Event sustainability management systems — Requirements with guidance for use

ISO 20121:2012 specifies requirements for an event sustainability management system for any type of event or event-related activity, and provides guidance on conforming to those requirements. ISO 20121:2012 is applicable to any organization that wishes to: establish, implement, maintain and improve an event sustainability management system; ensure that it is in conformity with its stated sustainable development policy; demonstrate voluntary conformity with ISO 20121:2012 by first party (self-determination and self-declaration), second party (confirmation of conformance by parties having an interest in the organization, such as clients, or by other persons on their behalf), or an independent third party (e.g. a certification body). ISO 20121:2012 has been designed to address the management of improved sustainability throughout the entire event management cycle.

Systèmes de management responsable appliqués à l'activité événementielle — Exigences et recommandations de mise en oeuvre

L'ISO 20121:2012 spécifie les exigences applicables à un système de management intégrant le développement pour tous les types d'événements ou activités événementielles, et fournit des directives relatives à la mise en conformité à ces exigences. L'ISO 20121:2012 est applicable à toute organisation qui souhaite établir, mettre en ?uvre, tenir à jour et améliorer un système de management intégrant le développement durable, s'assurer de sa conformité à sa politique de développement durable établie, démontrer sa conformité volontaire à l'ISO 20121:2012 par première partie (auto-évaluation et auto-déclaration), seconde partie (confirmation de la conformité par des parties ayant un intérêt à l'égard de l'organisation, comme les clients, ou par d'autres personnes agissant en leur nom), ou tierce partie indépendante (par exemple un organisme de certification). L'ISO 20121:2012 aborde le management de l'intégration et du renforcement des principes de développement durable tout au long du cycle de management de l'événement.

General Information

Status
Published
Publication Date
13-Jun-2012
Current Stage
9020 - International Standard under periodical review
Start Date
15-Jan-2017
Completion Date
15-Jul-2022
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ISO 20121:2012 - Event sustainability management systems -- Requirements with guidance for use
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INTERNATIONAL ISO
STANDARD 20121
First edition
2012-06-15
Event sustainability management
systems — Requirements with guidance
for use
Systèmes de management responsable appliqués à l'activité
événementielle — Exigences et recommandations de mise en œuvre
Reference number
ISO 20121:2012(E)
ISO 2012
---------------------- Page: 1 ----------------------
ISO 20121:2012(E)
COPYRIGHT PROTECTED DOCUMENT
© ISO 2012

All rights reserved. Unless otherwise specified, no part of this publication may be reproduced or utilized in any form or by any means,

electronic or mechanical, including photocopying and microfilm, without permission in writing from either ISO at the address below or

ISO's member body in the country of the requester.
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Web www.iso.org
Published in Switzerland
ii © ISO 2012 – All rights reserved
---------------------- Page: 2 ----------------------
ISO 20121:2012(E)
Contents Page

Foreword ............................................................................................................................................................ iv

Introduction ......................................................................................................................................................... v

1  Scope ...................................................................................................................................................... 1

2  Normative references ............................................................................................................................ 1

3  Terms and definitions ........................................................................................................................... 1

4  Context of the organization .................................................................................................................. 7

4.1  Understanding of the organization and its context ........................................................................... 7

4.2  Understanding the needs and expectations of interested parties ................................................... 7

4.3  Determining the scope of the event sustainability management system ....................................... 8

4.4  Event sustainability management system .......................................................................................... 8

4.5  Sustainable development principles, statement of purpose and values ........................................ 8

5  Leadership ............................................................................................................................................. 9

5.1  Leadership and commitment ............................................................................................................... 9

5.2  Policy ...................................................................................................................................................... 9

5.3  Organizational roles, responsibilities and authorities .................................................................... 10

6  Planning ............................................................................................................................................... 10

6.1  Actions to address risks and opportunities ..................................................................................... 10

6.2  Event sustainability objectives and how to achieve them .............................................................. 11

7  Support ................................................................................................................................................. 12

7.1  Resources ............................................................................................................................................ 12

7.2  Competence ......................................................................................................................................... 12

7.3  Aw areness ............................................................................................................................................ 13

7.4  Communication ................................................................................................................................... 13

7.5  Documented information .................................................................................................................... 14

8  Operation .............................................................................................................................................. 15

8.1  Operational planning and control ...................................................................................................... 15

8.2  Dealing with modified activities, products or services ................................................................... 15

8.3  Supply chain management ................................................................................................................. 15

9  Performance evaluation ...................................................................................................................... 16

9.1  Performance against governing principles of sustainable development ...................................... 16

9.2  Monitoring, measurement, analysis and evaluation ........................................................................ 16

9.3  Internal audit ........................................................................................................................................ 16

9.4  Management review ............................................................................................................................ 17

10  Improvement ........................................................................................................................................ 18

10.1  Nonconformity and corrective action ................................................................................................ 18

10.2  Continual improvement ...................................................................................................................... 18

Annex A (informative) Guidance on planning and implementing this International Standard ................. 19

Annex B (informative) Supply chain management ........................................................................................ 35

Annex C (informative) Evaluation .................................................................................................................... 39

Bibliography ...................................................................................................................................................... 42

© ISO 2012 – All rights reserved iii
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ISO 20121:2012(E)
Foreword

ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards bodies

(ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out through ISO

technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical committee has been

established has the right to be represented on that committee. International organizations, governmental and

non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO collaborates closely with the

International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of electrotechnical standardization.

International Standards are drafted in accordance with the rules given in the ISO/IEC Directives, Part 2.

The main task of technical committees is to prepare International Standards. Draft International Standards

adopted by the technical committees are circulated to the member bodies for voting. Publication as an

International Standard requires approval by at least 75 % of the member bodies casting a vote.

Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of patent

rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights.

