent par la compréhension et la définition

des critères suivants au sein de l’organisme demandeur.

— Contexte de l’organisme: compréhension et détermination du système de FM approprié (voir

Article 4).

— Leadership: compréhension des rôles, responsabilités, politiques et autorités au sein de l'organisme

(voir Article 5).

— Planification: compréhension des risques, des objectifs stratégiques et des politiques actuelles

(voir Article 6).

— Support: compréhension du rapport entre ressources disponibles et ressources requises en termes

financier, humain et technologique (voir Article 7).
— Opérations: prestation de services de FM intégrés (voir Article 8).

— Évaluation de la performance: normes d’analyse comparative, surveillance et respect d’exigences

cibles (voir Article 9).

— Amélioration: revue de normes d’analyse comparative, identification et mise en œuvre d’initiatives

d’amélioration des processus (voir Article 10).

Dans le présent document, il est fait référence à l’organisme demandeur et à l’organisme. Cette distinction

est faite en raison de la nature variable selon laquelle les services de FM peuvent être fournis, à savoir

par recrutement interne au sein de l’organisme demandeur, par des prestataires de services externes

ou par une combinaison des deux. Les exigences du présent document s’appliquent à l’organisme de FM.

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Toutefois, comme illustré à la Figure 1, l’organisme de FM et l’organisme demandeur doivent collaborer

pour définir clairement les besoins permettant de se conformer à la stratégie de base de l’entreprise et

de développer des politiques et pratiques de FM qui permettront les activités principales de l’organisme

demandeur. L’organisme (et la direction) se rapporte à l’organisme de FM dans son ensemble, sauf s’il

est mentionné organisme demandeur.

De plus, les articles du présent document peuvent être considérés par le biais de la méthodologie de

l’approche processus connue en tant que cycle PDCA («Plan, Do, Check, Act»), tel qu’illustré à la Figure 1.

Le cycle PDCA peut être décrit succinctement comme suit.

Planifier: établir les objectifs et les processus nécessaires pour fournir des résultats correspondant

aux exigences des clients et aux politiques de l'organisme.
Réaliser: mettre en œuvre les processus.

Vérifier: surveiller et mesurer les processus et le produit par rapport aux politiques, objectifs et

exigences relatives au produit, et rendre compte des résultats.

Agir: entreprendre les actions pour améliorer en permanence les performances des processus.

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ISO 41001:2018(F)
Figure 1 — Méthodologie de l'approche processus en facility management
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NORME INTERNATIONALE ISO 41001:2018(F)
Facility management — Systèmes de management —
Exigences avec recommandations d'utilisation
1 Domaine d'application

Le présent document spécifie les exigences relatives à un système de facility management (FM)

lorsqu'un organisme:

a) doit démontrer une prestation de services de FM efficace et efficiente soutenant les objectifs de

l’organisme demandeur;

b) vise à répondre constamment aux besoins des parties intéressées et à satisfaire aux exigences

applicables;
c) vise à être durable dans un environnement concurrentiel mondial.

Les exigences spécifiées dans le présent document ne sont pas spécifiques à un secteur et sont prévues

pour être applicables à tous les organismes, ou parties de ceux-ci, du secteur public ou privé, et

indépendamment du type, de la taille et de la nature de l'organisme ou de la situation géographique.

L’Annexe A fournit des lignes directrices supplémentaires pour l’utilisation du présent document.

2 Références normatives

Les documents suivants cités dans le texte constituent, pout tout ou partie de leur contenu, des

exigences du présent document. Pour les références datées, seule l'édition citée s'applique. Pour les

références non datées, la dernière édition du document de référence s'applique (y compris les éventuels

amendements).
ISO 41011, Facility management — Vocabulaire
3 Termes et définitions

Pour les besoins du présent document, les termes et définitions donnés dans l’ISO 41011 ainsi que les

suivants s'appliquent.

L’ISO et l’IEC tiennent à jour des bases de données terminologiques destinées à être utilisées en

normalisation, consultables aux adresses suivantes:

— ISO Online browsing platform: disponible à l'adresse https: //www .iso .org/obp

— IEC Electropedia: disponible à l'adresse http: //www .electropedia .org/

NOTE 1 Pour les besoins du présent document, le terme «système de FM» est utilisé pour désigner un système

pour la gestion des installations.