ISO 20121 was prepared by Project Committee ISO/PC 250, Sustainability in event management.

iv © ISO 2012 – All rights reserved
---------------------- Page: 4 ----------------------
ISO 20121:2012(E)
Introduction

Events are sometimes, by their nature, high profile and transient, with both positive and negative social,

economic and environmental impacts. This International Standard has been drafted to help organizations and

individuals improve the sustainability of their event-related activities.

This International Standard specifies the requirements of an event sustainability management system to

improve the sustainability of events. It is applicable to all types and sizes of organizations involved in the

design and delivery of events and accommodates diverse geographical, cultural and social conditions. At the

same time it requires organizations to recognize their relationship with and impact on society and society's

expectations of events.

A management system standard challenges an organization to improve its process and thinking to lead to

continual performance improvement and allows the organization the flexibility to be more creative about the

delivery of event-related activities without detracting from the aim of the event. A management system

standard is not a checklist or a reporting framework or a method of evaluating event sustainability

performance.

This International Standard is intended to be applied flexibly and will allow organizations that have not formally

addressed sustainable development to start to implement an event sustainability management system.

Organizations with existing management systems will be able to integrate the requirements of this

International Standard into their existing systems. All organizations will benefit from the process of continual

improvement over time.

The complexity of the system and the extent of documentation and the resources devoted to it will be

proportional to its defined scope, the size of the organization and the nature of the organization's activities,

products and services. This is particularly the case for small and medium sized enterprises.

The success of the system depends on commitment from all levels and functions, especially from top

management. In addition, in order for such a management system to be successful, it needs to be flexible and

integrated within the event management process and not just regarded as a component to be added on. For

maximum effectiveness, its influence needs to extend throughout the supply chain, as well as the identified

stakeholders. Figure 1 provides an overview of the event sustainability management system model for this

International Standard.

This International Standard can be used to prove compliance, as detailed in the Scope.

© ISO 2012 – All rights reserved v
---------------------- Page: 5 ----------------------
ISO 20121:2012(E)
(4.2)
(4.3)
(4.5)
(5.2)
(5.3)

Figure 1 — Event sustainability management system model for this International Standard

vi © ISO 2012 – All rights reserved
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INTERNATIONAL STANDARD ISO 20121:2012(E)
Event sustainability management systems — Requirements
with guidance for use
1 Scope

This International Standard specifies requirements for an event sustainability management system for any

type of event or event-related activity, and provides guidance on conforming to those requirements.

This International Standard is applicable to any organization that wishes to:

 establish, implement, maintain and improve an event sustainability management system;

 ensure that it is in conformity with its stated sustainable development policy;

 demonstrate voluntary conformity with this International Standard by
 first party (self-determination and self-declaration),

 second party (confirmation of conformance by parties having an interest in the organization, such as

clients, or by other persons on their behalf), or
 an independent third party (e.g. a certification body).

This International Standard has been designed to address the management of improved sustainability

throughout the entire event management cycle.

Additional guidance and information is provided in the annexes to support its implementation.

2 Normative references
There are no normative references.
3 Terms and definitions
For the purposes of this document, the following terms and definitions apply.
3.1
organization

person or group of people that has its own functions with responsibilities, authorities and relationships to

achieve its objectives (3.6)

Note 1 to entry: The concept of organization includes, but is not limited to, sole-trader, company, corporation, firm,

enterprise, authority, partnership, charity or institution, or part or combination thereof, whether incorporated or not, public

or private.

Note 2 to entry: For organizations with more than one operating unit, a single operating unit may be defined as an

organization.
© ISO 2012 – All rights reserved 1
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ISO 20121:2012(E)
3.2
sustainability

degree of sustainable development (3.3) in the context of the organization (3.1) or event (3.8)

3.3
sustainable development

development that meets the needs of the present without compromising the ability of future generations to

meet their own needs

Note 1 to entry: The process provides an enduring, balanced approach to economic activity, environmental

responsibility and social progress.

Note 2 to entry: Sustainable development is about integrating the goals of a high quality of life, health and prosperity

with social justice and maintaining the earth's capacity to support life in all its diversity. These social, economic and

environmental goals are interdependent and mutually reinforcing. Sustainable development can be treated as a way of

expressing the broader expectations of society as a whole.
[SOURCE: ISO 26000:2010, 2.23, modified — Note 1 to entry has been added.]
3.4
risk
effect of uncertainty

Note 1 to entry: An effect is a deviation from the expected — positive or negative.

Note 2 to entry: Uncertainty is the state, even partial, of deficiency of information related to, understanding or

knowledge of, an event, its consequence, or likelihood.

Note 3 to entry: Risk is often characterized by reference to potential “events” (as defined in ISO Guide 73:2009,

3.5.1.3) and “consequences” (as defined in ISO Guide 73:2009, 3.6.1.3), or a combination of events and consequences.

Note 4 to entry: Risk is often expressed in terms of a combination of the consequences of an event (including changes

in circumstances) and the associated “likelihood” (as defined in ISO Guide 73:2009, 3.6.1.1) of occurrence.

Note 5 to entry: In Notes 3 and 4 to entry, the term “event” does not refer to the term “event” as defined in 3.8.

3.5
policy

intentions and direction of an organization (3.1) as formally expressed by its top management (3.25)

3.6
objective
result to be achieved
Note 1 to entry: An objective can be strategic, tactical, or operational.

Note 2 to entry: Objectives can relate to different disciplines (such as financial, health and safety, and environmental

goals) and can apply at different levels [such as strategic, organization-wide, project, product and process (3.27)]. An

objective can be expressed in other ways, e.g. as an intended outcome, a purpose, an operational criterion, as an event

sustainability objective or by the use of other words with similar meaning (e.g. aim, goal, or target).