NOTE 2 Pour les besoins du présent document, le terme «organisme» ou «direction» se rapportera à

l'organisme de FM ou à la direction de FM, sauf indication contraire.
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ISO 41001:2018(F)
3.1
organisme

personne ou groupe de personnes ayant un rôle avec les responsabilités, l’autorité et les relations lui

permettant d’atteindre ses objectifs (3.8)

Note 1 à l'article: Le concept d'organisme englobe sans s’y limiter, les travailleurs indépendants, les compagnies,

les sociétés, les firmes, les entreprises, les administrations, les partenariats, les organisations caritatives ou les

institutions, ou bien une partie ou une combinaison des entités précédentes, à responsabilité limitée ou ayant un

autre statut, de droit public ou privé.

Note 2 à l'article: Pour les besoins du présent document, le terme «organisme» se rapporte à l'organisme de FM,

sauf indication contraire.
3.2
partie intéressée
partie prenante

personne ou organisme (3.1) qui peut soit influer sur une décision ou une activité, soit être influencée

ou s’estimer influencée par une décision ou une activité
3.3
exigence
besoin ou attente formulé, généralement implicite ou obligatoire

Note 1 à l'article: «Généralement implicite» signifie qu'il est habituel ou courant, pour l'organisme (3.1) et les

parties intéressées (3.2), que le besoin ou l'attente en question soit implicite.

Note 2 à l'article: Une exigence spécifiée est une exigence formulée, par exemple une information documentée (3.11).

3.4
système de management

ensemble d'éléments corrélés ou en interaction d'un organisme (3.1), utilisés pour établir des politiques

(3.7), des objectifs (3.8) et des processus (3.12) de façon à atteindre lesdits objectifs

Note 1 à l'article: Un système de management peut traiter d’un seul ou de plusieurs domaines.

Note 2 à l'article: Les éléments du système comprennent la structure, les rôles et responsabilités, la planification

et le fonctionnement de l’organisme.

Note 3 à l'article: Le périmètre d’un système de management peut comprendre l’ensemble de l’organisme, des

fonctions ou des sections spécifiques et identifiées de l’organisme, ou une ou plusieurs fonctions dans un groupe

d’organismes.

Note 4 à l'article: Pour les besoins du présent document, le terme «système de FM» est utilisé pour désigner un

système pour la gestion des installations.
3.5
direction

personne ou groupe de personnes qui oriente et dirige un organisme (3.1) au plus haut niveau

Note 1 à l'article: La direction a le pouvoir de déléguer son autorité et de fournir des ressources au sein de

l'organisme.

Note 2 à l'article: Si le périmètre du système de management (3.4) ne couvre qu’une partie de l'organisme, alors la

direction s’adresse à ceux qui orientent et dirigent cette partie de l'organisme.

Note 3 à l'article: Pour les besoins du présent document, le terme «direction» se rapporte à la direction de FM,

sauf indication contraire.
3.6
efficacité

niveau de réalisation des activités planifiées et d’obtention des résultats escomptés

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ISO 41001:2018(F)
3.7
politique

intentions et orientations d’un organisme (3.1), telles qu’elles sont officiellement formulées par sa

direction (3.5)
3.8
objectif
résultat à atteindre
Note 1 à l'article: Un objectif peut être stratégique, tactique ou opérationnel.

Note 2 à l'article: Les objectifs peuvent se rapporter à différents domaines (tels que finance, santé, sécurité

et environnement) et peuvent s’appliquer à divers niveaux (par exemple au niveau stratégique, à un niveau

concernant l’organisme dans son ensemble ou afférant à un projet, un produit ou un processus (3.12).

Note 3 à l'article: Un objectif peut être exprimé de différentes manières, par exemple par un résultat escompté,

un besoin, un critère opérationnel, en tant qu'objectif de facility management, ou par l'utilisation d’autres termes

ayant la même signification (par exemple finalité, but ou cible.