Note 3 to entry: An objective can be expressed in other ways, e.g. as an intended outcome, a purpose, an operational

criterion, as an event sustainability objective or by the use of other words with similar meaning (e.g. aim, goal, or target).

Note 4 to entry: In the context of event sustainability management systems standards, event sustainability objectives

are set by the organization, consistent with the event sustainability policy, to achieve specific results.

2 © ISO 2012 – All rights reserved
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ISO 20121:2012(E)
3.7
target

detailed performance requirement, applicable to the organization, that arises from the objectives (3.6) and

that needs to be set and met in order to achieve those objectives

Note 1 to entry: Targets may apply to an organization's activities, products or services. They may also apply to

events (3.8) in whole or in part.

[SOURCE: ISO 14001:2004, 3.12, modified — Term has been shortened from “environmental target”; Note 1

to entry has been added.]
3.8
event

planned gathering with respect to time and a place where an experience is created and/or a message is

communicated
3.9
event management cycle

stages and activities of an event (3.8) (including products and services involved), from research, conception

and planning through to implementation, review and post-event activities
3.10
event organizer
entity that produces and/or manages all or some aspects of an event (3.8)

Note 1 to entry: An event organizer can be a company, a body or an organization (3.1).

Note 2 to entry: The event organizer is not necessarily the event owner (3.11).
3.11
event owner
entity that commissions the event (3.8)

Note 1 to entry: For the purposes of this International Standard, the event owner could be the event organizer (3.10).

3.12
end user
user taking the role of consumer
EXAMPLE Being at the end of a value or delivery chain.
3.13
attendee

organization and/or individual that takes part in an event (3.8) for the primary purpose of receiving services or

content
3.14
participant

organization (3.1) and/or individual that takes an active part in the contents of an event (3.8)

3.15
accessibility

usability of a product, service, environment or facility by people with the widest range of capabilities

Note 1 to entry: This definition is related to the fundamental principle of universal accessibility in the United Nations

[13]

Convention on the Rights of Persons with Disabilities , which outlines the requirements to be fulfilled by environments,

processes, goods, products and services, objects, instruments, tools and devices in order to be understandable, usable

and viable for all people in safe and comfortable conditions, and as independently and naturally as possible.

© ISO 2012 – All rights reserved 3
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ISO 20121:2012(E)

Note 2 to entry: This definition also refers to ISO 26800, which states the extent to which products, systems, services,

environments and facilities can be used by people from a population with the widest range of characteristics and

capabilities to achieve a specified goal in a specified context of use.
3.16
interested party
stakeholder

person or organization (3.1) that can affect, be affected by, or perceive themselves to be affected by a

decision or activity

Note 1 to entry: This can be an individual or group that has an interest in any decision or activity of an organization.

3.17
inclusivity

practice of fair treatment and meaningful involvement of all interested parties (3.16)

Note 1 to entry: Inclusivity refers to all interested parties, regardless of race, age, gender, colour, religion, sexual

orientation, culture, national origin, income, disability (mental, intellectual, sensorial and physical) or any other form of

discrimination.
3.18
integrity
adherence to ethical principles

Note 1 to entry: Behaviour that is in accordance with accepted principles of right or good conduct in the context of a

particular situation and is consistent with international norms of behaviour.
3.19
legacy
resulting remains of an event (3.8)

Note 1 to entry: Legacy includes the enduring physical, economic, social and environmental impacts of an event or

events.

Note 2 to entry: Legacy also includes non-material elements, including new capacities acquired as a consequence of

events, e.g. new knowledge, training, standards, best practices, skills, organizations (3.1), systems, relationships,

partnerships and innovations.
3.20
stewardship

responsibility for sustainable development (3.3) shared by all those whose actions affect environmental

performance, economic activity, and social progress, reflected as both a value and a practice by individuals,

organizations (3.1), communities, and competent authorities
3.21
transparency

openness about decisions and activities that affect society, the economy and the environment, and willingness

to communicate these in clear, accurate, timely, honest and complete manner

Note 1 to entry: Transparency also includes openness about the outcomes of decisions and activities.

[SOURCE: ISO 26000:2010, 2.24, modified — Note 1 to entry has been added.]
3.22
supplier
organization (3.1) providing products, services or facilities
4 © ISO 2012 – All rights reserved
---------------------- Page: 10 ----------------------
ISO 20121:2012(E)
3.23
supply chain

sequence of activities or parties that provides products or services to the organization (3.1)

[SOURCE: ISO 26000:2010, 2.22, modified — Note has been deleted.]
3.24
management system

set of interrelated or interacting elements of an organization (3.1) to establish policies (3.5) and objectives

(3.6) and processes (3.27) to achieve those objectives

Note 1 to entry: A management system can address a single discipline or several disciplines.

Note 2 to entry: The system elements include the organization's structure, roles and responsibilities, planning,

operation, etc.

Note 3 to entry: The scope of a management system may include the whole of the organization, specific and identified

functions of the organization, specific and identified sections of the organization, or one or more functions across a group

of organizations.
3.25
top management

person or group of people who directs and controls an organization (3.1) at the highest level

Note 1 to entry: Top management has the power to delegate authority and provide resources within the organization.

Note 2 to entry: If the scope of the management system (3.24) covers only part of an organization then top

management refers to those who direct and control that part of the organization.
3.26
requirement
need or expectation that is stated, generally implied or obligatory

Note 1 to entry: “Generally implied” means that it is customary or common practice for the organization and interested

parties that the need or expectation under consideration is implied.

Note 2 to entry: A specified requirement is one that is stated, for example in documented information.

3.27
process

set of interrelated or interacting activities which transforms inputs into outputs

3.28
procedure
specified way to carry out an activity or a process (3.27)
Note 1 to entry: A procedure may not always be formally documented.

[SOURCE: ISO 9000:2005, 3.4.5, modified — Note 1 to entry has replaced the two original notes.]

3.29
best practice

documented process or product developed by the user community, consisting of suppliers and customers,

teaming for the purpose of establishing industry guidelines
[SOURCE: ISO 14621-1:2003, 2.1.1]
© ISO 2012 – All rights reserved 5
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ISO 20121:2012(E)
3.30
competence
ability to apply knowledge and skills to achieve intended results
3.31
documented information

information required to be controlled and maintained by an organization (3.1) and the medium on which it is

contained

Note 1 to entry: Documented information can be in any format and media and from any source.

Note 2 to entry: Documented information can refer to
 the management system (3.24), including related processes (3.27)
 information created in order for the organization to operate (documentation);
 evidence of results achieved (records).
3.32
performance
measurable result

Note 1 to entry: Performance can relate either to quantitative or qualitative findings.

Note 2 to entry: Performance can relate to the management of activities, processes (3.27), products (including

services), systems or organizations (3.1).
3.33
outsource (verb)

make an arrangement where an external organization (3.1) performs part of an organization's function or

process (3.27)

Note 1 to entry: An external organization is outside the scope of the management system (3.24), although the

outsourced function or process is within the scope.
3.34
monitoring
determining the status of a system, a process (3.27) or an activity

Note 1 to entry: To determine the status, there may be a need to check, supervise or critically observe.

3.35
measurement
process (3.27) to determine a value

Note 1 to entry: For the purposes of this International Standard, “value” may be taken to mean numerical or ethical

values.
3.36
audit

systematic, independent and documented process (3.27) for obtaining audit evidence and evaluating it

objectively to determine the extent to which the audit criteria are fulfilled

Note 1 to entry: An audit can be an internal audit (first party) or an external audit (second party or third party), and it

can be a combined audit (combining two or more disciplines).
Note 2 to entry: “Audit evidence” and “audit criteria” are defined in ISO 19011.
3.37
effectiveness
extent to which planned activities are realized and planned results achieved
6 © ISO 2012 – All rights reserved
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ISO 20121:2012(E)
3.38
conformity
fulfilment of a requirement (3.26)
3.39
nonconformity
non-fulfilment of a requirement (3.26)
3.40
corrective action

action to eliminate the cause of a nonconformity (3.39) and to prevent recurrence

Note 1 to entry: In the case of other undesirable outcomes, action is necessary to minimize or eliminate the causes

and to reduce the impact or prevent recurrence. Such actions fall outside the concept of “corrective action” in the sense of

this definition.
3.41
continual improvement
recurring activity to enhance performance (3.32)
3.42
context

environment in which the organization (3.1) seeks to achieve its objectives (3.6)

[SOURCE: ISO Guide 73:2009, 3.3.1.1 and 3.3.1.2, modified]
Note 1 to entry: Context can be external or internal. See Clause A.3.
3.43
preventive action
action to eliminate the cause of a potential nonconformity (3.39)
3.44
impact

positive or negative change to society, economy or the environment, wholly or partially resulting from past and

present decisions and activities
4 Context of the organization
4.1 Understanding of the organization and its context

The organization shall determine external and internal issues that are relevant to its purpose and that affect its

ability to achieve the intended outcome(s) of its event sustainability management system.

NOTE 1 The term “issue” in this subclause is synonymous with “context” as defined in 3.42.

NOTE 2 The organization is as outlined in 4.3 and 4.4.
4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties
The organization shall determine:

 the interested parties that are relevant to the event sustainability management system;

 the requirements of these interested parties (i.e. their needs and expectations whether stated, implied or

obligatory).
© ISO 2012 – All rights reserved 7
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ISO 20121:2012(E)

The organization shall establish, implement and maintain a procedure for the identification of and engagement

with interested parties on the identified and emerging sustainable development issues relating to its role in the

value chain of events. The organization shall document the outputs from its engagement with interested

parties.

The identification of interested parties shall, where applicable, encompass the following:

a) event organizer;
b) event owner;
c) workforce;
d) supply chain;
e) participants;
f) attendees;
g) regulatory bodies;
h) community.
4.3 Determining the scope of the event sustainability management system

The organization shall determine the boundaries and applicability of the event sustainability management

system to establish its scope.
When determining this scope, the organization shall consider
 the external and internal issues referred to in 4.1, and
 the requirements referred to in 4.2.
The scope shall be available as documented information.
4.4 Event sustainability management system

The organization shall establish, implement, maintain and continually improve an event sustainability

management system, including the processes needed and their interactions, in accordance with the

requirements of this International Standard.
4.5 Sustainable development principles, statement of purpose and values

The organization shall define its governing principles of sustainable development in the form of a statement of

purpose and values. The organization's governing principles of sustainable development regarding event

management shall include, at least, considerations for stewardship, inclusivity, integrity and transparency. The

organization shall define and document its primary purpose and values with respect to its activities, products

and services that relate specifically to events.

The principles, purpose and values of the organization shall provide a framework for setting its policies,

objectives and targets, as defined within the scope of its event sustainability management system.

8 © I
...

NORME ISO
INTERNATIONALE 20121
Première édition
2012-06-15
Systèmes de management responsable
appliqués à l'activité événementielle —
Exigences et recommandations de mise
en œuvre
Event sustainability management systems — Requirements with
guidance for use
Numéro de référence
ISO 20121:2012(F)
ISO 2012
---------------------- Page: 1 ----------------------
ISO 20121:2012(F)
DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
© ISO 2012

Droits de reproduction réservés. Sauf prescription différente, aucune partie de cette publication ne peut être reproduite ni utilisée sous

quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique, y compris la photocopie et les microfilms, sans l'accord écrit

de l'ISO à l'adresse ci-après ou du comité membre de l'ISO dans le pays du demandeur.