Note 4 à l'article: Dans le contexte des systèmes de facility management (3.4), les objectifs de facility management

encadrés par la norme sont établis par l'organisme (3.1), en cohérence avec sa politique (3.7) de facility

management, en vue d'obtenir des résultats spécifiques.
3.9
risque
effet de l'incertitude

Note 1 à l'article: Un effet est un écart, positif ou négatif, par rapport à une attente.

Note 2 à l'article: L'incertitude est l'état, même partiel, de manque d’information qui entrave la compréhension ou

la connaissance d’un événement, de ses conséquences ou de sa vraisemblance.

Note 3 à l'article: Un risque est souvent caractérisé par référence à des événements potentiels (tels que définis

dans le Guide ISO 73:2009, 3.5.1.3) et à des conséquences également potentielles (telles que définies dans le

Guide ISO 73:2009, 3.6.1.3, 3.6.1.3), ou par référence à une combinaison des deux.

Note 4 à l'article: Un risque est souvent exprimé en termes de combinaison des conséquences d’un événement (y

compris des changements de circonstances) et de la vraisemblance de son occurrence (telle que définie dans le

Guide ISO 73:2009, 3.6.1.1).
3.10
compétence

aptitude à mettre en pratique des connaissances et des savoir-faire pour obtenir les résultats escomptés

3.11
information documentée

information devant être maîtrisée et tenue à jour par un organisme (3.1) ainsi que le support sur lequel

elle figure

Note 1 à l'article: Les informations documentées peuvent se présenter sous n’importe quel format et sur tous

supports et peuvent provenir de toute source.
Note 2 à l'article: Les informations documentées peuvent se rapporter:
— au système de management (3.4), y compris les processus (3.12) connexes;

— aux informations créées en vue du fonctionnement de l’organisme (documentation);

— aux preuves des résultats obtenus (enregistrements).
3.12
processus

ensemble d’activités corrélées ou en interaction qui transforme des éléments d’entrée en éléments

de sortie
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ISO 41001:2018(F)
3.13
performance
résultat mesurable

Note 1 à l'article: Les performances peuvent être liées à des résultats quantitatifs ou qualitatifs.

Note 2 à l'article: Les performances peuvent concerner le management d’activités, de processus (3.12), de produits

(y compris de services), de systèmes ou d’organismes (3.1).
3.14
externaliser

passer un accord selon lequel un organisme (3.1) externe assure une partie de la fonction ou met en

œuvre une partie du processus (3.12) d’un organisme

Note 1 à l'article: L’organisme externe n’est pas inclus dans le périmètre du système de management (3.4),

contrairement à la fonction ou au processus externalisé qui en font partie intégrante.

3.15
surveillance
détermination de l’état d'un système, d'un processus (3.12) ou d'une activité

Note 1 à l'article: Pour déterminer cet état, il peut être nécessaire de vérifier, de superviser ou d’observer d’un

point de vue critique.
3.16
mesure
processus (3.12) visant à déterminer une valeur
3.17
audit

processus (3.12) méthodique, indépendant et documenté, permettant d'obtenir des preuves d'audit et de

les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d'audit sont satisfaits

Note 1 à l'article: Un audit peut être interne (de première partie) ou externe (de seconde ou tierce partie), et il

peut être combiné (s’il associe deux domaines ou plus).

Note 2 à l'article: Un audit interne est réalisé par l’organisme (3.1) lui-même ou par une partie externe travaillant

pour le compte de celui-ci.

Note 3 à l'article: Les termes «preuves d’audit» et «critères d’audit» sont définis dans l’ISO 19011.

3.18
conformité
satisfaction d'une exigence (3.3)
3.19
non-conformité
non-satisfaction d'une exigence (3.3)
3.20
action corrective

action visant à éliminer la cause d'une non-conformité (3.19) et à éviter qu’elle ne réapparaisse

3.21
amélioration continue
activité récurrente menée pour améliorer les performances (3.13)
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ISO 41001:2018(F)
4 Contexte de l'organisme
4.1 Compréhension de l'organisme et de son contexte

L’organisme doit déterminer, démontrer et documenter les enjeux externes et internes pertinents par

...

Questions, Comments and Discussion

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