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Publié en Suisse
ii © ISO 2012 – Tous droits réservés
---------------------- Page: 2 ----------------------
ISO 20121:2012(F)
Sommaire Page

Avant-propos ..................................................................................................................................................... iv

Introduction ......................................................................................................................................................... v

1  Domaine d'application .......................................................................................................................... 1

2  Références normatives ......................................................................................................................... 1

3  Termes et définitions ............................................................................................................................ 1

4  Contexte de l'organisation ................................................................................................................... 8

4.1  Connaissances de l'organisation et contexte .................................................................................... 8

4.2  Compréhension des besoins et attentes des parties intéressées ................................................... 8

4.3  Détermination du périmètre du système de management responsable appliqué à l'activité

événementielle ....................................................................................................................................... 8

4.4  Système de management responsable appliqué à l'activité événementielle .................................. 9

4.5  Principes de développement durable, déclaration de mission et de valeurs ................................. 9

5  Leadership ............................................................................................................................................. 9

5.1  Leadership et engagement ................................................................................................................... 9

5.2  Politique ............................................................................................................................................... 10

5.3  Rôles, responsabilités et autorités au sein de l’organisation ........................................................ 10

6  Planification ......................................................................................................................................... 11

6.1  Actions face aux risques et opportunités ......................................................................................... 11

6.2  Objectifs de développement durable et plans pour les atteindre .................................................. 12

7  Soutien.................................................................................................................................................. 13

7.1  Ressources .......................................................................................................................................... 13

7.2  Compétences ....................................................................................................................................... 13

7.3  Sensibilisation ..................................................................................................................................... 13

7.4  Communication ................................................................................................................................... 14

7.5  Informations documentées................................................................................................................. 14

8  Fonctionnement ................................................................................................................................... 15

8.1  Planification et maîtrise opérationnelles .......................................................................................... 15

8.2  Gestion des activités, produits ou services modifiés ..................................................................... 16

8.3  Management de la chaîne d'approvisionnement ............................................................................. 16

9  Évaluation des performances ............................................................................................................ 16

9.1  Évaluation des performances au regard des principes de développement durable

régissant les activités de l’organisation ........................................................................................... 16

9.2  Surveillance, mesure, analyse et évaluation .................................................................................... 16

9.3  Audit interne ........................................................................................................................................ 17

9.4  Revue de direction .............................................................................................................................. 18

10  Amélioration ......................................................................................................................................... 19

10.1  Non-conformité et actions correctives .............................................................................................. 19

10.2  Amélioration continue ......................................................................................................................... 19

Annexe A (informative) Recommandations sur la planification et la mise en œuvre de la présente

Norme internationale ........................................................................................................................... 20

Annexe B (informative) Management de la chaîne d'approvisionnement ................................................... 38

Annexe C (informative) Évaluation .................................................................................................................. 42

Bibliographie ..................................................................................................................................................... 46

© ISO 2012 – Tous droits réservés iii
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ISO 20121:2012(F)
Avant-propos

L'ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d'organismes nationaux de

normalisation (comités membres de l'ISO). L'élaboration des Normes internationales est en général confiée

aux comités techniques de l'ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude a le droit de faire partie du

comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non

gouvernementales, en liaison avec l'ISO participent également aux travaux. L'ISO collabore étroitement avec

la Commission électrotechnique internationale (CEI) en ce qui concerne la normalisation électrotechnique.

Les Normes internationales sont rédigées conformément aux règles données dans les Directives ISO/CEI,

Partie 2.

La tâche principale des comités techniques est d'élaborer les Normes internationales. Les projets de Normes

internationales adoptés par les comités techniques sont soumis aux comités membres pour vote. Leur

publication comme Normes internationales requiert l'approbation de 75 % au moins des comités membres

votants.

L'attention est appelée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l'objet de

droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L'ISO ne saurait être tenue pour responsable de ne

pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence.

L'ISO 20121 a été élaborée par le comité de projet ISO/PC 250, Organisation d'événements et

développement durable.
iv © ISO 2012 – Tous droits réservés
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ISO 20121:2012(F)
Introduction

De par leur nature, les événements sont parfois très médiatisés, éphémères, avec des impacts sociaux,

économiques et environnementaux aussi bien positifs que négatifs. La présente Norme internationale a été

élaborée en vue d'aider les organisations et les individus à davantage intégrer les principes de

développement durable aux activités qu'ils exercent en lien avec des événements.

La présente Norme internationale spécifie les exigences applicables à un système de management

responsable appliqué à l'activité événementielle, dans le but de renforcer l'intégration des principes de

développement durable à l'activité événementielle. Elle est applicable aux organisations de tous types et de

toutes tailles qui contribuent à la conception et la mise en œuvre d'événements, et est adaptable à des

situations géographiques, culturelles et sociales diverses. Dans le même temps, elle nécessite des

organisations concernées qu'elles aient conscience des relations qu'elles entretiennent avec la société, de

l'impact qu'elles ont sur celle-ci et des attentes de celle-ci en matière d’événements.

Appliquer une norme de système de management consiste, pour une organisation, à se donner pour défi

d'optimiser son processus de fonctionnement et sa réflexion afin d'améliorer continuellement ses

performances, tout en ayant la souplesse d'être plus créative dans l'exercice de ses activités événementielles

sans pour autant se détourner des objectifs des événements. Une norme de système de management n'est ni

une liste de contrôle, ni un cadre d'élaboration de rapports, ni une méthode pour évaluer les performances

d'intégration des principes de développement durable à l'activité événementielle.

La présente Norme internationale est destinée à être appliquée de manière souple et elle permettra aux

organisations qui ne disposent pas de protocoles formels d'intégration des principes de développement

durable de se lancer dans la mise en œuvre d'un système de management responsable appliqué à l'activité

événementielle. Les organisations qui disposent déjà de systèmes de management pourront, quant à elles,

intégrer les exigences de la présente Norme internationale à leurs systèmes existants. À terme, toutes les

organisations bénéficieront du processus d'amélioration continue.

La complexité du système et l'ampleur de la documentation et des ressources allouées seront à la mesure du

périmètre défini, de la taille de l'organisation et de la nature de ses activités, produits et services, en particulier

dans le cas des petites et moyennes entreprises.

Le succès du système dépend de l'engagement de tous, à tous les niveaux et toutes les fonctions de

l'organisation, à commencer par la direction. En outre, un tel système de management a besoin, pour réussir,

d'être flexible et intégré au sein même du processus de management des événements, c'est-à-dire en aucun

cas considéré comme une simple extension. Pour une efficacité maximale, son influence doit s'étendre à

l'ensemble de la chaîne d’approvisionnement, ainsi qu'à toutes les parties prenantes identifiées. La Figure 1

fournit un aperçu général d’un modèle de système de management intégrant le développement durable pour

la présente Norme internationale.

La présente Norme internationale peut être utilisée pour prouver la conformité d'un système, comme précisé

dans le domaine d'application.
© ISO 2012 – Tous droits réservés v
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ISO 20121:2012(F)
Identifier les parties intéressées et
dialoguer avec elles (4.2)
Déterminer le périmètre du système de
management (4.3)
Définir les principes de développement
durable qui régissent l’activité (4.5)
PLANIFIER
Établir et documenter une politique (5.2)
Attribuer et communiquer les rôles et
responsabilités (5.3)
Identifier et évaluer les enjeux. Définir
les objectifs et les plans pour poursuivre
ces enjeux (6)
Fournir les ressources et s’assurer que
le niveau de compétence et de
sensibilisation est suffisant (7.1 à 7.3)
Assurer les communications internes et
externes (7.4)
FAIRE
Mettre en place et tenir à jour la
documentation et les procédures
requises pour l’efficacité du système
(7.5)
Établir et mettre en œuvre un processus
de maîtrise opérationnelle et de gestion
de la chaîne d’approvisionnement (8)
Surveiller et évaluer les performances
du système, notamment à l’aide d’audits
VERIFIER
internes et revues de direction (9)
Identifier les non-conformités et mener
AGIR
des actions correctives (10.1)
Figure 1 — Modèle de système de management intégrant le développement durable
pour la présente Norme internationale
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Amélioration continue
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NORME INTERNATIONALE ISO 20121:2012(F)
Systèmes de management responsable appliqués à l'activité
événementielle — Exigences et recommandations de mise en
œuvre
1 Domaine d'application

La présente Norme internationale spécifie les exigences applicables à un système de management

responsable appliqué à l'activité événementielle pour tous les types d'événements ou activités

événementielles, et fournit des directives relatives à la mise en conformité à ces exigences.

La présente Norme internationale est applicable à toute organisation qui souhaite

 établir, mettre en œuvre, tenir à jour et améliorer un système de management responsable appliqué à

l'activité événementielle,
 s’assurer de sa conformité à sa politique de développement durable établie,
 démontrer sa conformité volontaire à la présente Norme internationale par
 première partie (auto-évaluation et auto-déclaration),

 seconde partie (confirmation de la conformité par des parties ayant un intérêt à l’égard de

l’organisation, comme les clients, ou par d’autres personnes agissant en leur nom), ou

 tierce partie indépendante (par exemple un organisme de certification).

La présente Norme internationale aborde le management de l'intégration et du renforcement des principes de

développement durable tout au long du cycle de management de l'événement.

Des directives et des informations complémentaires à l’appui de sa mise en œuvre sont fournies dans les

annexes.
2 Références normatives
Il n'y a pas de références normatives.
3 Termes et définitions

Pour les besoins du présent document, les termes et définitions suivants s'appliquent.

3.1
organisation

personne ou groupe de personnes ayant sa propre structure fonctionnelle avec des responsabilités, autorités

et relations en vue d’atteindre ses objectifs (3.6)

Note 1 à l'article: Le concept d'organisation comprend mais n'est pas limité à travailleur indépendant, compagnie,

société, firme, entreprise, autorité, partenariat, organisation caritative ou institution, ou une partie ou une combinaison des

entités précédentes, à responsabilité limitée ou d'un autre statut, de droit public ou privé.

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ISO 20121:2012(F)

Note 2 à l'article: Toute unité opérationnelle d’une organisation composée de plusieurs unités peut être définie comme

une organisation.
3.2
intégration des principes de développement durable

degré de développement durable (3.3) dans le contexte de l’organisation (3.1) ou de l’événement (3.8)

Note 1 à l'article: En français, à des fins de concision, le complément de nom «de l'intégration des principes de

développement durable» a pour synonymes «responsable» (par exemple «management responsable») ou «de

développement durable» (par exemple «objectifs de développement durable»).
3.3
développement durable

développement qui répond aux besoins du présent sans compromettre la capacité des générations futures à

répondre aux leurs

Note 1 à l'article: Ce processus inscrit l'activité économique, la responsabilité environnementale et le progrès social

dans une démarche pérenne et équilibrée.

Note 2 à l'article: Le développement durable vise à combiner les objectifs d'une haute qualité de vie, de santé et de

prospérité avec ceux de justice sociale, tout en maintenant la capacité de la Terre à supporter la vie dans toute sa

diversité. Ces objectifs sociaux, économiques et environnementaux sont interdépendants et se renforcent mutuellement.

Le développement durable peut être considéré comme une façon d'exprimer les attentes plus larges de la société en

général.
[SOURCE: ISO 26000:2010, 2.23, modifiée — Note 1 à l'article a été ajoutée.]
3.4
risque
effet de l'incertitude

Note 1 à l'article: Un effet est un écart, positif et/ou négatif, par rapport à une attente.

Note 2 à l'article: L'incertitude est l'état, même partiel, de défaut d'information concernant la compréhension ou la

connaissance d'un événement, de ses conséquences ou de sa vraisemblance.

Note 3 à l'article: Un risque est souvent caractérisé en référence à des événements potentiels (tels que définis dans le

Guide ISO 73:2009, 3.5.1.3) et des conséquences potentielles (telles que définies dans le Guide ISO 73:2009, 3.6.1.3) ou

une combinaison des deux.

Note 4 à l'article: Un risque est souvent exprimé en termes de combinaison des conséquences d'un événement

(incluant des changements de circonstances) et de sa vraisemblance associée d'occurrence (telle que définie dans le

Guide ISO 73:2009, 3.6.1.1).

Note 5 à l'article: Dans les Notes 3 et 4 à l'article, le terme «événement» n'a pas le sens défini en 3.8.

3.5
politique

intentions et orientations d'une organisation (3.1), telles qu'elles sont officiellement formulées par sa

direction (3.25)
3.6
objectif
résultat à atteindre
Note 1 à l'article: Un objectif peut être stratégique, tactique ou opérationnel.

Note 2 à l'article: Les objectifs peuvent être relatifs à différentes disciplines (telles que la finance, la santé et sécurité, et

les buts environnementaux) et ils peuvent s'appliquer à divers niveaux [tels que stratégie, l'organisation dans son

ensemble, projet, produit et processus (3.27)]. Un objectif peut être exprimé par d'autres façons, par exemple par un

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ISO 20121:2012(F)

résultat escompté, un besoin, un critère opérationnel, un objectif d'événement de développement durable ou par

l'utilisation d'autres termes ayant la même signification (par exemple fin, but ou cible).

Note 3 à l'article: Un objectif peut être exprimé autrement, par exemple sous forme de résultat escompté, de mission ou

de critère opérationnel, en tant qu'objectif de développement durable ou par le biais d'un autre terme ayant un sens

similaire (par exemple finalité, but, cible).

Note 4 à l'article: Dans le contexte des normes de systèmes de management responsable appliqué à l'activité

événementielle, les objectifs encadrés par la norme sont établis par l'organisation, en cohérence avec sa politique, en vue

d'obtenir des résultats spécifiques.
3.7
cible

exigence de performance détaillée, pouvant s'appliquer à l'organisation, qui résulte des objectifs (3.6) et qui

doit être fixée et réalisée pour atteindre ces objectifs

Note 1 à l'article: Les cibles peuvent s'appliquer aux activités, produits ou services d'une organisation. Elles peuvent

aussi s'appliquer à tout ou partie d'un événement (3.8).

[SOURCE: ISO 14001:2004, 3.12, modifiée — Le terme «cible environnementale» a été raccourci et la Note 1

à l'article a été ajoutée. En français, le terme «organisme» a été remplacé par «organisation».]

3.8
événement

rassemblement dont la date et le lieu ont été préalablement fixés, au cours duquel une expérience est créée

et/ou un message est communiqué
3.9
cycle de management de l'événement

ensemble des étapes et activités liées à un événement (3.8) (y compris les produits et services concernés),

comprenant la recherche, la conception, la planification, la mise en œuvre, la revue et les activités

postérieures à l'événement
3.10
organisateur de l'événement

entité qui produit et/ou organise tout ou partie des aspects d'un événement (3.8)

Note 1 à l'article: Un organisateur d'événement peut être une société, un organisme ou une organisation (3.1)

Note 2 à l'article: Un organisateur d'événement n'est pas nécessairement le propriétaire de l'événement (3.11).

3.11
propriétaire de l'événement
entité qui commandite l'événement (3.8)

Note 1 à l'article: Pour les besoins de la présente Norme internationale, le propriétaire de l'événement peut être

l'organisateur de l’événement (3.10).
3.12
bénéficiaire final
bénéficiaire agissant en tant que consommateur
EXEMPLE Situé au bout d'une chaîne de valeur ou d'approvisionnement.
3.13
participant

organisation et/ou individu qui prend part à un événement (3.8) dans le but principal de recevoir des services

ou des contenus
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ISO 20121:2012(F)
3.14
intervenant

organisation (3.1) et/ou individu qui contribue activement au contenu d'un événement (3.8)

3.15
accessibilité

possibilité d’utiliser un produit, un service, un environnement ou une installation par les personnes présentant

le plus large éventail possible de capacités

Note 1 à l'article: Cette définition est reliée au principe fondamental d'accessibilité universelle dans la convention des

[13]

Nations Unies sur les droits des personnes en situation de handicap , qui met en évidence les exigences à satisfaire par

les environnements, processus, biens, produits et services, objets, instruments, outils et dispositifs afin d'être

compréhensible, utilisable et viable pour toutes les personnes en conditions saine et confortable, et de façon la plus

naturelle et indépendante possible.

Note 2 à l'article: Cette définition fait également référence à l'ISO 26800 qui établit l'étendue sur laquelle les produits,

systèmes services, environnements et installations peuvent être utilisées par des personnes d'une population ayant la

gamme la plus étendue de caractéristiques et capacités à réaliser un but spécifié dans un contexte d'utilisation spécifié.

3.16
partie intéressée
partie prenante

personne ou organisation (3.1) qui peut avoir une incidence, être affectée ou avoir un point de vue

susceptible de les affecter par une décision ou activité

Note 1 à l'article: Il peut s'agir d'un individu ou d'un groupe ayant un intérêt dans l'une quelconque des décisions ou

activités d'une organisation.
3.17
devoir d'inclusion

égalité de traitement et implication significative de toutes les parties intéressées (3.16)

3.18
intégrité
adhésion à des principes éthiques

Note 1 à l'article: Comportement qui est conforme aux principes acceptés de bonne ou juste conduite dans le contexte

d’une situation particulière, et en cohérence avec les normes internationales de comportement.

3.19
héritage
éléments, issus de l'événement (3.8), qui subsistent après lui

Note 1 à l'article: L'héritage comprend les impacts physiques, économiques, sociaux et environnementaux, destinés à

durer, d'un ou plusieurs événements.

Note 2 à l'article: L'héritage comprend également les éléments non matériels, parmi lesquels les nouvelles capacités

acquises du fait de l'événement, par exemple nouveaux savoirs, formations, normes, bonnes pratiques, compétences,

organisations (3.1), systèmes, relations, partenariats et innovations.
3.20
devoir de vigilance

responsabilité en matière de développement durable (3.3), partagée par tous ceux dont les actions ont une

incidence sur les performances environnementales, l'activité économique et le progrès social, reflétée à la fois

par une valeur et par la pratique d'individus, d’organisation (3.1), de communautés et d'autorités

compétentes
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ISO 20121:2012(F)
3.21
transparence

accessibilité des informations relatives aux décisions et aux activités ayant une incidence sur la société,

l'économie et l'environnement, et volonté d'en assurer une communication claire, exacte, opportune, honnête

et complète

Note 1 à l'article: La transparence inclut également l'accessibilité des informations relatives aux conclusions des prises

de décisions et aux résultats des activités.
[SOURCE: ISO 26000:2010, 2.24, modifiée — Note 1 à l’article a été ajoutée].
3.22
fournisseur
organisation (3.1) qui fournit des produits, services ou installations
3.23
chaîne d'approvisionnement

séquence d'activités ou d'acteurs qui fournit des produits ou des services à l'organisation (3.1)

[SOURCE: ISO 26000:2010, 2.22, modifiée — Note a été supprimée].
3.24
système de management

ensemble d'éléments corrélés ou interactifs d'une organisation (3.1), utilisés pour établir des politiques (3.5)

et des objectifs (3.6), et des processus (3.27) pour atteindre ces objectifs

Note 1 à l'article: Un système de management peut aborder une seule ou plusieurs disciplines.

Note 2 à l'article: Les éléments du système comprennent la structure organisationnelle, les rôles et responsabilités, la

planification, le fonctionnement, etc.

Note 3 à l'article: Le domaine d’application d'un système de management peut comprendre l'ensemble de l'organisation,

des fonctions spécifiques et identifiées de l'organisation, des sections spécifiques et identifiées de l'organisation, ou une

ou plusieurs fonctions dans un groupe d'organisations.
3.25
direction

personne ou groupe de personnes qui oriente et contrôle une organisation (3.1) au plus haut niveau

Note 1 à l'article: La direction a le pouvoir de déléguer son autorité et de fournir des ressources au sein de

l'organisation.

Note 2 à l'article: Si le domaine d’application du système de management (3.24) traite uniquement une partie de

l’organisation, alors la direction se réfère à ceux qui dirigent et contrôlent cette partie de l’organisation.

3.26
exigence
besoin ou attente qui est formulé, généralement implicite ou obligatoire

Note 1 à l'article: «Généralement implicite» signifie qu'il est habituel ou de pratique commune pour l'organisation et les

parties intéressées que le besoin ou l'attente à prendre en considération est implicite.

Note 2 à l'article: Une exigence spécifique est une exigence imposée, par exemple une information documentée.

3.27
processus

ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie

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ISO 20121:2012(F)
3.28
procédure
manière spécifiée d'effectuer une activité ou un processus (3.27)

Note 1 à l'article: Une procédure peut ne pas être documentée de façon officielle.

[SOURCE: ISO 9000:2005, 3.4.5, modifié — Note 1 à l'article a remplacé les deux notes d'origine.]

3.29
bonne pratique

processus ou produit documenté et mis au point par la communauté des utilisateurs, comprenant les

fournisseurs et les clients et agissant en équipe pour établir des usages professionnels

[SOURCE: ISO 14621-1:2003, 2.1.1]
3.30
compétence

aptitude à mettre en pratique des connaissances et un savoir-faire pour obtenir les résultats escomptés

3.31
information documentée

information qui nécessite d'être contrôlée et tenue à jour par une organisation (3.1) et le format sur lequel

elle est contenue

Note 1 à l'article: Les informations documentées peuvent se présenter dans tout format et sur tout support et provenir

de toute source.
Note 2 à l'article: Les informations documentées peuvent se rapporter
 au système de management (3.24), y compris les processus (3.27) connexes;

 aux informations créées en vue du fonctionnement de l'organisation (documentation);

 aux preuves des résultats obtenus (enregistrements).
3.32
performance
résultat mesurable

Note 1 à l'article: La performance peut porter sur des constatations quantitatives ou qualitatives.

Note 2 à l'article: La performance peut concerner le management d'activités, de processus (3.27), de produits (y

compris services), de systèmes ou d’organisations (3.1).
3.33
externaliser

passer un accord en vertu duquel une organisation (3.1) externe assure une partie de la fonction ou met en

œuvre une partie du processus (3.27) d’une organisation

Note 1 à l'article: L'organisation externe n'est pas incluse dans le périmètre du système de management (3.24),

contrairement à la fonction ou au processus externalisé qui en fait bien partie.
3.34
surveillance
détermination de l'état d'un système, d'un processus (3.27) ou d'une activité

Note 1 à l'article: Pour déterminer cet état, il peut être nécessaire de vérifier, superviser ou observer de façon critique.

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ISO 20121:2012(F)
3.35
mesure
processus (3.27) visant à déterminer une valeur
Note 1 à l'article: Dans le contexte de la présente Norme intern
...

Questions, Comments and Discussion

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